Les conseils de remise (RA) sont un document qu’un acheteur envoie à un vendeur en lui indiquant qu’une facture est payée. Bien que non obligatoire, l’acheteur envoie souvent comme un geste de bonne volonté. Ils servent de preuve de paiement et sont donc équivalents à un reçu de caisse enregistreuse. On peut l’émettre sous forme papier ou sous forme électronique.
Les informations de base dans RA comprennent des notes ou des lettres mentionnant le numéro de facture et le montant de la facture., Certaines entreprises envoient également RA avec des factures que les clients peuvent renvoyer avec le paiement. De nos jours, on peut également utiliser un logiciel pour numériser et enregistrer les conseils de remise dans le système en ligne pour permettre la saisie des données à un stade ultérieur.
on peut envoyer un tel bordereau par courriel ou par la poste. Si vous l’envoyez par e-mail, alors vous devez vous assurer que vous avez la bonne adresse e-mail. Vous pouvez également l’envoyer par la poste. Si vous utilisez cet itinéraire, vous devez l’envoyer en même temps que vous envoyez le paiement par chèque. Assurez-vous également de l’Envoyer à l’adresse de remise du fournisseur.,
conseils sur les envois de fonds – Qu’est-ce Qu’ils comprennent?
un avis de remise devrait inclure:
- nom et adresse de l’acheteur
- nom et adresse du fournisseur
- Date de la remise
- montant de la remise
- date provisoire lorsque le fournisseur peut s’attendre à ce que le paiement soit complet
- Un NUMÉRO de facture
- montant du paiement
- méthode de paiement
les entreprises qui suivent la pratique de recevoir des conseils de versement peuvent également envoyer le format avec la facture au client., Dans un tel cas, l’acheteur a juste besoin de remplir les détails pertinents dans le format spécifique que le vendeur veut.
Il est préférable d’imprimer avis de paiement sur la tête de l’entreprise. Le papier à en-tête doit inclure le numéro de contact de la personne qui sera en mesure de répondre à toutes les questions ou questions. Assurez-vous également d’inclure tout détail fiscal s’il est important. Ou vous pouvez consulter un expert fiscal pour connaître la taxe applicable.,
avantage des conseils de remise
- Un conseil de remise aide à tenir des dossiers et est bénéfique pour les clients qui paient par chèque.
- Il aide le destinataire des conseils de remise à comparer le montant du paiement envoyé par l’acheteur avec le montant réel dû.
- Si une entreprise suit le paiement par voie électronique, elle peut remplir d’autres détails en scannant le bordereau.
Types de conseils de remise
conseils de remise de base
en termes simples, il s’agit D’un type de note définissant le numéro de facture et le paiement total.,
conseils sur les factures amovibles
dans certaines factures, le vendeur enverrait un bordereau avec la facture. L’acheteur a juste besoin de remplir ces bordereaux amovibles et renvoyés comme AVIS de versement.
conseils de remise scannables
divers logiciels sont maintenant disponibles pour créer des conseils de remise, que l’on peut facilement numériser dans des systèmes informatiques pour la tenue de dossiers électroniques.
si Vous le Garder?
Une entreprise doit tenir un registre de tous les avis de remise qu’elle reçoit et envoie aux fournisseurs., Un gestionnaire de comptes doit les conserver dans le bon ordre pour s’assurer qu’ils sont disponibles pour référence ultérieurement en cas de divergence ou de litige. En outre, le comptable peut également vouloir consulter les copies des conseils pour vérifier les comptes de bout en bout. Cela garantira qu’il n’y a pas de différence entre le paiement et les factures.
avantages des conseils de remise électronique
la plupart des entreprises utilisent maintenant des conseils de remise électronique (ERA) au lieu des envois de fonds papier standard. C’est parce qu’il y a plusieurs avantages d’ÉPOQUE plus standard., Laissez-nous comprendre l’avantage détaillé des conseils de versement électronique par rapport aux envois de fonds papier standard.
réception facile et rapide
La remise électronique offre aux clients la possibilité de recevoir des remises le jour de la finalisation de la demande. C’est mieux que la remise papier où les parties doivent attendre jusqu’à ce qu’ils reçoivent en main par la poste ou de messagerie.
organise le processus de rapprochement
logiciel de facturation ces jours-ci viennent avec une option de post automatique des envois de fonds électroniques., Cela aide le personnel à concilier les soldes impayés de manière plus efficace.
Respectueux de l’Environnement et en Économisant sur les Coûts Administratifs
Depuis l’ÉPOQUE n’implique pas l’utilisation de papier, il rend l’ensemble du processus respectueux de l’environnement. Cela aide l’entreprise à réduire les coûts d’impression et de papier. En outre, avec le personnel ERA a besoin de moins de temps pour examiner et déposer des dossiers.
traitement rapide des demandes de remboursement secondaires
puisque le client reçoit rapidement la remise par la poste, il peut la transmettre aux personnes qui en ont besoin ou qui ont besoin de renseignements précis.,
le coût du stockage et de la Maintenance est faible
comme il ne s’agit pas d’un Reçu papier, il n’y a pas de problème à créer un endroit séparé pour conserver tous les reçus. Par conséquent, les coûts de maintenance et de stockage réduisent considérablement.
réduction de L’utilisation
certaines industries suivent la pratique consistant à envoyer des conseils de versement plus activement que d’autres. Cependant, la pratique devient moins populaire avec les jours. En outre, avec la popularité croissante du paiement en ligne, les conseils de versement sont devenus redondants., Néanmoins, si vous effectuez un paiement en ligne, vous pouvez toujours faciliter les choses pour le fournisseur en envoyant une note par e-mail informant du numéro de facture pour lequel vous avez effectué le paiement.
une autre utilisation
Une autre utilisation des conseils de versement est avec le payeur d’assurance. Ils l’utilisent pour fournir un avis et expliquer la raison du paiement, du refus, de l’ajustement ou de toute autre note. Habituellement, les compagnies d’assurance-maladie utilisent RA, et ils l’appellent aussi une explication du paiement (EOB)1-4