mulighed for at starte, organisering, eller at rydde op en office-register, der har magt til at gøre selv de modigste blandt os skjul bag en liste over andre, mere vigtige, “to-dos.”Du behøver ikke at gemme dig mere! Disse felt-testet tips vil hjælpe dig med at få—og holde—dit kontor arkivsystem i præcis funktionsdygtig stand.mange af disse tips kom direkte fra vores Facebook-gruppe af Kontorledere!, Se, hvad nuggets af visdom vores samfund har at tilbyde og hoppe ind i samtalen. Deltag i gruppen her.
farvekode
folk har været farvekodning siden Kontor papirarbejde—og kontoret arkivsystemer til at organisere det—blev en kendsgerning i livet årtier siden. Den prøvede og sande teknik til farvekodning fejler aldrig, og det er relativt hurtigt og nemt at trække af, selvom du har et særligt komplekst arkiveringssystem. Farvekodning vil inspirere dig til at sortere filer i fornuftige kategorier, finde filer hurtigt, og tilføje nogle sjove til arkivering proces.,
denne organisatoriske teknik er den perfekte måde at omdanne bunker papir til ordnede pakker, der er forudsigelige på den bedst mulige måde. Bedst af alt fungerer farvekodning på både fysiske og digitale filer, og hvis du har brug for at organisere begge typer filer, kan du nemt bruge det samme farvekodningssystem til hver.
Sådan gør du:
- tag et kig på alle de filer, du har brug for at organisere og etablere et par organisatoriske kategorier. (Det kan tage et par pass for virkelig at genkende mønstre og skitsere dine kategorier.)
- Tildel hver kategori en farve., (Nogle kategorier omfatter finansielle, menneskelige ressourcer, kontrakter og faciliteter.)
- gennemgå kategorierne med dine teams og ledere. Farvekoordineringen fungerer ikke, hvis ingen forstår de kategorier, du har valgt.
- Saml materialer til farvekodning. (Disse kan være farvede mapper til at placere på en bogreol eller blot stykker af farverige tapeashi tape til at holde på arkivskab skuffer.)
- gør farvekodningen! Sorter dine filer i farvekodede kategorier og føle den organisatoriske .en withen med hver fil, du taber (eller træk og slip) i en pæn, farvekodet fartøj.,
- Opret et ark med hurtige referenceregler for at gøre farvekodningsprocessen lettere for dig selv (når du tilføjer nye filer) og alle andre, der vil hjælpe dig med at organisere office-arkiveringssystemet i fremtiden.
Hvorfor virker det:
Farven er magen til den læring proces kendt som “chunking,” defineret af eLearning Coach, som “…den strategi for at nedbryde oplysninger i mundrette stykker, så hjernen kan lettere at fordøje nye oplysninger.,”
Når du farvekoder et bjerg papir, forvandler du en tilfældig masse information til bidder, som du og din hjerne nemt kan sortere, når du har brug for at finde noget specifikt. Hvis du har brug for at finde en faktura i en bunke papir, kan du blive overvældet og give op, men hvis du har brug for at finde en faktura i dit nye farvekodede system, så ved du at kigge efter det grønne flag, der betegner “økonomisk papirarbejde.”
Digitaliser
Når du digitaliserer filer, opretter du i det væsentlige et papirløst arkiveringssystem., Mange mennesker finder det meget lettere at organisere et digitalt arkiveringssystem over et papirarkiveringssystem, efter at hver papirfil er konverteret til et digitalt format. Hvis du vælger at digitalisere dine filer, skal du starte med at scanne og konvertere dine gamle filer, en proces, der kan være tidskrævende og arbejdskrævende.
Sådan gør du:
særlig tak for Francisco fra vores Facebook-gruppe for at skitsere disse pointers!
- Bestem, hvordan du organiserer filer digitalt., Vil du bruge en out-of-the-box software løsning, et netværksdrev, som vedligeholdes af din egen IT (information technology) gruppe, eller en gratis cloud-platform som Google Drive?
- brug en pålidelig og effektiv scanningsmaskine. (Francisco brugte en Richo-maskine med evnen til at scanne dokumenter og sende dem til forudbestemte mapper på netværket.
- Bestem, om du har cloud storage backup plads til dine dokumenter. Dette er især vigtigt, hvis du håndterer dokumenter, der, hvis de går tabt, kan udgøre en enorm skade for kunder, klienter eller andre forretningsaktiviteter.,
- Bestem, hvem der har adgang til både at tilføje og organisere filer i dit system.
- udvikle en standardiseret navngivningskonvention for scannede filer. Dette vil gøre filerne let at finde og søge efter i dit papirløse system. Francisco anbefaler at tilføje datoer (eller mindst år) til filnavne, så det bliver lettere at vide, hvornår man skal slette eller arkivere dem. Penn biblioteker har en vidunderlig liste over fil navngivning bedste praksis for at få dig i gang.
- Opret et kort over dit fremtidige digitale arkiveringssystem., Gør denne mockup så præcis som muligt, så du kan forudse eventuelle problemer med din organiseringsordning. Opdater kortet, når du er færdig med projektet for at indarbejde eventuelle ændringer, du har foretaget undervejs. Når du er færdig, hjælper dette kort dig med nemt at finde ting, når du lærer dit nye system at kende.
- Scan dine dokumenter:
- brug et stempel eller klistermærker til at markere fysiske filer, der allerede er scannet ind i systemet.
- hvis dit digitale filsystem tillader det, skal du tilføje søgeord til hvert dokument for at gøre filer lettere at finde.
- tag dig tid til at undgå fejl., Selv en simpel fejl kan en dag gøre det umuligt at finde en fil, du har brug for. Scanning af dokumenter til dit nye system er en tidskrævende proces, men husk: du vil blive gjort i sidste ende!
hvorfor det virker:
digitale arkiveringssystemer automatiserer aspektet “Find filer” i dit kontorarkiveringssystem. I stedet for at bladre gennem mapper og stakke, mens risikere papirklip og hovedpine, vil et digitalt system giver dig mulighed for at søge et par søgeord eller sortere filer i en alfabetisk liste og nemt finde, hvad du ønsker.,
digitale systemer gør det også nemt at tilføje nye filer og endda dele arkiveringsansvar på tværs af teams. Opsætningen kræver meget arbejde, men den tid og stress, du sparer bagefter, er det værd.
Indstil en udløbsdato
dette kan virke som en snyde, men en af de bedste måder at organisere et kontorarkiveringssystem er at reducere de filer, du har brug for at organisere., Lugning af filer efter indhold kan blive vanskelig, da det er svært at afgøre, hvilke filer der skal gemmes, og hvilke filer der kan kastes, men kassering af filer efter alder giver en sikker, standardiseret måde at bestemme, hvad du kan kaste.
Sådan gør du:
- Opret en “smid væk” alder for dine filer-1 år, 5 år, 10 år…uanset hvad der synes passende for de filer, du opbevarer, og den slags forretning, du udfører.
- hvis du frygter, at du muligvis har brug for filerne igen, skal du blot flytte dem til en “arkiv” – boks eller mappe organiseret efter år., (Dette holder i det mindste dit hovedfilsystem fra at blive rodet med forældede dokumenter.)
- Opret et tilbagevendende møde i din kalender—muligvis den første uge tilbage i det nye år—for at udføre en massiv filrensning.
hvorfor det virker:
kassering af gamle filer holder dit system rent, organiseret og relevant. Det sparer dig også tid på at holde systemet i funktionsdygtig stand og hjælper dig med at undgå at spilde tid på at organisere filer, som ingen nogensinde har brug for igen.,
del og hersk
Hvis de filer, du har brug for at organisere er kun relevant for særlige afdelinger, så spørg en person i hver af disse grupper til at organisere deres filer, mens du opretter en overordnet fil ledelsesstruktur.
Sådan gør du:
- Opret en organisationsstruktur baseret på afdeling i stedet for at bruge kategorier, der grupperer filer baseret på overordnede emner, såsom økonomi eller menneskelige ressourcer.
- Opdel filerne i overensstemmelse hermed.,
- tag filerne til en emneekspert fra hver afdeling, helst en, du kender, har fantastiske organisatoriske færdigheder. Bed denne frivillige om logisk at organisere filerne og oprette en nøgle til din reference.
- Saml de organiserede afdelingsfiler og tilføj dem til dit overordnede system.
hvorfor det virker:
Ved at spørge de mennesker, der vil forstå—og har brug for at få adgang til—filerne for at påtage sig en del af organisationsprocessen, sikrer du, at dit system fungerer.,
Organiser filer på væggene
Monter filholdere lige på dine vægge i stedet for at bruge et arkivskab eller hylde.
Sådan gør du:
- Opret dine organisationskategorier og definer, hvilke typer dokumenter der falder ind under hver kategori.monter rummelige vægholdere på et af kontorets fælles områder. (Få attraktive indehavere, der passer til din virksomheds brand for at gøre denne indsats dobbelt som et kontor-designinitiativ.) Mærk hver indehaver efter hovedkategori og angiv derefter, hvilke typer filer der skal gå i hver., Overvej, hvordan du kan gøre etiketten let for travle medarbejdere at forstå på få sekunder eller mindre. Her er et eksempel:
hvilke filer går her?
- fakturaer
- kvitteringer
- refusionsanmodninger
- e-mail alle i virksomheden for at forklare din proces. I stedet for at bringe filer til dig, kan folk tilføje dem ret til indehaverne.
- Ryd filerne op en gang om ugen, hvis det er nødvendigt.,
Hvorfor virker det:
Office-filer er kollektive ressourcer, så det giver mening at organisere dem bør være et fælles ansvar. Mens du kan have ambitiøse planer for at holde kontoret arkivsystem i en perfekt organiseret tilstand, alt kunne falde fra hinanden, hvis, og når, du får travlt. Dette system sikrer, at filer forbliver organiseret efter kategori i stedet for at hælde op i en tilfældig bunke.,
Organiser efter betydning
enhver, der nogensinde har søgt gennem filer, forstår det brændende ønske om at finde nøjagtigt, hvad du har brug for, i stedet for at finde 100 ting, du ikke har brug for. Prøv at organisere dine office-filer i rækkefølge af betydning for at gøre dokument hentning sjovere for alle.
Sådan gør du:
- Undersøg medarbejdere og spørg, hvilke office-filer de havde brug for for at finde eller få adgang til hele året. (Gør denne undersøgelse obligatorisk og få hjælp fra ledelsen til håndhævelse, hvis det er nødvendigt.,)
- Gennemsøg svar og gruppefiltyper i niveauer i henhold til adgangskrav. (Det øverste niveau ville være de fem mest tilgængelige filtyper i henhold til din undersøgelse.)
- Organiser dit system, digitalt eller fysisk, i henhold til disse kategorier. Sørg også for at kategorisere og mærke underfiler. For eksempel kan du mærke dine top-tier-filer, “afgørende filer” og inkludere separate etiketter til “kvitteringer”, “kontrakter” og “undersøgelsesresultater.”
hvorfor det virker:
alle ønsker et filsystem, der synes at forudse præcis, hvad de leder efter., Ved at organisere dit system baseret på” majoritetsregel ” har du den bedste chance for at oprette et filsystem, der faktisk leverer lige det, folk har brug for.
planlægger at organisere regelmæssigt
selv det bedste kontorarkiveringssystem forbliver ikke organiseret af sig selv. Det er bedst at holde dette i tankerne og planlægger at gøre en lille smule arbejde med at holde systemet organiseret på ugentlig basis. At bidrage med en lille indsats på et tilbagevendende grundlag vil føle sig meget mindre overvældende end at forsøge at rydde op i et års værd af forkert administrerede filer på ATN gang.,
Sådan gør du: Opsæt en tilbagevendende kalenderpåmindelse, og husk at holde denne opgave hellig. Få hjælp fra nogle medarbejdere til at holde dig ansvarlig og gøre den ugentlige begivenhed sjov. (Du kan også oprette en belønning for at øge din organisatoriske motivation.)
hvorfor det virker:
at holde et system organiseret er langt mere realistisk og håndterbart end at organisere et system fra bunden en gang om året.
separat igangværende arbejde fra afsluttet arbejde
dette genius tip fra Mind Tools forenkler hele arkiveringssystemet., Du kan stadig organisere filer til afsluttede projekter, men at adskille dem fra filer relateret til igangværende arbejde vil gøre at finde filer meget hurtigere og mere effektivt.
Sådan gør du:
- Behold enhver eksisterende kategoriseringsteknik, der fungerede for dig, men tilføj to overordnede kategorier: “afsluttet” og “i gang.”
- Tilføj tidsstempler eller etiketter til at gruppere filer efter slutdato, forventet eller faktisk.
- Tilføj eventuelle forventede færdiggørelsesdatoer til din kalender, så du ved, hvornår det er tid til at gå ind og organisere.,
Hvorfor virker det:
Filer, der er relateret til arbejde i gang er naturligvis dem, mennesker har brug for at få adgang til det, og at organisere et arkiveringssystem, som haster, og hyppigheden af access er en af de bedste måder at sikre din ansøgning system er perfekt praktiske ud over at være effektivt organiseret.
Bonustip: Find en måde at gøre organisering af dit arkiveringssystem sjovt eller i det mindste muligt., Måske involverer det at få smukke organiserende forsyninger, der vil gøre arbejdet behageligt eller rekruttere en kollega til at hjælpe dig, så du kan dele kvalitetssamtaler under organisationssessioner.
Du skal blot finde ud af en måde at få opgaven med at organisere filer til at fungere for dig—det er den bedste måde at sikre, at den vigtige opgave med filorganisering ikke bliver en af frygt.
kan du nogensinde have for mange organiseringstips? Vi tror ikke! Del dine tip nedenfor, så vi alle kan nyde superorganiserede kontorer!
P. S., Mange af disse tip kom direkte fra vores Facebook-gruppe af Kontorledere! Se, hvad nuggets af visdom vores samfund har at tilbyde og hoppe ind i samtalen. Deltag i gruppen her.de følgende to faner ændrer indholdet nedenfor.
- Bio
- Seneste Indlæg
Seneste indlæg af Emil Shour (se alle)
- Den Ultimative Medarbejder Engagement Handlingsplan i 6 Enkle Trin – juli 19, 2019
- Vi Gav Office Kæledyr Frie Tøjler på Arbejdspladsen – Her er Hvordan det Gjorde Vores Kontor Bedre – 13 juli 2019
- Lette Snacks til at Holde Dig op til en Sommer Strand eller Sø Dag – 15 juni 2019