Cómo capturar datos importantes con aplicaciones de escaneo y OCR

una aplicación de escaneo con Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es indispensable para organizarse. Las mejores aplicaciones de escaneo le ayudan a capturar todo tipo de información, como diapositivas de presentación de una reunión, notas de pizarra, tarjetas de visita, por no hablar de documentos importantes. También son útiles para otros usos, desde digitalizar recetas de papel hasta guardar garantías.

hace unos años, tuve que conseguir un nuevo pasaporte y el mismo día, dejarlo para una visa., Justo después de recoger el pasaporte, pensé, » probablemente debería tener una copia de esto antes de entregarlo.»Saqué mi teléfono y lo escaneé. Efectivamente, la visa tomó más de dos semanas, y mientras tanto, necesitaba los detalles de mi pasaporte para un montón de papeleo. Bueno yo tenía una copia legible!

¿cómo funcionan las aplicaciones de escaneo?

cuando utiliza una aplicación de escaneo móvil, no es muy diferente a tomar una foto. En un entorno ideal, reproduce su Documento plano sobre un fondo contrastante y apunta la cámara de su teléfono hacia él.,

luego, la aplicación de escaneo lo guía a través del proceso. Por lo general, le indica que alinee los bordes del documento con marcas de recorte en la pantalla del teléfono. Manténganse firmes como puedan, pero no se preocupen. La aplicación se ajusta para movimientos leves. La exploración tarda uno o dos segundos. Cuando haya terminado, generalmente verá una vista previa de su Documento. La aplicación generalmente pregunta si desea agregar más páginas o iniciar un nuevo escaneo.

quizás esté pensando que podría omitir una aplicación de escaneo por completo y en su lugar tomar una foto de cualquier documento que desee guardar digitalmente., Podrías, pero hay dos desventajas. En primer lugar, es poco probable que una imagen sea tan clara como un escaneo, por lo que corre el riesgo de no tener texto legible. En segundo lugar, no puedes buscar el texto, lo que podría hacer que sea extremadamente difícil encontrar lo que necesitas más tarde.

¿qué debe escanear con una aplicación de escaneo?

veamos ejemplos de cómo puede usar una aplicación de escaneo para mantenerse organizado. Después de eso, explicaré qué características debe buscar en las mejores aplicaciones de escaneo y nombraré algunas aplicaciones que las tienen.,

tarjetas de visita

la próxima vez que alguien le entregue una tarjeta de visita, use una aplicación de escaneo para capturar la información de contacto de esa persona y luego devuelva la tarjeta. Mostrarás lo fácil que es no usar papel mientras también recopilas sus detalles en un formato digital para que no tengas que escribir nada más tarde. Algunas aplicaciones de escaneo pueden detectar tarjetas de visita y crear una nueva entrada en su aplicación de contacto. Otros buscan en LinkedIn para sugerir conectarse allí.

pizarras y materiales de presentación

en las reuniones, la mayoría de nosotros queremos prestar toda nuestra atención a cada orador., Eso es difícil de hacer si estamos entrecerrando los ojos en una presentación o pizarra, con la esperanza de no perder un detalle importante. Una gran solución es escanear rápidamente las diapositivas u otros materiales a medida que aparecen sabiendo que puede verlas con más detalle más adelante.

Documentos para enviar por correo electrónico o hacer copias de seguridad

mientras que muchas personas y organizaciones están felices de enviarle documentos digitales, todavía hay muchos casos en los que encontramos papel. Digamos que su banco le da un documento importante en papel para firmar, pero usted quiere que su abogado lo revise primero., Es un buen momento para usar su aplicación de escaneo. Escanee algunas páginas para que pueda enviarlas por correo electrónico de inmediato. Algunas aplicaciones de escaneo también incluyen una herramienta que te permite firmarlas digitalmente.

otros documentos importantes que tal vez desee escanear y respaldar incluyen registros de inmunización, documentos fiscales y certificados legales (nacimiento, matrimonio, inmigración, etc.).).

qué buscar en una aplicación de escaneo

las mejores aplicaciones de escaneo capturan sus documentos claramente, hacen que el texto pueda buscarse y lo ayudan a guardar los archivos terminados en los lugares correctos., Esto es lo que debe buscar:

Detección automática de bordes

una excelente aplicación de escaneo y OCR encuentra automáticamente los bordes de sus documentos. Cuando apunte la cámara hacia el papel, las marcas de recorte que vea En la pantalla deben buscar el borde del documento por sí solas y ajustarse a diferentes dimensiones. Por lo tanto, ya sea que esté escaneando una hoja de papel A4 o una tarjeta de visita, la aplicación lo calcula automáticamente.,

opciones de guardado y exportación

las mejores aplicaciones de escaneo le ofrecen opciones para guardar o exportar sus textos recién escaneados, como Google Drive, Dropbox u otro servicio de almacenamiento. No quieres una aplicación que te obligue a guardar documentos en un nuevo lugar.

OCR

mencioné OCR en la parte superior de este artículo. Cuando tiene OCR, cualquier palabra que escanee se convierte en texto. También puede copiar y pegar el texto o editarlo. Digamos que escaneas una receta y ves que tiene un error tipográfico., Con una muy buena aplicación de escaneo y OCR, debería ser capaz de corregir el error tipográfico. Algunas aplicaciones pueden convertir su texto final a un formato de procesamiento de texto familiar, como .docx. Otros le permiten cambiar el texto directamente en la aplicación sin tener que abrir el documento en un procesador de textos primero.

el OCR también le permite buscar el texto de los documentos. Esto significa que si desea encontrar sus registros de vacunación, puede intentar buscar el nombre de su médico para encontrar el archivo. No es necesario recordar el nombre del archivo. Si utiliza la búsqueda mucho para encontrar archivos, entonces definitivamente necesita OCR.,

funcionalidad de búsqueda

tal vez no esté súper organizado cuando se trata de exportar y guardar sus archivos en otra ubicación. En ese caso, le gustaría poder buscar en el contenido de la aplicación de escaneo cualquier cosa que una vez escaneó y ahora necesita. Una gran aplicación de escaneo tendrá su propia funcionalidad de búsqueda.

Soporte de varias páginas

Las aplicaciones de escaneo realmente buenas pueden escanear varias páginas consecutivamente. A continuación, deben recopilar todas las páginas en un solo PDF con facilidad., Las aplicaciones de escaneo más avanzadas también corrigen la distorsión de la página, como cuando escaneas páginas de un libro y no puedes hacer que quede plana.

Price

muchas de las mejores aplicaciones de escaneo y OCR tienen un nivel de servicio gratuito y un nivel de pago premium. OCR A veces se considera una característica premium. El precio de las aplicaciones de escaneo y OCR es un poco loco. Por un tiempo, usted podría esperar pagar entre 4 4 y 7 7 para una aplicación decente. Ahora, las tarifas únicas son diez veces más altas. Si bien las tarifas de suscripción son más razonables, algunas personas solo necesitan una aplicación de escaneo unas pocas veces al año.,

las mejores aplicaciones de escaneo

ahora que entiende lo que pueden hacer las aplicaciones de escaneo y por qué podría querer una, Aquí están algunas de las mejores que puede encontrar. Me he centrado en aplicaciones que ofrecen escaneo y OCR y hacen que su texto sea editable. Hay muchas aplicaciones que solo escanean. Evernote Scannable y la aplicación móvil de Dropbox son dos ejemplos. Pero no te dan un texto final que puedas copiar y pegar o editar. Estas aplicaciones lo hacen.

no importa qué aplicación elija, encontrará que tener una aplicación de escaneo a mano en la que confíe lo ayuda a digitalizar sus documentos y mantenerse organizado.,

ABBYY FineScanner

Gratis; Pro por $4.99 por mes, 1 19.99 por año o fee 59.99 por una sola vez

ABBYY FineScanner es posiblemente el mejor y más capaz escáner y aplicación de OCR para dispositivos móviles. Exporta archivos a una variedad de formatos, le permite guardar archivos en la mayoría de los principales servicios de almacenamiento e incluso ejecuta OCR en más de 40 idiomas. Necesita una cuenta Premium Para obtener OCR, que cuesta 4 4.99 por mes, 1 19.99 por año o 5 59.99 por un cargo único.,

disponible en Android, iOS

Microsoft Office Lens (gratuito en Apple App Store)

gratuito

Microsoft Office Lens es una de las pocas aplicaciones de escaneo completamente gratuitas. Es un poco más lento y torpe que otras aplicaciones con detección de bordes y recorte, pero hace el trabajo. La aplicación tiene modos especiales para escanear tarjetas de visita y pizarra. Para editar el texto que escanea, debe exportar el texto a través de Microsoft OneDrive y luego abrirlo Word.,

Disponible en Android, iOS, Windows

Scanbot 9 ($7.99 en Scanbot)

Libre; Pro por $4.49 primer año de $22.49 por año, o $69.99 un tiempo en iOS

Scanbot es una excelente escaneo y OCR de la aplicación. Dicho esto, la compañía cambió recientemente su modelo de precios de una tarifa única de bajo costo a una suscripción anual o una tarifa única más cara ($69.99). Además, los precios son muy difíciles de rastrear. En cualquier caso, vale la pena considerar la versión Pro de Scanbot si necesita una aplicación de escaneo rápida y precisa para casi cualquier tipo de documento., Tiene buenas herramientas de corrección de color y optimización, además de otras características de escaneo, como un lector de código QR y un escáner de código de barras. También puede usarlo para firmar documentos usando nada más que su dedo y teléfono o tableta.

disponible en Android e iOS

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