la perspectiva de comenzar, organizar o limpiar un sistema de archivo de oficina tiene el poder de hacer que incluso los más valientes entre nosotros se escondan detrás de una lista de otras «tareas pendientes», más importantes.»¡Ya no tienes que esconderte! Estos consejos probados en el campo le ayudarán a obtener—y mantener-su sistema de archivo de la oficina en orden de trabajo preciso.
¡muchos de estos consejos vinieron directamente de nuestro grupo de Gerentes de oficina de Facebook!, Vea qué pepitas de sabiduría tiene nuestra comunidad para ofrecer y sumérjase en la conversación. Únete al grupo aquí.
código de Color
Las personas han estado codificando por colores desde que el papeleo de la Oficina, y los sistemas de archivo de la oficina para organizarlo, se convirtieron en un hecho de la vida hace décadas. La técnica probada y verdadera de la codificación de colores nunca falla, y es relativamente rápida y fácil de lograr, incluso si tiene un sistema de archivo particularmente complejo. La codificación por colores le inspirará a ordenar los archivos en categorías razonables, encontrar archivos rápidamente y agregar algo de diversión al proceso de presentación.,
esta técnica organizativa es la manera perfecta de convertir pilas de papel en paquetes ordenados que son predecibles de la mejor manera posible. Lo mejor de todo es que la codificación por colores funciona tanto en archivos físicos como digitales, y si necesita organizar ambos tipos de archivos, puede usar fácilmente el mismo sistema de codificación por colores para cada uno.
Cómo:
- eche un vistazo a todos los archivos que necesita para organizar y establecer algunas categorías de organización. (Puede tomar algunas pasadas para reconocer realmente los patrones y delinear sus categorías.)
- asigne un color a cada categoría., (Algunas categorías incluyen recursos financieros, humanos, contratos e instalaciones.)
- revisa las categorías con tus equipos y ejecutivos. La coordinación de color no funcionará si nadie entiende las categorías que has elegido.
- reunir materiales para la codificación de colores. (Estas pueden ser carpetas de colores para colocar en una estantería o simplemente piezas de cinta washi de colores para pegar en los cajones del archivador.)
- Hacer el código de color! Ordena tus archivos en categorías codificadas por colores y siente el zen Zen organizacional con cada archivo que sueltes (o arrastres y sueltes) en un recipiente ordenado y codificado por colores.,
- cree una hoja de reglas de referencia rápida para que el proceso de codificación de colores sea más fácil para usted (a medida que agrega nuevos archivos) y para cualquier otra persona que lo ayude a organizar el sistema de archivo de la oficina en el futuro.
Por qué funciona:
el código de colores es similar al proceso de aprendizaje conocido como «chunking», definido por el entrenador de eLearning como «the la estrategia de descomponer la información en trozos pequeños para que el cerebro pueda digerir más fácilmente la nueva información.,»
cuando codificas con color una montaña de papel, conviertes una masa desordenada de información en trozos que tú y tu cerebro pueden clasificar fácilmente cuando necesitas encontrar algo específico. Si necesita encontrar una factura en un montón de papel, entonces puede sentirse abrumado y darse por vencido, pero si necesita encontrar una factura en su nuevo sistema codificado por colores, entonces sabrá buscar la bandera verde que denota «papeleo financiero».»
digitalizar
cuando digitaliza archivos, esencialmente crea un sistema de archivo sin papel., Muchas personas encuentran mucho más fácil organizar un sistema de archivo digital sobre un sistema de archivo de papel después de que cada archivo de papel se haya convertido a un formato digital. Si elige digitalizar sus archivos, deberá comenzar escaneando y convirtiendo sus archivos antiguos, un proceso que puede requerir mucho tiempo y trabajo.
Cómo:
Gracias especiales para Francisco de nuestro grupo de Facebook para esbozar estos consejos!
- Decide cómo organizar archivos digitalmente., ¿Utilizará una solución de software lista para usar, una unidad de red mantenida por su propio grupo de TI (Tecnología de la información) o una plataforma en la nube gratuita como Google Drive?
- Utilice una máquina de escaneo confiable y eficiente. (Francisco utilizó una máquina Richo con la capacidad de escanear documentos y enviarlos a carpetas pre-asignadas en la red.)
- Determine si tiene espacio de copia de seguridad de almacenamiento en la nube para sus documentos. Esto es especialmente importante si maneja documentos que, si se pierden, podrían representar un gran perjuicio para los clientes, clientes u otras operaciones comerciales.,
- Determine quién tendrá acceso a agregar y organizar archivos en su sistema.
- Desarrollar una convención de nomenclatura estandarizada para los archivos escaneados. Esto hará que los archivos sean fáciles de encontrar y buscar en su sistema sin papel. Francisco recomienda agregar fechas (o al menos años) a los nombres de los archivos, para que sea más fácil saber cuándo eliminarlos o archivarlos. Penn Libraries tiene una maravillosa lista de mejores prácticas de nombres de archivos para comenzar.
- cree un mapa de su futuro sistema de archivo digital., Haga esta maqueta lo más precisa posible para que pueda anticipar cualquier problema con su esquema de organización. Actualice el mapa cuando haya terminado el proyecto para incorporar los cambios que haya realizado en el camino. Cuando hayas terminado, este mapa te ayudará a encontrar cosas fácilmente a medida que conozcas tu nuevo sistema.
- escanee sus documentos:
- utilice un sello o stickers para marcar los archivos físicos que ya han sido escaneados en el sistema.
- Si su sistema de archivos digital lo permite, agregue palabras clave a cada documento para que los archivos sean más fáciles de encontrar.
- tómese su tiempo para evitar errores., Incluso un simple error podría algún día hacer imposible encontrar un archivo que necesita. Escanear documentos en su nuevo sistema es un proceso que consume mucho tiempo, pero recuerde: ¡eventualmente terminará!
Por qué funciona:
Los sistemas de Archivo Digital automatizan el aspecto de «búsqueda de archivos» del sistema de archivo de su oficina. En lugar de hojear carpetas y pilas mientras se arriesga a cortes en papel y dolores de cabeza, un sistema digital le permitirá buscar algunas palabras clave o ordenar archivos en una lista alfabética y encontrar fácilmente lo que desea.,
Los sistemas digitales también facilitan la adición de nuevos archivos e incluso el intercambio de responsabilidades de archivo entre los equipos. La configuración requiere mucho trabajo, pero el tiempo y el estrés que ahorre después vale la pena.
establecer una fecha de caducidad
esto puede parecer un truco, pero una de las mejores maneras de organizar un sistema de archivo de oficina es reducir los archivos que necesita organizar., Eliminar archivos por contenido puede ser complicado, ya que es difícil determinar qué archivos deben guardarse y qué archivos pueden tirarse, pero descartar archivos por edad presenta una forma segura y estandarizada de decidir qué puede tirar.
Cómo:
- Establecer una edad «desechable» para sus archivos: 1 año, 5 años, 10 años whatever lo que parezca apropiado para los archivos que mantiene y el tipo de negocio que lleva a cabo.
- si teme que pueda necesitar los archivos de nuevo, simplemente muévalos a una caja o carpeta de «archivo» organizada por año., (Esto al menos evita que su sistema de archivos principal se llene de documentos obsoletos.)
- cree una reunión recurrente en su calendario, posiblemente la primera semana del año nuevo, para hacer una purga masiva de archivos.
Por qué funciona:
descartar archivos antiguos mantiene su sistema limpio, organizado y relevante. También le ahorra tiempo manteniendo el sistema en funcionamiento y le ayuda a evitar perder tiempo organizando archivos que nadie necesitará de nuevo.,
Divide y vencerás
Si los archivos que necesitas organizar son relevantes solo para departamentos específicos, pídele a una persona en cada uno de esos grupos que organice sus archivos mientras creas una estructura general de administración de archivos.
Cómo:
- Crear una estructura de organización basada en departamento en lugar de usar categorías que agrupan archivos basados en temas generales, como finanzas o recursos humanos.
- divida los archivos en consecuencia.,
- lleve los archivos a un experto en la materia de cada departamento, preferiblemente alguien que conozca que tenga habilidades organizativas increíbles. Pídale a este voluntario que organice lógicamente los archivos y cree una clave para su referencia.
- recopile los archivos departamentales organizados y agréguelos a su sistema global.
Por qué funciona:
al preguntar a las personas que entenderán—y necesitarán acceder—a los archivos para tomar parte del proceso de organización, se asegurará de que su sistema funcione.,
organice los archivos en las paredes
Monte los titulares de archivos directamente en sus paredes en lugar de usar un archivador o estante.
Cómo:
- establezca sus categorías de organización y defina qué tipos de documentos caerían dentro de cada categoría.
- Monte soportes de pared espaciosos en una de las áreas comunes de su oficina. (Obtenga titulares atractivos que se ajusten a la marca de su empresa para hacer este esfuerzo doble como una iniciativa de diseño de oficina.) Etiquetar cada titular por categoría principal y luego especificar qué tipos de archivos deben ir en cada uno., Considere cómo puede hacer que la etiqueta sea fácil de entender para los empleados ocupados en unos pocos segundos o menos. Este es un ejemplo:
¿qué archivos van aquí?
- facturas
- recibos
- solicitudes de reembolso
- envíe un correo electrónico a todos los miembros de la empresa para explicar su proceso. En lugar de traer archivos a usted, la gente puede agregarlos directamente a los titulares.
- limpie los archivos Una vez a la semana si es necesario.,
Por qué funciona:
Los archivos de Office son recursos colectivos, por lo que tiene sentido que organizarlos sea una responsabilidad colectiva. Si bien es posible que tenga planes ambiciosos para mantener el sistema de archivos de la oficina en una condición perfectamente organizada, todo podría desmoronarse si, y cuando, se ocupa. Este sistema garantiza que los archivos permanezcan organizados por categoría en lugar de acumularse en un montón Aleatorio.,
organice por importancia
cualquiera que haya buscado en archivos entiende el deseo ardiente de encontrar exactamente lo que necesita en lugar de encontrar 100 cosas que no necesita. Intente organizar sus archivos de office en orden de importancia para que la recuperación de documentos sea más agradable para todos.
Cómo:
- encuestar a los empleados y preguntar a qué archivos de oficina necesitaban encontrar o acceder durante todo el año. (Haga que esta encuesta sea obligatoria y solicite la ayuda de la administración para hacer cumplir la ley si es necesario.,)
- explore las respuestas y agrupe los tipos de archivos en niveles de acuerdo con las demandas de acceso. (El nivel superior sería los cinco tipos de archivos a los que se accede con más frecuencia según la encuesta.)
- Organice su sistema, digital o físico, de acuerdo con estas categorías. Asegúrese de categorizar y etiquetar los subfiles también. Por ejemplo, puede etiquetar sus archivos de nivel superior como «archivos cruciales» e incluir etiquetas separadas para «recibos», «contratos» y «resultados de encuestas».»
Por qué funciona:
Todo el mundo quiere un sistema de archivos que parezca anticipar exactamente lo que está buscando., Al organizar su sistema basado en la» regla de la mayoría», tiene la mejor oportunidad de crear un sistema de archivos que realmente ofrezca justo lo que la gente necesita.
planee organizar de forma regular
incluso el mejor sistema de archivo de la oficina no se mantendrá organizado por sí mismo. Lo mejor es tener esto en cuenta y planear hacer un poco de trabajo manteniendo el sistema organizado semanalmente. Contribuir un poco de esfuerzo de forma recurrente se sentirá mucho menos abrumador que tratar de limpiar el valor de un año de archivos mal administrados a la vez.,
Cómo: configurar un recordatorio de calendario recurrente y recordar mantener esta tarea sagrada. Recluta la ayuda de algunos compañeros de trabajo para mantenerte responsable y hacer que el evento semanal sea divertido. (También puede establecer una recompensa para aumentar su motivación organizacional.)
Por qué funciona:
mantener un sistema organizado es mucho más realista y manejable que organizar un sistema desde cero una vez al año.
separar el trabajo en curso del trabajo terminado
Este consejo genial de Mind Tools simplifica todo el sistema de archivo., Aún puede organizar archivos para proyectos completados, pero separarlos de los archivos relacionados con el trabajo en curso hará que la búsqueda de archivos sea mucho más rápida y eficiente.
Cómo:
- Mantener cualquier técnica de categorización existente que funcionó para usted, pero añadir dos categorías generales: «completado «y» en progreso.»
- agregar marcas de tiempo o etiquetas a los archivos de grupo por fecha de finalización, esperada o real.
- agregue las fechas de finalización previstas a su calendario para que sepa cuándo es el momento de entrar y organizar un poco.,
Por qué funciona:
Los archivos relacionados con work in progress son lógicamente los que las personas necesitarán acceder más, y organizar un sistema de archivo por la urgencia y frecuencia de acceso es una de las mejores maneras de asegurarse de que su sistema de archivo sea perfectamente práctico además de estar organizado de manera eficiente.
consejo extra: encuentre una manera de hacer que la organización de su sistema de archivo sea divertida, o al menos factible., Tal vez eso implica obtener hermosos suministros de organización que harán que el trabajo sea agradable o reclutar a un compañero de trabajo para ayudarlo a compartir conversaciones de calidad durante las sesiones de organización.
simplemente encuentre una manera de hacer que la tarea de organizar archivos funcione para usted; esa es la mejor manera de asegurarse de que la importante tarea de organizar archivos no se convierta en una tarea de temor.
¿Puede alguna vez tener demasiados consejos de organización? Creemos que no! ¡Comparte tus consejos a continuación para que todos podamos disfrutar de oficinas súper organizadas!
P.D., ¡Muchos de estos consejos vinieron directamente de nuestro grupo de Gerentes de oficina de Facebook! Vea qué pepitas de sabiduría tiene nuestra comunidad para ofrecer y sumérjase en la conversación. Únete al grupo aquí.
- Biografía
- Últimas entradas
Últimas entradas por Emil Shour (ver todos)
- El Último Compromiso de los Empleados Plan de Acción en 6 Sencillos Pasos – 19 de julio 2019
- Nos Dio Oficina de Mascotas Rienda suelta en el lugar de Trabajo – he Aquí Cómo se Hizo Nuestra Oficina Mejor – 13 de julio de 2019
- Aperitivos para mantenerte Energizada durante un Verano en la Playa o al Lago del Día 15 de junio de 2019