educarse sobre las categorías comunes de gastos de pequeñas empresas hará que sea mucho más fácil determinar qué es y qué no es deducible en el momento de impuestos.
algunas de las categorías de gastos más comunes incluyen servicios públicos, viajes, salarios y otros salarios, y gastos de alquiler, pero hay muchos más que debe tener en cuenta.,
en este artículo, explicaremos qué tipo de gastos son deducibles, así como le proporcionaremos una lista de las categorías de gastos comerciales más utilizadas.
Descripción general: ¿qué cuenta como un gasto comercial deducible?
El IRS ha definido los gastos comerciales como «el costo de llevar a cabo una operación o negocio», y continúa diciendo que estos gastos generalmente son deducibles si el negocio opera para obtener ganancias.
Pero ¿qué cuenta como un gasto de negocio? Mucho más de lo que te imaginas., De hecho, cualquier gasto que se considere ordinario y necesario para su negocio es probablemente un gasto deducible.
por lo tanto, por cada dólar que gasta en gastos comerciales ordinarios y necesarios, que explicaremos a continuación, podrá tomar una deducción de impuestos en la misma cantidad, reduciendo su carga fiscal considerablemente.
una palabra de precaución: tendrá que tener en cuenta su método de contabilidad cuando llegue el momento de deducir gastos.
por ejemplo, en diciembre de 2019, recibe una factura de Atlas Roofing por las reparaciones completadas a principios de mes., La factura es de $1,750, y se pagará en enero de 2020.
si está utilizando el método de contabilidad en efectivo, no puede deducir ese gasto para 2019, pero puede deducirse en 2020, cuando pague la factura.
Si utiliza el método de contabilidad por acumulación, puede reconocer el gasto en el mes en que se realizó, diciembre, para que pueda deducir el gasto de $1,750 para 2019, aunque se pagará en 2020.
¿cuáles son las categorías de gastos de negocio?,
a continuación, encontrará una lista de algunas de las categorías de gastos de pequeñas empresas más comunes que se pueden deducir de sus ingresos imponibles.
si desea obtener más información sobre las deducciones comerciales y exactamente lo que está permitido, asegúrese de visitar el resumen de gastos comerciales de deducción en el sitio web del IRS.
también querrá consultar la Publicación 535 del IRS; Gastos comerciales, para obtener una explicación más completa de los gastos comerciales y exactamente lo que puede deducir.
- Publicidad: esto incluye el costo de colocar anuncios o ejecutar comerciales para su negocio.,
- Educación Continua: ¿pensando en volver a la escuela para aprender lo último en su campo? Eso es deducible.
- cargos de crédito y cobro: si necesita usar agencias externas para cobrar saldos vencidos, puede deducirlos.cuotas y suscripciones: los costos de suscripción a publicaciones relacionadas con su negocio son deducibles, al igual que las cuotas de Membresía para organizaciones profesionales.
- Programas de beneficios para Empleados: el costo del seguro de salud para empleados o los beneficios de jubilación, como un 401(k) match, es totalmente deducible.,
- seguro: las primas de seguro de responsabilidad General, compensación al trabajador, responsabilidad por productos e incapacidad son deducibles.
- Mantenimiento y reparaciones: ya sea para el mantenimiento de rutina, como el mantenimiento de HVAC, o la sustitución de baldosas agrietadas en su área de Recepción, el mantenimiento y las reparaciones son deducibles.
- gastos y suministros de oficina: esto incluye cosas como bolígrafos y lápices, carpetas de archivos, tóner para su copiadora y cartuchos de tinta para su impresora.
- franqueo y envío: el costo de enviar pedidos o simplemente enviar una carta es un gasto deducible.,
- impresión: ya sea un documento de una página o un folleto para sus clientes, el costo de impresión es deducible.
- alquiler: si alquila una oficina o un espacio comercial, el alquiler es deducible.
- salarios y otra compensación: los salarios de los empleados, así como cualquier salario pagado a los empleados contratados es completamente deducible.
- teléfono: ya sea un sistema telefónico de última generación o teléfonos celulares para sus representantes de campo, el costo de sus teléfonos es completamente deducible.,
- viajes: cualquier viaje relacionado con negocios es deducible, ya sea local, nacional o internacional, siempre que se considere necesario para su negocio.
- Utilidades: el costo de su gas, electricidad y agua es un gasto completamente deducible.
cómo categorizar los gastos de su pequeña empresa
Es realmente bastante simple categorizar los gastos de su negocio, pero muchos propietarios de pequeñas empresas posponen este proceso hasta que sea absolutamente necesario, creando más trabajo en el proceso.,
recuerde, si está buscando inversores, financiamiento externo o necesita crear proyecciones financieras, deberá tener una estimación precisa de sus gastos comerciales regulares, categorizados adecuadamente. Aquí hay algunas maneras de hacer el proceso un poco más fácil.
Consejo # 1: Configure sus cuentas de gastos para reflejar su negocio
Si proporciona teléfonos celulares para representantes de campo y personal de ventas externo, asegúrese de incluir un gasto separado para teléfonos.,
para empresas más pequeñas, o aquellas que solo usan un teléfono fijo de oficina, su factura mensual se puede cargar en su cuenta de servicios públicos. Algunas empresas más pequeñas combinan los gastos de impresión y franqueo, pero si su empresa envía rutinariamente mercancías a los clientes, debe tener una cuenta separada para sus gastos de franqueo y entrega.
Consejo #2: codifique las facturas de los proveedores con la cuenta de gastos correcta
al configurar sus proveedores, ingrese un código o categoría de gastos predeterminados si es posible., Esto vincula al proveedor con el gasto correcto automáticamente, eliminando la necesidad de codificar manualmente las facturas del proveedor.
QuickBooks Online le permite ingresar una categoría de gastos al configurar los detalles del proveedor. Fuente: QuickBooks Online software.
si esto no es posible, asegúrese de examinar y codificar la factura correctamente para el proceso de cuentas por pagar, asegurándose de que cada factura ingresada esté codificada en la cuenta correcta. La consistencia también es importante, por lo que querrá asegurarse de codificar y registrar las facturas de manera consistente de mes a mes.,
Consejo # 3: Deje de usar hojas de cálculo y comience a usar software de contabilidad
Si bien el software de contabilidad no será de mucha ayuda si las facturas no se registran en la cuenta de gastos correcta, puede ayudarlo a categorizar y rastrear sus gastos durante todo el año.
otra ventaja: en lugar de gastar su tiempo sumando sus gastos, podrá crear un informe en minutos que mostrará todos sus gastos comerciales para el año, simplificando el proceso de deducción también.,
el mejor software de contabilidad para categorizar los gastos comerciales
Si tiene numerosos gastos que rastrear, lo mejor es usar un software de contabilidad para rastrearlos correctamente.
si bien es ciertamente posible realizar un seguimiento de los gastos utilizando una lista de gastos comerciales, o ingresando los gastos en una hoja de cálculo, llegado el momento de impuestos, apreciará la capacidad de extraer esos gastos fácilmente. Además, tiene la seguridad de tener una copia de seguridad adecuada y una pista de auditoría sólida en su lugar, en caso de que alguna vez sea auditado.,
estas son algunas de las mejores aplicaciones de software de contabilidad para rastrear los gastos de su negocio.
Zoho Books
Zoho Books ofrece una excelente capacidad de contabilidad y contabilidad para pequeñas empresas, incluida una sólida función de gestión de gastos.
Zoho Books ofrece numerosas formas de registrar los gastos de su negocio. Fuente: Zoho Books software.
una característica útil en Zoho Books es la opción de registrar un gasto, registrar el kilometraje o registrar los gastos en masa. Zoho Books también ofrece un excelente manual sobre cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales.,
AccountEdge Pro
AccountEdge Pro está diseñado para facilitar la vida a los propietarios de pequeñas empresas. Una de sus mejores características es la capacidad de asignar una cuenta de gastos adecuada a cada proveedor, por lo que cuando ingrese una factura para ese proveedor, las cuentas correctas se cargarán y acreditarán automáticamente.
AccountEdge Pro le permite ver las cuentas afectadas por una transacción de compra.
fuente: AccountEdge Pro software.,
si bien hay casos en los que un proveedor puede tener varias cuentas de gastos comerciales, como una empresa que puede ofrecer servicios de impresión y envío, en muchos casos, los proveedores solo representarán un solo tipo de gastos comerciales. Al configurar esto durante el proceso de configuración del proveedor, puede eliminar la necesidad de asignar el gasto cuando se ingresa.,
FreshBooks
FreshBooks ofrece múltiples formas de rastrear y administrar sus gastos, incluida la entrada de gastos estándar, la capacidad de cargar recibos desde su teléfono móvil o la opción de escanear un recibo directamente en FreshBooks.
La función de gastos de FreshBooks categoriza tus recibos automáticamente. Fuente: Freshbooks software.
con la categorización automatizada de recibos, FreshBooks hace que sea fácil rastrear y luego deducir todos los gastos permitidos y también es una buena opción para aquellos que preparan informes de gastos.,
no todo es deducible
junto con esta larga lista de deducciones permitidas, hay algunos gastos que nunca son deducibles para los propietarios de negocios, incluyendo cabildeo, contribuciones políticas, membresías en organizaciones sociales y, por supuesto, cualquier actividad ilegal como sobornos o sobornos.
la buena noticia es que la gran mayoría de los gastos de su negocio son deducibles., Solo asegúrese de que los está rastreando correctamente para aprovecharlos, y si tiene alguna pregunta sobre lo que es y no es deducible, siempre es mejor referirlos a su contador o CPA.