Quelle est la méthode de la proposition?
Les propositions sont écrites pour diverses raisons et peuvent suivre un large éventail de formats. En fin de compte, le but d’une proposition est de présenter une idée à une personne ou à une organisation et de les persuader que votre idée vaut la peine d’être poursuivie. Selon la complexité et la formalité de la portée de votre proposition, vous pourriez avoir besoin de plus ou moins de profondeur., Toutes les propositions ont cependant une structure de base assez simple, qui suit six parties génériques:
- sujet: indiquez votre sujet et votre but pour écrire la proposition.
- paradigme: Décrivez l’état actuel ou la compréhension telle que votre public la connaît.
- écart: identifier l’écart dans la connaissance de la pratique tel que le paradigme actuel le voit. Afficher ce qui manque (il s’agit essentiellement d’une déclaration de problème).
- prévision: prévoir l’organisation de la proposition afin que votre lecteur sache exactement à quoi s’attendre. Ensuite, suivez cet ordre tout au long de la proposition.,
- recherche: fournir une explication détaillée de la recherche que vous allez mener pour en savoir plus sur le problème/lacune et la solution.
- Proposition: proposez quelque chose de nouveau, basé sur vos recherches, qui comble le vide ou résout le problème.
compte tenu de ces six composantes de base, la plupart des propositions, en particulier celles qui nécessitent beaucoup de formalité, de recherche, de planification et de présentation, nécessitent beaucoup plus de profondeur et la structure organisationnelle peut inclure jusqu’à 14 sections / composantes différentes ou plus., Si vous cherchez comment rédiger une proposition complète et approfondie, incluez les quatorze sections suivantes et suivez l’ordre ci-dessous:
- lettre D’envoi
- couverture/page de titre
- résumé
- Table des matières
- liste des chiffres
- Introduction
- Description du projet/du produit livrable
- méthodologies
- calendrier
- Budget
- analyse coûts/avantages
- qualifications
- Conclusion
- annexes
Que dois-je savoir sur les propositions?,
chacune des sections de proposition ci-dessus est décrite ci-dessous. Mais d’abord, vous devez savoir quelques choses sur la façon d’écrire une proposition:
Les propositions sont pour résoudre des problèmes
la chose la plus fondamentale que vous devez savoir sur la façon d’écrire une proposition est que vous proposez une solution à un problème. Cela signifie que vous devez savoir quel est le problème, à quel point il est grave, à qui il affecte, comment (le cas échéant) le problème a été résolu dans le passé et comment vous vous attendez à pouvoir le résoudre d’une manière qui n’a pas été faite auparavant.,
Audience Matters
malgré ce que vous avez pu apprendre dans votre cours d’écriture technique ou commerciale, il n’y a pas de formule précise pour rédiger une proposition. En fin de compte, une personne réelle va lire (ou ne pas lire si vous ne faites pas attention) votre proposition et il est important que vous répondiez à leurs attentes. Lorsque vous rédigez une proposition de subvention, il est impératif de suivre les directives données par l’organisation. Si vous ne le faites pas, le vôtre sera presque assurément jeté. Si vous écrivez une proposition pour votre entreprise, regardez et voyez quelles propositions ont été écrites dans le passé., Suivez ce qui est attendu.
Les propositions sont des Documents persuasifs
peut-être cela semble évident, mais lorsque vous écrivez une proposition, vous essayez de persuader les gens de vous laisser aller de l’avant avec votre grande idée. Afin d’obtenir d’autres à bord, vous devez être impressionnant et incontestablement persuasif. Assurez-vous donc d’encadrer chaque section de la proposition de manière à ce que votre projet semble important, valable, précieux, clair, efficace, sûr, réalisable ou tout autre élément qui pourrait convaincre ceux qui l’examinent., Aussi, assurez-vous d’éviter les déclarations qui vous font paraître incertain de vous-même ou trop confiant en vous-même. C’est une ligne fine entre paraître incompétent (quand vous dites des phrases comme « je pense” ou « je crois” ou « je devine que that”) et paraître arrogant (quand vous dites des phrases comme « je suis sûr que vous serez d’accord” ou « je suis la meilleure option que vous avez).
Les propositions ne sont généralement pas lues par une seule personne
lorsque vous rédigez une proposition, vous devez être conscient que plusieurs personnes évalueront souvent la faisabilité de ce que vous proposez. Et chaque personne a un intérêt différent dans son approbation., Un comptable peut être chargé de lire votre section budgétaire, mais peut ne pas regarder autre chose. Un comité de lecture ne peut examiner le résumé exécutif que pour une validation rapide. Ou un groupe spécialisé peut seulement être intéressé par vos méthodologies. Il est important que vous reconnaissiez à l’avance qui se souciera probablement le plus de chaque partie de la proposition.
Les détails sont les plus importants
l’un des plus grands pièges dans la rédaction d’une proposition est de ne pas être assez spécifique. Ne confondez pas la longueur de la proposition avec des détails. Certaines propositions très longues sont, simplement, longues., Assurez-vous que chaque détail que vous incluez rend le projet que vous proposez plus clair. Si un détail n’a pas de valeur pour les parties prenantes, laissez-le de côté. Et évitez la narration (ou ce qui est souvent appelé « métadiscourse ») dans votre écriture. En d’autres termes, évitez de vous interjeter avec vos désirs, vos pensées et vos processus pour choisir le projet et décider d’écrire à ce sujet. Tenez-vous à la raison pour laquelle le projet est important et comment vous allez le terminer.
lettre D’envoi
Les lettres d’envoi sont une courtoisie et une formalité., Ils sont rédigés sous forme de lettre d’affaires professionnelle et ils sont adressés à la personne ou au Comité d’examen auquel vous envoyez la proposition. Votre lettre d’envoi devrait inclure une brève introduction qui vous présente et le but de la proposition. La lettre comprendra généralement une description très brève (un ou deux paragraphes) du projet que vous proposez. La lettre d’envoi devrait également inclure une sorte de déclaration finale, vous fournissant généralement des informations de contact et une déclaration sur la possibilité de répondre à d’autres questions sur la proposition ou le projet.,
page de couverture ou de titre
toutes les propositions professionnelles doivent inclure une page de couverture. Ceux-ci sont plus importants que juste pour la décoration. Les pages de couverture indiquent le titre de la proposition, le(s) auteur (s), la date de soumission, la personne ou le Comité auquel la proposition est soumise et toute autre information pertinente ou demandée. Si vous soumettez à votre entreprise ou à un organisme de subvention ou de financement, assurez-vous de suivre leurs directives pour ce qui devrait être inclus dans la page couverture. La plupart des organisations ont une préférence pour la couverture car elles utilisent un système de classement pour rester organisées.,
résumé
habituellement, les résumés suivent immédiatement la page de couverture (avant la table des matières). Ce sont des résumés de l’ensemble de la proposition. Les résumés sont souvent oubliés, mais ils servent un but important. N’oubliez pas qu’il y a généralement un grand nombre d’intervenants impliqués dans la lecture des propositions. Certaines personnes ont juste besoin d’un coup d’œil rapide sur l’ensemble de la proposition, mais n’ont pas le temps ou l’intérêt de lire l’ensemble. Les résumés donnent un aperçu de l’ensemble de la proposition., Il importe cependant que chaque section de la proposition soit abordée dans le résumé. Habituellement, les résumés sont de 1 à 2 pages.
Table des Matières
bien conçu propositions inclus une table des matières. Même pour les projets simples, les propositions finissent par être un minimum de 15-20 pages. Il est important que votre proposition soit organisée et que les lecteurs puissent trouver rapidement les informations qu’ils recherchent. Si les comptables ont seulement besoin de voir le budget proposé, par exemple, ils devraient être en mesure de trouver rapidement la page sur laquelle il se trouve.,
liste des Figures (et liste des tableaux)
La plupart des propositions, en particulier les propositions longues, comprennent des figures et des tableaux. Si quelqu’un doit se référer à votre proposition et qu’il n’est intéressé que par votre diagramme de Gantt (qui décrit votre chronologie), il doit savoir où localiser le graphique. Considérez la page liste des figures comme une extension de votre table des matières qui localise spécifiquement les visuels, y compris les images, les graphiques, les diagrammes et les tableaux. Souvent, si vous avez plusieurs figures et plusieurs tableaux, vous voudrez une page liste de tableaux distincte de la page liste de figures.,
Introduction
Les Introductions sont meilleures si elles sont courtes et au point. Si vous avez besoin de vous présenter, vous pouvez, mais faites-le bref. Le but principal de l’introduction, cependant, est d’énoncer votre projet et son but. C’est votre première chance d’être vraiment persuasif, il est donc important que vous fassiez vraiment croire que le projet que vous proposez est important., Cela signifie que vous devez
1) présenter votre sujet
2) Fournir un énoncé de problème
3) offrir une solution rapide au problème
l’un des plus grands pièges de la rédaction de propositions est de ne pas indiquer clairement qu’il existe un problème réel qui mérite d’être résolu. Rappelez-vous d’en haut que les propositions sont écrites pour résoudre les problèmes., Ainsi, par exemple, si vous êtes directeur d’une succursale d’une entreprise nationale et que vous voulez proposer à vos supérieurs que vous devez déménager votre magasin dans un autre bâtiment, vous devez leur dire 1) que vous proposez le déménagement du bâtiment, 2) que le bâtiment doit être déplacé parce que son emplacement entrave la croissance (énoncé du problème), et 3) que vous avez un emplacement en tête qui améliorera les opportunités de croissance.
quel que soit le sujet de votre proposition, cependant, vous devez avoir une déclaration de problème et une solution dans l’introduction., Si ce n’est pas clair et au point, vos chances que quelqu’un lise le reste de la proposition deviennent faibles.
Description du projet ou du Livrable
Cette section peut prendre de nombreux noms différents et elle est souvent subdivisée en plusieurs sections plus petites. Mais peu importe ce que vous nommez cette section et comment vous l’organisez, sachez que votre objectif principal est de décrire ce qu’est le projet, dans son intégralité. Vous devez expliquer tout ce que vous finirez par produire ou faire. Tout. Cependant, évitez de décrire quoi que ce soit qui explique comment vous allez le faire., C’est pour la section suivante, méthodologies. Dans la section Description du projet, vous pouvez d’abord penser en termes de liste. Quel est exactement tout ce que vous allez produire ou aider à produire? À quoi ressemblera exactement le projet (ou les livrables) une fois terminé?
Il est très important que vous soyez clair, succinct et organisé dans cette section. Si vous laissez des questions sur le résultat final, vos examinateurs sont très susceptibles d’abandonner et de refuser l’approbation de la proposition.,
méthodologies
Après avoir décrit les détails de votre projet, vous maintenant comment la chance d’écrire comment vous allez terminer votre projet. Prenez vos sections et descriptions de la section Projet / livrables et décrivez, en détail, comment vous allez obtenir les informations, les autorisations et les autres outils pour terminer le projet. Vous devrez peut-être même décrire les plans de collecte de fonds si plus d’argent est nécessaire pour mener à bien le projet.,
l’un des plus grands pièges de la section Méthodes est d’indiquer de nouveaux composants dans votre projet qui n’ont pas été décrits précédemment, la description du projet/des livrables. Évitez d’indiquer de nouvelles informations sur le projet ici. Concentrez-vous plutôt sur la façon dont vous allez rechercher, planifier, travailler et exécuter le projet décrit précédemment. Si vous vous rendez compte que vous n’avez pas expliqué quelque chose dans la section précédente de la proposition, revenez en arrière et incluez-le là. Les examinateurs de propositions ne détestent rien de plus que d’avoir de nouvelles surprises en cours de route., Si de nouvelles pièces du projet continuent à apparaître dans la proposition, ils commenceront à se demander si vous avez pensé à cela tout au long et si vous savez combien est vraiment impliqué dans le projet.
dans cet esprit, il est important que vous soyez très précis sur vos méthodes. Décrivez, en détail, votre recherche, Si vous allez interviewer des gens, qui vous allez interviewer, comment vous allez créer ou concevoir quelque chose, qui vous allez consulter, et ainsi de suite.
Chronologie
Le scénario, vraiment, est une extension de vos méthodes., Mais pour des raisons de clarté et d’organisation, la chronologie a généralement sa propre section. Les examinateurs devront savoir quand vous compléterez différents benchmarks dans le projet et ils devront savoir si vous avez prévu suffisamment de temps entre les segments. La plupart du temps, ils ont besoin de quelque chose à suivre avec vous. Un calendrier est bon pour vous aussi, car il vous aidera à garder le rythme et à rester organisé. Réfléchissez de manière créative à la meilleure façon d’afficher visuellement votre chronologie. Un diagramme de Gantt est-il le plus approprié? Ou peut-être une table? Ou une chronologie linéaire?, Quoi que vous choisissiez, assurez-vous qu’il est clair ce qui se passera quand et qui sera impliqué à différents moments.
Budget
dans une certaine mesure, il est possible qu’une partie de votre budget apparaisse dans la section méthodes, mais seulement au point où vous décrivez comment vous allez collecter des fonds. Dans cette section, vous devez décrire tous les coûts possibles auxquels vous pouvez penser. Vous n’avez pas besoin de décrire comment vous obtiendrez l’argent (généralement les organisations que vous proposez d’offrir l’argent en fonction de l’approbation de la proposition et du budget proposé) à moins que votre proposition ne porte spécifiquement sur la collecte de fonds., Mais vous devez être attentif à tous les coûts possibles. Rien n’est pire que de faire approuver une proposition puis de réaliser que cela vous coûtera plus cher que ce que vous avez été approuvé pour dépenser.
analyse coûts/avantages
Les analyses coûts / avantages ne sont pas nécessaires pour de nombreuses propositions, en particulier pour les projets qui ne nécessitent pas beaucoup d’argent. Cependant, vous pouvez vous retrouver à proposer quelque chose qui est controversé ou qui coûte autrement beaucoup d’argent., En plus d’énoncer une déclaration de problème très persuasive dans votre introduction, vous devrez peut-être expliquer pourquoi ce projet particulier vaut la peine d’être dépensé. Afin d’être persuasif, concentrez-vous sur toutes les parties prenantes; indiquez combien de personnes, d’organisations ou d’autres entités en bénéficieront. S’il y a des risques, indiquez-les, mais encadrez-les d’une manière qui suggère que le coût l’emportera probablement sur les risques. N’oubliez pas que les propositions, plus que la plupart des documents, sont des documents persuasifs et qu’il est important que vous cadriez le tout d’une manière qui rend votre projet très, très important., Mais, bien sûr, n’en faites pas trop.
Qualifications
plusieurs fois, vous rédigerez des propositions à des personnes que vous ne connaissez pas. Mais même si vous connaissez la ou les personnes chargées d’examiner votre proposition, il est important que vous soyez qualifié. Dans le domaine de la rhétorique, cela s’appelle ethos, qui fait référence à votre crédibilité. Reconnaissez que les examinateurs se demanderont dans leur tête en lisant votre proposition : » mais pourquoi cette personne? Sont-ils capables? »
fournissez autant d’informations que vous pensez être importantes pour renforcer votre crédibilité., Évitez tout ce qui vous fait paraître moins qualifié. Certains examinateurs de propositions vous demanderont d’indiquer vos titres de compétence, y compris vos diplômes universitaires, votre expérience de travail, vos connaissances et même vos CV et exemples de travail. Assurez-vous de savoir combien d’informations ils voudront et auront besoin.
Conclusion
Chaque document a besoin d’un début, un milieu et une conclusion. Malheureusement, les conclusions sont souvent oubliées. Dans votre conclusion, vous devez reformuler l’énoncé du problème, en rappelant aux examinateurs l’importance de ce projet., Mais vous devrez également fournir une demande d’approbation (afin qu’il soit clair que vous espérez l’obtenir). En outre, vous devrez informer les examinateurs de la façon de vous contacter s’ils ont besoin de plus d’informations de votre part. Les Conclusions ne sont pas seulement un travail occupé pour polir votre document; elles sont une courtoisie, ce qui rend votre proposition plus persuasive. Andy ils fournissent des informations précieuses pour obtenir une réponse et entrer en contact avec vous. Sans conclusion, vous pouvez laisser une certaine ambiguïté indésirable dans la portée des propositions.,
n’oubliez pas de citer toutes les recherches secondaires utilisées pour le développement de votre projet et de votre proposition. Bien que le format APA soit le format de citation le plus courant pour les propositions, vous devrez peut-être suivre un style différent en fonction de votre organisation, des instructions du cours ou d’autres attentes. Quoi qu’il en soit, il est important que vous citiez des sources selon un format reconnu et que vous donniez du crédit éthique à toutes les idées et citations directes utilisées.
annexes
bien que toutes les propositions n’aient pas besoin d’annexes, il est possible que la vôtre le soit., Réfléchissez à l’information que vos examinateurs peuvent souhaiter qui ne correspond pas facilement à d’autres sections de votre proposition. Vous devrez peut-être inclure des bilans, par exemple, qui prendraient trop de place dans la section du budget. Ou, vous devrez peut-être inclure des dessins qui ne correspondent pas vraiment naturellement à la description du projet/des livrables. Si vous choisissez d’inclure les annexes, cependant, assurez-vous de les mentionner plus tôt dans la proposition. Vous pouvez par exemple indiquer dans la section du budget quelque chose comme ceci: « pour plus D’informations financières, veuillez vous référer aux bilans de L’Annexe A.,”