Pokud generální dodavatel může sečíst všechny minuty, on nebo ona strávila čekáním na reakci na RFI (Request for Information) po celou dobu jejich kariéry, možná mají zjištěno, že by mohli jet na dovolenou, nebo dokonce postavil několik nákupní náměstí, a mohou být nákladné příliš. Výzkum ukázal, že průměrný projekt v typický den by mohl mít mezi 15 až 20 RFIs na 1 milion dolarů v hodnotě projektu. To znamená, že projekt 5 milionů dolarů může generovat náklady asi 100 000 dolarů.,
RFIs jsou prostě žádosti o informace, přesto na nich není nic jednoduchého, pokud nejsou správně zpracovány. Existují snadné způsoby, jak úspěšně řídit proces RFI a my vám řekneme, jak to udělat.
co je RFI ve stavebnictví?
ve stavebnictví je účelem RFI vyřešit informační mezery, odstranit nejasnosti a zachytit a sdílet konkrétní rozhodnutí v průběhu projektu. Generální dodavatel nebo subdodavatel obvykle předkládá RFI v písemné podobě, aby získal informace od odborníka na návrh, inženýrství nebo výstavbu., Informace v RFI jsou informace, které nebyly zahrnuty do rozsahu stavební smlouvy.
proces výstavby RFI
primárním cílem procesu RFI je eliminovat potřebu časově náročných a nákladných nápravných opatření během životního cyklu projektu. V Austrálii jsou tyto dokumenty někdy označovány jako technické dotazy (TQ).
typicky jsou otázky RFI kladeny a řešeny během nabídkového řízení projektu a / nebo během průběhu výstavby projektu.,
co byste měli a neměli zahrnout do RFIs
RFIs lze zhruba rozdělit do několika různých kategorií. Tyto klasifikace mohou být pro projektový tým cenné, pokud jsou v dokumentech použity široké kategorie. Tímto způsobem zlepší komunikaci, zaměří proces na zamýšlený a požadovaný výsledek a řídí projektový tým.
tyto kategorie jsou:
- vysvětlení návrhu (konflikty, neúplné plány, SPECIFIKACE).,
- žádosti o změnu návrhu (často kvůli chybám ve stavebnictví, problémům se sekvenováním).
- požadavky na substituce (value engineering, dostupnost materiálu, Snadné použití).
- Konstruovatelnost problémy
- Rozdílné podmínky v místě
Tento seznam není vyčerpávající, a to je více důležité pochopit, co RFI není. Mnoho položek je vhodné a nezbytné, ale jsou lépe přenášeny nebo sdělovány jinými metodami.,
RFI není určen k použití pro rutinní komunikaci, podání, bezpečnostní plán nebo plán, přenos nebo způsob dokumentace. RFIs by nikdy neměla nahradit verbální komunikaci nebo by měla být použita pro komentář nebo umístění.
Na návrh strany, Žoi by neměl být použit pro inkrementální vydávání design dokumenty, které měly být součástí ocenění (design/build nebo fast-track design vyhrazeny). V závislosti na smlouvě může být RFIs nebo nemusí být použita pro substituce.
pokud má vaše smlouva samostatný proces, ujistěte se, že se používá papírování a proces., Pokud tomu tak není, použijte proces RFI a identifikujte RFI jako „žádost o náhradu“. Nepoužívejte RFI ke schvalování prostředků a metod nebo problémů se smlouvou; není také odbytištěm klást nevhodné otázky týkající se instalace produktu obvykle specifikované výrobcem. Nepovažujte RFI za směrnici o změně konstrukce nebo žádost o změnu objednávky.
pokud jde o smluvní požadavky, ujistěte se, že požadavky na celkový stav projektu jsou stavebním týmem dobře známy a postupujte podle nich., Federální a vládní smlouvy jsou zvláště známé pro smluvně stanovené procesy, které se velmi liší od vlastníka k vlastníkovi.
komponenty RFI
existují dvě hlavní složky RFIs: administrativní a profesionální.
smlouvy často vyžadují oznámení, když jsou objeveny chyby, konflikty nebo opomenutí, a RFI je nástroj používaný ve stavebnictví. Nejen, že RFI dokumentuje proces, ale je to také smluvní povinnost a základní proces úspěšného dodání projektů.,
postoje mnoha stavebních dělníků k nástroji se však staly negativními, protože RFI se často používají jako metoda ke zvýšení zisku prostřednictvím nároků. Mohou být také použity k vytvoření papírové stopy k uplatnění kumulativních zpoždění nárazu, nedbalého designu nebo jiných podobných akcí. Toto zneužití nezbytného a smluvního procesu vytváří v průmyslu větší problémy.
RFI by neměl být vnímán jako vysoce rizikový dokument., Pro stavební společnost, která si přeje opakovat práci, dobré vztahy a profesionální pověst, je povinné řídit proces hlubokým porozuměním osvědčených postupů. Z dlouhodobého hlediska budou důsledky pro pokračující zneužívání RFI vytvářet více problémů, než vyřeší.
jaký je rozdíl mezi RFI, RFP a RFQ?
“ RFX „je termín používaný k označení požadavku na“ něco “ z návrhu, informace, citace nebo něčeho jiného. Často je snazší odkazovat na RFX než na “ RFP, RFI nebo RFQ.,“
tři společné dokumenty jsou RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) a RFQ (Request for Quote). RFI se často vydává na začátku procesu. RFI je v některých ohledech podobný RFP, ale je obvykle méně přísný a obsahuje méně otázek.
RFP (Request For Proposal) je prvním krokem v procesu zadávání zakázek. Organizace, která chce vydat RFP, posuzuje své potřeby a vyvíjí seznam kritérií, která se pak mění na otázky., Otázky jsou pak sestaveny do dotazníku, který je zaslán skupině dodavatelů, kteří poskytují produkty / služby, které odpovídají potřebám kupujícího. Prodejci, kteří se někdy nazývají dodavatelé, reagují na dotazník a vrátí jej kupujícímu, načež jsou odpovědi dodavatelů skórovány. Top-scoring prodejci jsou pak obvykle vyzváni k jednání nebo předložit konkrétní nabídky v RFQ.,
RFQ (Request For Quotation) je výzva pro dodavatele, která má velmi specifickou povahu a zahrnuje všechny relevantní podrobnosti týkající se produktů/služeb, které jsou pořizovány. RFQ je často vydáván po RFP, ale může být také vydán samostatně pro zboží a služby, které jsou zvláště standardizovány.
Největší Výzvy v RFI Proces
Jedním z hlavních problémů, s Rfi je další nákladové zatížení mohou umístit na stavební práce., Nemusí se to zdát jako hodně zpočátku, ale zpoždění a prostoje, které vznikají v důsledku RFI, se mohou časem sčítat. Jako Americká Rada Strojírenských Firem vymezuje v jeho obrys Rfi, tyto požadavky zahrnují více než pět stupňů, každý s jejich vlastní podkategorie, akce a reakce. Kromě toho, Rfi může společně zahrnují širokou škálu členy týmu, kteří mohou držet krok procesu a vytvořit ještě více zpoždění.,
přezkoumat a reagovat na jednotlivé RFI, náklady stavební firmy v průměru $1,080, když na společných nákladech projektu může nastavit pevnou zpět $859,680.
Ve snaze zpeněžit náklady Rfi vytvořit pro stavební firmy, Navigent Stavební Fórum Navigant Consulting, Inc. přezkoumány RFI data z 1,362 projekty po celém světě pro celkem 1,083,807 Rfi. Projekty se pohybovaly v hodnotě mezi 5 miliony a 5 miliardami dolarů a každý z nich měl v průměru 796 RFIs.,
výzkum ukázal, že Rfi může vytvořit významné rezervy, protože majitelé a vedoucí projektů jsou povinni přezkoumat a reagovat na jednotlivé RFI od dodavatelů a subdodavatelů, a upozorňuje, náklady na každý z nich a použití procesu, aby se nároky vůči majiteli. Po odběru vzorků 1,382 projektů, Navigent zjistil, že přezkoumat a reagovat na jednotlivé RFI, náklady stavební firmy v průměru $1,080, když na společných nákladech projektu může nastavit pevnou zpět $859,680.,
kromě toho, ať už v důsledku žádosti nejsou považovány za konstrukční tým, otázky již zodpovězené v původní smlouvě, nebo proto, že se zaměřuje na prostředky a metody, více než jeden z deseti Rfi byly uvedeny jako „neospravedlnitelné.“Společně tyto neodůvodněné RFIs činily v průměru asi 113 400 USD na projekt.
Možná nejvíce znepokojující údaje odhalili v Navigent výzkumu je, že téměř jeden z každých čtyř Rfi neobdrží žádné odpovědi., Bez někoho, odpovídání a řešení problémů spojených s RFI, to může vést k nekvalitní zpracování, nevhodné konstrukce, a to i potenciálně nebezpečné struktury. S klienty stále více sporný každý rok, je životně důležité, aby stavební firmy stavět tyto struktury používat v plném rozsahu a požadavky dále inženýry a architekty, jinak je tam velmi reálná šance, že stavební firma může nakonec čelit žalobě kvůli špatně postavené budovy.,
Jak Zlepšit RFI Proces
Jednou z hlavních příčin Rfi je nedostatek komunikace mezi architekty, inženýry, dodavateli a dalšími klíčovými zúčastněnými stranami. Jako každá z těchto skupin se stává více technické a izolované, méně překrývají a interakci dochází mezi nimi. Tento siled přírody znamená stavitel na konci procesu, bude nutné požádat o informace od někoho, dále do konstrukce řetězce, což nakonec vede ke ztrátě času a pracovních hodin.,
dodavatelé, kteří implementují software pro správu stavebních projektů, mohou tato zpoždění účinně eliminovat tím, že RFIs okamžitě zpřístupní všem příslušným stranám. S jeho intuitivní uživatelské rozhraní, nikoho v týmu-od výkonného architekta na subdodavatele v oblasti … můžete jednoduše snap fotografii problematické oblasti, a nahrát je do platformy úložiště pro každého jiného pohledu. Dokonce i ti jednotlivci, kteří nemají platformu, obdrží zprávu, která je upozorní na problém.,
projektoví manažeři pak mohou RFI zkontrolovat v reálném čase a informovat potřebné jednotlivce několika kliknutími a přejetím prstem ze svých mobilních zařízení. Tím, že zajistí, že každý má v reálném čase přístup k Rfi spolu s obrázky žádosti nebo problematické oblasti, stavební firmy snížit čas a pracovní síly spojené s touto nezbytnou součástí procesu budování, v konečném důsledku šetří čas a peníze.,
Nechte Inovací Pracovat Pro Vás
V minulosti, studie, analýza dat ukázala, že v průměru projektu za rok nebo méně, můžete sloužit až do průměru 270 Rfi a pokud projekt trvá po dobu pěti nebo více let, tento počet se může zvýšit na více než 1400. Využití klíčových softwarových řešení výrazně zvýší vaši každodenní práci zrychlením procesů.
když se v terénu objeví otázky, musíte vědět, jak postupovat vpřed, zejména pokud tato změna může ovlivnit další obchody přicházející a dokončující práci., Pomocí mobilní, kreslení-orientovaný, kolaborativní software pro řízení projektů, jako Procore může pomoci nejen vám předloží Rfi, ale také sledovat je v reálném čase, rychlost odezvy a vlajku nebo seznam Žoi v pořadí důležitosti.
využití klíčových softwarových řešení výrazně zvýší vaši každodenní práci zrychlením procesů.,
S správným softwarové řešení, Rfi může být odeslán každý, kdo potřebuje reagovat (bez ohledu na to, kde jsou), zatímco v oblasti a můžete připojit fotografie, kresby nebo schémata, která jsou podrobnější, specifické pro vaši žádost. To vše pomáhá příjemci lépe porozumět RFI a může urychlit proces rozhodování nebo reakce., Jakmile obdržíte odpověď, právo softwarové řešení bude archivovat všechny činnosti kolem něj, a pokud je potřeba, pomohou iniciovat změnu objednávky a spravovat složité procesy, které se vyvíjejí od tam. Použijte technologii, aby se podřadný z procesu a nechte si více času plánovat dopředu pro budoucí problémy.
očekávejte odpovědi v realistických časových rámcích
nejprve si důkladně přečtěte smlouvu. Vědět, co se kvalifikuje jako RFI a co ne podle smlouvy, kterou jste podepsali. Mnoho RFI mohlo být zodpovězeno v rámci původních smluvních dokumentů., Pokud nečtete papírování s jemným hřebenem zubů, budete zbytečně tahat vlasy. A vaše RFI nebude reagovat na. Ano, na začátku to vyžaduje čas, než si přečtete zdánlivě nekonečné papírování napsané v legalese, ale nakonec vám to usnadní práci.
Na typický projekt za rok nebo méně, můžete sloužit až do průměru 270 Rfi a pokud projekt trvá po dobu pěti nebo více let, tento počet se může zvýšit na více než 1400.,
kromě toho se nenechte zaskočit, pokud dostanete odpověď od žádosti, která označuje, že příjemce má“ přidělený “ čas na odpověď na vaši žádost. Mnoho současných smluv nyní definuje časové rámce pro míry odezvy založené na příjemci. Například “ inženýr dostane maximálně sedm dní na odpověď na RFI.“Podle Navigant Construction Forum™ existují různé úrovně složitosti, které určují RFI recenzi a dobu odezvy.,
na Základě zpětné vazby od dotazovaných stavební firma zaměstnanců, design odborníci odhadují, že průměrný RFI by vyžadují asi osm hodin přijímat, log, recenze a reagovat. Zatímco mnoho žádostí může být v terénu a odpověděl do hodiny, jiní mohou trvat dny na výzkum a poskytnout vhodnou odpověď. Podle údajů ze studie Navigant se průměrná doba odpovědi může pohybovat od 6.4 dnů do 10 dnů na základě regionu, velikosti projektu a trvání.
průměrná doba odpovědi se může pohybovat od 6.,4 dny až 10 dní na základě regionu, velikosti projektu a trvání.
Závislé na disciplíně podílejí na žádost, barvy otázku by bylo jednodušší odpovědět, než technická otázka. Pochopení těchto rozdílů je důležité myslet dopředu. Odeslání RFI, pokud je stav kritický, bude mít více než pravděpodobné zpoždění. Přezkoumání předvídatelných problémů a odeslání RFIs předem vám však ponechává dostatek prostoru pro získání odpovědi včas, aby byla práce související s otázkou, která má být dokončena., Pokud si uvědomíte, že určité kategorie vyžadují více objasnění, pak seskupení problémů může pomoci urychlit dobu odezvy RFI pro obtížné aspekty projektu.
konečně pochopení toho, co je“ kritické poslání “ a co lze umístit na zadní hořák, bude mít dlouhou cestu, aby pomohlo odpovědi rychle sledovat. Buďte konkrétní ve svých požadavcích a vyrovnejte je podle naléhavosti projektu. Označení RFIs jako „high-priority“ může pomoci zvýšit dobu odezvy, ale ujistěte se, že plakat vlk příliš mnohokrát. Pokud je vše naléhavé, pak nic není., Tlačit přes ty odpovědi, které potřebujete, které mohou oddálit plány projektu, může ohrozit bezpečnost projektu nebo vaše zaměstnance, nebo může vyžadovat velké změny rozpočtu projektu. Ať už by bílá barva měla být jasně bílá nebo bílá skořápka, může počkat, až budou zodpovězeny důležitější otázky.
RFI Best Practices
obecně se většina podniků nebo vlastníků pokusí nastavit své osvědčené postupy a očekávání RFI před zahájením projektu., Tyto osvědčené postupy RFI jsou často určeny jako:
- při vývoji postupu RFI.
- definování toho, co bude považováno za RFI a co nebude považováno za jedno.
- jaká dokumentace bude vyžadována spolu s RFI pro odpověď, očekávané doby odezvy a komunikaci všech výše uvedených před zahájením stavebního projektu.
Zatímco ti pomůže rámu očekávání, budete chtít nastavit několik podmínek před zapojením se podnikání, stejně., Z vašeho pohledu by mělo smysl sdělit očekávané protokoly RFI (pokud se liší od jejich) a dohodnout se na metodě nebo systému podání.
to je místo, kde technologie může být váš přítel. Pomocí mobilního, kolaborativního softwarového řešení může pomoci zefektivnit komunikaci a informovat každého v reálném čase (při dokumentování každé činnosti související s vaším RFI – v podstatě pokrývající vaše pozadí). Pokud vlastník stavebního projektu, společnost nebo manažer používají softwarové řešení, jako je toto – nezapomeňte požádat o rychlou lekci, jak správně používat systém., Pokud jste jedním zavedení systému, ujistěte se, že majitel, společnost nebo manažer projektu chápe potřebu spolupráce v reálném čase, aby projekt včas a v rámci rozpočtu. Často je systém řízení projektů nebo řešení, které budete očekávat, že využijete, uvedeno ve vašich smlouvách-tak znovu-pečlivě si přečtěte tyto smlouvy.
Takže „Žádost“ Přímočaré
je překvapivé, jak často to nejzákladnější složka zmizí z RFI; záhadný příjemce, kalení vody, a vytváří zbytečné táhnout v procesu., Udělejte „žádost“ co nejzřetelnější a nejaktuálnější a nejkonkrétnější. Každá otázka by měla být jednotná a jasná—a odpovědná.
Sledujte každou otázku otazníkem, jako způsob oddělení problémů a zaměření na přesnou povahu žádosti. Dostat fantazie s otázkami, nebo se snaží prolíná několik otázek najednou v RFI nepohybuje míč downfield. Zjednodušte to. RFI je otázka. Zeptejte se ho co nejjasněji.
kontext záleží
řekněme to znovu: kontext., Je velmi snadné náhodně sestavit požadavek, který čerpá tolik z vaší vlastní zkušenosti s problémem, vzdoruje snadnému proniknutí příjemcem. To je jedlík času. Postavit otázku takovým způsobem, že absolutně někdo na nebo mimo projekt může pochopit. Podívejte se pozorně na vaši žádost. Předpokládá to dokonce mírně nějaké předchozí znalosti ze strany příjemce?
problém není přítomen izolovaně na projektu,a ani by jeho odpovídající RFI.,
řádně kontextové RFI by měla obsahovat přesnou povahu nedorozumění, kteří na projektu je ovlivnila, co součástí projektu proces je ovlivněn, kde na sestavení informace chybí, a lhůtu, ve které odpověď je třeba. Problém není přítomen izolovaně na projektu,a ani jeho odpovídající RFI. Zabalte otázku lehce do druhu rozšiřujícího detailu, který přináší RFI úplnou jasnost.
význam vizuálů v RFI
obrázek má hodnotu 1000 slov., Tento truismus je dokonale vhodný pro RFI. Připojení fotografií, výkresů, videa nebo dokonce spěšně načrtnutého diagramu bude mít dlouhou cestu k odstranění nejasností ohledně přesné povahy požadovaných informací. Vizuály mají způsob řezání přímo k pronásledování, a v kombinaci s vašimi soustředěnými otázkami zajistí, že RFI bude řešena rychle a přesně.,
Navrhnout Řešení
Navrhuje řešení, ne pouze rámce, a zdůrazňuje, že ústředním tématem RFI, že formát bude také sloužit podnítit příjemce k okamžité „řešení režimu;“ zapnutí „podívám se na to později“ položky do položky akce.
Pokud jste v pozici, požádat o RFI, budete pravděpodobně mít odborné znalosti a situační povědomí patří se svou velmi konkrétní otázku a několik možných odpovědí vlastní. Jaký má smysl předkládat navrhovanou odpověď spolu s vaší vlastní otázkou?, Tato praxe slouží k tomu, aby se otázka dostala do ještě ostřejší úlevy kontrastem RFI proti rétoricky navrženému řešení. Je to jako ztmavnutí pozadí fotografie, aby se nápomocně zveličily obrysy předmětu. Nemáte odpovědi, jasně, nebo byste nevytvořili RFI.
význam implementace procesu RFI
Ano, řekli jsme to. Proces používání RFIs k označení nedostatku péče nebo odpovědnosti společnosti za další čas a náklady vás nemusí dostat daleko k soudu., Stavební firmy se pokusily použít naprostý objem RFIs jako způsob, jak ukázat chybné plány. Nicméně, v Caddell Construction Co., As. v. Spojené státy, soud shledal proti Caddell Construction Co., Inc uvádí, že „…velké množství Rfi není známkou toho, že plány byly vadné…“ a „…aby pro Rfi být důkaz, že plány byly vadné, musí kumulativně prokázat závažné nedostatky v plánech.“
další soudní případ, Dugan & Meyers Construction Co., As. v., Ohio Oddělení Správní Služby, vyústilo v Dugan & Meyers ztráty v odvolání, protože Ohio soudy zamítly kumulativní dopad argumentů (vliv řada změn na produktivitu, plán a náklady). Zatímco tento soudní případ je specifický pro stát, je stále důležité pochopit současné myšlení za kumulativním dopadem a RFIs.
V budoucnosti, břemeno prokázání zpoždění a dopad nad rámec množství Rfi předloženy bude spočívat na zhotovitele ramena.,
V budoucnosti, břemeno prokázání zpoždění a dopad nad rámec množství Rfi předloženy bude spočívat na zhotovitele ramena. A s rostoucím soudním řízením ve prospěch obžalovaných musí být procesy RFI důkladnější spolu s podrobnou dokumentací a důkazem skutečného dopadu, pokud chce dodavatel vést soudní spor o náhradu škody.
nezapomeňte, že RFI nejsou submittals, Změna objednávky nebo smlouvy., Zatímco oni jsou důležité, a vy potřebujete odpovědi rychle, můžete chránit sebe a své duševní zdraví tím, že plánování dopředu a zahájení rozumné odpovědi, zapojit se do osvědčených postupů a zavádění inovativních softwarových řešení. To vše se rovná méně času čekání a více času práce.
Nepoužívejte jen vzít naše slovo za to, podívejte se na Procore RFI nástroj pro sebe.