en vous renseignant sur les catégories de dépenses courantes des petites entreprises, il sera beaucoup plus facile de déterminer ce qui est déductible et ce qui ne l’est pas au moment de l’impôt.
certaines des catégories de dépenses les plus courantes comprennent les services publics, les voyages, les salaires et autres salaires, et les dépenses de location, mais il y en a beaucoup plus que vous devriez connaître.,
dans cet article, nous expliquerons quels types de dépenses sont déductibles et vous fournirons une liste des catégories de dépenses d’entreprise les plus couramment utilisées.
aperçu: Qu’est-ce qui compte comme une dépense d’entreprise déductible?
l’IRS a défini les dépenses d’entreprise comme « le coût d’exploitation d’un commerce ou d’une entreprise”, ajoutant que ces dépenses sont généralement déductibles si l’entreprise opère pour réaliser un profit.
Mais ce qui compte comme une dépense d’entreprise? Beaucoup plus que vous pouvez réaliser., En fait, toute dépense considérée comme ordinaire et nécessaire pour votre entreprise est probablement une dépense déductible.
ainsi, pour chaque dollar que vous dépensez pour des dépenses commerciales ordinaires et nécessaires, que nous expliquerons ensuite, vous pourrez bénéficier d’une déduction fiscale du même montant, réduisant considérablement votre fardeau fiscal.
un mot d’avertissement: vous devrez tenir compte de votre méthode comptable lorsque viendra le temps de déduire les dépenses.
par exemple, en décembre 2019, vous recevez une facture D’Atlas Roofing pour les réparations effectuées plus tôt dans le mois., La facture est de 1 750 $et sera payée en janvier 2020.
Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse, vous ne pouvez pas déduire cette dépense pour 2019, mais elle peut être déduite en 2020, lorsque vous payez la facture.
Si vous utilisez la méthode de comptabilité d’exercice, vous êtes en mesure de comptabiliser la dépense dans le mois où elle a été effectuée, décembre, de sorte que vous pouvez déduire la dépense de 1 750 $pour 2019, même si elle sera payée en 2020.
Quelles sont les catégories de dépenses?,
Vous trouverez ci-dessous une liste de certaines des catégories de dépenses les plus courantes des petites entreprises qui peuvent être déduites de votre revenu imposable.
Si vous souhaitez plus d’informations sur les déductions commerciales et exactement ce qui est autorisé, assurez-vous de visiter L’aperçu de la déduction des dépenses commerciales sur le site Web de L’IRS.
vous voudrez également consulter la Publication IRS 535; dépenses D’entreprise, pour une explication plus complète des dépenses d’entreprise et exactement ce que vous pouvez déduire.
- publicité: Cela inclut le coût de placer des annonces ou de diffuser des publicités pour votre entreprise.,
- Formation Continue: vous envisagez de retourner à l’école pour apprendre les dernières nouvelles dans votre domaine? C’est la franchise.
- frais de crédit et de recouvrement: si vous devez faire appel à des agences extérieures pour recouvrer les soldes en souffrance, vous pouvez les déduire.
- cotisations et abonnements: les frais d’abonnement aux publications liées à votre entreprise sont déductibles, tout comme les cotisations des organisations professionnelles.
- programmes D’avantages sociaux des employés: le coût de l’assurance maladie des employés ou des avantages de retraite tels qu’un match 401(k) est entièrement déductible.,
- assurance: les primes de responsabilité générale, d’indemnisation des accidents du travail, de responsabilité du fait des produits et d’assurance invalidité sont déductibles.
- entretien et réparations: que ce soit pour l’entretien de routine comme L’entretien CVC, ou le remplacement de carreaux fissurés dans votre zone de réception, l’entretien et les réparations sont déductibles.
- frais de bureau et fournitures: cela comprend des éléments tels que des stylos et des crayons, des classeurs, du toner pour votre copieur et des cartouches d’encre pour votre imprimante.
- frais de port et d’expédition: les frais d’expédition des commandes ou simplement d’envoi d’une lettre sont une dépense déductible.,
- impression: qu’il s’agisse d’un document d’une page ou d’un livret pour vos clients, le coût d’impression est déductible.
- Location: si vous louez un bureau ou un espace de vente au détail, le loyer est déductible.
- salaires et autres rémunérations: les salaires des employés ainsi que les salaires versés aux employés contractuels sont entièrement déductibles.
- téléphone: Qu’il s’agisse d’un système téléphonique de pointe ou de téléphones portables pour vos représentants sur le terrain, le coût de vos téléphones est entièrement déductible.,
- voyage: tout voyage d’affaires est déductible, qu’il soit local, national ou international, tant qu’il est jugé nécessaire pour votre entreprise.
- services publics: le coût de votre gaz, de votre électricité et de votre eau est une dépense entièrement déductible.
comment catégoriser les dépenses de votre petite entreprise
Il est vraiment assez simple de catégoriser vos dépenses d’entreprise, mais de nombreux propriétaires de petites entreprises repoussent ce processus jusqu’à ce qu’il soit absolument nécessaire, créant plus de travail dans le processus.,
rappelez-vous, si vous êtes à la recherche d’investisseurs, de financement extérieur, ou si vous avez besoin de créer des projections financières, vous devrez avoir une estimation précise de vos dépenses commerciales régulières, classées correctement. Voici quelques façons de rendre le processus un peu plus facile.
Astuce #1: Configurez vos comptes de dépenses pour refléter votre entreprise
Si vous fournissez des téléphones cellulaires aux représentants sur le terrain et aux vendeurs externes, assurez-vous d’inclure une dépense distincte pour les téléphones.,
pour les petites entreprises, ou celles qui utilisent uniquement un téléphone fixe de bureau, votre facture mensuelle peut être passée en charges sur votre compte de services publics. Certaines petites entreprises combinent les frais d’impression et d’affranchissement, mais si votre entreprise expédie régulièrement des marchandises aux clients, vous devriez avoir un compte séparé pour vos frais d’affranchissement et de livraison.
Astuce #2: coder les factures des fournisseurs avec le bon compte de dépenses
lors de la configuration de vos fournisseurs, entrez si possible un code de dépenses ou une catégorie par défaut., Cela relie automatiquement le fournisseur à la bonne dépense, éliminant ainsi le besoin de coder manuellement les factures du fournisseur.
QuickBooks Online vous permet d’entrer une catégorie de dépenses lors de la configuration des détails du fournisseur. Source: Logiciel en ligne QuickBooks.
Si cela n’est pas possible, assurez-vous d’examiner et de coder correctement la facture pour le processus des comptes fournisseurs, en vous assurant que chaque facture saisie est codée dans le bon compte. La cohérence est également importante, vous devez donc vous assurer de coder et d’enregistrer les factures de manière cohérente d’un mois à l’autre.,
Astuce #3: arrêtez d’utiliser des feuilles de calcul et commencez à utiliser un logiciel de comptabilité
bien que le logiciel de comptabilité ne soit pas d’une grande aide si les factures ne sont pas affichées dans le bon compte de dépenses, il peut vous aider à catégoriser et à suivre vos dépenses tout au long de
un autre avantage: au lieu de passer votre temps à additionner vos dépenses, vous pourrez créer un rapport en quelques minutes qui affichera toutes vos dépenses professionnelles pour l’année, simplifiant également le processus de déduction.,
le meilleur logiciel de comptabilité pour catégoriser les dépenses d’entreprise
Si vous avez de nombreuses dépenses à suivre, il est préférable d’utiliser un logiciel de comptabilité pour les suivre correctement.
bien qu’il soit certainement possible de suivre les dépenses à l’aide d’une liste de dépenses d’entreprise, ou en entrant les dépenses sur une feuille de calcul, à l’heure des impôts, vous apprécierez la possibilité d’extraire ces dépenses facilement. De plus, vous avez la sécurité d’avoir une sauvegarde adéquate et une piste d’audit solide en place, si jamais vous êtes audité.,
Voici quelques-unes des meilleures applications logicielles de comptabilité pour le suivi de vos dépenses d’entreprise.
Zoho Books
Zoho Books offre une excellente capacité de tenue de livres et de comptabilité pour les petites entreprises, y compris une fonctionnalité de gestion des dépenses solide.
Zoho Books offre de nombreuses façons d’enregistrer vos dépenses professionnelles. Source: logiciel Zoho Books.
Une fonctionnalité pratique dans Zoho Books est la possibilité d’enregistrer une dépense, d’enregistrer le kilométrage ou d’enregistrer les dépenses en vrac. Zoho Books offre également une excellente introduction sur la façon de suivre les dépenses des entreprises.,
AccountEdge Pro
AccountEdge Pro est conçu pour faciliter la vie des propriétaires de petites entreprises. L’une de ses meilleures caractéristiques est la possibilité d’attribuer un compte de dépenses approprié à chaque fournisseur, de sorte que lorsque vous entrez une facture pour ce fournisseur, les comptes corrects seront débités et crédités automatiquement.
AccountEdge Pro vous permet d’afficher les comptes affectés par une transaction d’achat.
Source: logiciel AccountEdge Pro.,
bien qu’il existe des cas où un fournisseur peut avoir plusieurs comptes de dépenses d’entreprise, comme une entreprise qui peut offrir à la fois des services d’impression et d’expédition, dans de nombreux cas, les fournisseurs ne représentent qu’un seul type de dépenses d’entreprise. En configurant cela pendant le processus de configuration du fournisseur, vous pouvez éliminer la nécessité d’allouer la dépense lorsqu’elle est saisie.,
FreshBooks
FreshBooks offre plusieurs façons de suivre et de gérer vos dépenses, y compris la saisie standard des dépenses, la possibilité de télécharger des reçus à partir de votre téléphone mobile ou la possibilité de numériser un reçu directement dans FreshBooks.
la fonction dépenses de FreshBooks catégorise automatiquement vos reçus. Source: logiciel Freshbooks.
avec la catégorisation automatisée des reçus, FreshBooks facilite le suivi et la déduction ultérieure de toutes les dépenses admissibles et constitue également une bonne option pour ceux qui préparent des rapports de dépenses.,
tout n’est pas déductible
parallèlement à cette longue liste de déductions admissibles, il y a quelques dépenses qui ne sont jamais déductibles pour les propriétaires d’entreprise, y compris le lobbying, les contributions politiques, les adhésions à des organisations sociales et, bien sûr, toutes les activités illégales telles que les pots-de-vin ou les pots-de-vin.
la bonne nouvelle est que la grande majorité de vos dépenses professionnelles sont déductibles., Assurez-vous simplement que vous les suivez correctement afin de profiter d’eux, et si vous avez des questions sur ce qui est et n’est pas déductible, il est toujours préférable de Les référer à votre comptable ou CPA.