¿Cuál es el método de propuesta?
Las propuestas están escritas por una variedad de razones y pueden seguir una amplia gama de formatos. En última instancia, el objetivo de una propuesta es presentar una idea a una persona u organización y persuadirlos de que vale la pena perseguir su idea. Dependiendo de la complejidad y formalidad del alcance de su propuesta, es posible que necesite más o menos profundidad., Sin embargo, todas las propuestas tienen una estructura básica bastante simple, que sigue seis partes genéricas:
- Tema: indique su tema y su propósito para escribir la propuesta.
- paradigma: Describe el estado actual o el entendimiento tal como lo conoce tu audiencia.
- brecha: identificar la brecha en el conocimiento de la práctica como lo ve el paradigma actual. Mostrar lo que falta (esto es esencialmente una declaración de problema).
- pronóstico: pronostique la organización de la propuesta para que su lector sepa exactamente qué esperar. A continuación, siga ese orden a lo largo de la propuesta.,
- Investigación: proporcione una explicación detallada de la investigación que llevará a cabo para obtener más información sobre el problema/brecha y la solución.
- proposición: proponga algo nuevo, basado en su investigación, que llene el vacío o resuelva el problema.
con esos seis componentes básicos en mente, la mayoría de las propuestas, especialmente las que requieren una gran cantidad de formalidad, investigación, planificación y presentación, requieren mucha más profundidad y la estructura organizativa puede incluir hasta 14 o más secciones/componentes diferentes., Si está buscando cómo escribir una propuesta completa y en profundidad, incluya las siguientes catorce secciones y siga el orden que se proporciona a continuación:
- Carta de transmisión
- portada/página de título
- Resumen Ejecutivo
- tabla de contenidos
- lista de figuras
- Introducción
- Descripción del proyecto/entregable
- metodologías
- Timeline
- presupuesto
- Análisis costo/beneficio
- calificaciones
- Conclusión
- apéndices
¿Qué debo saber sobre las propuestas?,
a continuación se describe cada una de las secciones de la propuesta. Pero primero, debes saber algunas cosas sobre cómo escribir una propuesta:
Las propuestas son para resolver problemas
lo más fundamental que necesitas saber sobre cómo escribir una propuesta es que estás proponiendo una solución a un problema. Esto significa que usted debe ser consciente de lo que es el problema, lo grave que es, a quién afecta, cómo (si es que lo es) el problema se ha abordado en el pasado, y cómo espera ser capaz de resolverlo de una manera que no se ha hecho antes.,
La Audiencia importa
A pesar de lo que se le haya enseñado en su clase de escritura técnica o comercial, no hay una fórmula precisa para escribir una propuesta. Al final, una persona real va a leer (o no leer si no tienes cuidado) tu propuesta y es importante que atiendas sus expectativas. Cuando usted escribe una propuesta para una subvención, es imperativo que siga las pautas dadas por la organización. Si no lo haces, el tuyo casi seguro será arrojado. Si está escribiendo una propuesta para su empresa, mire y vea qué propuestas se han escrito en el pasado., Siga lo que se espera.
Las propuestas son documentos persuasivos
quizás parezca obvio,pero cuando escribes una propuesta, estás tratando de persuadir a la gente para que te permita seguir adelante con tu gran idea. Para conseguir que otros se unan, tienes que ser impresionante e incuestionablemente persuasivo. Por lo tanto, asegúrese de enmarcar cada sección de la propuesta de tal manera que su proyecto suene importante, valioso, valioso, claro, efectivo, seguro, factible o cualquier otra cosa que pueda convencer a quienes lo revisan., Además, asegúrate de evitar declaraciones que te hagan parecer inseguro de ti mismo o demasiado confiado en ti mismo. Es una delgada línea entre sonar incompetente (cuando dices frases como «creo» o «creo» o «supongo que that») y sonar arrogante (cuando dices frases como «estoy seguro de que estarás de acuerdo» o «soy la mejor opción que tienes).
Las propuestas no suelen ser leídas por una sola persona
cuando escribes una propuesta, debes tener en cuenta que varias personas a menudo evaluarán la viabilidad de lo que estás proponiendo. Y cada persona tiene un interés diferente en su aprobación., Un contador puede estar a cargo de leer su sección de presupuesto, pero no puede mirar nada más. Un comité de lectura solo puede mirar el resumen ejecutivo para una validación rápida. O un grupo especializado solo puede estar interesado en sus metodologías. Es importante que reconozca de antemano quién probablemente se preocupe más por cada parte de la propuesta.
Lo específico es lo más importante
uno de los mayores escollos al escribir una propuesta es no ser lo suficientemente específico. No confunda la longitud de la propuesta con detalles específicos. Algunas propuestas muy largas son, simplemente, largas., Asegúrese de que cada detalle que incluya haga que el proyecto que propone sea más claro. Si un detalle no es valioso para las partes interesadas, déjelo fuera. Y evite contar historias (o lo que a menudo se conoce como «metadiscurso») en su escritura. En otras palabras, evite interponerse a sí mismo y a sus deseos, pensamientos y procesos para elegir el proyecto y decidir escribir sobre él. Apégate a por qué el proyecto es importante y cómo vas a completarlo.
Carta de envío
Las cartas de envío son una cortesía y una formalidad., Están escritas en formato de carta de negocios profesional y están dirigidas a la persona o al Comité de revisión al que está enviando la propuesta. Su carta de envío debe incluir una breve introducción en la que se exponga a sí mismo y el propósito de la propuesta. La carta generalmente incluirá una descripción muy breve (uno o dos párrafos) del proyecto que está proponiendo. La carta de envío también debe incluir algún tipo de declaración final, generalmente proporcionándole información de contacto y una declaración sobre la posibilidad de responder cualquier otra pregunta sobre la propuesta o el proyecto.,
portada o Portada
todas las propuestas profesionales deben incluir una portada. Estos son más importantes que solo para la decoración. En las portadas figura el título de la propuesta, el autor o los autores, la fecha de presentación, la persona o el Comité al que se presenta la propuesta y cualquier otra información pertinente O solicitada. Si usted está enviando a su empresa o a una organización de subvención o financiamiento, asegúrese de seguir sus pautas para lo que debe incluirse en la portada. La mayoría de las organizaciones tienen una preferencia por la cubierta, ya que utilizan un sistema de archivo para mantenerse organizados.,
Resumen ejecutivo
los resúmenes ejecutivos suelen ir inmediatamente después de la portada (antes del índice). Estos son resúmenes de toda la propuesta. Los resúmenes ejecutivos a menudo se olvidan, pero sirven para un propósito importante. Recuerde que generalmente hay un gran número de partes interesadas involucradas en la lectura de propuestas. Algunas personas solo necesitan un vistazo rápido de toda la propuesta, pero no tienen el tiempo o el interés en leer todo el asunto. Los resúmenes ejecutivos proporcionan un vistazo a toda la propuesta., Sin embargo, es importante que cada sección de la propuesta se aborde en el resumen. Por lo general, los resúmenes ejecutivos son de 1 a 2 páginas de longitud.
tabla de contenidos
Las propuestas correctamente diseñadas incluían una tabla de contenidos. Incluso para proyectos simples, las propuestas terminan siendo un mínimo de 15-20 páginas. Es importante que su propuesta esté organizada y que los lectores puedan encontrar rápidamente la información que están buscando. Si los contadores solo necesitan ver el presupuesto propuesto, por ejemplo, deberían poder encontrar rápidamente la página en la que se encuentra.,
lista de figuras (y lista de tablas)
La mayoría de las propuestas, especialmente las largas, incluyen figuras y tablas. Si alguien necesita consultar su propuesta y solo está interesado en su diagrama de Gantt (que describe su línea de tiempo), necesita saber dónde ubicar el gráfico. Piense en la página Lista de figuras como una extensión de su tabla de contenido que localiza específicamente elementos visuales, incluyendo imágenes, tablas, gráficos, diagramas y tablas. A menudo, si tiene varias figuras y varias tablas, querrá una página de Lista de tablas separada de la página de Lista de figuras.,
Introducción
las introducciones son mejores si se mantienen cortas y al grano. Si necesita presentarse, puede hacerlo, pero sea breve. El propósito principal de la introducción, sin embargo, es indicar su proyecto y su propósito. Esta es tu primera oportunidad de ser realmente persuasivo, por lo que es importante que hagas que suene como si el proyecto que estás proponiendo fuera importante., Esto significa que necesita
1) introducir su tema
2) Proporcionar una declaración del problema
3) ofrecer una solución rápida al problema
uno de los mayores escollos en la redacción de propuestas es no indicar claramente que hay un problema real para empezar que vale la pena resolver. Recuerde desde arriba que las propuestas están escritas para resolver problemas., Así, por ejemplo, si usted es un gerente de una sucursal de una empresa a nivel nacional, y desea proponer a sus superiores que necesita reubicar su tienda en otro edificio, tendrá que decirles 1) que propone el traslado del edificio, 2) que el edificio necesita ser trasladado porque su ubicación dificulta el crecimiento (declaración del problema), y 3) que tiene una ubicación en mente que mejorará las oportunidades de crecimiento.
sin importar de qué se trate su propuesta, sin embargo, debe tener una declaración de problema y una solución en la introducción., Si esto no está claro y al grano, sus posibilidades de que alguien lea el resto de la propuesta se vuelven tenues.
Descripción del proyecto o entregable
esta sección puede tomar muchos nombres diferentes y a menudo se subdivide en muchas secciones más pequeñas. Pero independientemente del nombre que le dé a esta sección y de cómo la organice, sepa que su objetivo principal es describir lo que es el proyecto, en su totalidad. Necesitas explicar todo lo que terminarás produciendo o haciendo. Todo. Sin embargo, evite describir cualquier cosa que explique cómo lo hará., Esto es para la siguiente sección, metodologías. En la sección Descripción del proyecto, primero podrías pensar en términos de una lista. ¿Qué es exactamente todo lo que va a producir o ayudar a producir? ¿Cómo, exactamente, se verá el proyecto (o entregables) cuando se complete?
es muy importante que seas claro, sucinto y organizado en esta sección. Si deja preguntas sobre cuál será el resultado final, es muy probable que sus revisores se den por vencidos y nieguen la aprobación de la propuesta.,
Metodologías
Después de describir los detalles de su proyecto, usted ahora cómo la oportunidad de escribir cómo va a completar su proyecto. Tome sus secciones y descripciones de la sección proyecto/entregables y describa, en detalle, cómo obtendrá la información, los permisos y otras herramientas para completar el proyecto. Es posible que incluso tenga que describir los planes de recaudación de fondos si se necesita más dinero para completar el proyecto.,
una de las mayores dificultades en la sección Métodos es indicar nuevos componentes a su proyecto que no se describieron anteriormente, la descripción del proyecto/entregables. Evite indicar nueva información sobre el proyecto aquí. Más bien, concéntrese completamente en cómo investigará, planificará, trabajará y ejecutará el proyecto que se describió anteriormente. Si te das cuenta de que no explicaste algo en la sección anterior de la propuesta, regresa e inclúyelo allí. Los revisores de propuestas no odian nada más que recibir nuevas sorpresas en el camino., Si Nuevas piezas del proyecto siguen apareciendo en la propuesta, comenzarán a preguntarse si has pensado esto hasta el final y si sabes cuánto implica realmente el proyecto.
con eso en mente, es importante que seas muy específico sobre tus métodos. Describa, en detalle, su investigación, si va a entrevistar a personas, a quién va a entrevistar, cómo va a crear o diseñar algo, a quién va a consultar, y así sucesivamente.
línea de tiempo
la línea de tiempo, en realidad, es una extensión de sus métodos., Pero para la claridad y el bien de la organización, la línea de tiempo por lo general tiene una sección propia. Los revisores necesitarán saber cuándo completarás diferentes puntos de referencia en el proyecto y necesitarán saber si has planeado suficiente tiempo entre segmentos. En su mayoría, necesitan algo para seguir con usted. Una línea de tiempo también es buena para usted, ya que le ayudará a mantener el ritmo y mantenerse organizado. Piense creativamente sobre la mejor manera de mostrar visualmente su línea de tiempo. ¿Es más apropiado un diagrama de Gantt? O tal vez una mesa? O una línea de tiempo lineal?, Sea lo que sea que elijas, asegúrate de que está claro qué sucederá cuando y quién estará involucrado en varios puntos.
presupuesto
en cierta medida, es posible que parte de su presupuesto se muestre en la sección métodos, pero solo hasta el punto en que describa cómo recaudará fondos. En esta sección, debe describir todos los costos posibles que se le ocurran. No es necesario describir cómo obtendrá el dinero (generalmente las organizaciones que propone ofrecer el dinero basado en la aprobación de la propuesta y el presupuesto propuesto) a menos que su propuesta sea, específicamente, sobre la recaudación de dinero., Pero usted necesita ser considerado de cada costo posible. Nada es peor que obtener una propuesta aprobada y luego darse cuenta de que le costará más de lo que fue aprobado para gastar.
análisis de Costo / Beneficio
los análisis de costo y beneficio no son un requisito para muchas propuestas, particularmente para proyectos que no requieren mucho dinero para completarse. Sin embargo, usted puede encontrarse proponiendo algo que es controvertido o que de otra manera cuesta mucho dinero., Además de indicar una declaración de problema muy persuasiva en su introducción, es posible que deba explicar por qué este proyecto en particular vale la pena gastar el dinero. Para ser persuasivo, enfóquese en todas las partes interesadas; señale cuántas personas, organizaciones u otras entidades se beneficiarán de esto. Si hay riesgos, indíquelos, pero encuéntrelos de una manera que sugiera que el costo probablemente superará los riesgos. Recuerda que las propuestas, más que la mayoría de los documentos, son documentos persuasivos y es importante que enmarces todo de una manera que haga que tu proyecto suene muy, muy importante., Pero, por supuesto, no exageres.
calificaciones
muchas veces escribirás propuestas a personas que no conoces. Pero incluso si conoce a la persona o personas a cargo de revisar su propuesta, es importante que suene calificado. En el campo de la retórica, esto se llama ethos, que se refiere a su credibilidad. Reconozca que los revisores preguntarán en su cabeza mientras leen su propuesta, » ¿pero por qué esta persona? Que son capaces?»
Proporcionar tanta información como usted piensa que es importante para construir su credibilidad., Evita cualquier cosa que te haga parecer menos calificado. Algunos revisores de propuestas requerirán que usted indique sus credenciales, incluyendo títulos universitarios, experiencia laboral, conocimientos e incluso currículos y ejemplos de trabajo. Asegúrate de saber cuánta información querrán y necesitarán.
conclusión
todo documento necesita un principio, un medio y una conclusión. Desafortunadamente, las conclusiones a menudo se olvidan. En su conclusión, debe reiterar la declaración del problema, recordando a los revisores lo importante que es este proyecto., Pero también deberá proporcionar una solicitud de aprobación (para que quede claro que espera obtenerla). Además, necesitará que los revisores sepan cómo comunicarse con usted si necesitan más información de usted. Las conclusiones no son solo un trabajo ocupado para pulir su documento; son una cortesía, lo que hace que su propuesta sea más persuasiva. Andy proporcionan información valiosa sobre cómo obtener una respuesta y ponerse en contacto con usted. Sin una conclusión, puede dejar alguna ambigüedad no deseada en el alcance de las propuestas.,
asegúrese de citar toda la investigación secundaria utilizada para el desarrollo de su proyecto y propuesta. Si bien el formato APA es el formato de cita más común para las propuestas, es posible que deba seguir un estilo diferente dependiendo de su organización, las instrucciones del curso u otras expectativas. De todos modos, es importante que cite las fuentes de acuerdo con un formato reconocido y que éticamente dé crédito a todas las ideas y citas directas utilizadas.
Apéndices
aunque no todas las propuestas necesitarán apéndices, es posible que la suya sí., Considera qué información pueden desear tus revisores que no encaja fácilmente en otras secciones de tu propuesta. Es posible que deba incluir balances, por ejemplo, que ocuparían demasiado espacio en la sección de presupuesto. O bien, es posible que deba incluir dibujos que realmente no encajen naturalmente en la descripción del proyecto/entregables. Sin embargo, si opta por incluir apéndices, asegúrese de mencionarlos antes en la propuesta. En la sección del presupuesto, por ejemplo, puede decir algo como esto :» para más información financiera, consulte los balances en el Apéndice A.,”