Politique de carte de crédit de l’entreprise

aperçu de la Politique de carte de crédit de l’entreprise et exemple de modèle.

25 janvier 2021

Ressources Humaines

outils et échantillons

politiques

modèle de politique de carte de crédit de l’entreprise:

Introduction.,

Les entreprises utilisent les cartes de crédit d’entreprise pour gérer les dépenses de petite à moyenne taille liées à la maintenance et au développement de l’entreprise. En raison des implications financières et des risques associés aux cartes de crédit de l’entreprise, créé cette politique pour définir clairement les protocoles, les limitations et les conditions d’utilisation.

objet.,

la présente politique sur les cartes de crédit de la société a pour objet (a) de décrire les procédures d’admissibilité et d’autorisation, (b) d’énoncer les conditions générales de la carte de crédit de la société, (c) de définir les limitations et exceptions, et (d) d’expliquer les violations de cartes et le processus de mesures disciplinaires.

Portée.

Cette politique s’applique à tous les employés autorisés à utiliser la carte de crédit de l’entreprise.

autorisation.

la carte de crédit n’est disponible que pour le personnel autorisé, à savoir le directeur exécutif, Le Directeur Financier et le directeur de bureau., Le directeur exécutif et le Directeur Financier se réservent le droit de remettre la carte de crédit de l’entreprise à tout employé, selon les circonstances, les documents nécessaires et les dépenses liées à l’entreprise.

demande de carte de crédit des employés.

chaque employé doit remplir une demande de carte de crédit de L’employé avant d’exiger l’accès aux fonds de la carte de crédit. Dans la demande, un employé doit indiquer son raisonnement pour exiger la carte et signer qu’il comprend les risques associés à la prise de responsabilité de la carte., Le service des Finances est responsable de l’émission du formulaire de demande de carte de crédit de L’employé, mais seul le Gestionnaire des Finances et/ou le directeur exécutif ont le pouvoir d’approuver la demande.

contrat de carte de crédit des employés.

Une fois que la demande de carte de crédit d’un employé est approuvée par le Gestionnaire des Finances et/ou le directeur exécutif, il / elle doit signer et respecter une entente de carte de crédit de l’employé. Dans le présent Contrat, l’employé signera qu’il reconnaît que la carte de crédit de l’entreprise appartient et que la direction a le droit d’enquêter sur les frais, avec ou sans motif., Le contrat de carte de crédit est émis et déposé par le service des finances et le service des ressources humaines (RH).

Conditions d’Utilisation.

• se réserve le droit de libérer et de retirer la carte de crédit de la société à tout moment, avec ou sans motif.
• La carte de crédit ne doit être utilisée que pour les dépenses liées à l’entreprise et à des fins liées aux engagements professionnels de l’employé.
• la carte de crédit de la société ne peut pas être utilisée pour recevoir des avances de fonds, des chèques de banque, des chèques de voyage et/ou des virements électroniques.,
• Un employé en possession de la carte de crédit d’entreprise doit assumer l’entière responsabilité pour tous les achats effectués sur la carte.
• Il est interdit à un employé en possession de la carte de crédit de l’entreprise de donner la carte à des personnes et/ou à des employés non autorisés, y compris des collègues.
• Les employés qui sont tenus d’assister à des voyages d’affaires sont autorisés à utiliser la carte de crédit de l’entreprise pour l’hébergement, le transport et/ou les repas, à condition que chaque achat respecte la Politique de voyage de l’entreprise.
• la carte de crédit ne peut pas être utilisée pour des dépenses personnelles.,
• Le Directeur Financier et / ou le Directeur Exécutif se réserve le droit de consulter les relevés mensuels de carte de crédit, avec ou sans motif.
• chaque transaction effectuée avec la carte de crédit de l’entreprise doit être signalée au service financier après l’achat.
• la Violation de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

les Limites.

les limites de la carte de crédit sont basées sur le niveau d’ancienneté de chaque employé dans l’entreprise.,

• Directeur Exécutif:
• Gestionnaire de Finances:
• Gestionnaire de Bureau:
• Milieu/Bas Niveau de l’Employé:

des Exceptions.

reconnaît que chaque cas est différent et qu’un employé peut exiger des frais supplémentaires, selon son ministère, la fréquence d’utilisation et les circonstances propres au cas. Par conséquent, les employés ont le droit de demander une exception, mais devront expliquer le raisonnement pour l’achat supplémentaire. Chaque achat qui dépasse la limite doit d’abord être approuvé par le Directeur Financier et/ou le directeur exécutif.

Opérations Contestées.,

dans le cas où un employé conteste un débit effectué sur la carte de crédit de l’entreprise alors qu’il est en sa possession, le problème doit être porté immédiatement à l’attention de la direction. Toutes les transactions contestées doivent être résolues par le fournisseur, le service financier et la banque. Il est de la responsabilité du titulaire de la carte d’obtenir et de déposer tous les documents de preuve de paiement auprès du service des finances.

mesures disciplinaires.

Si un employé enfreint les Termes et conditions de la présente politique, il/elle fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement., Les Violations de cette politique comprennent:

• L’utilisation de la carte de crédit de la société pour des dépenses personnelles, illégales et / ou non autorisées.
• défaut de remplir une demande de carte de crédit D’employé et / ou un contrat de carte de crédit D’employé avant d’utiliser la carte.
• donner la carte de crédit de l’entreprise à du personnel non autorisé sans en informer la direction.
• défaut de déclarer les dépenses en temps opportun.

selon la gravité et la fréquence de la violation de la Politique de chaque employé, il/elle pourrait faire face à un avertissement écrit, une suspension possible et / ou un licenciement., Chaque violation doit faire l’objet d’une enquête approfondie par le département des finances et le département des ressources humaines (RH).

Faq:

Ce qui est inclus dans une compagnie de carte de crédit?

• Introduction.
• déclaration d’intention.
• Portée.
• processus d’Autorisation.
• Conditions d’utilisation.
• limites.
• des Exceptions.
• opérations Contestées.
• processus disciplinaire.

qu’est Ce qu’une carte de crédit?

un document officiel qui stipule les conditions d’utilisation d’une carte de crédit émise par l’entreprise.,

comment les entreprises gèrent-elles les cartes de crédit?

• création et mise en œuvre d’une politique de carte de crédit d’entreprise.
• Placer des limites et des protocoles qui régissent l’autorisé et l’utilisation non autorisée d’une carte de crédit d’entreprise.
• remplir des accords formels et des demandes pour aider à créer une trace papier.
• mise en place de processus disciplinaires pour les violations de la Politique.