Les organismes à but non lucratif ont un large éventail de missions — y compris tout, de fournir un abri aux sans-abri Mais tous les organismes à but non lucratif ont une chose en commun: un conseil d’administration ou des fiduciaires.
bien que la nature de la relation entre le personnel d’un organisme à but non lucratif et son conseil varie d’une organisation à l’autre, tous les conseils ont des devoirs pratiques, juridiques et éthiques., Ces responsabilités assurent une surveillance adéquate et permettent à l’organisation d’accomplir des progrès constants dans l’accomplissement de sa mission.
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chez Boardable, nous avons travaillé avec plusieurs organisations à but non lucratif pour amplifier leur impact sur leurs communautés et avons vu de première main comment une salle de conseil désorganisée peut interrompre complètement les opérations. Après des années de travail avec une gamme de causes, nous avons une compréhension solide de ce qui fait la réussite d’un conseil d’administration collaboratif.,
grâce à notre expérience de première main, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir sur les rôles et responsabilités communs des membres du Conseil:
- Quels sont les différents rôles et responsabilités des membres du Conseil?
- fonctions de base des membres du Conseil d’administration
- Les responsabilités les plus importantes des membres du Conseil d’administration
votre conseil d’administration à but non lucratif dirige votre organisation vers un avenir sain en s’assurant qu’elle remplit sa mission de la manière la plus efficace possible. Définir les attentes dès le départ jettera les bases d’une équipe efficace qui comprend exactement ce qu’elle doit faire., Tout le monde sera sur la même page. De plus, il n’y aura pas de place pour des excuses lorsque les membres sont appelés pour ne pas porter leur poids. Plongeons-nous dans le!
Quels sont les différents rôles et responsabilités des membres du Conseil d’administration?
Vous ne postuleriez jamais à un emploi payant sans aucune idée de ce que le rôle implique. Alors pourquoi demander aux administrateurs de votre organisme à but non lucratif de faire de même? Avant de commencer à rédiger des lignes directrices pour les dirigeants de votre conseil d’administration, vous devez comprendre vous-même ces responsabilités générales. Explorons les rôles communs des membres du Conseil d’administration et leurs fonctions correspondantes.,
membre du Conseil rôle No 1: Président
pour fonctionner efficacement, chaque groupe a besoin d’un leader passionné. Votre président, aussi communément appelé le président—sert de chef élu. En tant que chef de votre conseil d’administration, cette personne assume de nombreuses responsabilités.,personne:
- préside les réunions du Conseil d’administration
- établit un ordre du jour déterminé en collaboration avec le directeur exécutif
- nomme des personnes aux comités et assigne les présidents des comités
- Sert de contact pour les questions du Conseil d’administration
- fixe des buts et des objectifs avec le Conseil d’administration et veille à ce qu’ils soient atteints
- tient les membres responsables de la participation aux réunions
- peut assumer certaines responsabilités de directeur exécutif si l’organisme à but non lucratif est un organisme entièrement bénévole
Il est important que ce rôle de conseil d’administration à but non lucratif soit rempli par une personne qualifiée et passionnée., Votre président doit être accessible et un auditeur objectif. Ils devraient être un stratège et être incroyablement bien informés sur l’organisation. Choisir un président bien équilibré et respecté s’avérera inestimable pour votre équipe.
membre du Conseil rôle No 2: Vice-Président/Président élu
le vice-président-aussi communément appelé le président élu ou le vice—président-offre généralement un soutien au président du Conseil et à d’autres dirigeants au besoin. Considérez le vice-président comme le futur chef du Conseil d’administration de votre organisation.,remplit les fonctions suivantes:
- se prépare à assumer le poste de président du Conseil
- remplit les fonctions du Président du Conseil lorsque le président est absent ou si ce poste devient vacant
- aide le président du Conseil dans l’exécution de ses fonctions
- siège à des comités sur demande pour apprendre les opérations du Conseil
- travaille en étroite collaboration avec le président du conseil pour transférer les connaissances et l’histoire afin de se préparer au leadership
idéalement, ce rôle de membre du Conseil sera occupé par une personne possédant les mêmes qualifications que le président actuel., Ils seront en mesure d’intervenir chaque fois que nécessaire.
membre du Conseil rôle #3: secrétaire du Conseil
le rôle d’un secrétaire du conseil à but non lucratif est essentiel au bon fonctionnement du Conseil. Le plus souvent, cette personne veille à ce que les membres du Conseil reçoivent un avis approprié des réunions et enregistre de manière proactive ces réunions. Cependant, leurs fonctions vont au-delà et varient d’une organisation à l’autre.,dent et/ou PDG et que l’ordre du jour est distribué avant la réunion
un secrétaire du Conseil doit être au top de chaque tâche, ce qui signifie également que cette personne a besoin d’un ensemble fluide de compétences. Certaines qualités souhaitables pour ce poste comprennent de solides compétences en communication et la capacité d’organiser et de hiérarchiser les tâches. Cette personne extrêmement motivée et soucieuse du détail devrait également être bien versée dans le travail administratif.,
pour une organisation à but non lucratif plus petite, une secrétaire pourrait être à peu près n’importe qui qui est capable d’apprendre rapidement et de jongler avec beaucoup de choses. Pour les grandes organisations à but non lucratif, un secrétaire à but non lucratif est plus susceptible d’avoir un diplôme complet de 4 ans et d’avoir occupé un poste de secrétaire auparavant. Souvent, l’adjoint administratif du directeur exécutif prépare également les documents des réunions du Conseil.
membre du Conseil rôle #4: trésorier à but non lucratif
Le Trésorier du conseil à but non lucratif s’occupe des finances de l’organisation et prend des décisions importantes concernant les dépenses et les investissements., Ce rôle est exigeant et engageant, avec beaucoup de responsabilités et d’opportunités pour initier le changement.,le président du Comité des finances et le directeur financier de l’organisation
habituellement, un trésorier du conseil ou la comptabilité-mais ce n’est pas toujours nécessaire., Un trésorier du Conseil d’administration peut simplement être quelqu’un qui est très digne de confiance puisqu’il sera responsable de la production des états financiers et de la gestion des fonds de l’organisation.
dans les grandes organisations, le trésorier du Conseil d’administration peut être responsable du personnel qui gérera directement les finances de l’organisation. Inversement, dans les petites organisations, le trésorier du Conseil est plus susceptible de tout faire par lui-même.,
les fonctions de base des membres du Conseil d’administration
quelle que soit votre mission ou l’expertise que vos membres apportent, tout membre du Conseil d’administration à but non lucratif doit remplir trois responsabilités juridiques fondamentales spécifiques. Pour toute organisation, les fonctions suivantes sont adoptées dans de nombreuses organisations et devraient être attendues des membres de votre conseil.
1) Obligation de Soins
Être un membre du conseil est plus qu’un concepteur de cv., Les membres doivent s’engager à tenir leurs promesses et à aider l’organisation au mieux de leurs capacités. Cela signifie:
- assister aux réunions et participer activement aux comités
- communiquer avec le directeur exécutif et les autres membres du Conseil d’administration
- suivre les affectations
- soutenir les initiatives du programme
Les membres du Conseil qui négligent cette tâche primordiale prennent simplement place dans la salle de réunion. Idéalement, tout votre conseil d’administration est motivé et vraiment passionné par votre mission. Par conséquent, il est facile de remplir le devoir de diligence.,
2) Obligation de Loyauté
les membres du Conseil devraient faire plus que montrer. Ils doivent pleinement soutenir et incarner la mission de votre organisation et être de fidèles ambassadeurs pour votre cause. Lorsqu’il agit au nom de l’organisation, chaque membre du Conseil doit mettre de côté ses intérêts personnels et professionnels.
toutes les activités et décisions doivent être dans le meilleur intérêt de l’organisation et non dans le meilleur intérêt du membre du Conseil d’administration.,
ceux qui accomplissent avec succès ce devoir sont ceux qui se mêlent de manière proactive aux bénévoles, visitent les installations de votre organisme à but non lucratif et participent à des initiatives communautaires. Ces personnes embrassent pleinement votre mission, pas seulement le service de conseil.
3) Devoir d’Obéissance
l’Un des plus subtiles fonctions d’un but non lucratif, membre du conseil d’administration est l’obéissance. Le Conseil d’administration doit faire tout ce qui est en son pouvoir pour atteindre les objectifs de l’organisation, mais les membres ont toujours l’obligation de suivre les directives de votre organisation., Ceux-ci se trouvent dans vos documents de gouvernance, et chaque membre du Conseil d’administration a la responsabilité légale de les comprendre.
un conseil d’administration qui s’écarte de vos règles de gouvernance pourrait orienter votre organisation dans la mauvaise direction ou même avoir un impact sur la position de votre organisation à but non lucratif dans la communauté.
en tant que directeur exécutif, c’est à vous de fournir ces documents à chaque nouveau membre du Conseil d’administration et de vous assurer qu’ils respectent les lois et règlements applicables. Vous pouvez également encourager les membres actuels du conseil à se rafraîchir sur vos lignes directrices au moins une fois par an., Cela garantit qu’ils comprennent exactement ce qu’ils peuvent (et ne peut pas) faire.
les responsabilités les plus importantes des membres du Conseil
bien que chaque poste de direction comporte ses propres responsabilités, il y a plusieurs tâches que chaque membre du Conseil doit remplir, peu importe son poste. Dans l’ensemble, le Conseil d’administration de votre organisme à but non lucratif devrait adhérer aux sept responsabilités principales suivantes.
1) les membres du Conseil devraient progresser la mission de l’organisation.,
Les plus grands défenseurs de votre organisation à but non lucratif sont ses membres du Conseil d’administration. Ces personnes sont le visage de votre cause et devraient utiliser leurs efforts et leurs capacités pour promouvoir la mission fondamentale de l’organisation d’une manière éthique.
cette responsabilité viendra naturellement pour vos membres les plus enthousiastes du Conseil d’administration. Tous les réalisateurs devraient promouvoir votre travail de manière proactive, en essayant de susciter cette même passion chez les autres. Cela concerne non seulement leurs réseaux personnels et professionnels, mais aussi les relations publiques., Lorsque vous parlez aux médias au nom de votre organisation à but non lucratif, ils devraient peindre votre organisation sous le meilleur jour possible.
dans l’ensemble, la sensibilisation à votre mission favorisera la croissance et permettra à votre équipe de s’épanouir dans son travail.
2) les membres du Conseil ont des responsabilités juridiques et fiduciaires.
Il y a beaucoup en jeu quand il s’agit de gérer un organisme à but non lucratif. Chaque conseil d’administration doit comprendre les politiques internes et les implications juridiques de votre organisation. Ne pas le faire peut entraîner de graves conséquences, telles que de lourds frais.,
il appartient aux membres du Conseil d’administration de comprendre les lois fédérales, étatiques et locales qui s’appliquent à votre organisation. Ensuite, ils doivent s’assurer que l’organisation respecte ces obligations légales.
par exemple, toutes les déclarations fiscales doivent être faites complètement et à temps, y compris toutes les déclarations fiscales annuelles des États et du gouvernement fédéral. Bien que les organisations enregistrées 501(c)(3) soient exemptées de l’impôt sur le revenu, elles doivent quand même payer des charges sociales, des impôts fonciers, etc. Le défaut de produire la déclaration IRS File-990 trois fois consécutives peut entraîner la révocation du statut d’exonération d’impôt., S’assurer qu’il a été déposé n’est pas seulement la responsabilité du trésorier, mais de tous ceux qui participent aux opérations de collecte de fonds.
En outre, les conseils d’administration doivent être conscients des sanctions causées par:
- surpayer le personnel ou d’autres personnes
- Se livrer à des activités de lobbying ou politiques excessives
- faire de mauvaises affaires flagrantes au nom de l’organisation à but non lucratif
de nombreux États appliquent également des lois qui, Cela signifie agir de bonne foi et travailler pour le bénéfice de ceux que vous servez, jamais contre cela.
3) les membres du Conseil devraient assister aux réunions du Conseil.
Il va de soi que les membres du Conseil doivent assister aux réunions et y contribuer. Après tout, c’est à ce moment qu’ils peuvent partager leur point de vue, faire preuve de créativité et avoir des conversations approfondies sur la promotion d’une mission qui a une place spéciale dans leur cœur. Cependant, de nombreux membres du Conseil ne répondent pas aux attentes et deviennent trop laxistes avec les réunions.,
partagez les suggestions suivantes pour établir une salle de réunion beaucoup plus collaborative (et beaucoup moins chaotique):
- examinez l’ordre du jour à l’avance. Tout le monde devrait s’assurer de comprendre toutes les questions à l’ordre du jour en vue de la réunion. La Participation aux discussions est une grande partie de la raison pour laquelle vous choisissez quelqu’un pour un rôle au sein du Conseil. Remplir ces fonctions fait partie d’agir de bonne foi pour tout membre du Conseil d’administration.
- respectez les règles d’ordre décrites. Par exemple, de nombreuses organisations adoptent les règles D’ordre de Robert pour maintenir l’ordre dans la salle de conseil., Les règles de conduite lors des réunions sont établies pour une raison et facilitent une conversation fructueuse. Le respect des règles d’ordre montre le décorum et le respect de l’organisation.
pour éviter tout problème dès le départ, envisagez également de mettre en œuvre une exigence de présence, avec des exceptions pour les urgences et autres situations inévitables. Après tout, les membres devraient avoir suffisamment de temps pour donner à votre organisation. Sinon, ils ne remplissent pas leurs fonctions de base.
4) les membres du Conseil doivent embaucher et fixer la rémunération du chef de la direction ou du Directeur Général.,
L’embauche et la supervision du directeur exécutif sont l’une des responsabilités les plus importantes du Conseil d’administration, car elles ont le plus grand impact sur la croissance et la vitalité de l’organisation. Le directeur exécutif Sert de passerelle entre le personnel de l’organisation à but non lucratif et les membres du Conseil d’administration.
Cette responsabilité est généralement attribué à quelques membres du conseil d’administration, qui supervise le processus d’embauche. Voici les étapes que ces personnes suivent généralement lorsqu’elles supervisent le directeur exécutif:
- évaluer les besoins de l’organisation., Déterminez les forces et les faiblesses actuelles de votre organisation à but non lucratif. Cette information servira bien à guider le processus de sélection. Le Comité d’embauche saura exactement quelles compétences et qualifications le prochain directeur exécutif devrait avoir.
- Superviser le processus de sélection. Sur la base de l’évaluation organisationnelle, créez une liste d’emplois complète et effectuez votre recherche des prospects les plus qualifiés en fonction des qualifications que vous avez définies. Mener des entretiens et affiner la liste. Ensuite, la décision finale, y compris la rémunération, appartient à l’ensemble du Conseil.,
- fournir un soutien et effectuer une évaluation annuelle. Après avoir embauché le nouveau directeur général, votre conseil doit s’assurer qu’Il dispose des ressources dont il a besoin. Ensuite, assurez-vous que la personne répond aux attentes en effectuant une évaluation annuelle, où vous évaluez à la fois des mesures quantitatives (données mesurables comme la réalisation des objectifs de collecte de fonds) et des mesures qualitatives (compétences générales comme le leadership et les capacités de renforcement des relations).
quelle que soit votre mission, ce processus est un élément crucial des responsabilités de tout conseil d’administration à but non lucratif., Assurez-vous de choisir des membres du Conseil d’administration passionnés et axés sur les détails pour siéger à votre comité d’embauche, et mettre en place un processus pour assurer un succès continu.
5) les membres du Conseil sont responsables du recrutement de nouveaux membres.
Les membres de votre conseil d’administration sont les mieux informés sur les compétences et les qualités qui manquent à la salle de conseil. En tirant parti de ces informations, ils sont hautement qualifiés pour trouver les meilleurs membres du Conseil d’administration pour combler ces lacunes.,
Les membres actuels du Conseil d’administration devraient constamment être à la recherche de recrues passionnées et qualifiées qui apporteront des connaissances, des talents et une expérience de base supplémentaires à la table. Tout comme pour la sélection d’un directeur exécutif, votre conseil d’administration est responsable de localiser les prospects qualifiés, de mener des entretiens et de sélectionner les candidats les plus qualifiés.
RELATED: consultez notre guide complet sur le recrutement des membres du Conseil d’administration, où vous apprendrez tout sur la localisation de candidats de haute qualité et l’optimisation de leur expérience.,
non seulement ils devraient participer au recrutement, mais les membres actuels du Conseil d’administration devraient également aider à l’intégration des nouveaux administrateurs. Pour ceux qui prennent leur retraite, cela signifie former leurs successeurs. Quant à ceux qui reviennent pour un autre mandat, cela signifie apprendre de manière proactive à connaître les nouveaux membres, s’assurer qu’ils ont accès à la plate-forme du Conseil et simplement offrir un visage amical dans la salle du Conseil.
6) les membres du Conseil devraient trouver des outils numériques pour améliorer la communication.,
dans le cadre des principales responsabilités du Conseil, il doit tirer le meilleur parti de ses ressources et prendre les mesures nécessaires pour assurer une bonne gouvernance. Cela signifie utiliser un logiciel de conseil d’administration exceptionnel comme Boardable pour améliorer la communication et mener des réunions très efficaces.
un peu de recherche mènera à d’excellents outils qui automatisent presque tout ce que le Conseil fait., Par exemple, Boardable est une application unique pour toutes vos tâches de gestion de conseil d’administration avec des fonctionnalités faciles à utiliser telles que:
- Gestion des réunions: automatisez la planification des réunions, développez des ordres du jour à fort impact, prenez des minutes et effectuez des sondages-le tout sur une seule plate-forme pratique. De cette façon, vous pouvez organiser des réunions très efficaces qui engagent vos collègues membres du Conseil d’administration et offrent amplement de temps pour des discussions stratégiques. Mieux encore, Boardable permet à votre équipe de voir les détails de la réunion à partir de n’importe quel appareil mobile!,
- partage de fichiers: stockez, organisez et distribuez facilement des documents importants (tels que les plans financiers et les documents directeurs). Vous pouvez même joindre des documents à des réunions spécifiques pour un accès rapide pendant les discussions. De plus, Boardable implémente des fonctionnalités de confidentialité et la technologie secure socket layers (SSL), afin que vous sachiez que vos documents sont cryptés et sécurisés.
- Gestion des tâches: Restez à jour sur vos responsabilités entre les réunions du Conseil d’administration avec L’outil Gestionnaire des tâches. Chaque utilisateur individuel peut voir les tâches et les délais qui lui sont assignés, ce qui rend les prochaines étapes scannables en une seconde., De plus, les administrateurs peuvent voir les tâches de chacun et les tenir responsables.
la mise en œuvre des bons outils libère votre conseil d’administration des distractions, permettant à chacun de se concentrer sur la gouvernance, la stratégie et d’autres domaines vitaux pour votre mission. Une solution comme Boardable est livrée avec des fonctionnalités remarquables (comme celles mentionnées ci-dessus) pour augmenter l’efficacité. Donnez à notre logiciel de carte un test pour avoir une idée du système intuitif-aucune carte de crédit ou engagement requis!
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7) les membres du Conseil devraient siéger à au moins un comité.,
La plupart des travaux du Conseil sont effectués en comités. Il n’y a tout simplement pas assez de temps pour l’ensemble du Conseil d’administration pour avoir de longues conversations et étudier des questions spécifiques en profondeur. Pour cette raison, chaque membre du Conseil d’administration devrait siéger à un comité, guidant efficacement l’organisation vers ses objectifs.
les personnes devraient être affectées à des comités en fonction de leur expérience, de leurs compétences et de leurs intérêts passés. Par exemple, un membre du Conseil d’administration qui a une formation en comptabilité conviendrait parfaitement au Comité des finances.,
comme pour chaque membre du Conseil d’administration, chaque comité devrait recevoir un document écrit qui couvre ses responsabilités, ses lignes directrices et ses objectifs. Il incombe au Conseil d’administration d’évaluer régulièrement le succès de chaque comité et de s’adapter en conséquence.
conclusion
Les membres enthousiastes du Conseil d’administration peuvent insuffler une nouvelle vie à n’importe quelle organisation. Mais, ce n’est que s’ils remplissent d’abord leurs responsabilités de base. En tant que dirigeant du Conseil d’administration de votre organisation à but non lucratif, c’est à vous de vous assurer que vos collègues membres du Conseil comprennent ce qu’ils devraient (et ne devraient pas) faire., De cette façon, ils peuvent tirer parti de leurs compétences et diriger leur énergie dans l’avancement de la mission de votre organisation d’une manière saine, légale et éthique.
un conseil d’administration n’existe pas uniquement pour remplir des obligations légales, mais plutôt pour contribuer à la culture, à l’orientation stratégique et à la viabilité financière de l’organisation. Un conseil d’administration qui fonctionne bien et qui adhère à ses responsabilités est essentiel à la santé et à la durabilité de tout organisme à but non lucratif.,
sur la base de vos connaissances consolidées des responsabilités des membres du Conseil d’administration, vous pouvez maintenant avancer en toute confiance avec la description des tâches spécifiques pour le Conseil d’administration de votre propre organisation! Assurez-vous simplement que vous êtes d’abord soutenu par un logiciel de carte exceptionnel pour rationaliser les communications et effectuer efficacement les processus de carte vitaux.
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- Nonprofit Board Fundraising 101: Tips and Tricks for Success. Les conseils d’administration à but non lucratif sont responsables de fournir des ressources suffisantes, ce qui implique une collecte de fonds. En savoir plus sur la collecte de fonds du Conseil d’administration avec ce guide complet.
- Le Guide Ultime de la planification stratégique à but non lucratif. L’une des principales tâches de votre conseil d’administration est d’élaborer des plans stratégiques., Explorez ce processus avec ce guide ultime des experts en collecte de Fonds de Bloomerang.
- réunions virtuelles du Conseil D’administration: Le Guide de la réussite d’un organisme à but non lucratif. Si vous avez eu du mal avec la transition vers les opérations à distance, consultez cette ressource. Vous en apprendrez plus sur les avantages, les défis et les meilleures pratiques associés aux réunions virtuelles.
