Remittance Advice (RA) es un documento que un comprador envía a un vendedor comunicando que se ha pagado una factura. Aunque, no es obligatorio, el comprador a menudo lo envía como un gesto de buena voluntad. Sirven como prueba de pago, y por lo tanto, son equivalentes a un recibo de caja registradora. Uno puede emitir en forma de papel o en forma electrónica.
la información Básica en la AR incluye notas o cartas de mencionar el número de factura y el importe de la factura., Algunas empresas también envían a RA facturas que los clientes pueden devolver con el pago. Hoy en día, también se puede usar software para escanear y guardar avisos de remesas en el sistema en línea para permitir la entrada de datos en una etapa posterior.
uno puede enviar tal resbalón por correo electrónico o correo postal. Si lo envía a través de un correo electrónico, debe asegurarse de tener la dirección de correo electrónico correcta. También puede enviarlo por correo postal. Si utiliza esta ruta, debe enviarla al mismo tiempo que envía el pago a través de cheque. Además, asegúrese de enviarlo a la dirección de envío del proveedor.,
Aviso de pago – ¿qué incluye?
Un aviso de pago debe incluir:
- Nombre y dirección del comprador
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha de la remesa
- Cantidad de Remesas
- fecha Tentativa cuando el proveedor puede esperar el pago en toda la plenitud
- Un número de factura
- la cantidad de Pago
- Método de Pago
las Empresas que siguen la práctica de la recepción de remesas asesoramiento puede también enviar el formato junto con la factura para el cliente., En tal caso, el comprador solo necesita completar los detalles relevantes en el formato específico que el vendedor desea.
es mejor imprimir el aviso de pago en el papel membretado de la empresa. El membrete debe incluir el número de contacto de la persona que podrá responder a todas las consultas o preguntas. Además, asegúrese de incluir cualquier detalle de impuestos si es importante. O puede consultar a un experto en impuestos para conocer el impuesto aplicable.,
ventaja de la remesa de pago
- una Remesa de pago ayuda a mantener registros y es beneficiosa para los clientes que pagan a través de cheque.
- Ayuda al receptor del Aviso de pago a comparar la cantidad de pago enviada por el comprador con la cantidad debida real.
- si una empresa está rastreando el pago electrónicamente, puede completar otros detalles escaneando el recibo.
tipos de remesa de pago
remesa básica
en pocas palabras, es un tipo de nota que define el número de factura y el pago total.,
Aviso de factura extraíble
en algunas facturas, el vendedor enviaría un comprobante junto con la factura. El comprador solo necesita llenar estos recibos extraíbles y enviarlos de vuelta como aviso de pago.
Aviso de envío escaneable
ahora hay varios programas disponibles para crear avisos de envío, que se pueden escanear fácilmente en sistemas informáticos para el mantenimiento de registros electrónicos.
¿debería conservarlo?
una empresa debe mantener el registro de todos los Avisos de remesas que recibe y envía a los proveedores., Un gerente de cuentas debe mantener estos en el orden adecuado para asegurarse de que están disponibles para su referencia más adelante en caso de cualquier discrepancia o disputa. Además, es posible que el contador también quiera echar un vistazo a las copias de consejos para verificar las cuentas de extremo a extremo. Esto asegurará que no haya diferencia entre el pago y las facturas.
beneficios de las remesas electrónicas
La mayoría de las empresas ahora utilizan las remesas electrónicas (ERA) en lugar de las remesas en papel estándar. Esto se debe a que hay varios beneficios de la ERA sobre los estándares., Entendamos el beneficio detallado de los Avisos de remesas electrónicas en comparación con las remesas de papel estándar.
Recepción fácil y rápida
El envío electrónico ofrece a los clientes la opción de recibir remesas el día de finalizar el reclamo. Esto es mejor que el envío en papel donde las partes deben esperar hasta que lo reciban en la mano a través del correo o el servicio de mensajería.
organiza el proceso de reconciliación
El software de facturación en estos días viene con una opción para publicar automáticamente las remesas electrónicas., Esto ayuda al personal a conciliar los saldos pendientes de una manera más eficiente.
respetuoso con el Medio Ambiente y ahorro en costos administrativos
dado que ERA no implica el uso de papel, hace que todo el proceso sea respetuoso con el medio ambiente. Esto ayuda a la empresa a reducir el costo de impresión y papel. Además, con ERA el personal necesita menos tiempo para revisar y archivar registros.
procesamiento rápido de reclamaciones secundarias
dado que el cliente recibe una recepción rápida de la remesa por correo, puede reenviar la misma a las personas que la requieran o necesiten información específica.,
El costo de almacenamiento y mantenimiento es bajo
ya que no es un recibo en papel, no hay problema de crear un lugar separado para guardar todos los recibos. Por lo tanto, el costo de mantenimiento y almacenamiento se reduce significativamente.
reducir el uso
algunas industrias siguen la práctica de enviar remesas de forma más activa en comparación con las demás. Sin embargo, la práctica se está volviendo menos popular con los días. Además, con la creciente popularidad de los pagos en línea, los Avisos de remesas se han vuelto redundantes., Sin embargo, si realiza un pago en línea, aún puede facilitar las cosas al proveedor enviando una nota a través de un correo electrónico informando sobre el número de factura por el que realizó el pago.
otro uso
otro uso del Aviso de pago es con el pagador del seguro. Lo utilizan para proporcionar aviso y explicar la razón del pago, denegación, ajuste o cualquier otra nota. Por lo general, las compañías de Medicare usan RA, y también lo llaman una explicación de pago (EOB)1-4