¿Qué es una orden de compra y cómo funciona?

como propietario de una pequeña empresa, rastrear su inventario y ordenar suministros y productos vendibles puede no ser su tarea favorita, pero sin duda es esencial para el éxito de su empresa. Las órdenes de compra son esenciales para un proceso de compra bien administrado, pero muchos hombres y mujeres de negocios no entienden lo que realmente son, o cómo usarlos para el éxito financiero.,

En este artículo, hablaremos de:

• ¿Qué la orden de compra

• Lo que usted necesita incluir en un pedido de compra

• La diferencia entre una orden de compra y una factura

¿Qué es una Orden de Compra

la orden de compra (PO) es un documento jurídicamente vinculante creado por un comprador y se presenta a un vendedor. Al igual que su «carrito» en un sitio de comercio electrónico, una orden de compra es esencialmente una lista de lo que desea comprar., Establece los detalles del pedido, incluida la cantidad y los tipos de productos que el comprador necesita, así como las condiciones de pago y los detalles de entrega.

la diferencia entre una solicitud de compra y una orden de compra es que esta última actúa como un contrato entre el comprador y el vendedor. Al enviar un pedido, el comprador se compromete a comprar bienes o servicios por el monto acordado. Dado que la orden se llena antes de que el comprador reciba su factura, una orden de compra le da al vendedor un seguro contra el impago.

¿cómo funciona una orden de compra?,

las órdenes de Compra son generalmente utilizados por las pequeñas empresas que son pedidos de bienes en grandes cantidades. Por ejemplo, una tienda de mascotas puede necesitar comprar varios tipos de comida para perros de un proveedor y pedir muchas bolsas de cada tipo de comida. Este es el proceso de pedido que el propietario de la tienda de mascotas usaría para obtener los productos que necesita:

1. el propietario de la tienda se da cuenta de que tiene poco inventario.,

2. el propietario de la tienda crea una orden de compra que establece exactamente lo que necesita del proveedor y cuánto pagará por ello.

3. El proveedor responde «sí», porque pueden proporcionar esos artículos, y acepta el pedido.

4. el proveedor podría responder «No», si están fuera de stock, un artículo ha sido descontinuado o hay otros problemas con el pedido, en cuyo caso la orden de compra se cancela.

5. el proveedor cumple el pedido y entrega los artículos en la fecha de vencimiento acordada.,

6. El proveedor emite una factura o factura de venta para los artículos comprados.

7. el comprador paga por el artículo, y la venta se procesa a través del sistema POS del vendedor.

Los compradores también pueden crear pedidos especiales para envíos especialmente grandes o compras recurrentes. Una orden de compra permanente permite a un comprador comprar los mismos productos muchas veces utilizando el mismo número de orden de compra. Una orden de compra general es un acuerdo entre ambas partes para múltiples entregas durante un período determinado, por un precio determinado., Los pedidos generales se utilizan generalmente entre empresas con una relación sólida, y a veces vienen con descuentos u otros incentivos.

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Más información

la diferencia entre una orden de compra y una factura

debido a que las órdenes de compra y las facturas son documentos financieros legalmente vinculantes que se intercambian entre vendedores y compradores, no es sorprendente que los dos se confundan a menudo. Los dos también están conectados porque una orden de compra se utiliza a menudo para crear una factura, como referencia para los bienes comprados y sus precios. Sin embargo, cada documento se utiliza en un punto diferente en el proceso de compra, y son utilizados por diferentes personas también.,

Aquí hay una lista rápida de diferencias que los compradores y vendedores deben saber:

orden de compra

• creada por el comprador

• creada antes de la compra

• establece los productos necesarios

• incluye detalles de pago propuestos

factura

• creado por el vendedor

• creado después de la compra

• confirma los bienes entregados

• requiere el pago en una fecha específica

cuándo usar una orden de compra vs., una factura

una orden de compra es utilizada por un comprador para realizar un pedido y se emite antes de la entrega.

una factura es emitida por un vendedor utilizando un software de facturación después de que se entrega un pedido. Define la cantidad que el comprador debe por los bienes comprados y la fecha en la que el comprador debe pagar.

cómo crear una orden de compra

Hay una gran cantidad de software disponible en línea para ayudarlo a crear órdenes de compra, pero también puede usar un documento simple de Word o Excel para hacer sus propios formularios de pedido.,clude:

1. Fecha de emisión

2. productos necesarios + la cantidad de cada producto

4. detalles del producto, incluidos números de SKU, números de modelo y nombres de marca

6. el precio de cada producto por unidad

8. Fecha de entrega

9. información comercial, incluyendo

10. 1. dirección de envío&dirección de facturación

    2. nombre de la empresa

    4. información de contacto

11. condiciones de pago, tales como «pagado opciones de fecha de pago.,

¿qué aspecto tiene una orden de compra?

al final, una orden de compra se ve muy similar a una factura, la cual es otra razón por la que los términos se confunden con frecuencia. En la parte superior, tiene la información de contacto y los detalles de cada empresa, además del número de orden de compra y la fecha. A continuación se muestra una tabla, con los productos, cantidades, detalles y precios en columnas separadas., Y en la parte inferior, colocarás el importe total del pedido, el precio total y cualquier otro pedido o condiciones de pago, junto con una firma autorizada.,entory e historial de compras

ordene productos en cantidades específicas y por adelantado

elija la fecha de entrega que necesita

no tiene que pagar por adelantado

para el vendedor:

• siga las ventas y los pedidos recurrentes

• cree su factura

• compromete al comprador a pagar, dándole seguridad legal

primeros pasos con las órdenes de compra

esperamos que haya encontrado útil esta guía, y que tenga una mejor comprensión de lo que es una orden de compra y por qué es tan importante., Cuando se usan correctamente, las órdenes de compra pueden ayudarlo a rastrear sus necesidades de suministro y tomar decisiones financieras inteligentes para su negocio. Esto, en combinación con otras buenas prácticas comerciales, le ayuda a crear un camino hacia el éxito!

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