Política de tarjeta de crédito de la empresa

descripción general de la política de tarjeta de crédito de la empresa y plantilla de muestra.

25 de enero de 2021

Recursos Humanos

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políticas

plantilla de Política de tarjeta de crédito de la empresa:

Introducción.,

Las empresas utilizan las tarjetas de crédito de la empresa para gestionar pequeños y medianos gastos relacionados con el mantenimiento y desarrollo de la empresa. Debido a las implicaciones financieras y los riesgos asociados con las tarjetas de crédito de la empresa, creó esta política para definir claramente los protocolos, limitaciones y Condiciones de uso.

Propósito.,

el propósito de esta política de tarjeta de crédito de la compañía es (a) describir los procedimientos de elegibilidad y autorización, (B) establecer los términos y Condiciones de la tarjeta de crédito de la compañía, (c) definir las limitaciones y excepciones, y (d) explicar las violaciones de la tarjeta y el proceso de acción disciplinaria.

Alcance.

esta política se aplica a todos los empleados que están autorizados a utilizar la tarjeta de crédito de la empresa.

Autorización.

la tarjeta de crédito solo está disponible para el personal autorizado, es decir, el Director Ejecutivo, el Gerente de Finanzas y el Gerente de oficina., Tanto el Director Ejecutivo como el Gerente de Finanzas se reservan el derecho de liberar la tarjeta de crédito de la compañía a cualquier empleado(S), dependiendo de las circunstancias, la documentación necesaria y los gastos relacionados con la compañía.

solicitud de tarjeta de crédito para empleados.

cada empleado tiene que completar una solicitud de tarjeta de crédito de empleado antes de requerir acceso a los fondos de la tarjeta de crédito. En la solicitud, un empleado debe indicar su razonamiento para requerir la tarjeta y firmar que comprende los riesgos asociados con asumir la responsabilidad de la tarjeta., El Departamento de Finanzas es responsable de emitir el formulario de solicitud de tarjeta de crédito del empleado, pero solo el Gerente de Finanzas y / o el Director Ejecutivo tienen la autoridad para aprobar la solicitud.

contrato de tarjeta de crédito para empleados.

una vez que la solicitud de tarjeta de crédito de un empleado es aprobada por el Gerente Financiero y/o Director Ejecutivo, él/ella debe firmar y cumplir con un Acuerdo de tarjeta de crédito de empleado. En este Acuerdo, el empleado firmará que reconoce que la tarjeta de crédito de la empresa pertenece y la administración tiene el derecho de investigar los cargos, con o sin causa., El Acuerdo de la tarjeta de crédito es emitido y archivado por el Departamento de Finanzas y el Departamento de Recursos Humanos (HR).

Condiciones de Uso.

• se reserva el derecho de liberar y retirar la tarjeta de crédito de la empresa en cualquier momento, con o sin causa.
• la tarjeta de crédito solo debe utilizarse para gastos relacionados con la empresa y para fines relacionados con los compromisos laborales del empleado.
• la tarjeta de crédito de la compañía no se puede usar para recibir anticipos de efectivo, cheques bancarios, cheques de viajero y/o transferencias electrónicas de efectivo.,
• Un empleado en posesión de la tarjeta de crédito de la empresa debe asumir la plena responsabilidad de todas las compras realizadas en la tarjeta.
• Un empleado en posesión de la tarjeta de crédito de la compañía tiene prohibido dar la tarjeta a personas y/o empleados no autorizados, incluidos compañeros de trabajo.
• Los empleados que deben asistir a viajes de negocios pueden usar la tarjeta de crédito de la compañía para alojamiento, transporte y/o comidas, siempre que cada compra se adhiera a la Política de viajes de la compañía.
• la tarjeta de crédito no se puede utilizar para gastos personales.,
• El Gerente de Finanzas y / o el Director Ejecutivo se reserva el derecho de ver los estados de cuenta mensuales de las tarjetas de crédito, con o sin causa.
• cada transacción realizada con la tarjeta de crédito de la COMPAÑÍA debe ser reportada al Departamento de Finanzas dentro de después de la compra.
• La Violación de esta política puede llevar a una acción disciplinaria, hasta e incluyendo la terminación.

Limitaciones.

las limitaciones de la tarjeta de crédito se basan en el nivel de antigüedad de cada empleado en la empresa.,

• Director Ejecutivo:
• Gerente de Finanzas:
• Gerente de la Oficina:
• Media/Baja-Nivel Empleado:

Excepciones.

reconoce que cada caso es diferente y que un empleado puede requerir tarifas adicionales, dependiendo de su departamento, frecuencia de uso y circunstancias específicas del caso. Por lo tanto, los empleados tienen derecho a solicitar una excepción, pero tendrán que explicar el razonamiento para la compra adicional. Cada compra que exceda el límite debe ser aprobada primero por el Gerente Financiero y/o el Director Ejecutivo.

transacciones disputadas.,

en el caso de que un empleado cuestione un cargo realizado en la tarjeta de crédito de la empresa mientras está en su posesión, el problema debe ser señalado a la atención de la administración de inmediato. Todas las transacciones disputadas deben ser resueltas por el proveedor, el Departamento de Finanzas y el banco. Es responsabilidad del titular de la tarjeta obtener y presentar toda la documentación de prueba de pago con el Departamento de Finanzas.

acción disciplinaria.

si un empleado viola los términos y Condiciones de esta política, estará sujeto a acción disciplinaria, hasta e incluyendo la terminación., Las violaciones de esta política incluyen:

• Usar la tarjeta de crédito de la compañía para gastos personales, ilegales y / o no autorizados.
• No completar una solicitud de tarjeta de crédito de empleado y / o un Acuerdo de tarjeta de crédito de empleado antes de usar la tarjeta.
• Dar la tarjeta de crédito de la empresa a personal no autorizado sin notificar a la dirección.
• No reportar los gastos de manera oportuna.

dependiendo de la gravedad y frecuencia de la violación de la política de cada empleado, él/ella podría enfrentar una advertencia por escrito, una posible suspensión y/o terminación., Cada violación debe ser investigada a fondo por el Departamento de Finanzas y el Departamento de Recursos Humanos (HR).

preguntas frecuentes:

¿qué se incluye en una política de tarjeta de crédito de la empresa?

• Introducción.
• declaración de Propósito.
• Alcance.
• procesos de Autorización.
• Condiciones de uso.
• Limitaciones.
• Excepciones.
• transacciones disputadas.
• proceso Disciplinario.

¿qué es una política de tarjeta de crédito?

un documento oficial que estipula los términos y Condiciones de uso de una tarjeta de crédito emitida por la empresa.,

¿cómo gestionan las empresas las tarjetas de crédito?

• Crear e implementar una política de tarjeta de crédito de la empresa.
• establecer limitaciones y protocolos que rigen el uso autorizado y no autorizado de una tarjeta de crédito de la compañía.
• completar acuerdos formales y aplicaciones para ayudar a crear un rastro de papel.
• Establecer procesos disciplinarios para violaciones de políticas.