politika kreditní karty společnosti

přehled zásad kreditní karty společnosti a vzorová šablona.

25. ledna 2021

Lidské Zdroje

Nástroje a Vzorky

Politiky

šablona zásad kreditní karty společnosti:

Úvod.,

podniky používají firemní kreditní karty ke správě malých až středních nákladů souvisejících s údržbou a rozvojem společnosti. Vzhledem k finančním důsledkům a rizikům spojeným s firemními kreditními kartami, vytvořil tuto politiku, aby jasně definoval protokoly, omezení a Podmínky použití.

účel.,

cílem této společnosti úvěrovou kartu politika je (a) nastínit způsobilosti a povolení, postupů, (b) termíny a podmínky kreditní karty společnosti, (c) stanovit omezení a výjimky, a (d) vysvětlit karta porušení a disciplinární proces.

rozsah.

tato zásada se vztahuje na všechny zaměstnance, kteří jsou oprávněni používat firemní kreditní kartu.

autorizace.

kreditní karta je k dispozici pouze autorizovanému personálu, jmenovitě výkonnému řediteli, finančnímu manažerovi a manažerovi kanceláře., Výkonný ředitel i finanční ředitel si vyhrazují právo vydat kreditní kartu společnosti jakémukoli zaměstnanci v závislosti na okolnostech, potřebné dokumentaci a výdajích souvisejících se společností.

aplikace zaměstnanecké kreditní karty.

každý zaměstnanec musí vyplnit žádost o zaměstnaneckou kreditní kartu dříve, než bude vyžadovat přístup k finančním prostředkům kreditní karty. V žádosti musí zaměstnanec uvést své důvody pro vyžadování karty a podepsat, že chápe rizika spojená s převzetím odpovědnosti za kartu., Finanční oddělení je odpovědné za vydání formuláře žádosti o kreditní kartu zaměstnance, ale pouze finanční manažer a/nebo Výkonný ředitel mají pravomoc schválit žádost.

Smlouva o kreditní kartě zaměstnance.

jakmile je žádost o kreditní kartu zaměstnance schválena finančním manažerem a / nebo výkonným ředitelem, musí podepsat a dodržovat smlouvu o kreditní kartě zaměstnance. V této smlouvě zaměstnanec podepíše, že uznává, že společnost kreditní karta patří a vedení má právo vyšetřovat poplatky, s nebo bez příčiny., Smlouvu o kreditní kartě vydává a podává finanční oddělení a oddělení lidských zdrojů (HR).

Podmínky použití.

• si vyhrazuje právo vydat a stáhnout firemní kreditní kartu kdykoli, bez důvodu nebo bez důvodu.
• kreditní karta by měla být použita pouze pro výdaje související se společností a pro účely týkající se pracovních závazků zaměstnance.
• kreditní kartu společnosti nelze použít k přijímání hotovostních záloh, bankovních šeků, cestovních šeků a/nebo elektronických peněžních převodů.,
• zaměstnanec, který má kreditní kartu společnosti, musí převzít plnou odpovědnost za všechny nákupy provedené na kartě.
• zaměstnanec, který má kreditní kartu společnosti, má zakázáno dávat kartu neoprávněným osobám a / nebo zaměstnancům, včetně kolegů zaměstnanců.
• zaměstnanci, kteří jsou povinni navštěvovat služební cesty, mohou používat firemní kreditní kartu pro ubytování, dopravu a/nebo stravování, pokud každý nákup dodržuje cestovní politiku společnosti.
• kreditní kartu nelze použít pro osobní výdaje.,
• finanční ředitel a / nebo Výkonný ředitel si vyhrazuje právo prohlížet měsíční výpisy z kreditních karet, a to bez důvodu.
• každá transakce provedená s kreditní kartou společnosti musí být po zakoupení nahlášena finančnímu oddělení.
• porušení těchto zásad může vést k disciplinárnímu řízení až do ukončení a včetně.

omezení.

omezení kreditní karty jsou založena na úrovni seniority každého zaměstnance ve společnosti.,

• Výkonný Ředitel:
• Finanční Manager:
• vedoucí Kanceláře:
• Mid/Low-Level Zaměstnanec:

Výjimky.

uznává, že každý případ je jiný a zaměstnanec může vyžadovat dodatečné poplatky v závislosti na jeho oddělení, četnosti použití a případových konkrétních okolnostech. Zaměstnanci proto mají právo požádat o výjimku, ale budou muset vysvětlit důvody dalšího nákupu. Každý nákup, který překračuje limit, musí být nejprve schválen finančním manažerem a / nebo výkonným ředitelem.

sporné transakce.,

v případě, že zaměstnanec zpochybní poplatek na kreditní kartě společnosti, zatímco je v jeho držení,musí být problém okamžitě upozorněn na vedení. Všechny sporné transakce musí být vyřešeny dodavatelem, finančním oddělením a bankou. Je povinností držitele karty získat a podat veškerý doklad o platební dokumentaci u finančního oddělení.

disciplinární řízení.

Pokud zaměstnanec poruší podmínky této politiky, bude podléhat disciplinárnímu řízení až do ukončení a včetně., Porušení těchto zásad zahrnují:

• používání firemní kreditní karty pro osobní, nezákonné a/nebo neoprávněné výdaje.
• nedodržení žádosti o zaměstnaneckou kreditní kartu a/nebo smlouvy o zaměstnanecké kreditní kartě před použitím karty.
• poskytnutí kreditní karty společnosti neoprávněnému personálu bez oznámení vedení.
• neoznámení výdajů včas.

V závislosti na závažnosti a četnosti porušení zásad každého zaměstnance by mohl čelit písemnému varování, možnému pozastavení a/nebo ukončení., Každé porušení musí být důkladně vyšetřeno ministerstvem financí a personálním oddělením.

Nejčastější dotazy:

co je zahrnuto v zásadách firemní kreditní karty?

• Úvod.
• účelové prohlášení.
• rozsah.
• autorizační procesy.
• podmínky použití.
• omezení.
• výjimky.
• sporné transakce.
• disciplinární proces.

co je to politika kreditní karty?

oficiální dokument, který stanoví podmínky používání kreditní karty vydané společností.,

jak společnosti spravují kreditní karty?

• vytvoření a implementace politiky firemní kreditní karty.
• uvedení omezení a protokoly na místě, které upravují autorizované a neoprávněné použití firemní kreditní karty.
• dokončení formálních dohod a aplikací, které vám pomohou vytvořit papírovou stopu.
• nastavení disciplinárních procesů pro porušení zásad.