escribir una propuesta de patrocinio para atraer patrocinadores para su evento u organización puede parecer una tarea desalentadora. Su paquete de patrocinio consistirá en una carta de propuesta de patrocinio y un acompañante niveles de patrocinio documento. Ambos son esenciales. Su carta de propuesta de patrocinio es donde usted hará su primera impresión en su posible patrocinador.,
dividir el proceso de escribir esta carta en varios pasos puede ayudar a que la tarea sea más accesible y menos intimidante. La composición de una carta de propuesta de patrocinio profesional se puede abordar como una serie de 6 pasos distintos:
Paso 1: Abra su carta con un encabezado profesional
esto puede parecer obvio, pero es muy común que las cartas de propuesta de patrocinio se abran sin un encabezado profesional. Esto instantáneamente hace que su carta parezca poco profesional y reduce la efectividad general de su paquete de patrocinio., Un encabezado profesional debe comenzar con el membrete de su organización, o si no tiene ningún membrete, un bloque de texto en la parte superior de la página que lo identifique a usted y/o a su organización y su dirección. Si tiene un logotipo para su organización o evento, este es un buen lugar para insertarlo. A continuación, incluya el nombre y la dirección de la organización a la que se dirige y la fecha de la carta. Finalmente, abra la carta dirigiéndose cordialmente a la persona que ha identificado en la organización objetivo., Si no ha identificado a la persona responsable de los patrocinios, debe hacerlo antes de intentar enviar una carta. Refrain from ever sending a sponsorship letter addressed»to whom it may concern». En este punto, su carta debe verse algo como esto:
consejo: el uso de una plantilla de Word pre-construida puede facilitar el proceso de componer una carta profesional.,
Paso 2: descríbase a sí mismo o a su organización
Una vez que tenga su encabezado profesional y haya identificado a la persona adecuada para enviar su carta, debe comenzar describiéndose a sí mismo o a su organización. Esta descripción no necesita ser súper larga, pero debe ser muy enfocada y concisa para que su posible patrocinador tenga una idea inmediata de su misión y por qué está buscando apoyo. También debe incluir algunos detalles sobre su evento, si está planeando uno., Si no está planeando un evento, debe describir en detalle lo que está haciendo y cómo un posible patrocinador podría beneficiarse de él. Mantenga esta porción de su carta breve, pero trate de alcanzar los puntos altos para que su patrocinador objetivo tenga una buena idea de quién es usted, lo que está haciendo y por qué deberían considerar apoyarlo., En este punto, su carta debe verse algo como esto:
Paso 3: explique cómo el apoyo de un patrocinador hacia usted es beneficioso para ellos
en su segundo párrafo explique a su patrocinador potencial cómo asociarse los beneficiará. Dé ejemplos específicos de lo que sus patrocinadores ganarán trabajando con usted. Recuerde que desde la perspectiva de un patrocinador, la relación está más enfocada en lo que obtendrán de ella en lugar de lo que usted obtendrá de ella., En este punto, su carta debe verse algo como esto:
Paso 4: Escriba un párrafo de cierre
en su tercer y último párrafo dirija su contacto a materiales adicionales que haya incluido con su paquete de propuesta de patrocinio. Su paquete debe consistir en esta carta de propuesta de patrocinio, una hoja de datos de patrocinio, así como un documento de propuesta de patrocinio que describe los niveles de patrocinio y las opciones que pueden seleccionar., En este punto, su carta debe verse algo como esto:
Paso 5: incluya una propuesta de patrocinio y una hoja de datos de patrocinio
su carta de propuesta de patrocinio no puede mantenerse por sí sola. Tómese el tiempo para crear una propuesta de patrocinio que incluya niveles detallados de patrocinio y un formulario de compromiso de patrocinio; e incluya estos documentos con su carta. Su carta de propuesta de patrocinio funciona como una invitación a sus posibles patrocinadores para que consideren asociarse con su organización., Si su carta es convincente y parece ser una buena pareja, su posible patrocinador necesita saber más sobre lo que está buscando en términos reales, y lo que específicamente obtendrán a cambio de cualquier nivel de inversión que estén dispuestos a hacer. Sin una propuesta de patrocinio detallada, no podrán considerar su solicitud en absoluto. Un segundo documento a considerar incluyendo con su carta de patrocinio es una hoja de datos de patrocinio. Este documento de una página ofrece una visión general de alto nivel sobre su organización y / o evento., Es una buena manera para que el jefe de un coordinador del patrocinio o el jefe del jefe aprenda sobre usted sin tener que leer la propuesta entera del patrocinio.
Aprenda más sobre cómo producir un paquete de patrocinio profesional
Paso 6: firme su carta y envíe su paquete de propuesta de patrocinio
Una vez que haya agregado materiales de apoyo a su paquete de propuesta de patrocinio, asegúrese de firmar su carta. Esto puede parecer trivial, pero agrega un nivel de personalización y un toque humano que puede marcar la diferencia., Opciones para enviar el paquete a su contacto, incluyendo enviar una copia impresa (preferido), enviar por correo electrónico un documento PDF de todo el paquete o entregar el paquete en mano si esa es una opción.