vyhlídka Na spuštění, organizaci, nebo pro čištění kancelářské archivační systém má sílu, aby se i ti nejstatečnější mezi námi schovávat za seznam dalších, mnohem důležitější, „to-dos.“Už se nemusíš schovávat! Tyto tipy testované v terénu vám pomohou získat—a udržet-váš kancelářský registrační systém v přesném provozním stavu.
mnoho z těchto tipů přišlo přímo z naší skupiny kancelářských manažerů Facebook!, Podívejte se, co nugety moudrosti naše komunita má nabídnout a skočit do rozhovoru. Připojte se ke skupině zde.
Barevně
Lidé byli barevné kódování od kancelářské papíry a kancelářské archivační systémy organizovat to—se stal skutečností před desítkami let. Osvědčená a pravdivá technika barevného kódování nikdy nezklame a je relativně rychlá a snadná, i když máte obzvláště složitý systém podávání. Barevné kódování vás bude inspirovat k třídění souborů do rozumných kategorií, rychle najít soubory a přidat trochu zábavy do procesu podání.,
tato organizační technika je perfektní způsob, jak přeměnit hromady papíru na uspořádané balíčky, které jsou předvídatelné nejlepším možným způsobem. Nejlepší ze všeho je, že barevné kódování funguje na fyzických i digitálních souborech, a pokud potřebujete uspořádat oba typy souborů, můžete pro každý snadno použít stejný systém kódování barev.
:
- podívejte se na všechny soubory, které potřebujete, aby se organizovat a vytvořit několik organizačních kategorií. (Může trvat několik průchodů, než skutečně rozpoznáte vzory a načrtnete své kategorie.)
- přiřaďte každé kategorii barvu., (Některé kategorie zahrnují finanční, lidské zdroje, smlouvy a zařízení.)
- zkontrolujte kategorie se svými týmy a vedoucími pracovníky. Koordinace barev nebude fungovat, pokud nikdo nerozumí kategoriím, které jste si vybrali.
- Shromážděte materiály pro barevné kódování. (Mohou to být barevné složky umístit na polici nebo jednoduše kusy barevné washi pásky držet na kartotéce zásuvek.)
- proveďte barevné kódování! Seřadit soubory do barevně odlišených kategorií a cítit organizační zen s každým souborem, který pokles (nebo drag and drop) do úhledné, barevně odlišené nádoby.,
- Vytvořte rychlý referenční list pravidel, aby se proces kódování barev usnadnil (při přidávání nových souborů) a kdokoli jiný, kdo vám v budoucnu pomůže uspořádat kancelářský registrační systém.
Proč to funguje.
Barevné kódování je podobný procesu učení známé jako „letíme,“ definován e-learning Trenér jako „…strategii odbourávání informace do bite-sized kousky, takže mozek může snadněji strávit nové informace.,“
Když si barevný kód hory papíru, otočíte nahodile množství informací na kousky, které vás a váš mozek může snadno třídit, když potřebujete najít něco konkrétního. Pokud potřebujete najít fakturu v hromadě papíru, pak se vám může stát ohromen a vzdát se, ale pokud potřebujete najít fakturu na váš nový barevný systém, pak budete vědět, podívejte se na zelenou vlajku, která označuje „Finanční Papírování.“
digitalizovat
když digitalizujete soubory, v podstatě vytvoříte systém bez papíru., Mnoho lidí považuje za mnohem jednodušší uspořádat digitální registrační systém přes systém papírového podání poté, co byl každý papírový soubor převeden do digitálního formátu. Pokud se rozhodnete digitalizovat soubory, budete muset začít skenováním a konverzí starých souborů, což je proces, který může být časově a časově náročný.
Jak:
Zvláštní poděkování za Francisco z naší skupiny Facebook pro nastínění těchto ukazatelů!
- rozhodněte se, jak uspořádat soubory digitálně., Budete používat out-of-the-box softwarové řešení, síťový disk udržovaný vlastní IT (Informační technologie) skupiny, nebo ZDARMA cloud platformu, jako je Disk Google?
- používejte spolehlivý a efektivní skenovací stroj. (Francisco použil Richo stroj se schopností skenovat dokumenty a posílat je do předem přiřazených složek v síti.)
- zjistěte, zda máte pro své dokumenty záložní prostor cloudového úložiště. To je zvláště důležité, pokud zpracováváte dokumenty, které by v případě ztráty mohly představovat obrovskou újmu zákazníkům, klientům nebo jiným obchodním operacím.,
- Zjistěte, kdo bude mít přístup k přidávání i organizování souborů ve vašem systému.
- Vytvořte standardizovanou konvenci pojmenování pro naskenované soubory. To umožní, aby soubory snadno najít a hledat ve vašem bezpapírové systému. Francisco doporučuje přidávat data (nebo alespoň roky) k názvům souborů, takže bude snazší vědět, kdy je odstranit nebo archivovat. Penn knihovny má nádherný seznam souborů pojmenování osvědčených postupů, jak začít.
- vytvořte mapu vašeho budoucího digitálního registračního systému., Udělejte tuto maketu co nejpřesnější, abyste mohli předvídat jakékoli problémy s organizačním schématem. Aktualizujte mapu po dokončení projektu, abyste začlenili všechny změny, které jste provedli na cestě. Až budete hotovi, tato mapa vám pomůže snadno najít věci, jak si poznat svůj nový systém.
- skenujte dokumenty:
- použijte razítko nebo nálepky k označení fyzických souborů, které již byly naskenovány do systému.
- pokud to váš digitální souborový systém umožňuje, přidejte ke každému dokumentu klíčová slova, abyste usnadnili vyhledávání souborů.
- udělejte si čas, abyste se vyhnuli chybám., Dokonce i jednoduchá chyba může jednoho dne znemožnit nalezení souboru, který potřebujete. Skenování dokumentů do nového systému je časově náročný proces,ale nezapomeňte: budete nakonec hotovi!
Proč to funguje.
Digitální archivační systémy automatizace „hledání souborů“ aspekt vaší kanceláři podání systému. Místo toho, listovala složky a komíny, zatímco riskovat papercuts a bolesti hlavy, digitální systém vám umožní vyhledávat několik klíčových slov nebo řadit soubory do abecedního seznamu a snadno najít to, co chcete.,
Digitální systémy také usnadňují přidávání nových souborů a dokonce sdílejí povinnosti při podávání napříč týmy. Nastavení vyžaduje hodně práce, ale čas a stres, který ušetříte poté, stojí za to.
nastavte datum vypršení platnosti
to se může zdát jako podvod, ale jedním z nejlepších způsobů, jak uspořádat kancelářský systém, je snížit soubory, které potřebujete uspořádat., Třídit soubory podle obsahu může dostat složité, jak to je těžké určit, které soubory musí být uloženy a soubory, které mohou být hodil, ale vyřazení souborů podle věku představuje bezpečný, standardizovaný způsob, jak rozhodnout, co se vám může hodit.
:
- Vytvořit „throw-away“ věku pro vaše soubory—1 rok, 5 let, 10 let…cokoliv, co se zdá vhodné pro soubory, které se budete držet a druh podnikání budete provádět.
- pokud se obáváte, že budete soubory potřebovat znovu, jednoduše je přesuňte do pole „archiv“ nebo složky organizované podle roku., (To alespoň udržuje váš hlavní souborový systém v nepřehledných dokumentech.)
- vytvořte ve svém kalendáři opakující se schůzku-možná první týden zpět v novém roce-a proveďte masivní čištění souborů.
proč to funguje:
vyřazení starých souborů udržuje váš systém čistý, organizovaný a relevantní. Také vám ušetří čas udržování systému v provozním stavu a pomůže vám vyhnout se ztrátě času organizováním souborů, které už nikdo nebude potřebovat.,
Rozděl a panuj
Pokud soubory, které potřebujete organizovat, jsou relevantní pouze pro konkrétní oddělení, požádejte osobu v každé z těchto skupin organizovat své soubory, zatímco vy vytvořit zastřešující soubor strukturu řízení.
:
- Vytvoření organizační struktury založené na oddělení místo pomocí kategorií, které skupinu souborů na základě zastřešující témata, jako jsou finance nebo lidské zdroje.
- rozdělte soubory odpovídajícím způsobem.,
- soubory na předmět odborníků z jednotlivých oddělení, nejlépe někdo, koho znáte, má úžasné organizační schopnosti. Požádejte tohoto dobrovolníka, aby logicky uspořádal soubory a vytvořil klíč pro váš odkaz.
- Sbírejte organizované resortní soubory a přidejte je do svého zastřešujícího systému.
proč to funguje:
tím, že požádáte lidi, kteří pochopí—a potřebují přístup—Soubory, aby se zapojili do organizačního procesu, zajistíte, že váš systém bude fungovat.,
Uspořádejte soubory na stěnách
namontujte držáky souborů přímo na stěny namísto použití kartotéky nebo police.
Jak:
- stanovte své organizační kategorie a definujte, jaké typy dokumentů by spadaly do každé kategorie.
- namontujte prostorné nástěnné držáky do jednoho ze společných prostor vaší kanceláře. (Získejte atraktivní držáky, které odpovídají značce vaší společnosti, aby se toto úsilí zdvojnásobilo jako iniciativa v oblasti kancelářského designu.) Označte každého držitele podle hlavní kategorie a poté určete, jaké typy souborů by měly jít v každém., Zvažte, jak můžete štítek usnadnit zaneprázdněným zaměstnancům, aby to pochopili během několika sekund nebo méně. Zde je příklad:
jaké soubory jsou zde?
- Faktury
- Příjmů
- žádosti o Náhradu
- E-mail všem ve společnosti vysvětlit svůj postup. Místo toho, aby vám přinesli soubory, mohou je lidé přidat přímo k držitelům.
- v případě potřeby vyčistěte soubory jednou týdně.,
Proč to funguje.
Office soubory jsou kolektivní zdroje, tak to dává smysl, že jejich uspořádání by mělo být kolektivní odpovědnost. I když můžete mít ambiciózní plány na udržení kancelářského systému v dokonale organizovaném stavu, všechno by se mohlo rozpadnout, pokud a kdy budete zaneprázdněni. Tento systém zajišťuje, že soubory zůstanou organizovány podle kategorií namísto hromadění v nahodilé hromadě.,
organizovat podle důležitosti
každý, kdo někdy prohledával soubory, chápe hořící touhu najít přesně to, co potřebujete, místo nalezení 100 věcí, které nepotřebujete. Zkuste organizovat své kancelářské soubory v pořadí podle důležitosti, aby se vyhledávání dokumentů příjemnější pro každého.
Jak:
- zaměstnanci průzkumu a zeptejte se, jaké kancelářské soubory potřebují k nalezení nebo přístupu po celý rok. (Ujistěte se, že tento průzkum je povinný a v případě potřeby požádejte o pomoc vedení k vymáhání.,)
- prohledávejte odpovědi a typy skupinových souborů do úrovní podle požadavků na přístup. (Nejvyšší úroveň by byla pět nejčastěji přístupných typů souborů podle vašeho průzkumu.)
- Uspořádejte svůj systém, digitální nebo fyzický, podle těchto kategorií. Nezapomeňte také kategorizovat a označovat podsoubory. Můžete například označit soubory nejvyšší úrovně, „klíčové soubory“ a zahrnout samostatné štítky pro „příjmy“, „smlouvy“ a „výsledky průzkumu.“
proč to funguje:
každý chce souborový systém, který se zdá předvídat přesně to, co hledají., Uspořádáním systému na základě „většinového pravidla“ máte nejlepší šanci vytvořit souborový systém, který skutečně přináší to, co lidé potřebují.
plán uspořádat pravidelně
ani nejlepší systém evidence kanceláří nezůstane organizován sám. Nejlepší je to mít na paměti a plánovat trochu práce, která udržuje systém organizovaný každý týden. Přispívání trochu úsilí na opakující se bázi se bude cítit mnohem méně ohromující než snaha vyčistit roční hodnotu špatně spravovaných souborů najednou.,
Jak: nastavte opakující se připomenutí kalendáře a nezapomeňte tento úkol zachovat posvátný. Požádejte o pomoc některé spolupracovníky, aby se sami zodpovídali a aby se týdenní akce bavila. (Můžete také vytvořit odměnu za zvýšení vaší organizační motivace.)
Proč to funguje.
Udržování systému organizovány je mnohem více realistický a zvládnutelný než zorganizovat systém od nuly, jednou za rok.
oddělte probíhající práci od dokončené práce
tento geniální tip od Mind Tools zjednodušuje celý registrační systém., Stále můžete organizovat soubory pro dokončené projekty, ale oddělovat je od soubory vztahující se k probíhající práce bude hledání souborů mnohem rychlejší a efektivnější.
Jak:
- Udržujte jakoukoli existující kategorizační techniku, která pro vás pracovala, ale přidejte dvě zastřešující Kategorie: „dokončeno“ a „probíhá.“
- přidejte časová razítka nebo štítky do skupinových souborů podle data dokončení, očekávaného nebo skutečného.
- přidejte do kalendáře všechna očekávaná data dokončení, abyste věděli, kdy je čas jít dovnitř a udělat nějaké uspořádání.,
Proč to funguje.
Soubory týkající se práce v pokroku jsou logicky ty, které budou lidé potřebovat přístup k co nejvíce, a organizační systém evidence naléhavost a frekvenci přístup je jedním z nejlepších způsobů, jak ujistěte se, že vaše podání systém je dokonale praktická, kromě toho, že efektivně organizovány.
bonus Tip: najděte způsob, jak uspořádat váš registrační systém zábavný nebo alespoň proveditelný., Možná, že zahrnuje jak krásné organizování dodávek, které bude práce příjemnější nebo nábor co-dělník, aby vám pomohl ven, takže můžete sdílet kvalita rozhovorů při organizaci zasedání.
jednoduše vymyslet způsob, jak úkol organizovat soubory pracovat pro vás-to je nejlepší způsob, jak se ujistit, že důležitý úkol organizování souborů se nestane jedním z hrůzy.
můžete někdy mít příliš mnoho organizačních tipů? Myslíme si, že ne! Podělte se o své tipy níže, abychom si všichni mohli užít super organizované kanceláře!
P. S., Mnoho z těchto tipů přišlo přímo z naší skupiny kancelářských manažerů Facebook! Podívejte se, co nugety moudrosti naše komunita má nabídnout a skočit do rozhovoru. Připojte se ke skupině zde.
- Bio
- Poslední zprávy
Nejnovější příspěvky Emil Shour (zobrazit všechny)
- Maximální Zapojení Zaměstnanců Akčního Plánu v 6 Jednoduchých Kroků – 19. července, 2019
- Dali Jsme Kancelář, domácí Zvířata, Volný Průchod na Pracovišti – Zde je návod, Jak to Udělal Náš Úřad Lépe – 13. července 2019
- Lehké Občerstvení Udržet Si pod Napětím na Letní Pláž nebo Jezero. Den – 15. června 2019