nota introductoria
si envía su mensaje como parte de una publicación en TeamGantt o en una aplicación, querrá proporcionar una breve introducción a los temas candentes en su informe de estado semanal. Esto guiará a sus lectores a las partes más importantes del informe de estado del proyecto y los preparará para la discusión de seguimiento sobre ellos., El siguiente mensaje también es un excelente ejemplo de correo electrónico para las actualizaciones del estado del proyecto:
resumen
dentro de esta sección de la plantilla de informe de estado semanal, debe describir todas las cosas que han sucedido (o no sucedieron) en su proyecto en la semana pasada, así como lo que espera lograr en la próxima semana. Las balas generalmente funcionan en esta sección. Estas deben ser breves declaraciones sobre el estado de las tareas, los entregables, las reuniones, las comunicaciones, las decisiones, etc.,
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finalización del cronograma general del proyecto
si está creando planes utilizando nuestras mejores prácticas, está creando su proyecto en grupos para que pueda informar sobre el estado de una fase, entrega o tarea. En esta sección de la plantilla de actualización semanal del proyecto, debe incluir el porcentaje total de finalización de su proyecto, así como sus grupos de proyecto.
estado del presupuesto
no mantenga a su equipo o clientes en la oscuridad cuando se trata del presupuesto restante de su proyecto., Dependiendo de su proyecto, es posible que prefiera compartir el presupuesto general o los presupuestos de las tareas en las que está trabajando. Dentro de nuestra plantilla de informe de estado del proyecto, ¡le damos espacio para hacer ambas cosas!
también podría considerar compartir un porcentaje general gastado en comparación con el número de horas gastadas. Haga su debida diligencia aquí y discuta con su equipo o liderazgo para determinar cuán transparente debe ser en el informe de estado semanal. Y no sea tímido para agregar notas si cree que sus clientes o equipo se pondrán nerviosos sobre el estado., Este es un ejemplo de informe de estado:
próximas tareas e hitos
esto puede parecer redundante en función de lo que enumeró en la sección» Resumen», pero piense que es solo otra forma de enumerar hitos importantes, o incluso próximos días festivos o eventos, en la actualización de estado de su proyecto que necesita que todos tengan en cuenta.
tómese su tiempo aquí para compartir más detalles sobre las tareas y los hitos. Cuanto más detalle pueda proporcionar, mejor será., Además, asegúrate de usar la tabla de la plantilla del informe de estado del proyecto cada vez que la envíes a tu equipo para articular elementos específicos. Esto ayudará a las personas a leer y ver los detalles fácilmente.
elementos de acción
Los proyectos son más que tareas e hitos. De hecho, normalmente tiene que realizar un seguimiento de una serie de tareas pendientes o elementos de acción para cumplir con esos hitos., Usa la tabla simple dentro de nuestra plantilla de informe de estado semanal para hacer un seguimiento de todo lo que afecte a tu cronograma y presupuesto, y asegúrate de asignar la propiedad a cada miembro del equipo para que todos entiendan lo que se espera de ellos.
riesgos, problemas y planes de mitigación del proyecto
no hay duda de que las cosas van mal en los proyectos, pero no tienen que hacerlo. Será tu trabajo estar atento a los problemas y riesgos para asegurarte de que las cosas no salgan mal., Usted querrá compartir tantos detalles aquí como sea posible, y estar preparado para discutirlo. Hemos creado una sección dentro de la plantilla de actualización del proyecto para darte la posibilidad de hacerlo.
cualquier miembro del equipo o stakeholder que no se asuste un poco por el riesgo de un proyecto es probablemente demasiado comprobado. ¡Es un riesgo para ti!
también: es posible que no siempre esté haciendo un seguimiento de los riesgos en sus proyectos, pero aún así debe dejar esta sección en su informe de estado semanal. Es importante que tu equipo y tus clientes sepan que estás buscando problemas potenciales en todo momento., Además, si no hay nada allí para informar, puede finalizar su registro de estado en una nota alta.
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