L’Anatomie d’une demande d’Information (DDR)

Si un entrepreneur général pouvait cumuler toutes les minutes qu’il a passées à attendre une réponse à une DDR (demande d’Information) tout au long de sa carrière, il aurait peut-être trouvé qu’il aurait pu partir en vacances ou même construire quelques places de magasinage, et ils peuvent être coûteux aussi. Des recherches ont montré qu’un projet moyen d’une journée type pouvait avoir entre 15 et 20 DDR par million de dollars de valeur de projet. Cela signifie qu’un projet de 5 millions de dollars peut générer des coûts d’environ 100 000$.,

Les RFI sont simplement des demandes d’informations, mais elles n’ont rien de simple si elles ne sont pas traitées correctement. Il existe des moyens simples de gérer avec succès le processus de RFI et nous vous dirons comment le faire.

Qu’est-ce qu’une DDR en Construction?

En construction, le but d’une DDR est de combler les lacunes d’information, d’éliminer les ambiguïtés et de saisir et de partager des décisions spécifiques au cours du projet. Un entrepreneur général ou un sous-traitant soumet habituellement une DDR sous forme écrite pour obtenir de l’information d’un professionnel de la conception, de l’ingénierie ou de la construction., Les informations contenues dans une DDR sont des informations qui n’étaient pas incluses dans la portée du contrat de construction.

le processus de DDR de Construction

l’objectif principal du processus de DDR est d’éliminer la nécessité de prendre des mesures correctives longues et coûteuses pendant le cycle de vie d’un projet. En Australie, ces documents sont parfois appelés requêtes techniques (TQ).

En règle générale, les questions de DDR sont posées et résolues pendant le processus d’appel d’offres d’un projet et / ou pendant la construction du projet.,

ce que vous DEVEZ et ne devez pas inclure dans les RFI

Les RFI peuvent être classés en plusieurs catégories. Ces classifications peuvent être utiles à l’équipe de projet si de grandes catégories sont utilisées dans les documents. De cette façon, ils amélioreront la communication, concentreront le processus sur le résultat souhaité et souhaité et dirigeront l’équipe de projet.

ces catégories sont:

• clarifications de conception (conflits, plans incomplets, spécifications).,
• demandes de changement de conception (souvent en raison d’erreurs de construction, de problèmes de séquençage).
• demandes de substitutions (ingénierie de la valeur, disponibilité des matériaux, facilité d’utilisation).
• Constructibilité questions
• Différentes conditions du site

Cette liste n’est pas exhaustive, et il est plus important de comprendre ce que RFI ne l’est pas. De nombreux éléments sont appropriés et nécessaires, mais sont mieux transmis ou communiqués via d’autres méthodes.,

Une DDR n’est pas destinée à être utilisée pour une communication de routine, une soumission, un plan ou un calendrier de sécurité, une transmission ou une méthode de documentation. Les DDR ne devraient jamais remplacer la communication verbale ou servir de commentaire ou de positionnement.

en ce qui concerne la conception, les DDR ne devraient pas être utilisées pour la délivrance progressive de documents de conception qui auraient dû faire partie du prix (sauf la conception/construction ou la conception accélérée). Selon le contrat, les DDR peuvent ou non être utilisées pour les substitutions.

Si votre contrat a un processus distinct, assurez-vous que la paperasse et le processus sont utilisés., Sinon, utilisez le processus de DDR et identifiez la DDR comme une « demande de Substitution ». N’utilisez pas la DDR pour approuver des moyens et méthodes ou des problèmes contractuels; ce n’est pas non plus un moyen de poser des questions inappropriées liées à l’installation du produit généralement spécifiée par un fabricant. Ne considérez pas une DDR comme une directive de changement de construction ou une demande d’ordre de changement.

en ce qui concerne les exigences du contrat, assurez-vous que les exigences de l’état général du projet sont bien connues de l’équipe de construction et suivez-les., Les contrats fédéraux et gouvernementaux sont particulièrement connus pour les processus contractuellement fixes qui varient considérablement d’un propriétaire à l’autre.

les composantes d’une DDR

Il y a deux composantes principales des DDR: administrative et professionnelle.

Les contrats nécessitent souvent une notification lorsque des erreurs, des conflits ou des omissions sont découverts, et une DDR est l’outil largement utilisé dans l’industrie de la construction. Non seulement la DDR documente un processus, mais c’est aussi une obligation contractuelle et un processus fondamental pour la réussite de la réalisation des projets.,

cependant, l’attitude de nombreux travailleurs de la construction à l’égard de l’outil est devenue négative puisque les DDR sont fréquemment utilisées comme méthode pour augmenter les profits par le biais de réclamations. Ils peuvent également être utilisés pour créer une piste papier pour affirmer les retards d’impact cumulatifs, la conception négligente ou d’autres actions similaires. Cet abus d’un processus nécessaire et contractuel crée des problèmes plus importants dans l’industrie.

Une DDR ne doit pas être perçue comme un document à haut risque., Il est obligatoire pour une entreprise de construction qui désire un travail répété, de bonnes relations et une réputation professionnelle de gérer le processus grâce à une compréhension approfondie des meilleures pratiques. À long terme, les conséquences de l’utilisation abusive continue des DDR créeront plus de problèmes qu’elles n’en résoudront.

Quelle est la différence entre une DDR, une DP et une RFQ?

” RFX « est un terme utilisé pour désigner une demande de” quelque chose » à partir d’une proposition, d’une information, d’une citation ou d’autre chose. Il est souvent plus facile de référencer une RFX que « une RFP, une RFI ou une RFQ.,”

Les trois documents communs sont RFI (demande d’Information), RFP (demande de proposition) et RFQ (demande de devis). La DDR est souvent émise au début du processus. Une DDR est semblable à certains égards à une DP, mais elle est généralement moins rigoureuse et contient moins de questions.

la DP (demande de proposition) est la première étape d’un processus d’approvisionnement. Une organisation qui souhaite émettre une DP évalue ses besoins et élabore une liste de critères, qui sont ensuite transformés en questions., Les questions sont ensuite compilées dans un questionnaire qui est envoyé à un groupe de fournisseurs qui fournissent les produits/services qui correspondent aux besoins de l’acheteur. Les fournisseurs, qui sont parfois appelés fournisseurs, répondent au questionnaire et le renvoient à l’acheteur après quoi les réponses des fournisseurs sont notées. Les fournisseurs les mieux notés sont alors généralement invités à des négociations ou à soumettre des offres spécifiques dans un appel d’offres.,

RFQ (Request For devis) est une invitation à soumissionner qui est très spécifique dans la nature et comprend tous les détails pertinents relatifs aux produits / services qui sont achetés. Une demande de devis est souvent émise après une demande de devis, mais elle peut également l’être seule pour des biens et services particulièrement normalisés.

les plus grands défis du processus de DDR

l’un des principaux problèmes des DDR est le fardeau supplémentaire qu’elles peuvent imposer à un travail de construction., Cela peut ne pas sembler beaucoup au départ, mais les retards et les temps d’arrêt qui surviennent à la suite d’une RFI peuvent s’additionner au fil du temps. Comme le précise L’American Council of Engineering Companies dans son aperçu des DDR, ces demandes comprennent plus de cinq étapes, chacune avec ses propres sous-catégories, actions et réponses. En outre, les DDR peuvent impliquer collectivement un large éventail de membres de l’équipe, qui peuvent tous retarder le processus et créer encore plus de retards.,

pour examiner et répondre à chaque DDR individuelle, il en coûte en moyenne 1 080 $à une entreprise de construction, alors que le coût collectif du projet pourrait faire reculer une entreprise de 859 680$.

Dans un effort pour monétiser les coûts des DDR créés pour les entreprises de construction, Navigent Construction Forum De Navigant Consulting, Inc. a examiné les données des DDR de 1 362 projets dans le monde pour un total de 1 083 807 DDR. La valeur des projets variait entre 5 millions et 5 milliards de dollars, et chacun d’eux comportait en moyenne 796 DDR.,

la recherche a révélé que les DDR peuvent créer des arriérés importants, puisque les propriétaires et les gestionnaires de projet sont tenus d’examiner et de répondre à chaque DDR individuelle des entrepreneurs et des sous-traitants, en notant le coût de chacune et l’utilisation du processus pour faire des réclamations contre les propriétaires. Après avoir échantillonné 1 382 projets, Navigent a découvert que pour examiner et répondre à chaque DDR individuelle, il en coûtait en moyenne 1 080 $à une entreprise de construction, alors que le coût collectif du projet pourrait faire reculer une entreprise de 859 680$.,

en outre, que ce soit en raison de demandes non prises en compte par l’équipe de conception, de questions déjà répondues dans le contrat original, ou parce qu’elles sont axées sur les moyens et les méthodes, plus d’une DDR sur dix a été répertoriée comme « injustifiable. »Collectivement, ces DDR injustifiées se chiffraient en moyenne à environ 113 400 $par projet.

Les données les plus troublantes découvertes dans la recherche Navigent sont peut-être que près d’une DDR sur quatre ne reçoit aucune réponse., Sans que quelqu’un réponde et résolve les problèmes associés à une DDR, cela peut conduire à un artisanat de mauvaise qualité, à une construction incorrecte et même à une structure potentiellement dangereuse. Les clients devenant de plus en plus litigieux chaque année, il est extrêmement important que les entreprises de construction construisent ces structures en utilisant toute la portée et les exigences énoncées par les ingénieurs et les architectes, sinon, il y a une chance très réelle que l’entreprise de construction puisse finalement faire face à un procès pour un bâtiment mal construit.,

comment améliorer le processus de DDR

l’une des principales causes des DDR est le manque de communication entre les architectes, les ingénieurs et les entrepreneurs et les autres parties prenantes clés. Plus chacun de ces groupes devient technique et isolé, moins il y a de chevauchement et d’interaction entre eux. Cette nature cloisonnée signifie que le constructeur à la fin du processus devra demander des informations à quelqu’un plus loin dans la chaîne de conception, ce qui entraîne finalement une perte de temps et d’heures de travail.,

Les entrepreneurs qui mettent en œuvre un logiciel de gestion de projet de construction peuvent éliminer efficacement ces retards en mettant instantanément les DDR à la disposition de toutes les parties concernées. Grâce à son interface utilisateur intuitive, tous les membres de l’équipe-du dirigeant à l’architecte en passant par les sous-traitants sur le terrain-peuvent facilement prendre une photo de la zone problématique et la télécharger sur le référentiel de la plate-forme pour que tout le monde puisse la voir. Même les personnes qui n’ont pas la plate-forme recevront un message les alertant du problème.,

Les chefs de projet peuvent alors consulter la RFI en temps réel et informer les personnes nécessaires en quelques clics et balayages depuis leurs appareils mobiles. En s’assurant que tout le monde a accès en temps réel aux DDR avec des photos de la demande ou des zones problématiques, les entreprises de construction réduisent le temps et la main-d’œuvre associés à cette composante nécessaire du processus de construction, ce qui permet finalement d’économiser du temps et de l’argent.,

laissez L’Innovation travailler pour vous

dans une étude antérieure, l’analyse des données a montré que sur un projet moyen d’un an ou moins, vous pourriez servir jusqu’à une moyenne de 270 DDR et si un projet dure une durée de cinq ans ou plus, ce nombre peut augmenter jusqu’à 1400. L’utilisation de solutions logicielles clés améliorera considérablement votre travail quotidien en accélérant les processus.

lorsque des questions se posent sur le terrain, vous devez savoir comment aller de l’avant, en particulier lorsque ce changement peut affecter d’autres métiers qui arrivent et terminent un travail., L’utilisation d’un logiciel collaboratif mobile, centré sur le dessin, pour la gestion de projet comme Procore peut non seulement vous aider à soumettre des RFI, mais aussi à les suivre en temps réel, à accélérer les taux de réponse et à signaler ou répertorier les RFI par ordre d’importance.

L’utilisation de solutions logicielles clés améliorera considérablement votre travail quotidien en accélérant les processus.,

avec la bonne solution logicielle, les RFI peuvent être envoyées à tous ceux qui ont besoin de répondre (peu importe où ils se trouvent) sur le terrain et vous pouvez joindre des photos, des dessins ou des schémas plus détaillés, spécifiques à votre demande. Tout cela aide le destinataire à mieux comprendre la DDR et peut accélérer le processus de décision ou de réponse., Une fois que vous recevez une réponse, la bonne solution logicielle archivera toute l’activité impliquée autour d’elle et, si nécessaire, vous aidera à initier un ordre de changement et à gérer les processus complexes qui évoluent à partir de là. Utilisez la technologie pour éliminer les subalternes du processus et laissez-vous plus de temps pour planifier à l’avance les problèmes futurs.

attendez-vous à des réponses dans des délais réalistes

tout d’abord, lisez attentivement le contrat. Savoir ce qui est qualifié de RFI et ce qui ne le fait pas selon le contrat que vous avez signé. De nombreuses DDR peuvent avoir reçu une réponse dans les documents contractuels originaux., Si vous ne lisez pas les documents avec un peigne à dents fines, vous vous arracherez les cheveux inutilement. Et votre RFI ne sera pas répondu. Oui, il faut du temps au début pour lire des documents apparemment sans fin écrits en jargon juridique, mais cela facilitera votre travail à la fin.

pour un projet typique d’un an ou moins, vous pourriez servir jusqu’à une moyenne de 270 DDR et si un projet dure une durée de cinq ans ou plus, ce nombre peut augmenter jusqu’à 1400.,

de plus, ne soyez pas pris au dépourvu si vous obtenez une réponse d’une demande qui indique que le destinataire a un temps « alloué” pour répondre à votre demande. De nombreux contrats actuels définissent maintenant des délais pour les taux de réponse en fonction du bénéficiaire. Par exemple, « l’ingénieur dispose d’un maximum de sept jours pour répondre à la DDR. »Selon le Navigant construction Forum™, différents niveaux de complexité déterminent l’examen de la DDR et le temps de réponse.,

d’après les commentaires du personnel de l’entreprise de construction interviewé, les professionnels de la conception estiment que la DDR moyenne nécessiterait environ huit heures pour recevoir, enregistrer, examiner et répondre. Alors que de nombreuses demandes peuvent être traitées et traitées en moins d’une heure, d’autres peuvent prendre des jours pour effectuer des recherches et fournir une réponse appropriée. Selon les données de L’étude Navigant, les délais de réponse moyens peuvent varier de 6,4 jours à 10 jours en fonction de la région, de la taille du projet et de la durée.

Les Temps de réponse moyens peuvent aller de 6.,4 jours à 10 jours en fonction de la région, de la taille du projet et de la durée.

en fonction de la discipline impliquée dans la demande, une question de couleur de peinture serait plus facile à répondre qu’une question d’ingénierie. Comprendre ces différences, il est important de penser à l’avance. Soumettre une DDR lorsque la condition est critique entraînera plus que probablement des retards. Cependant, l’examen des problèmes prévisibles et l’envoi des DDR à l’avance vous laisse suffisamment de marge de manœuvre pour obtenir une réponse à temps pour que le travail lié à la question à traiter soit terminé., Si vous vous rendez compte que certaines catégories nécessitent plus de précisions, le regroupement des problèmes peut aider à accélérer les temps de réponse des DDR pour les aspects difficiles d’un projet.

enfin, comprendre ce qui est « essentiel à la mission” et ce qui peut être mis en veilleuse contribuera grandement à accélérer les réponses. Soyez précis dans vos demandes, et nivelez-les en fonction de l’urgence du projet. Marquer vos DDR comme « haute priorité » peut aider à augmenter les temps de réponse, mais assurez-vous de ne pas crier au loup trop de fois. Si tout est urgent, alors rien ne l’est., Faites passer les réponses dont vous avez besoin qui peuvent retarder les calendriers du projet, menacer la sécurité du projet ou de vos employés, ou exiger des changements importants au budget du projet. Si oui ou non la peinture de couleur blanche doit être blanc brillant ou blanc coquille d’oeuf peut attendre jusqu’à ce que les questions les plus importantes sont répondues.

meilleures pratiques en matière de DDR

de manière générale, la plupart des entreprises ou des propriétaires tenteront de définir leurs meilleures pratiques et attentes en matière de DDR avant de commencer un projet., Ces meilleures pratiques de RFI sont souvent déterminées comme suit:

• développer une procédure de RFI.
• définir ce qui sera considéré comme une RFI et ce qui ne sera pas considéré comme un.
• Quels documents seront requis à côté d’une DDR pour une réponse, les temps de réponse attendus et la communication de tout ce qui précède avant de lancer le projet de construction.

bien que ceux-ci aident à encadrer les attentes, vous voudrez également définir quelques conditions avant de vous engager avec une entreprise., De votre point de vue, il serait logique de communiquer vos protocoles de RFI attendus (s’ils diffèrent des leurs) et de s’entendre sur la méthode ou le système de soumission.

C’est là que la technologie peut être votre amie. L’utilisation d’une solution logicielle collaborative mobile peut aider à rationaliser les communications et à tenir tout le monde informé en temps réel (tout en documentant chaque activité liée à votre RFI-essentiellement, couvrir vos arrières). Si le propriétaire du projet de construction, l’entreprise ou le gestionnaire utilisent une solution logicielle comme celle – ci-assurez-vous de demander une leçon rapide sur la façon d’utiliser le système correctement., Si c’est vous qui introduisez le système, assurez-vous que le propriétaire, l’entreprise ou le chef de projet comprend la nécessité d’une collaboration en temps réel pour que le projet respecte les délais et le budget. Souvent, le système de gestion de projet ou la solution que vous devrez utiliser est décrit dans vos contrats – alors encore une fois – lisez attentivement ces contrats.

rendre la « demande” simple

Il est surprenant de voir combien de fois ce composant le plus basique disparaît de la RFI; déroutant le destinataire, brouillant les eaux et créant une traînée inutile dans le processus., Rendez la « demande » aussi évidente et sans fioritures et spécifique que possible. Chaque question doit être singulière et claire-et répondre.

Suivez chaque question avec un point d’interrogation, afin de séparer les questions et de se concentrer sur la nature exacte de la demande. Obtenir fantaisie avec les questions ou essayer de mélanger plusieurs questions à la fois dans la RFI ne déplace pas la balle vers le bas. Garder les choses simples. Une RFI est une question. Demandez-le aussi clairement que possible.

le contexte compte

répétons-le: le contexte., Il est très facile de composer accidentellement une demande qui s’inspire tellement de votre propre expérience de la question, elle défie la pénétration facile par le destinataire. C’est un temps-eater. Construisez la question de manière à ce que tout le monde sur ou hors du projet puisse la comprendre. Regardez de plus près à votre demande. Est-il même légèrement présumer une certaine connaissance préalable du destinataire?

un problème ne se présente pas isolément sur un projet, et sa DDR correspondante non plus.,

Une DDR correctement contextuelle doit inclure la nature exacte du malentendu, qui sur le projet est touché, quelle partie du processus du projet est touché, où sur la construction les informations manquent, et un délai dans lequel une réponse est nécessaire. Un problème ne se présente pas isolément sur un projet, et sa DDR correspondante non plus. Enveloppez légèrement la question dans le genre de détails supplémentaires qui apportent une clarté complète à la DDR.

L’Importance des visuels dans une RFI

Une image vaut 1 000 mots., Ce truisme est parfaitement adapté à la RFI. Joindre des photos, des dessins, des vidéos ou même un diagramme esquissé à la hâte contribuera grandement à éliminer la confusion quant à la nature exacte des informations demandées. Les visuels ont une façon de couper directement à la chasse, et lorsqu’ils sont combinés avec vos questions ciblées assureront que la RFI est traitée rapidement et avec précision.,

Suggérer une Solution

Suggérer une solution non seulement encadre et met en évidence la question centrale de la DDR, ce format servira également à inciter le destinataire à un « mode solution” immédiat; transformer un élément « je vais jeter un oeil à cet élément plus tard” en un élément d’action.

Si vous êtes en mesure de demander une DDR, vous avez probablement l’expertise professionnelle et la connaissance de la situation pour inclure à votre question très spécifique quelques réponses possibles de votre propre. Quel est l’intérêt de soumettre une réponse proposée à côté de votre propre question?, Cette pratique sert à mettre la question en relief encore plus net en opposant la DDR à une solution proposée rhétoriquement. C’est comme assombrir l’arrière-plan d’une photo afin d’exagérer utilement les contours du sujet. Vous n’avez pas les réponses, clairement, ou vous ne produiriez pas une DDR.

Importance de la mise en œuvre du processus de RFI

Oui, nous l’avons dit. Le processus d’utilisation de la DDR pour indiquer le manque de diligence ou la responsabilité d’une entreprise ou d’un propriétaire pour du temps et des coûts supplémentaires peut ne pas vous amener loin devant les tribunaux., Les entreprises de Construction ont tenté d’utiliser le volume des DDR comme moyen de montrer des plans défectueux. Cependant, dans Caddell Construction Co., Inc. C. États-Unis, La Cour a statué contre Caddell Construction Co., Inc déclarant que  » a un grand nombre de DDR n’indique pas que les régimes étaient défectueux” « et » in pour que les DDR soient la preuve que les régimes étaient défectueux, elles doivent démontrer cumulativement une lacune grave dans les régimes. »

Une autre affaire judiciaire, Dugan & Meyers Construction Co., Inc. v., Ohio Department of Administrative Services, a entraîné la perte de Dugan & Meyers en appel parce que les tribunaux de L’Ohio ont rejeté les arguments d’impact cumulatif (l’impact d’une série de changements sur la productivité, le calendrier et les coûts). Bien que cette affaire judiciaire soit spécifique à l’état, il est toujours important de comprendre la pensée actuelle derrière l’impact cumulatif et les DDR.

à l’avenir, le fardeau de démontrer le retard et l’impact au-delà de la quantité de DDR soumise reposera sur les épaules de l’entrepreneur.,

à l’avenir, le fardeau de démontrer le retard et l’impact au-delà de la quantité de DDR soumise reposera sur les épaules de l’entrepreneur. Et avec l’augmentation des appels judiciaires en faveur des défendeurs, les processus de RFI doivent être plus approfondis, accompagnés d’une documentation détaillée et d’une preuve d’impact réel si l’entrepreneur souhaite intenter une action en dommages-intérêts.

rappelez-vous que les DDR ne sont pas des soumissions, des ordres de modification ou des contrats., Bien qu’ils soient importants et que vous ayez besoin de réponses rapides, vous pouvez vous protéger et protéger votre santé mentale en planifiant à l’avance et en instaurant des taux de réponse raisonnables, en adoptant les meilleures pratiques et en mettant en œuvre des solutions logicielles innovantes. Tout cela équivaut à moins de temps d’attente et plus de temps de travail.

Ne vous contentez pas de nous croire sur parole, consultez L’outil RFI de Procore par vous-même.