Anatomi af en Request for Information (RFI)

Hvis en hovedentreprenør, kan du tilføje op alle de minutter, han eller hun har brugt på at vente på et svar på en RFI (Request for Information) i hele deres karriere, at de måske har fundet, at de kunne have gået på ferie eller selv bygget et par shopping plazas, og de kan blive dyrt for. Forskning har vist, at et gennemsnitligt projekt på en typisk dag kunne have mellem 15 til 20 RFI ‘ er pr. Det betyder en $ 5 millioner projekt kan generere omkring $100.000 i omkostninger.,

RFI ‘ er er simpelthen anmodninger om information, men der er ikke noget enkelt ved dem, hvis de ikke håndteres korrekt. Der er nemme måder at håndtere RFI-processen med succes, og vi fortæller dig, hvordan du gør netop det.

Hvad er en RFI i konstruktion?

under konstruktion er formålet med en RFI at løse informationshuller, eliminere tvetydigheder og fange og dele specifikke beslutninger i løbet af projektet. En hovedentreprenør eller underleverandør indsender normalt en RFI i skriftlig form for at hente oplysninger fra en design -, ingeniør-eller konstruktionsfaglig., Oplysningerne i en RFI er oplysninger, der ikke var omfattet af byggekontraktens anvendelsesområde.

konstruktions-RFI-processen

det primære mål med RFI-processen er at eliminere behovet for tidskrævende og kostbare korrigerende handlinger i et projekts livscyklus. I Australien kaldes disse dokumenter undertiden tekniske forespørgsler (t.).

typisk stilles og løses RFI-spørgsmål under et projekts budproces og / eller under projektets byggeforløb.,

Hvad Du bør og ikke Bør Medtage i RFIs

RFIs kan groft inddeles i flere forskellige kategorier. Disse klassifikationer kan være værdifulde for projektgruppen, hvis brede kategorier anvendes i dokumenter. På denne måde vil de forbedre kommunikationen, fokusere processen på det tilsigtede og ønskede resultat og styre projektteamet.

Disse kategorier er:

• Design præciseringer (konflikter, ufuldstændige planer, specifikationer).,
• anmodninger om en designændring (ofte på grund af fejl i konstruktion, sekventeringsproblemer).
• anmodninger om substitutioner (værdi engineering, materiale tilgængelighed, brugervenlighed).
• Constructability spørgsmål
• Forskellige forhold

Denne liste er ikke udtømmende, og det er mere vigtigt at forstå, hvad et RFI er det ikke. Mange elementer er passende og nødvendige, men overføres bedre eller kommunikeres via andre metoder.,

en RFI er ikke beregnet til at blive brugt til rutinemæssig kommunikation, en forelæggelse, en sikkerhedsplan eller en tidsplan, transmittal eller en dokumentationsmetode. RFI ‘ er bør aldrig erstatte verbal kommunikation eller bruges til kommentar eller positionering.

på designsiden bør RFI ‘ er ikke anvendes til trinvis udstedelse af designdokumenter, der skulle have været en del af tildelingen (Design / build eller fast-track design undtaget). Afhængigt af kontrakten kan RFI ‘ er muligvis bruges til substitutioner.

Hvis din kontrakt har en separat proces, skal du sørge for, at papirarbejde og proces bruges., Hvis ikke, skal du bruge RFI-processen og identificere RFI som en ‘anmodning om Substitution’. Brug ikke RFI til godkendelse af midler og metoder eller kontraktproblemer; det er heller ikke et afsætningsmulighed at stille upassende spørgsmål i forbindelse med produktinstallation, der typisk er specificeret af en producent. Overvej ikke en RFI som et direktiv om ændring af konstruktion eller en anmodning om ændring af ordre.

med hensyn til kontraktkrav skal du sørge for, at projektets generelle tilstandskrav er velkendte af konstruktionsteamet og følge dem., Føderale og statslige kontrakter er især kendt for kontraktligt faste processer, der varierer meget fra ejer til ejer.

komponenterne i en RFI

Der er to hovedkomponenter i RFI ‘ er: administrative og professionelle.

kontrakter kræver ofte en anmeldelse, når der opdages fejl, konflikter eller udeladelser, og en RFI er det værktøj, der bruges i vid udstrækning i byggebranchen. RFI dokumenterer ikke kun en proces, men det er også en kontraktlig forpligtelse og grundlæggende proces for vellykket levering af projekter.,

imidlertid er mange bygningsarbejderes holdninger til værktøjet blevet negative, da RFI’ er ofte bruges som en metode til at øge overskuddet gennem krav. De kan også bruges til at oprette et papirspor for at hævde kumulative effektforsinkelser, uagtsom design eller andre lignende handlinger. Dette misbrug af en nødvendig og kontraktmæssig proces skaber større problemer i branchen.

en RFI bør ikke opfattes som et dokument med høj risiko., Det er obligatorisk for et byggefirma, der ønsker gentagelsesarbejde, gode relationer og et professionelt omdømme at styre processen gennem en dyb forståelse af bedste praksis. På lang sigt vil konsekvenserne for fortsat misbrug af RFI ‘ er skabe flere problemer, end det vil løse.

hvad er forskellen mellem en RFI, RFP og RF??

“RF.” er et udtryk, der bruges til at henvise til en anmodning om “noget” fra et forslag, information, et citat eller noget andet. Det er ofte lettere at henvise til en RF.end “en RFP, RFI eller RF..,”

de tre almindelige dokumenter er RFI (anmodning om Information), RFP (anmodning om forslag) og RF. (anmodning om tilbud). RFI udstedes ofte i begyndelsen af processen. En RFI ligner på nogle måder en RFP, men er normalt mindre streng og indeholder færre spørgsmål.

RFP (anmodning om forslag) er det første trin i en indkøbsproces. En organisation, der ønsker at udstede en RFP, vurderer sine behov og udvikler en liste over kriterier, som derefter omdannes til spørgsmål., Spørgsmålene kompileres derefter til et spørgeskema, der sendes til en gruppe leverandører, der leverer de produkter/tjenester, der stemmer overens med køberens behov. Sælgerne, som undertiden kaldes leverandører, svarer på spørgeskemaet og returnerer det til køberen, hvorefter sælgernes svar scores. Topscoring-leverandører inviteres derefter normalt til forhandlinger eller til at indsende specifikke bud i en RF..,

RF. (anmodning om tilbud) er en opfordring til leverandører, der er meget specifik og indeholder alle de relevante detaljer vedrørende de produkter / tjenester, der købes. En RF.udstedes ofte efter en RFP, men kan også udstedes alene for varer og tjenester, der er særligt standardiserede.

største udfordringer i RFI-processen

et af de største problemer med RFI ‘ er er den ekstra omkostningsbyrde, de kan placere på et byggearbejde., Det ser måske ikke ud som meget oprindeligt, men forsinkelser og nedetid, der opstår som et resultat af en RFI, kan tilføjes over tid. Som American Council of Engineering Companies afgrænser i sin oversigt over RFI’ er, inkluderer disse anmodninger mere end fem trin, hver med deres egne underkategorier, handlinger og svar. Desuden kan RFI ‘ er kollektivt involvere en lang række teammedlemmer, som alle kan holde processen op og skabe endnu flere forsinkelser.,

for at gennemgå og reagere på hver enkelt RFI koster det et byggefirma i gennemsnit $1.080, mens de kollektive omkostninger til projektet kunne sætte et firma tilbage $859.680.

I et forsøg på at tjene penge på de omkostninger, der er RFIs skabe for byggefirmaer, Navigent Konstruktion Forum of Navigant Consulting, Inc. gennemgik RFI-data fra 1.362 projekter over hele verden for i alt 1.083.807 RFI ‘ er. Projekterne varierede i værdi mellem $ 5 millioner og $ 5 milliarder ,og hver havde i gennemsnit 796 RFI ‘ er.,

Den forskning viste, at RFIs kan skabe betydelige efterslæb, da ejerne og projektledere er forpligtet til at gennemgå og reagere på hver enkelt RFI fra entreprenører og underleverandører, idet omkostningerne ved hver enkelt og brugen af processen for at gøre krav mod ejerne. Efter prøveudtagning af 1.382 projekter opdagede Navigent, at det for at gennemgå og reagere på hver enkelt RFI kostede et byggefirma i gennemsnit $1.080, mens de kollektive omkostninger til projektet kunne sætte et firma tilbage $859.680.,

hertil kommer, uanset om denne skyldes anmodninger, som ikke er behandlet af design team, spørgsmål allerede er besvaret i den oprindelige kontrakt, eller fordi de er fokuseret på midler og metoder, mere end én ud af ti af de RFIs var opført som “retfærdiggøres.”Samlet set var disse uberettigede RFI’ er i gennemsnit omkring $ 113.400 pr.

måske er de mest bekymrende data, der er afsløret i Navigent-forskningen, at næsten en ud af hver fire RFI ‘ er ikke modtager svar., Uden at nogen svarer og løser de problemer, der er forbundet med en RFI, kan det føre til sjusket håndværk, forkert konstruktion og endda en potentielt usikker struktur. Med kunder bliver mere processuelle hvert år, er det meget vigtigt, at byggefirmaer bygge disse strukturer ved hjælp af det fulde omfang og krav, der er udgået af ingeniører og arkitekter, der ellers, der er en meget reel chance for opførelsen firma kan i sidste ende stå over for en retssag over en dårligt konstrueret bygning.,

Sådan forbedres RFI-processen

en af hovedårsagerne til RFI ‘ er er manglen på kommunikation mellem arkitekter, ingeniører og entreprenører og andre vigtige interessenter. Da hver af disse grupper bliver mere teknisk og isoleret, forekommer mindre overlapning og interaktion mellem dem. Denne siloed natur betyder, at bygherren i slutningen af processen bliver nødt til at anmode om oplysninger fra nogen længere op i designkæden, hvilket i sidste ende fører til tab af tid og arbejdstid.,entreprenører, der implementerer soft .are til styring af byggeprojekter, kan effektivt eliminere disse forsinkelser ved øjeblikkeligt at stille RFI ‘ er til rådighed for alle relevante parter. Med sin intuitive brugergrænseflade kan alle på teamet-fra direktøren til arkitekten til underleverandørerne i marken – nemt tage et billede af det problematiske område og uploade det til platformens lager, så alle andre kan se. Selv de personer, der ikke har platformen, vil modtage en besked, der advarer dem om problemet.,

projektledere kan derefter gennemgå RFI i realtid og underrette de nødvendige personer alle med et par klik og aflæser fra deres mobile enheder. Ved at sikre, at alle har realtids adgang til RFI ‘ er sammen med billeder af anmodningen eller problematiske områder, reducerer byggefirmaer den tid og arbejdskraft, der er forbundet med denne nødvendige komponent i byggeprocessen, hvilket i sidste ende sparer tid og penge.,

lad Innovation arbejde for dig

i en tidligere undersøgelse viste dataanalyse, at du på et gennemsnitligt projekt på et år eller mindre kunne tjene op til et gennemsnit på 270 RFI ‘ er, og hvis et projekt varer en varighed på fem eller flere år, kan dette antal stige til op mod 1400. Udnytte centrale soft .areløsninger vil i høj grad forbedre dit daglige arbejde ved at fremskynde processer.

Når der opstår spørgsmål i feltet, skal du vide, hvordan du går videre, især når denne ændring kan påvirke andre handler, der kommer ind og udfører et job., Ved hjælp af en mobil, tegning-centreret, kollaborativ software til projektledelse som Procore kan ikke kun hjælpe dig med at indsende RFIs, men også spore dem i real tid, hastighed op svarprocenter og flag eller en liste RFIs i prioriteret rækkefølge.

anvendelse af centrale soft .areløsninger vil i høj grad forbedre dit daglige arbejde ved at fremskynde processer.,

Med den rigtige software løsning, RFIs kan blive sendt til alle, der har brug for at reagere (uanset hvor de er), mens der i området, og du kan vedhæfte billeder, tegninger eller skemaer, der er mere detaljeret, der er specifikke for din anmodning. Alt dette hjælper modtageren med at få en bedre forståelse af RFI og kan fremskynde beslutnings-eller svarprocessen., Når du modtager et svar, arkiverer den rigtige soft .areløsning al den aktivitet, der er involveret omkring den, og om nødvendigt hjælper du dig med at starte en ændringsordre og styre de indviklede processer, der udvikler sig derfra. Brug teknologi til at tage det underordnede ud af processen og give dig selv mere tid til at planlægge for fremtidige problemer.

forvent svar i realistiske tidsrammer

Læs først kontrakten grundigt. Ved, hvad der kvalificerer sig som en RFI, og hvad der ikke er i henhold til den kontrakt, du har underskrevet. Mange RFI ‘ er kan være blevet besvaret i de oprindelige udbudsdokumenter., Hvis du ikke læser papirarbejdet med en fin tandkam, trækker du håret unødigt ud. Og din RFI vil ikke blive besvaret. Ja, det tager tid i starten at læse gennem tilsyneladende endeløs papirarbejde skrevet på legalesisk, men det vil gøre dit job lettere i sidste ende.

på et typisk projekt på et år eller mindre kan du tjene op til et gennemsnit på 270 RFI ‘ er, og hvis et projekt varer en varighed på fem eller flere år, kan dette antal stige til op mod 1400.,

derudover skal du ikke blive fanget, hvis du får et svar fra en anmodning, der angiver, at modtageren har en “tildelt” tid til at svare på din anmodning. Mange nuværende kontrakter definerer nu tidsrammer for svarprocenter baseret på modtageren. For eksempel gives ” ingeniør maksimalt syv dage til at reagere på RFI.”Ifølge Navigant Construction Forum are Er der forskellige niveauer af kompleksitet, der bestemmer RFI-gennemgang og responstid.,

Baseret på feedback fra interviewet konstruktion fast personale, design fagfolk vurderer, at den gennemsnitlige RFI ville kræve omkring otte timer at modtage, log, gennemgå og reagere. Mens mange anmodninger kan feltes og besvares inden for en time, kan andre tage dage at undersøge og give et passende svar. Ifølge data fra Navigant-undersøgelsen kan gennemsnitlige svartider variere fra 6,4 dage til 10 dage baseret på region, projektstørrelse og varighed.

gennemsnitlige svartider kan variere fra 6.,4 dage til 10 dage baseret på region, projektstørrelse og varighed.

afhængig af den disciplin, der er involveret i anmodningen, ville et malingsfarvespørgsmål være lettere at besvare end et ingeniørspørgsmål. Forstå disse forskelle, det er vigtigt at tænke fremad. Indsendelse af en RFI, når tilstanden er kritisk, vil mere end sandsynligt resultere i forsinkelser. Gennemgang af forudsigelige problemer og afsendelse af RFI ‘ er på forhånd giver dig imidlertid rigelig åndedrætsrum til at få et svar i tide til det job, der er relateret til det aktuelle spørgsmål, der skal udfyldes., Hvis du er klar over, at visse kategorier kræver mere afklaring, kan gruppering af problemer hjælpe med at fremskynde RFI-responstider for vanskelige aspekter af et projekt.

endelig vil forståelsen af, hvad der er “missionskritisk”, og hvad der kan placeres på bagbrænderen, gå langt i at hjælpe svarene med at blive hurtigt sporet. Vær specifik i dine anmodninger, og niveau dem i henhold til projektets presserende karakter. Markering af dine RFI ‘ er som “høj prioritet” kan hjælpe med at øge responstiderne, men sørg for ikke at græde ulv for mange gange. Hvis alt er presserende, så er der intet., Skub gennem de svar, du har brug for, der kan forsinke projektplaner, kan true projektets sikkerhed eller dine medarbejdere eller kan kræve store ændringer i projektbudgettet. Hvorvidt den hvide farvemaling skal være lys hvid eller æggeskal hvid kan vente, indtil de mere vigtige spørgsmål er besvaret.

bedste praksis for RFI

generelt vil de fleste virksomheder eller ejere forsøge at indstille deres bedste praksis for RFI og forventninger, inden de påbegynder et projekt., Disse RFI bedste praksis er ofte bestemt til at være:

• udvikle en RFI procedure.
• definere, hvad der vil blive betragtet som en RFI, og hvad der ikke vil blive betragtet som en.
• hvilken dokumentation vil blive krævet sammen med en RFI for et svar, forventede responstider og kommunikere alle ovenstående inden byggeprojektet påbegyndes.

selvom disse vil hjælpe med at ramme forventningerne, vil du også indstille et par betingelser, inden du engagerer dig i en virksomhed., Fra dit synspunkt ville det være fornuftigt at kommunikere dine forventede RFI-protokoller (hvis de adskiller sig fra deres) og blive enige om metoden eller systemet for indsendelse.

det er her teknologien kan være din ven. Ved hjælp af en mobil-aktiveret, kollaborativ software-løsning, der kan hjælpe med at strømline kommunikation og holde alle informeret i realtid (mens dokumentere enhver aktivitet relateret til din RFI – dybest set, dækker din bag). Hvis byggeprojektets ejer, virksomhed eller leder bruger en soft .areløsning som denne – skal du sørge for en hurtig lektion i, hvordan du bruger systemet korrekt., Hvis du er den, der introducerer systemet, skal du sørge for, at ejeren, virksomheden eller projektlederen forstår behovet for samarbejde i realtid for at holde projektet til tiden og inden for budgettet. Ofte er projektstyringssystemet eller løsningen, du forventes at bruge, skitseret i dine kontrakter – så igen – læs disse kontrakter omhyggeligt.

den “Anmodning” Ligetil

Det er overraskende, hvor ofte det mest grundlæggende element forsvinder fra RFI; forvirrende modtageren, muddying farvande, og ikke skaber unødvendige træk i processen., Gør “anmodningen” så indlysende og usmykket og specifik som muligt. Hvert spørgsmål skal være entydigt og klart-og stå til ansvar.

Følg hvert spørgsmål med et spørgsmålstegn, som en måde at adskille problemer og fokusere på den nøjagtige karakter af anmodningen. At blive fancy med spørgsmålene eller forsøge at blande flere problemer på .n gang i RFI flytter ikke bolden ned ad banen. Hold det enkelt. En RFI er et spørgsmål. Spørg det så klart som muligt.

kontekst betyder noget

lad os sige det igen: kontekst., Det er meget nemt at ved et uheld komponere en anmodning, der trækker så meget fra din egen oplevelse af problemet, det trodser let penetration af modtageren. Det er en tidsspiser. Konstruer spørgsmålet på en sådan måde, at absolut nogen på eller uden for projektet kan forstå det. Se nøje på din anmodning. Antager det endda mildt noget forudgående kendskab fra modtagerens side?

et problem er ikke isoleret på et projekt, og det bør heller ikke dets tilsvarende RFI.,

en korrekt kontekstuel RFI bør indeholde den nøjagtige karakter af misforståelsen, hvem på projektet er påvirket, hvilken del af projektprocessen der er påvirket, hvor på bygningen oplysningerne mangler, og en frist, hvormed et svar er nødvendigt. Et problem er ikke isoleret på et projekt, og det bør heller ikke dets tilsvarende RFI. Wraprap spørgsmålet let i den slags augmenting detaljer, der bringer fuldstændig klarhed til RFI.

betydningen af Visuals i en RFI

et billede er værd 1.000 ord., Denne truisme passer perfekt til RFI. Vedhæftning af fotos, tegninger, video eller endda et hastigt skitseret diagram vil gå langt i retning af at fjerne forvirring om den nøjagtige karakter af de ønskede oplysninger. Visuals har en måde at skære direkte til jagten, og når det kombineres med dine fokuserede spørgsmål vil sikre RFI behandles hurtigt og præcist.,

foreslå en løsning

foreslå en løsning ikke kun rammer og fremhæver det centrale nummer af RFI, dette format vil også tjene til at anspore modtageren til en øjeblikkelig “løsningstilstand;” at omdanne et “jeg vil se på dette senere” element til et handlingselement.

Hvis du er i stand til at anmode om en RFI, har du sandsynligvis den faglige ekspertise og situationsbevidsthed til at medtage et par mulige svar med dit meget specifikke spørgsmål. Hvad er meningen med at indsende et foreslået svar sammen med dit eget spørgsmål?, Denne praksis tjener til at bringe spørgsmålet til endnu skarpere lettelse ved at kontrastere RFI mod en retorisk foreslået løsning. Det er som at mørkere baggrunden for et foto for hjælpsomt at overdrive emnets konturer. Du har ikke svarene, klart, eller du ville ikke producere en RFI.

betydningen af RFI-procesimplementering

Ja, vi sagde det. Processen med at bruge RFI ‘ erne til at indikere en virksomheds eller ejers manglende omhu eller ansvar for yderligere tid og omkostninger får dig muligvis ikke langt i retten., Byggefirmaer har forsøgt at bruge den store mængde RFI ‘ er som en måde at vise defekte planer på. Dog i Caddell Construction Co., Inc. v. De Forenede Stater, retten fandt mod Caddell Construction Co., Inc om, at “…et stort antal RFI ‘ er ikke er en indikation af, at planerne var mangelfulde…” og “…for at RFI ‘ erne skal være bevis for, at planerne var mangelfulde, skal de kumulativt demonstrere en alvorlig mangel i planerne.”

en anden retssag, Dugan & Meyers Construction Co., Inc. v., Ohio Department of Administrative Services, resulterede i Dugan & Meyers miste i klager, fordi Ohio domstole har afvist kumulative virkning argumenter (det fremgår af en række ændringer på produktivitet, tidsplan og pris). Mens denne retssag er statsspecifik, er det stadig vigtigt at forstå den aktuelle tænkning bag kumulativ påvirkning og RFI ‘ er.

i fremtiden hviler byrden ved at demonstrere forsinkelse og påvirkning ud over mængden af indsendte RFI ‘ er på entreprenørens skuldre.,

i fremtiden hviler byrden ved at demonstrere forsinkelse og påvirkning ud over mængden af indsendte RFI ‘ er på entreprenørens skuldre. Og med stigende retssager til fordel for de tiltalte, skal RFI-processer være mere grundige sammen med detaljeret dokumentation og bevis for ægte indflydelse, hvis entreprenøren ønsker at retsforfølge skader.

Husk, at RFI ‘ er ikke er indsendelser, ændring af ordrer eller kontrakter., Mens de er vigtige, og du har brug for svar hurtigt, kan du beskytte dig selv og din fornuft ved planlægning og indførelse af rimelige reaktion priser, engagere sig i bedste praksis og gennemføre innovative software-løsninger. Disse svarer alle til mindre tid på at vente og mere tid på at arbejde.

tag ikke bare vores ord for det, tjek Procores RFI-værktøj til dig selv.