si un contratista general pudiera sumar todos los minutos que pasó esperando una respuesta a una RFI (solicitud de información) a lo largo de su carrera, podría haber descubierto que podría haberse ido de vacaciones o incluso haber construido algunas plazas comerciales, y también pueden ser costosas. La investigación ha demostrado que un proyecto promedio en un día típico podría tener entre 15 y 20 solicitudes de solicitud por cada $1 millón en valor del proyecto. Esto significa que un proyecto de 5 5 millones puede generar alrededor de costs 100,000 en costos.,
Las RFI son simplemente solicitudes de información, sin embargo, no hay nada simple en ellas si no se manejan correctamente. Hay maneras fáciles de administrar con éxito el proceso de RFI y le diremos cómo hacerlo.
¿qué es una RFI En construcción?
en la construcción, el propósito de una RFI es resolver las brechas de información, eliminar ambigüedades y capturar y compartir decisiones específicas durante el curso del proyecto. Un contratista general o subcontratista generalmente envía una solicitud de información por escrito para recuperar información de un profesional de diseño, ingeniería o construcción., La información en una RFI es información que no estaba incluida en el alcance del contrato de construcción.
el proceso RFI de construcción
el objetivo principal del proceso RFI es eliminar la necesidad de acciones correctivas costosas y que requieren mucho tiempo durante el ciclo de vida de un proyecto. En Australia, estos documentos a veces se conocen como consultas técnicas (TQ).
normalmente, las preguntas RFI se hacen y resuelven durante el proceso de licitación de un proyecto y / o durante el curso de construcción del proyecto.,
lo que debe y no debe incluir en las RFI
Las RFI se pueden clasificar aproximadamente en varias categorías diferentes. Estas clasificaciones pueden ser valiosas para el equipo del proyecto si se utilizan categorías amplias en los documentos. De esta manera, mejorarán la comunicación, centrarán el proceso en el resultado deseado y deseado y dirigirán al equipo del proyecto.
estas categorías son:
- aclaraciones de diseño (conflictos, planes incompletos, especificaciones).,
- solicitudes de un cambio de diseño (a menudo debido a errores en la construcción, problemas de secuenciación).
- solicitudes de sustituciones (ingeniería de valor, disponibilidad de material, facilidad de uso).
- problemas de Constructabilidad
- diferentes condiciones del Sitio
Esta lista no es exhaustiva, y es más importante entender lo que no es una RFI. Muchos artículos son apropiados y necesarios, pero se transmiten o comunican mejor a través de otros métodos.,
una RFI no está destinada a ser utilizada para la comunicación de rutina, una presentación, un plan o programa de seguridad, transmisión o un método de documentación. Las RFI nunca deben reemplazar la comunicación verbal ni usarse para comentarios o posicionamiento.
por lo que se refiere al diseño, las solicitudes de información no deben utilizarse para la expedición incremental de documentos de diseño que deberían haber formado parte de la adjudicación (se exceptúan el diseño/construcción o el diseño acelerado). Dependiendo del contrato, las RFI pueden o no ser utilizadas para sustituciones.
si su contrato tiene un proceso separado, asegúrese de que se utilicen el papeleo y el proceso., Si no es así, utilice el proceso de solicitud de información e identifíquela como una «solicitud de sustitución». No utilice el RFI para la aprobación de medios y métodos o problemas de contrato; tampoco es una salida para hacer preguntas inapropiadas relacionadas con la instalación del producto que normalmente especifica un fabricante. No considere una RFI como una directiva de cambio de construcción o una solicitud de orden de cambio.
en lo que respecta a los requisitos del contrato, asegúrese de que los requisitos de la condición general del proyecto sean bien conocidos por el equipo de construcción y sígalos., Los contratos federales y gubernamentales son particularmente conocidos por los procesos establecidos contractualmente que varían mucho de propietario a propietario.
los componentes de una RFI
hay dos componentes principales de las RFI: administrativa y profesional.
Los contratos a menudo requieren una notificación cuando se descubren errores, conflictos u omisiones, y una RFI es la herramienta utilizada ampliamente en la industria de la construcción. El documento RFI no solo es un proceso, sino que también es una obligación contractual y un proceso fundamental para la entrega exitosa de los proyectos.,
Sin embargo, las actitudes de muchos trabajadores de la construcción hacia la herramienta se han vuelto negativas ya que las RFI se utilizan con frecuencia como un método para aumentar las ganancias a través de reclamaciones. También se pueden usar para crear un rastro de papel para afirmar retrasos de impacto acumulativo, diseño negligente u otras acciones similares. Este abuso de un proceso necesario y contractual está creando problemas mayores en la industria.
Una RFI no debe ser percibida como un documento de alto riesgo., Es obligatorio para una empresa constructora que desea repetir el trabajo, buenas relaciones y una reputación profesional administrar el proceso a través de un profundo conocimiento de las mejores prácticas. A largo plazo, las ramificaciones del uso indebido continuado de las solicitudes de información crearán más problemas de los que resolverán.
¿Cuál es la diferencia entre una RFI, RFP y RFQ?
» RFX «es un término que se usa para referirse a una solicitud de» algo», de una propuesta, información, una cita u otra cosa. A menudo es más fácil hacer referencia a una RFX que a «una RFP, RFI o RFQ.,»
los tres documentos comunes son RFI( solicitud de información), RFP (solicitud de propuesta) y RFQ (solicitud de cotización). La RFI a menudo se emite al comienzo del proceso. Una RFI es similar en algunos aspectos a una RFP, pero generalmente es menos rigurosa y contiene menos preguntas.
RFP (solicitud de propuesta) es el primer paso en un proceso de adquisición. Una organización que quiere emitir una RFP evalúa sus necesidades y desarrolla una lista de criterios, que luego se convierten en preguntas., Las preguntas se compilan en un cuestionario que se envía a un grupo de proveedores que proporcionan los productos/servicios que se alinean con las necesidades del comprador. Los proveedores, que a veces se llaman proveedores, responden al cuestionario y lo devuelven al comprador, tras lo cual se puntúan las respuestas de los proveedores. Los proveedores con mejor puntuación suelen ser invitados a las negociaciones o a presentar ofertas específicas en un RFQ.,
RFQ (solicitud de cotización) es una solicitud a proveedores que es de naturaleza muy específica e incluye todos los detalles relevantes relacionados con los productos/servicios que se están adquiriendo. Una RFQ a menudo se emite después de una RFP, pero también se puede emitir por sí sola para bienes y servicios que están particularmente estandarizados.
los mayores desafíos en el proceso de RFI
uno de los principales problemas con las RFI es la carga de costos adicionales que pueden colocar en un trabajo de construcción., Puede que no parezca mucho al principio, pero los retrasos y el tiempo de inactividad que surgen como resultado de una RFI pueden acumularse con el tiempo. Como el American Council of Engineering Companies describe en su esquema de RFIs, estas solicitudes incluyen más de cinco pasos, cada uno con sus propias subcategorías, acciones y Respuestas. Además, las RFIs pueden involucrar colectivamente a una amplia gama de miembros del equipo, que pueden retrasar el proceso y crear aún más retrasos.,
para revisar y responder a cada solicitud de información individual, le cuesta a una empresa de construcción un promedio de 1 1,080, mientras que el costo colectivo para el proyecto podría costar a una empresa firm 859,680.
en un esfuerzo por monetizar los costos que las RFI crean para las empresas de construcción, Navigent Construction Forum of Navigant Consulting, Inc. se revisaron los datos de las solicitudes de información de 1.362 proyectos en todo el mundo para un total de 1.083.807 solicitudes de información. Los proyectos oscilaron en valor entre 5 5 millones y billion 5 mil millones, y cada uno tenía un promedio de 796 solicitudes de solicitud.,
la investigación reveló que las RFI pueden crear retrasos significativos, ya que los propietarios y los gerentes de proyecto deben revisar y responder a cada RFI individual de los contratistas y subcontratistas, señalando el costo de cada uno y el uso del proceso para presentar reclamaciones contra los propietarios. Después de muestrear 1,382 proyectos, Navigent descubrió que para revisar y responder a cada RFI individual, le costó a una empresa de construcción un promedio de 1 1,080, mientras que el costo colectivo para el proyecto podría devolver a una empresa 8 859,680.,
Además, ya sea debido a solicitudes no consideradas por el equipo de diseño, preguntas ya respondidas en el contrato original, o porque están enfocadas en medios y métodos, más de una de cada diez de las solicitudes de solicitud fueron catalogadas como «injustificables».»Colectivamente, estas RFI injustificadas promediaron alrededor de $113,400 por proyecto.
quizás el dato más preocupante descubierto en la investigación de Navigent es que casi una de cada cuatro RFIs no recibe respuestas., Sin que alguien responda y resuelva los problemas asociados con una RFI, puede conducir a una artesanía de mala calidad, una construcción inadecuada e incluso una estructura potencialmente insegura. Con los clientes cada vez más litigiosos cada año, es de vital importancia que las empresas de construcción construyan estas estructuras utilizando el alcance completo y los requisitos establecidos por los ingenieros y arquitectos, de lo contrario, hay una posibilidad muy real de que la empresa de construcción pueda enfrentar una demanda por un edificio mal construido.,
cómo mejorar el proceso de RFI
una de las principales causas de las RFI es la falta de comunicación entre arquitectos, ingenieros y contratistas y otras partes interesadas clave. A medida que cada uno de estos grupos se vuelve más técnico y aislado, se produce menos superposición e interacción entre ellos. Esta naturaleza en silos significa que el constructor en el extremo final del proceso tendrá que solicitar información de alguien más arriba en la cadena de diseño, lo que en última instancia conduce a una pérdida de tiempo y horas de trabajo.,
Los contratistas que implementan software de gestión de proyectos de construcción pueden eliminar efectivamente estos retrasos al poner las solicitudes de información a disposición de todas las partes relevantes de forma instantánea. Con su interfaz de usuario intuitiva, cualquiera en el equipo, desde el ejecutivo hasta el arquitecto y los subcontratistas en el campo, puede tomar fácilmente una foto del área problemática y cargarla en el repositorio de la plataforma para que todos los demás la vean. Incluso aquellos individuos que no tienen la plataforma recibirán un mensaje alertándolos del problema.,
Los gerentes de proyecto pueden revisar la RFI en tiempo real y notificar a las personas necesarias, todo con unos pocos clics y golpes desde sus dispositivos móviles. Al garantizar que todo el mundo tenga acceso en tiempo real a las solicitudes de información junto con imágenes de la solicitud o las áreas problemáticas, las empresas de construcción reducen el tiempo y la mano de obra asociados con este componente necesario del proceso de construcción, lo que en última instancia ahorra tiempo y dinero.,
deje que la innovación trabaje para usted
en un estudio anterior, el análisis de datos mostró que en un proyecto promedio de un año o menos, podría estar sirviendo hasta un promedio de 270 RFIs y si un proyecto dura cinco o más años, ese número puede aumentar a más de 1400. La utilización de soluciones de software clave mejorará en gran medida su trabajo diario al acelerar los procesos.
cuando surgen preguntas en el campo, necesita saber cómo avanzar, especialmente cuando ese cambio puede afectar a otras operaciones que ingresan y completan un trabajo., El uso de un software móvil, centrado en el dibujo y colaborativo para la gestión de proyectos como Procore no solo puede ayudarlo a enviar solicitudes de información, sino también a rastrearlas en tiempo real, acelerar las tasas de respuesta y marcar o enumerar las solicitudes de información en orden de importancia.
La utilización de soluciones de software clave mejorará en gran medida su trabajo diario al acelerar los procesos.,
con la solución de software adecuada, las RFI se pueden enviar a todos los que necesiten responder (sin importar dónde se encuentren) mientras están en el campo y puede adjuntar fotos, dibujos o esquemas que sean más detallados, específicos para su solicitud. Todo lo cual ayuda al destinatario a comprender mejor la solicitud de información y puede acelerar el proceso de decisión o respuesta., Una vez que reciba una respuesta, la solución de software adecuada archivará toda la actividad involucrada y, si es necesario, lo ayudará a iniciar una orden de cambio y administrar los intrincados procesos que evolucionan a partir de ahí. Utilice la tecnología para sacar lo servil del proceso y permítase más tiempo para planificar con anticipación para problemas futuros.
espere respuestas en plazos realistas
primero, lea detenidamente el contrato. Conozca qué califica como RFI y qué no de acuerdo con el contrato que firmó. Muchas solicitudes de información pueden haber sido contestadas dentro de los documentos originales del contrato., Si no lees el papeleo con un peine de dientes finos, estarás arrancando el cabello innecesariamente. Y tu RFI no será respondida. Sí, se necesita tiempo al principio para leer a través de papeleo aparentemente interminable escrito en jerga legal, pero hará su trabajo más fácil al final.
en un proyecto típico de un año o menos, podría estar sirviendo hasta un promedio de 270 RFIs y si un proyecto dura una duración de cinco o más años, ese número puede aumentar a más de 1400.,
Además, no te tomes por sorpresa si recibes una respuesta de una solicitud que indica que el destinatario tiene una cantidad de tiempo «asignada» para responder a tu solicitud. Muchos contratos actuales ahora están definiendo plazos para las tasas de respuesta basadas en el receptor. Por ejemplo, «al ingeniero se le da un máximo de siete días para responder a la RFI.»Según el Navigant Construction Forum™ , hay diferentes niveles de complejidad que determinan la revisión de RFI y el tiempo de respuesta.,
sobre la base de los comentarios del personal de la empresa de construcción entrevistado, los profesionales del diseño estiman que la solicitud de información Media requeriría unas ocho horas para recibir, registrar, revisar y responder. Si bien muchas solicitudes pueden ser atendidas y respondidas en una hora, otras pueden tardar días en investigar y proporcionar una respuesta adecuada. Según los datos del estudio Navigant, los tiempos promedio de respuesta pueden variar de 6.4 días a 10 días según la región, el tamaño del proyecto y la duración.
El tiempo promedio de respuesta puede variar de 6.,De 4 a 10 días según la región, el tamaño del proyecto y la duración.
dependiendo de la disciplina involucrada en la solicitud, una pregunta de color de pintura sería más fácil de responder que una pregunta de ingeniería. Entendiendo esas diferencias, es importante pensar en el futuro. Presentar una RFI cuando la condición es crítica probablemente resultará en retrasos. Sin embargo, la revisión de los problemas previsibles y el envío de solicitudes de información con anticipación le deja un amplio espacio para obtener una respuesta a tiempo para que el trabajo relacionado con la pregunta en cuestión se complete., Si se da cuenta de que ciertas categorías requieren más aclaración, entonces agrupar los problemas puede ayudar a acelerar los tiempos de respuesta de RFI para los aspectos difíciles de un proyecto.
Por último, comprender lo que es «misión crítica» y lo que se puede dejar en segundo plano ayudará en gran medida a que las respuestas se aceleren. Sea específico en sus solicitudes y nivélelas de acuerdo con la urgencia del proyecto. Marcar sus RFI como «alta prioridad» puede ayudar a aumentar los tiempos de respuesta, pero asegúrese de no gritar lobo demasiadas veces. Si todo es urgente, entonces nada lo es., Empuje las respuestas que necesita que pueden retrasar los calendarios del proyecto, pueden amenazar la seguridad del proyecto o de sus empleados, o pueden requerir grandes cambios en el presupuesto del proyecto. Si la pintura de color blanco debe ser blanca brillante o clara con cáscara de huevo, puede esperar hasta que se respondan las preguntas más importantes.
las mejores prácticas de RFI
en términos generales, la mayoría de las empresas o propietarios tratarán de establecer sus mejores prácticas y expectativas de RFI antes de comenzar un proyecto., Estas mejores prácticas de RFI a menudo se determinan como:
- desarrollar un procedimiento de RFI.
- definir lo que se considerará una RFI y lo que no se considerará una RFI.
- qué documentación se requerirá junto con una RFI para una respuesta, Los tiempos de respuesta esperados y la comunicación de todo lo anterior antes de iniciar el proyecto de construcción.
si bien eso ayudará a enmarcar las expectativas, también querrás establecer algunas condiciones antes de interactuar con un negocio., Desde su punto de vista, tendría sentido comunicar sus protocolos RFI esperados (si difieren de los suyos) y acordar el método o sistema de presentación.
Aquí es donde la tecnología puede ser tu amiga. El uso de una solución de software colaborativo habilitada para dispositivos móviles puede ayudar a optimizar las comunicaciones y mantener a todos informados en tiempo real (al tiempo que documenta todas las actividades relacionadas con su RFI, básicamente, cubriendo su trasero). Si el propietario del proyecto de construcción, la empresa o el gerente están utilizando una solución de software como esta, asegúrese de pedir una lección rápida sobre cómo usar el sistema correctamente., Si usted es el que introduce el sistema, asegúrese de que el propietario, la empresa o el gerente de proyecto entienda la necesidad de colaboración en tiempo real para mantener el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. A menudo, el sistema o la solución de gestión de proyectos que se espera que utilice se describe en sus contratos, por lo que una vez más, lea esos contratos cuidadosamente.
hacer que la «solicitud» sea sencilla
es sorprendente la frecuencia con la que este componente más básico desaparece de la RFI; desconcertando al destinatario, enturbiando las aguas y creando un arrastre innecesario en el proceso., Haga la «solicitud» tan obvia y sin adornos y específica como sea posible. Cada pregunta debe ser singular y clara y responsable.
siga cada pregunta con un signo de interrogación, como una forma de separar los problemas y centrarse en la naturaleza exacta de la solicitud. Ponerse elegante con las preguntas o tratar de entremezclar varios temas a la vez en la RFI no mueve la pelota hacia abajo. Hazlo simple. Una RFI es una pregunta. Pídelo tan claramente como sea posible.
el contexto importa
digámoslo de nuevo: contexto., Es muy fácil redactar accidentalmente una solicitud que se basa tanto en su propia experiencia del problema, que desafía la fácil penetración por parte del destinatario. Eso es un devorador de tiempo. Construya la pregunta de tal manera que absolutamente cualquier persona dentro o fuera del proyecto pueda entenderla. Mire de cerca su petición. ¿Presume siquiera ligeramente algún conocimiento previo por parte del receptor?
Un problema no se presenta de forma aislada en un proyecto, y tampoco su RFI correspondiente.,
una RFI correctamente contextual debe incluir la naturaleza exacta del malentendido, quién en el proyecto se ve afectado, qué parte del proceso del proyecto se ve afectada, dónde en la compilación falta la información y un plazo para el cual se necesita una respuesta. Un problema no se presenta de forma aislada en un proyecto, y tampoco su RFI correspondiente. Envuelva la pregunta ligeramente en el tipo de detalle que aumenta que aporta claridad completa a la RFI.
la importancia de los elementos visuales en una RFI
una imagen vale 1.000 palabras., Esta perogrullada Se adapta perfectamente a la RFI. Adjuntar fotos, dibujos, videos o incluso un diagrama esbozado apresuradamente ayudará en gran medida a eliminar la confusión sobre la naturaleza exacta de la información que se solicita. Las imágenes tienen una forma de ir directamente al grano, y cuando se combinan con sus preguntas enfocadas, asegurará que la RFI se aborde de manera rápida y precisa.,
Sugerir una solución
Sugerir una solución no solo enmarca y resalta el problema central de la RFI, ese formato también servirá para estimular al destinatario a un «modo de solución» inmediato; convirtiendo un elemento «echaré un vistazo a esto más adelante» en un elemento de acción.
si está en condiciones de solicitar una RFI, es probable que tenga la experiencia profesional y el conocimiento de la situación para incluir con su pregunta muy específica un par de posibles respuestas propias. ¿Cuál es el punto de presentar una respuesta propuesta junto con su propia pregunta?, Esta práctica sirve para poner la cuestión en un relieve aún más agudo al contrastar la RFI con una solución retóricamente propuesta. Es como oscurecer el fondo de una foto para exagerar los contornos del sujeto. Usted no tiene las respuestas, claramente, o no estaría produciendo una RFI.
importancia de la implementación del proceso RFI
Sí, lo dijimos. El proceso de usar las RFI para indicar la falta de diligencia o responsabilidad de una empresa o propietario por tiempo y costos adicionales puede no llevarlo lejos en la corte., Las empresas de construcción han intentado utilizar el gran volumen de solicitudes de información como una forma de mostrar planes defectuosos. Sin embargo, en Caddell Construction Co., Inc. contra los Estados Unidos, el tribunal falló contra Caddell Construction Co., Inc declarando que » a un gran número de RFIs no es una indicación de que los planes eran defectuosos.» y «in para que las RFIs sean evidencia de que los planes eran defectuosos, deben demostrar acumulativamente una deficiencia grave en los planes.»
otro caso judicial, Dugan & Meyers Construction Co., Inc. v., El Departamento de Servicios Administrativos de Ohio, resultó en que Dugan & Meyers perdiera en apelaciones porque los tribunales de Ohio rechazaron los argumentos de impacto acumulativo (el impacto de una serie de cambios en la productividad, el cronograma y el costo). Si bien este caso judicial es específico del estado, todavía es importante entender el pensamiento actual detrás del impacto acumulativo y las solicitudes de solicitud.
en el futuro, la carga de demostrar el retraso y el impacto más allá de la cantidad de solicitudes de solicitud presentadas recaerá en los hombros del contratista.,
en el futuro, la carga de demostrar el retraso y el impacto más allá de la cantidad de solicitudes de solicitud presentadas recaerá en los hombros del contratista. Y con el aumento de las apelaciones de casos judiciales a favor de los demandados, los procesos de RFI deben ser más exhaustivos, junto con la documentación detallada y la prueba del verdadero impacto si el contratista quiere litigar por daños y perjuicios.
recuerde que las RFI no son presentaciones, órdenes de cambio o contratos., Si bien son importantes y necesita respuestas rápidas, puede protegerse a sí mismo y a su cordura planificando con anticipación e instituyendo tasas de respuesta razonables, participando en las mejores prácticas e implementando soluciones de software innovadoras. Todo esto equivale a menos tiempo de espera y más tiempo de trabajo.
no te fíes de nuestra palabra, echa un vistazo a la herramienta RFI de Procore por ti mismo.