Die Aussicht auf die Gründung, Organisation, oder Reinigung ein office-filing-system hat die macht, sogar die tapfersten unter uns verstecken, hinter einer Liste von anderen, mehr wichtig ist, „to-dos.“Du musst dich nicht mehr verstecken! Diese praxiserprobten Tipps helfen Ihnen dabei, Ihr Büro—Ablage—System in präziser Reihenfolge zu erhalten und zu halten.
Viele dieser Tipps kamen direkt aus unserer Facebook-Gruppe von Office-Managern!, Sehen Sie, was Nuggets der Weisheit unserer Gemeinschaft zu bieten hat und springen in das Gespräch. Treten Sie der Gruppe hier bei.
Farbcode
Menschen haben Farbcodierung seit Büro Papierkram—und die Office—Ablage-Systeme, um es zu organisieren-wurde eine Tatsache des Lebens vor Jahrzehnten. Die bewährte Technik der Farbcodierung versagt nie, und es ist relativ schnell und einfach zu ziehen, auch wenn Sie ein besonders komplexes Ablagesystem haben. Farbcodierung wird Sie dazu inspirieren, Dateien in vernünftige Kategorien zu sortieren, Dateien schnell zu finden und dem Anmeldeprozess etwas Spaß zu bereiten.,
Diese Organisationstechnik ist der perfekte Weg, Papierstapel in geordnete Pakete zu verwandeln, die auf die bestmögliche Weise vorhersehbar sind. Das Beste ist, dass die Farbcodierung sowohl für physische als auch für digitale Dateien funktioniert, und wenn Sie beide Dateitypen organisieren müssen, können Sie problemlos für jedes das gleiche Farbcodierungssystem verwenden.
How to:
- Schauen Sie sich alle Dateien an, die Sie zum Organisieren und Einrichten einiger Organisationskategorien benötigen. (Es kann einige Durchgänge dauern, um Muster wirklich zu erkennen und Ihre Kategorien zu skizzieren.)
- Weisen Sie jeder Kategorie eine Farbe zu., (Einige Kategorien umfassen Finanzen, Humanressourcen, Verträge und Einrichtungen.)
- Überprüfen Sie die Kategorien mit Ihren Teams und Führungskräften. Die Farbkoordination funktioniert nicht, wenn niemand die von Ihnen ausgewählten Kategorien versteht.
- Sammeln Sie Materialien für die Farbcodierung. (Dies können farbige Ordner sein, die Sie in ein Bücherregal legen können, oder einfach bunte Washi-Klebebänder, die Sie an Aktenschrankschubladen kleben können.)
- Machen Sie die Farbcodierung! Sortieren Sie Ihre Dateien in farbcodierte Kategorien und spüren Sie den organisatorischen Zen Zen mit jeder Datei, die Sie ablegen (oder per Drag & Drop), in ein ordentliches, farbcodiertes Gefäß.,
- Erstellen Sie ein Schnellreferenzregelblatt, um den Farbcodierungsprozess für sich selbst (beim Hinzufügen neuer Dateien) und alle anderen, die Ihnen bei der Organisation des Office-Dateisystems in Zukunft helfen, zu vereinfachen.
Warum es funktioniert:
Die Farbcodierung ähnelt dem Lernprozess, der als“ Chunking „bezeichnet wird und vom eLearning-Coach als“ …die Strategie, Informationen in mundgerechte Stücke zu zerlegen, damit das Gehirn neue Informationen leichter verdauen kann.,“
Wenn Sie einen Berg Papier einfärben, verwandeln Sie eine zufällige Masse von Informationen in Stücke, die Sie und Ihr Gehirn leicht sortieren können, wenn Sie etwas Bestimmtes finden müssen. Wenn Sie eine Rechnung auf einem Papierstapel finden müssen, werden Sie möglicherweise überfordert und geben auf, aber wenn Sie eine Rechnung in Ihrem neuen farbcodierten System finden müssen, müssen Sie nach der grünen Flagge suchen, die „Finanzpapiere.“
Digitalisieren
Wenn Sie Dateien digitalisieren, erstellen Sie im Wesentlichen ein papierloses Ablagesystem., Viele Menschen finden es viel einfacher, ein digitales Ablagesystem über ein Papierablagesystem zu organisieren, nachdem jede Papierdatei in ein digitales Format konvertiert wurde. Wenn Sie Ihre Dateien digitalisieren möchten, müssen Sie zunächst Ihre alten Dateien scannen und konvertieren, ein Prozess, der zeit – und arbeitsintensiv sein kann.
So geht ‚ s:
Besonderer Dank geht an Francisco aus unserer Facebook-Gruppe für die Darstellung dieser Zeiger!
- Entscheiden Sie, wie Sie Dateien digital organisieren., Werden Sie eine Out-of-the-Box-Softwarelösung, ein von Ihrer eigenen IT-Gruppe (Informationstechnologie) verwaltetes Netzlaufwerk oder eine kostenlose Cloud-Plattform wie Google Drive verwenden?
- Verwenden Sie eine zuverlässige und effiziente scan-Maschine. (Francisco verwendete einen Richo-Computer mit der Möglichkeit, Dokumente zu scannen und an vorab zugewiesene Ordner im Netzwerk zu senden.)
- Bestimmen Sie, ob Sie Cloud-Speicher-Backup-Speicherplatz für Ihre Dokumente haben. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Dokumente verarbeiten, die bei Verlust einen großen Nachteil für Kunden, Kunden oder andere Geschäftsvorgänge darstellen können.,
- Bestimmen Sie, wer Zugriff auf das Hinzufügen und Organisieren von Dateien in Ihrem System hat.
- Entwickeln Sie eine standardisierte Namenskonvention für gescannte Dateien. Dadurch können die Dateien in Ihrem papierlosen System leicht gefunden und gesucht werden. Francisco empfiehlt, den Dateinamen Daten (oder mindestens Jahre) hinzuzufügen, damit Sie leichter wissen, wann sie gelöscht oder archiviert werden sollen. Penn Libraries hat eine wunderbare Liste von Dateinamen Best Practices, um Ihnen den Einstieg.
- Erstellen Sie eine Karte Ihrer zukünftigen digitalen Ablage., Machen Sie dieses Modell so präzise wie möglich, damit Sie Probleme mit Ihrem Organisationsschema antizipieren können. Aktualisieren Sie die Karte, wenn Sie das Projekt abgeschlossen haben, um alle Änderungen, die Sie auf dem Weg gemacht zu integrieren. Wenn Sie fertig sind, hilft Ihnen diese Karte, Dinge leicht zu finden, wenn Sie Ihr neues System kennenlernen.
- Scannen Sie Ihre Dokumente:
- Verwenden Sie einen Stempel oder Aufkleber, um physische Dateien zu markieren, die bereits in das System gescannt wurden.
- Wenn Ihr digitales Dateisystem dies zulässt, fügen Sie jedem Dokument Schlüsselwörter hinzu, um das Auffinden von Dateien zu erleichtern.
- Nehmen Sie sich Zeit, um Fehler zu vermeiden., Selbst ein einfacher Fehler könnte es eines Tages unmöglich machen, eine benötigte Datei zu finden. Das Scannen von Dokumenten in Ihr neues System ist ein zeitaufwändiger Prozess, aber denken Sie daran: Sie werden schließlich fertig sein!
Warum es funktioniert:
Digitale Dateisysteme automatisieren den Aspekt“ Dateien finden “ Ihres Office-Dateisystems. Anstatt durch Ordner und Stapel zu blättern, während Papierschnitte und Kopfschmerzen riskiert werden, können Sie mit einem digitalen System nach einigen Schlüsselwörtern suchen oder Dateien in einer alphabetischen Liste sortieren und leicht finden, was Sie wollen.,
Digitale Systeme erleichtern auch das Hinzufügen neuer Dateien und teilen sogar die Verantwortung für die Einreichung in Teams. Das Setup erfordert viel Arbeit, aber die Zeit und der Stress, die Sie danach sparen, sind es wert.
Legen Sie ein Ablaufdatum fest
Dies mag wie ein Betrüger erscheinen, aber eine der besten Möglichkeiten, ein Office-Dateisystem zu organisieren, besteht darin, die Dateien zu reduzieren, die Sie organisieren müssen., Das Aussortieren von Dateien nach Inhalt kann schwierig werden, da es schwierig ist festzustellen, welche Dateien gespeichert werden müssen und welche Dateien geworfen werden können, aber das Verwerfen von Dateien nach Alter bietet eine sichere, standardisierte Möglichkeit, zu entscheiden, was Sie werfen können.
How to:
- Legen Sie ein „Wegwerf-“ Alter für Ihre Dateien fest—1 Jahr, 5 Jahre, 10 Jahre…was auch immer für die Dateien, die Sie behalten, und die Art von Geschäft, das Sie führen, angemessen erscheint.
- Wenn Sie befürchten, dass Sie die Dateien erneut benötigen, verschieben Sie sie einfach in ein nach Jahr geordnetes „Archiv“ – Feld oder einen Ordner., (Dies verhindert zumindest, dass Ihr Hauptdateisystem mit veralteten Dokumenten überladen wird.)
- Erstellen Sie ein wiederkehrendes Meeting in Ihrem Kalender-möglicherweise die erste Woche im neuen Jahr -, um eine massive Dateibereinigung durchzuführen.
Warum es funktioniert:
Das Verwerfen alter Dateien hält Ihr System sauber, organisiert und relevant. Es spart Ihnen auch Zeit, das System in Ordnung zu halten, und hilft Ihnen, Zeit zu verschwenden, Dateien zu organisieren, die niemand jemals wieder brauchen wird.,
Teilen und Erobern
Wenn die Dateien, die Sie organisieren müssen, nur für bestimmte Abteilungen relevant sind, bitten Sie eine Person in jeder dieser Gruppen, ihre Dateien zu organisieren, während Sie eine übergreifende Dateiverwaltungsstruktur erstellen.
So erstellen Sie:
- Erstellen Sie eine Organisationsstruktur basierend auf der Abteilung, anstatt Kategorien zu verwenden, die Dateien basierend auf übergreifenden Themen wie Finanzen oder Personal gruppieren.
- Teilen Sie die Dateien entsprechend.,
- Bringen Sie die Dateien zu einem Fachexperten aus jeder Abteilung, vorzugsweise hat jemand, den Sie kennen, erstaunliche organisatorische Fähigkeiten. Bitten Sie diesen Freiwilligen, die Dateien logisch zu organisieren und einen Schlüssel für Ihre Referenz zu erstellen.
- Sammeln Sie die organisierten Abteilungsdateien und fügen Sie sie Ihrem übergeordneten System hinzu.
Warum es funktioniert:
Indem Sie die Personen fragen, die die Dateien verstehen und darauf zugreifen müssen, um einen Teil des Organisationsprozesses zu übernehmen, stellen Sie sicher, dass Ihr System funktioniert.,
Organisieren Sie Dateien an den Wänden
Montieren Sie Dateihalter direkt an Ihren Wänden, anstatt einen Aktenschrank oder ein Regal zu verwenden.
How to:
- Legen Sie Ihre Organisationskategorien fest und definieren Sie, welche Arten von Dokumenten unter jede Kategorie fallen würden.
- Montieren Sie geräumige Wandhalter in einem der öffentlichen Bereiche Ihres Büros. (Holen Sie sich attraktive Halter, die zur Marke Ihres Unternehmens passen, um diese Bemühungen als Bürodesign-Initiative zu verdoppeln.) Beschriften Sie jeden Halter nach Hauptkategorie und geben Sie dann an, welche Dateitypen in jedem enthalten sein sollen., Überlegen Sie, wie Sie das Etikett für vielbeschäftigte Mitarbeiter in wenigen Sekunden oder weniger leicht verständlich machen können. Hier ist ein Beispiel:
Welche Dateien gehen hier?
- Rechnungen
- Quittungen
- Rückerstattungsanfragen
- Senden Sie eine E-Mail an alle Mitarbeiter des Unternehmens, um Ihren Prozess zu erläutern. Anstatt Dateien zu Ihnen zu bringen, können die Leute sie direkt zu den Inhabern hinzufügen.
- Bereinigen Sie die Dateien bei Bedarf einmal pro Woche.,
Warum es funktioniert:
Office-Dateien sind kollektive Ressourcen, daher ist es sinnvoll, sie zu organisieren sollte eine kollektive Verantwortung sein. Während Sie ehrgeizige Pläne haben, das Büro-Ablagesystem in einem perfekt organisierten Zustand zu halten, könnte alles auseinander fallen, wenn und wann Sie beschäftigt sind. Dieses System stellt sicher, dass Dateien nach Kategorien organisiert bleiben, anstatt sich in einem zufälligen Heap anzusammeln.,
Organisieren nach Wichtigkeit
Jeder, der jemals Dateien durchsucht hat, versteht den brennenden Wunsch, genau das zu finden, was Sie brauchen, anstatt 100 Dinge zu finden, die Sie nicht brauchen. Versuchen Sie, Ihre Office-Dateien in der Reihenfolge Ihrer Wichtigkeit zu organisieren, um das Abrufen von Dokumenten für alle angenehmer zu gestalten.
So:
- Befragen Sie Mitarbeiter und fragen Sie, welche Office-Dateien sie das ganze Jahr über finden oder darauf zugreifen mussten. (Machen Sie diese Umfrage obligatorisch und nutzen Sie gegebenenfalls die Hilfe des Managements zur Durchsetzung.,)
- Durchsuchen Sie Antworten und gruppieren Sie Dateitypen entsprechend den Zugriffsanforderungen in Ebenen. (Die oberste Ebene wären die fünf am häufigsten aufgerufenen Dateitypen gemäß Ihrer Umfrage.)
- Organisieren Sie Ihr System, digital oder physisch, nach diesen Kategorien. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Unterdateien kategorisieren und beschriften. Sie können beispielsweise Ihre Dateien der obersten Ebene als „Wichtige Dateien“ kennzeichnen und separate Kennzeichnungen für „Quittungen“, „Verträge“ und „Umfrageergebnisse“ enthalten.“
Warum funktioniert es:
Jeder will ein Dateisystem, das scheint zu antizipieren genau das, was Sie suchen., Indem Sie Ihr System basierend auf der „Mehrheitsregel“ organisieren, haben Sie die besten Chancen, ein Dateisystem zu erstellen, das genau das liefert, was die Leute brauchen.
Planen Sie, regelmäßig zu organisieren
Selbst das beste Office-Ablage-System wird nicht von selbst organisiert bleiben. Es ist am besten, dies im Auge zu behalten und planen, ein wenig Arbeit zu tun, das System auf einer wöchentlichen Basis organisiert zu halten. Ein wenig Aufwand auf einer wiederkehrenden Basis wird viel weniger überwältigend fühlen, als zu versuchen, ein Jahr im Wert von falsch verwalteten Dateien auf einmal zu bereinigen.,
So richten Sie eine wiederkehrende Kalendererinnerung ein und denken Sie daran, diese Aufgabe heilig zu halten. Nutzen Sie die Hilfe einiger Mitarbeiter, um sich zur Rechenschaft zu ziehen und die wöchentliche Veranstaltung unterhaltsam zu gestalten. (Sie können auch eine Belohnung einrichten, um Ihre organisatorische Motivation zu erhöhen.)
Warum funktioniert es:
Halten Sie einen organisierten Systems ist viel realistischer und überschaubarer als die Organisation ein system von Grund einmal im Jahr.
Laufende Arbeiten von abgeschlossenen trennen
Dieser Genius-Tipp von Mind Tools vereinfacht das gesamte Ablage-System., Sie können Dateien weiterhin für abgeschlossene Projekte organisieren, aber wenn Sie sie von Dateien trennen, die sich auf laufende Arbeiten beziehen, wird das Auffinden von Dateien viel schneller und effizienter.
How to:
- Behalten Sie alle vorhandenen Kategorisierungstechnik, die für Sie gearbeitet, aber fügen Sie zwei übergreifende Kategorien: „Abgeschlossen“ und “ In Bearbeitung.“
- Fügen Sie Zeitstempel oder Beschriftungen hinzu, um Dateien nach Abschlussdatum, erwartet oder tatsächlich, zu gruppieren.
- Fügen Sie Ihrem Kalender alle erwarteten Fertigstellungstermine hinzu, damit Sie wissen, wann es Zeit ist, etwas zu organisieren.,
Warum es funktioniert:
Dateien, die sich auf laufende Arbeiten beziehen, sind logischerweise diejenigen, auf die die Menschen am meisten zugreifen müssen, und die Organisation eines Anmeldesystems anhand der Dringlichkeit und Häufigkeit des Zugriffs ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Anmeldesystem nicht nur effizient organisiert ist, sondern auch praktisch.
Bonustipp: Finden Sie einen Weg, um die Organisation Ihres Ablagesystems unterhaltsam oder zumindest machbar zu machen., Vielleicht beinhaltet das schöne Organisieren von Vorräten, die die Arbeit angenehm machen, oder die Rekrutierung eines Mitarbeiters, der Ihnen hilft, damit Sie während der Organisationssitzungen qualitativ hochwertige Gespräche führen können.
Finden Sie einfach einen Weg, um die Aufgabe der Organisation von Dateien für Sie arbeiten zu machen-das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die wichtige Aufgabe der Dateiorganisation nicht eine der Angst wird.
Kannst du jemals zu viele Organisationstipps haben? Wir denken nicht! Teilen Sie Ihre Tipps unten mit, damit wir alle super organisierte Büros genießen können!
P. S., Viele dieser Tipps kamen direkt aus unserer Facebook-Gruppe von Office-Managern! Sehen Sie, was Nuggets der Weisheit unserer Gemeinschaft zu bieten hat und springen in das Gespräch. Treten Sie der Gruppe hier bei.
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