las organizaciones sin fines de lucro tienen una amplia gama de misiones, que incluyen todo, desde proporcionar refugio a las personas sin hogar hasta defender los intereses de los miembros. Pero todas las organizaciones sin fines de lucro tienen una cosa en común: una junta de Directores o fideicomisarios.
mientras que la naturaleza de la relación entre el personal de una organización sin fines de lucro y su junta varía entre las organizaciones, todas las juntas tienen deberes prácticos, legales y éticos., Estas responsabilidades garantizan una supervisión adecuada y permiten a la organización avanzar de manera consistente hacia su misión.
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en Boardable, hemos trabajado con varias organizaciones sin fines de lucro para amplificar su impacto en sus comunidades y hemos visto de primera mano cómo una sala de juntas desorganizada puede interrumpir las operaciones por completo. Después de años de trabajar con una variedad de causas, tenemos una firme comprensión de lo que hace que una junta sea exitosa y colaborativa.,
Usando nuestra experiencia de primera mano, cubriremos todo lo que necesita saber sobre las funciones y responsabilidades comunes de los miembros de la Junta:
- ¿Cuáles son las diferentes funciones y responsabilidades de los miembros de la Junta?
- deberes básicos de los miembros de la Junta
- Las responsabilidades más importantes de los miembros de la Junta
su junta sin fines de lucro dirige su organización hacia un futuro sólido al garantizar que está cumpliendo su misión de la manera más efectiva posible. Establecer expectativas por adelantado sentará las bases para un equipo eficaz que entienda exactamente lo que necesita hacer., Todos estarán en la misma página. Además, no habrá lugar para excusas cuando se llame a los miembros por no llevar su peso. ¡Vamos a sumergirnos!
¿Cuáles son las diferentes funciones y responsabilidades de los miembros de la Junta?
nunca aplicarías a un trabajo remunerado sin tener idea de lo que implica el rol. Entonces, ¿por qué pedir a sus funcionarios de la junta sin fines de lucro que hagan lo mismo? Antes de que pueda comenzar a escribir pautas para los líderes de su junta, debe comprender esas responsabilidades generales usted mismo. Exploremos los roles comunes de los miembros de la junta y sus correspondientes deberes.,
rol de miembro de la Junta #1: Presidente
para funcionar de manera efectiva, cada grupo necesita un líder apasionado. Su presidente—también conocido comúnmente como el presidente-sirve como su principal funcionario electo. Como líder de su junta, hay muchas responsabilidades que este individuo asume.,persona:
- preside las reuniones de la Junta
- Crea una agenda con un propósito en colaboración con el director ejecutivo
- designa a las personas a los comités y asigna a los presidentes de los comités
- sirve como contacto para los asuntos de la Junta
- establece metas y objetivos con la junta y se asegura de que se cumplan
- responsabiliza a los miembros por asistir a las reuniones
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es importante que este rol en la junta directiva sin fines de lucro sea ocupado por un individuo calificado y apasionado., Su presidente debe ser accesible y un oyente objetivo. Deben ser estrategas y estar increíblemente bien informados sobre la organización. La selección de un presidente bien redondeado y respetado será invaluable para su equipo.
rol de miembro de la Junta # 2: vicepresidente/presidente electo
El vicepresidente-también conocido comúnmente como el presidente electo o el vicepresidente-generalmente ofrece apoyo para el presidente de la junta y otro liderazgo cuando es necesario. Piense en el vicepresidente como el futuro líder de la Junta Directiva de su organización.,cumple con los siguientes deberes:
- Se prepara para asumir la oficina del presidente de la Junta
- cumple con los deberes del presidente de la junta cuando el presidente está ausente o si esa oficina queda vacante
- Ayuda al presidente de la junta en la ejecución de sus deberes
- Sirve en los comités según lo solicitado para aprender las operaciones de la Junta
- trabaja estrechamente con el presidente de la junta para transferir conocimientos e historia para prepararse para el liderazgo
el cargo de miembro de la junta será ocupado por alguien que posea calificaciones similares a las del actual presidente., Podrán dar un paso adelante cuando sea necesario.
rol de miembro de la Junta #3: Secretario de la Junta
el papel de un secretario de la junta sin fines de lucro es fundamental para el buen funcionamiento de la Junta. Lo más común es que esta persona se asegure de que los miembros de la Junta reciban una notificación adecuada de las reuniones y las registre de manera proactiva. Sin embargo, sus deberes van más allá de esto y varían de una organización a otra.,dent y/o CEO y que la agenda se distribuya antes de la reunión
- supervisa la distribución de información de antecedentes para los temas de la agenda que se discutirán
- prepara las actas oficiales de la reunión y registra mociones, discusiones, votos y decisiones
- prepara y proporciona las actas escritas de la reunión anterior a los miembros de la junta antes de la próxima reunión y registra cualquier cambio o corrección
- asegura que los documentos (estatutos, Formulario-990, lista de miembros de la junta) la función del centro de documentos de boardable es una gran ayuda aquí!,)
- Programa y notifica a los miembros de la Junta de las próximas reuniones
- responsabiliza a los miembros de sus tareas
un secretario de la junta debe estar al tanto de cada tarea, lo que también significa que este individuo necesita un conjunto fluido de habilidades. Algunas cualidades deseables para este puesto incluyen fuertes habilidades de comunicación y la capacidad de organizar y priorizar tareas. Este individuo extremadamente motivado y orientado a los detalles también debe estar bien versado en el trabajo administrativo.,
para una organización sin fines de lucro más pequeña, una secretaria podría ser casi cualquier persona que sea capaz de aprender rápidamente y hacer malabares con muchas cosas. Para las organizaciones sin fines de lucro más grandes, es más probable que una secretaria sin fines de lucro tenga un título completo de 4 años y haya servido en una posición de secretaria antes. A menudo, el Asistente Administrativo del director ejecutivo también preparará los documentos de las reuniones de la Junta.
rol de miembro de la Junta #4: Tesorero sin fines de lucro
El Tesorero de la junta sin fines de lucro se ocupa de las finanzas de la organización y toma decisiones importantes con respecto al gasto y la inversión., Este papel es exigente y atractivo, con mucha responsabilidad y oportunidad para iniciar el cambio.,estado exento de impuestos de on
contabilidad-pero eso no siempre es necesario., Un Tesorero de la junta puede ser simplemente alguien que es altamente confiable, ya que será responsable de producir estados financieros y manejar los fondos de la organización.
en las organizaciones más grandes, el Tesorero de la junta puede estar a cargo del personal que administrará directamente las finanzas de la organización. Por el contrario, en las organizaciones más pequeñas, es más probable que el Tesorero de la Junta haga todo por su cuenta.,
los deberes básicos de los miembros de la Junta
No importa cuál sea su misión o la experiencia que aporten sus miembros, cualquier miembro de la junta sin fines de lucro debe cumplir con tres responsabilidades legales básicas específicas. Para cualquier organización, los siguientes deberes se adoptan en muchas organizaciones y se deben esperar de los miembros de su junta.
1) deber de cuidado
ser miembro de la junta es más que un constructor de currículum., Los miembros deben comprometerse a cumplir sus promesas y ayudar a la organización en la medida de sus posibilidades. Esto significa:
- asistir a las reuniones y participar activamente en los comités
- comunicarse con el director ejecutivo y otros miembros de la Junta
- seguir adelante con las tareas
- apoyar las iniciativas del programa
los miembros de la Junta que descuidan este deber principal simplemente ocupan espacio en la sala de juntas. Idealmente, toda su junta directiva está motivada y verdaderamente apasionada por su misión. Como resultado, cumplir con el deber de cuidado es fácil.,
2) deber de Lealtad
los miembros de la junta deben hacer más que presentarse. Deben apoyar plenamente y encarnar la misión de su organización y ser embajadores leales para su causa. Al actuar en nombre de la organización, cada miembro de la junta debe dejar de lado sus intereses personales y profesionales.
todas las actividades y decisiones deben ser en el mejor interés de la organización, no en el mejor interés del miembro individual de la Junta.,
aquellos que cumplen con éxito este deber son aquellos que se mezclan proactivamente con voluntarios, visitan las instalaciones de su organización sin fines de lucro y participan en iniciativas comunitarias. Estas personas abrazan completamente su misión, no solo el servicio de la Junta Directiva.
3) deber de obediencia
uno de los deberes más sutiles de un miembro de la junta sin fines de lucro es la obediencia. La junta debe hacer todo lo que esté en su poder para alcanzar los objetivos de la organización, pero los miembros todavía tienen la obligación de seguir las directrices de su organización., Estos se encuentran en sus documentos de gobierno, y cada miembro de la junta tiene la responsabilidad legal de entenderlos.
Una junta que se desvía de sus reglas de gobierno podría dirigir su organización en la dirección equivocada o incluso afectar la posición de su organización sin fines de lucro en la comunidad.
como director ejecutivo, depende de usted proporcionar a cada nuevo miembro de la Junta estos documentos y asegurarse de que obedezcan las leyes y regulaciones aplicables. También puede alentar a los miembros de la junta a que se refresquen con sus pautas al menos una vez al año., Esto asegura que entienden exactamente lo que pueden (y no pueden) hacer.
las responsabilidades más importantes de los miembros de la Junta
Si bien cada posición de liderazgo conlleva sus propias responsabilidades, hay varias tareas que todos y cada uno de los miembros de la junta deben completar, independientemente de su posición. En su conjunto, la Junta Directiva de su organización sin fines de lucro debe cumplir con las siguientes siete responsabilidades básicas.
1) los miembros de la junta deben promover la misión de la organización.,
los mayores defensores de su organización sin fines de lucro son sus miembros de la Junta. Estas personas son la cara de su causa y se debe esperar que utilicen sus esfuerzos y habilidades para promover la misión central de la organización de una manera ética.
esta responsabilidad vendrá naturalmente para sus miembros más entusiastas de la Junta. Todos los directores deben promover proactivamente su trabajo, tratando de encender esa misma pasión en los demás. Esto se refiere no solo a sus redes personales y profesionales, sino también a las relaciones públicas., Al hablar con los medios de comunicación en nombre de su organización sin fines de lucro, deben pintar su organización de la mejor manera posible.
En general, difundir la conciencia de su misión promoverá el crecimiento y empoderará a su equipo para prosperar en su trabajo.
2) Los miembros de la Junta Directiva tienen responsabilidades legales y fiduciarias.
hay mucho en juego cuando se trata de administrar una organización sin fines de lucro. Cada junta directiva necesita comprender las políticas internas y las implicaciones legales de su organización. Si no lo hace, puede tener consecuencias graves, como tarifas elevadas.,
depende de los miembros de la Junta entender las leyes federales, estatales y locales que se aplican a su organización. Luego, deben asegurar que la organización cumpla con esas obligaciones legales.
por ejemplo, todas las presentaciones relacionadas con impuestos deben hacerse completamente y a tiempo, incluidas todas las declaraciones anuales de impuestos estatales y federales. Si bien las organizaciones 501(c)(3) registradas están exentas del impuesto sobre la renta, aún deben pagar impuestos sobre la nómina, impuestos sobre la propiedad, etc. La falta de presentar la declaración del IRS File-990 tres veces consecutivas puede resultar en la revocación del Estado de exención de impuestos., Asegurarse de que se ha presentado no es solo responsabilidad del Tesorero, sino de todos los que participan en las operaciones de recaudación de fondos.
Además, las juntas deben ser conscientes de las sanciones causadas por:
- pagar de más al personal u otras personas
- participar en actividades políticas o de cabildeo excesivas
- Hacer malas gangas atroces en nombre de la organización sin fines de lucro
muchos estados también implementan leyes que requieren que los miembros de la Junta asuman una responsabilidad fiduciaria con la población atendida., Esto significa actuar de buena fe y trabajar para el beneficio de aquellos a quienes sirves, nunca en contra.
3) Los miembros de la junta deben asistir a las reuniones de la Junta.
huelga decir que los miembros de la junta deben asistir y contribuir durante las reuniones. Después de todo, aquí es cuando pueden compartir su visión, ser creativos y tener conversaciones profundas sobre la promoción de una misión que tiene un lugar especial en sus corazones. Sin embargo, muchos miembros de la junta no cumplen con las expectativas y se vuelven demasiado laxos con las reuniones.,
comparta las siguientes sugerencias para establecer una sala de juntas mucho más colaborativa (y mucho menos caótica):
- revise la agenda con anticipación. Todo el mundo debe asegurarse de entender todos los asuntos en la agenda de cara a la reunión. La participación en las discusiones es una gran parte de por qué eliges a alguien para un papel en la Junta. El cumplimiento de estas obligaciones es parte de actuar de buena fe para cualquier miembro de la Junta.
- Se adhieren a las reglas de orden descritas. Por ejemplo, muchas organizaciones adoptan las reglas de orden de Robert para mantener el orden en la sala de juntas., Las reglas de conducta durante las reuniones se establecen por una razón y facilitan la conversación fructífera. Observar las reglas de orden muestra decoro y respeto por la organización.
para evitar cualquier problema por adelantado, considere también implementar un requisito de asistencia, con excepciones para emergencias y otras situaciones inevitables. Después de todo, los miembros deben tener tiempo suficiente para dar a su organización. De lo contrario, no están cumpliendo con sus deberes básicos.
4) los miembros de la junta deben contratar y establecer una compensación para el CEO o Director Ejecutivo.,
contratar y supervisar al director ejecutivo es una de las responsabilidades más importantes de la junta, ya que tiene el mayor impacto en el crecimiento y la vitalidad de la organización. El director ejecutivo sirve como puerta de enlace entre el personal de la organización sin fines de lucro y los miembros de la Junta.
esta responsabilidad generalmente se asigna a unos pocos miembros de la junta, que supervisan el proceso de contratación. Estos son los pasos que suelen seguir estas personas al supervisar al director ejecutivo:
- Evaluar las necesidades de la organización., Determine las fortalezas y debilidades Actuales de su organización sin fines de lucro. Esta información servirá de guía para el proceso de selección. El Comité de contratación sabrá exactamente qué habilidades y calificaciones debe tener el próximo director ejecutivo.
- Supervisar el proceso de selección. Sobre la base de la evaluación de la organización, crear una lista de trabajo integral, y someterse a su búsqueda de los prospectos más calificados en función de las calificaciones que establece. Realizar entrevistas y reducir la lista. Entonces, la decisión final, incluyendo la compensación, depende de toda la Junta.,
- Proporcionar apoyo y realizar una evaluación anual. Después de contratar al nuevo director ejecutivo, su junta debe asegurarse de que tenga los recursos que necesita. Luego, asegúrese de que el individuo está cumpliendo con las expectativas mediante la realización de una evaluación anual, donde se evalúan tanto métricas cuantitativas (datos mensurables como el cumplimiento de objetivos de recaudación de fondos) y métricas cualitativas (habilidades blandas como el liderazgo y las habilidades de construcción de relaciones).
independientemente de su misión, este proceso es un componente crucial de las responsabilidades de cualquier junta sin fines de lucro., Asegúrese de seleccionar miembros de la Junta apasionados y detallados para servir en su Comité de contratación, y poner en marcha un proceso para garantizar el éxito continuo.
5) los miembros de la Junta son responsables de reclutar nuevos miembros.
Los miembros de su Junta Directiva son los más conocedores de las habilidades y cualidades que faltan en la sala de juntas. Al aprovechar esta información, están altamente calificados para localizar a los siguientes mejores miembros de la junta para llenar esos vacíos.,
los miembros actuales de la junta deben estar constantemente en busca de reclutas apasionados y calificados que traerán conocimiento, talento y experiencia adicional a la mesa. Al igual que con la selección de un director ejecutivo, su junta es responsable de localizar prospectos calificados, realizar entrevistas y seleccionar a los candidatos más calificados.
relacionado: echa un vistazo a nuestra guía completa de reclutamiento de miembros de la junta, donde aprenderás todo sobre la localización de candidatos de alta calidad y la optimización de su experiencia.,
no solo deben participar en el reclutamiento, sino que los miembros actuales de la junta también deben ayudar a incorporar nuevos directores. Para aquellos que se están retirando de sus puestos, esto significa capacitar a sus sucesores. En cuanto a aquellos que regresan para otro mandato, esto significa conocer de forma proactiva a los nuevos miembros, garantizar que tengan acceso a la plataforma de la Junta Directiva y simplemente proporcionar una cara amigable en la sala de juntas.
6) los miembros de la junta deben encontrar herramientas digitales para mejorar la comunicación.,
como parte de las responsabilidades principales de la junta, deben aprovechar al máximo sus recursos y tomar las medidas necesarias para garantizar una gobernanza adecuada. Esto significa emplear un software excepcional como Boardable para mejorar la comunicación y llevar a cabo reuniones altamente eficientes.
un poco de investigación conducirá a excelentes herramientas que automatizan casi todo lo que hace la placa., Por ejemplo, Boardable es una aplicación integral para todas sus tareas de administración de juntas con funciones fáciles de usar como:
- Gestión de reuniones: Automatice la programación de reuniones, desarrolle agendas de alto impacto, tome minutos y realice encuestas, todo dentro de una plataforma conveniente. De esta manera, puede llevar a cabo reuniones altamente eficientes que involucren a sus compañeros miembros de la junta y proporcionen tiempo suficiente para discusiones estratégicas. Lo mejor de todo es que Boardable permite a su equipo ver los detalles de la reunión desde cualquier dispositivo móvil.,
- intercambio de archivos: almacene, organice y distribuya fácilmente documentos importantes (como planes financieros y documentos de gobierno). Incluso puede adjuntar documentos a reuniones específicas para un acceso rápido durante las discusiones. Además, Boardable implementa funciones de privacidad y la tecnología secure socket layers (SSL), para que sepa que sus documentos están encriptados y seguros.
- Gestión de tareas: Manténgase al día sobre sus responsabilidades entre las reuniones de la junta con la herramienta Administrador de tareas. Cada usuario individual puede ver sus tareas y plazos asignados, haciendo que los siguientes pasos se puedan escanear en un segundo., Además, los administradores pueden ver las tareas de todos y responsabilizarlos.
implementar las herramientas adecuadas libera a su junta de distracciones, lo que permite que todos se centren en el gobierno, la estrategia y otras áreas vitales para su misión. Una solución como Boardable viene con características destacadas (como las mencionadas anteriormente) para aumentar la eficiencia. Realice una prueba de nuestro software de tarjeta para tener una idea del sistema intuitivo: ¡no se requiere tarjeta de crédito ni compromiso!
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7) los miembros de la junta deben formar parte de al menos un comité.,
La mayor parte del trabajo de la junta se realiza en comités. Simplemente no hay tiempo suficiente para que toda la Junta tenga largas conversaciones e investigue temas específicos en profundidad. Debido a esto, cada miembro de la junta debe servir en un comité, dirigiendo efectivamente a la organización hacia sus objetivos.
Los individuos deben ser asignados a comités basados en la experiencia pasada, habilidades e intereses. Por ejemplo, un miembro de la junta que tenga experiencia en Contabilidad sería una gran opción para el Comité de Finanzas.,
al igual que con los miembros individuales de la junta, cada comité debe recibir un documento escrito que cubra sus responsabilidades, directrices y objetivos. Es responsabilidad de la Junta Directiva evaluar regularmente el éxito de cada comité y ajustarlo en consecuencia.
terminando
Los miembros entusiastas de la Junta Directiva pueden dar nueva vida a cualquier organización. Pero, eso es solo si primero cumplen con sus responsabilidades básicas. Como líder de la Junta de su organización sin fines de lucro, depende de usted asegurarse de que sus compañeros miembros de la Junta entiendan lo que deberían (y no deberían) estar haciendo., De esta manera, pueden aprovechar sus habilidades y dirigir su energía hacia el avance de la misión de su organización de una manera sólida, legal y ética.
una Junta Directiva no existe únicamente para cumplir con los deberes legales, sino que contribuye a la cultura, el enfoque estratégico y la sostenibilidad financiera de la organización. Una junta que funcione bien y cumpla con sus responsabilidades es esencial para la salud y la sostenibilidad de cualquier organización sin fines de lucro.,
basado en su conocimiento solidificado de las responsabilidades de los miembros de la junta, ¡ahora puede avanzar con confianza con el esbozo de las tareas específicas para la Junta de su propia organización! Solo asegúrese de contar primero con el respaldo de un software de placa excepcional para agilizar las comunicaciones y llevar a cabo procesos de placa vitales de manera eficiente.
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- Nonprofit Board Fundraising 101: consejos y trucos para el éxito. Las juntas sin fines de lucro son responsables de proporcionar recursos suficientes, lo que implica recaudar fondos. Obtenga más información sobre la recaudación de fondos de la junta con esta guía completa.
- La Guía Definitiva para la planificación estratégica sin fines de lucro. Una de las principales tareas de su junta sin fines de lucro es desarrollar planes estratégicos., Explore este proceso con esta guía definitiva de los expertos en recaudación de fondos en Bloomerang.
- Virtual Board Meetings: a Nonprofit’s Guide to Success (en inglés). Si ha tenido problemas con la transición a operaciones remotas, consulte este recurso. Aprenderá sobre los beneficios, desafíos y mejores prácticas que vienen con las reuniones virtuales.
