ciertos tipos de empresas venden la mayor parte de su dinero en efectivo. Muchos de estos» negocios en efectivo » también pagan a sus trabajadores y a otros en efectivo. Si bien no es ilegal pagar a los empleados y contratistas independientes en efectivo, no es una buena práctica comercial por muchas razones.
algunas empresas utilizan dinero en efectivo para pagar a los empleados en un intento de evitar el pago de impuestos sobre la nómina, y algunos empleados piden pagos en efectivo para evadir el pago de impuestos sobre la renta.,
problemas de nómina e impuestos al pagar a los empleados en efectivo
Los empleadores deben retener el empleo (impuesto federal y estatal sobre la renta e impuesto FICA (Seguro Social/Medicare)) del pago de los empleados. Los empleadores también deben informar la cantidad de retención para cada empleado al servicio de Impuestos Internos (IRS). Los empleadores envían al IRS el total del impuesto FICA retenido por el empleado y la parte de los impuestos del empleador de manera programada. Los empleadores deben reportar los ingresos de los empleados en el Formulario W-2 cada año. Incluye los ingresos en efectivo.,
se deben pagar otros impuestos laborales sobre las ganancias de los empleados, incluidos los impuestos de desempleo y los pagos del Fondo Estatal de compensación para trabajadores.
Los empleadores deben verificar la elegibilidad de trabajo de los empleados recién contratados, utilizando el Formulario I-9 o el sistema E-Verify. Esta verificación coloca al empleado en el sistema federal, y si a estos empleados se les paga en efectivo, las verificaciones cruzadas de la Agencia pueden descubrir intentos de evitar los impuestos sobre la nómina pagando en efectivo.,
no pagar impuestos sobre el empleo
El IRS trata severamente a los empleadores que no reportan y pagan impuestos sobre el empleo. No presentar los impuestos sobre el empleo es una forma común en que las empresas evaden el impuesto (ilegal). El IRS puede auditar su negocio y revisará todas las incorporaciones disponibles, incluso si no hay registros de nómina o cheques. Si el IRS puede presentar gravámenes fiscales contra la propiedad, y los intentos deliberados de evitar la presentación y el pago de impuestos sobre el empleo pueden conducir a condenas penales.,
cuando paga en efectivo a los empleados
- a los empleados pagados en efectivo y que no tienen impuestos FICA retenidos se les niegan los ingresos del Seguro Social que podrían haber sido utilizados para calcular los posibles beneficios del Seguro Social.
- Del mismo modo, los empleados que no están «en la nómina» no son elegibles para compensación de trabajadores o beneficios de desempleo.,
Contador Público Certificado (CPA) Gail Rosen dice esto acerca de pagar a los empleados con dinero en efectivo:
pagar a los trabajadores ilegalmente en efectivo puede conducir a problemas graves, además de problemas fiscales. Cuando un trabajador «no está en los libros», de repente puede tener pasivos contingentes que realmente pueden ser desastrosos.si un trabajador se lesiona en el trabajo y aterriza en el hospital, se le preguntará si se lastimó en el trabajo. Si el trabajador lesionado responde que sí, entonces estarán cubiertos por la compensación al trabajador., Usted está en serios problemas, si usted no pagó en compensación a los trabajadores porque les pagó en efectivo. Lo mismo es cierto para no pagar al Fondo Estatal de discapacidad y desempleo. Si, por ejemplo, despides al trabajador y solicita el desempleo, entonces tendrás auditores llamando a tu puerta.
pagar a los hijos, cónyuges o miembros de la familia
los salarios de los niños menores de 18 años que trabajan en su negocio están sujetos a los mismos requisitos de retención, impuesto sobre la nómina y, Si contrata a sus propios hijos, es posible que no estén sujetos a los impuestos FICA para el Seguro Social/Medicare, pero sus salarios deben ser reportados al IRS.
contratar a su cónyuge u otros miembros de la familia para trabajar para su negocio y pagar en efectivo también puede privar a esta persona de los beneficios del Seguro Social. Y todas las demás cuestiones mencionadas anteriormente se aplican, incluida su responsabilidad legal de informar y pagar impuestos sobre la nómina.,
pagar a otros en efectivo
muchas empresas pagan a los trabajadores por contrato (trabajo ocasional, trabajadores de verano, mientras que los pagos a contratistas independientes tienen menos problemas que los de los empleados, vale la pena señalar dos problemas:
- Los pagos a los trabajadores por contrato deben reportarse anualmente en el Formulario 1099-NEC (anteriormente 1099-MISC antes de 2020), y
- debe verificar la identificación del contribuyente para los contratistas independientes al hacer que la persona complete el formulario W-9; si no se puede verificar la identificación del contribuyente, debe tomar una retención adicional del pago del contratista.,
Los pagos en efectivo realizados a proveedores y otras personas con las que hace negocios deben estar justificados si desea que estos pagos en efectivo se deduzcan como gastos en su declaración de impuestos de negocios. Incluso los pequeños pagos en efectivo deben pagarse a través de un fondo de caja chica, con la documentación adecuada.
la información contenida en este artículo no es asesoramiento fiscal o legal y no sustituye dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y la información en este artículo puede no reflejar las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley., Para obtener asesoramiento fiscal o legal actual, consulte con un contador o un abogado.