la perspective de démarrer, d’organiser ou de nettoyer un office filing system a le pouvoir de faire que même les plus courageux d’entre nous se cachent derrière une liste” Vous n’avez pas plus le cacher! Ces conseils testés sur le terrain vous aideront à obtenir—et à garder-votre système de classement de bureau en état de fonctionnement précis.
beaucoup de ces conseils sont venus directement de notre groupe Facebook de gestionnaires de bureau!, Découvrez les pépites de sagesse que notre communauté a à offrir et participez à la conversation. Rejoignez le groupe ici.
code couleur
Les gens codent en couleur depuis que la paperasse de bureau—et les systèmes de classement de bureau pour l’organiser—sont devenus une réalité il y a des décennies. La technique éprouvée du codage couleur n’échoue jamais, et il est relativement rapide et facile à retirer, même si vous avez un système de classement particulièrement complexe. Le codage couleur vous incitera à trier les fichiers en catégories sensibles, à trouver rapidement des fichiers et à ajouter du plaisir au processus de classement.,
cette technique d’organisation est le moyen idéal pour transformer des piles de papier en paquets ordonnés qui sont prévisibles de la meilleure façon possible. Mieux encore, le codage couleur fonctionne à la fois sur les fichiers physiques et numériques, et si vous avez besoin d’organiser les deux types de fichiers, vous pouvez facilement utiliser le même système de codage couleur pour chacun.
comment:
- jetez un oeil à tous les fichiers dont vous avez besoin pour organiser et établir quelques catégories d’organisation. (Il peut prendre quelques passes pour vraiment reconnaître les modèles et décrire vos catégories.)
- attribuez à chaque catégorie une couleur., (Certaines catégories comprennent les ressources financières, humaines, les contrats et les installations.)
- passez en revue les catégories avec vos équipes et cadres. La coordination des couleurs ne fonctionnera pas si personne ne comprend les catégories que vous avez choisies.
- rassemblez des matériaux pour le codage couleur. (Il peut s’agir de dossiers colorés à placer sur une étagère ou simplement de morceaux de ruban washi coloré à coller sur les tiroirs du classeur.)
- Faire le codage de la couleur! Triez vos fichiers en catégories codées par couleur et ressentez le zen zen organisationnel avec chaque fichier que vous déposez (ou glissez-déposez) dans un vaisseau soigné et codé par couleur.,
- créez une feuille de règles de référence rapide pour faciliter le processus de codage couleur pour vous-même (lorsque vous ajoutez de nouveaux fichiers) et toute autre personne qui vous aidera à organiser le système de classement du Bureau à l’avenir.
pourquoi cela fonctionne:
le codage couleur est similaire au processus d’apprentissage connu sous le nom de « chunking”, défini par le coach en eLearning comme « the la stratégie consistant à décomposer les informations en morceaux afin que le cerveau puisse digérer plus facilement de nouvelles informations., »
lorsque vous codez une montagne de papier, vous transformez une masse aléatoire d’informations en morceaux que vous et votre cerveau pouvez facilement trier lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose de spécifique. Si vous avez besoin de trouver une facture dans une pile de papier, alors vous pourriez devenir dépassés et abandonner, mais si vous avez besoin de trouver une facture dans votre nouveau système de code couleur, alors vous saurez à chercher le drapeau vert qui indique des « documents Financiers. »
numériser
lorsque vous numérisez des fichiers, vous créez essentiellement un système de classement sans papier., Beaucoup de gens trouvent beaucoup plus facile d’organiser un système de classement numérique sur un système de classement papier après chaque fichier papier a été converti en un format numérique. Si vous choisissez de numériser vos fichiers, vous devrez commencer par numériser et convertir vos anciens fichiers, un processus qui peut prendre beaucoup de temps et de main – d’œuvre.
comment:
Merci spécial pour Francisco de notre groupe Facebook pour décrire ces pointeurs!
- décidez comment organiser les fichiers numériquement., Utiliserez-vous une solution logicielle prête à l’emploi, un lecteur réseau géré par votre propre groupe informatique (technologies de l’information) ou une plate-forme cloud gratuite comme Google Drive?
- utilisez une machine de numérisation fiable et efficace. (Francisco a utilisé une machine Richo avec la possibilité de numériser des documents et de les envoyer à des dossiers pré-assignés sur le réseau.)
- déterminez si vous disposez d’un espace de sauvegarde dans le cloud pour vos documents. Ceci est particulièrement important si vous manipulez des documents qui, s’ils sont perdus, pourraient constituer un préjudice énorme pour les clients, les clients ou d’autres opérations commerciales.,
- déterminez qui aura accès à l’ajout et à l’organisation de fichiers dans votre système.
- développer une convention de nommage standardisée pour les fichiers numérisés. Cela rendra les fichiers faciles à trouver et à rechercher dans votre système sans papier. Francisco recommande d’ajouter des dates (ou au moins des années) aux noms de fichiers, il sera donc plus facile de savoir quand les supprimer ou les archiver. Penn Libraries a une merveilleuse liste de meilleures pratiques de nommage de fichiers pour vous aider à démarrer.
- Créer une carte de votre futur système de classement numérique., Faites cette maquette aussi précise que possible afin que vous puissiez anticiper tout problème avec votre schéma d’organisation. Mettez à jour la carte lorsque vous avez terminé le projet pour intégrer les modifications que vous avez apportées en cours de route. Lorsque vous avez terminé, cette carte vous permettra de trouver facilement les choses que vous apprenez à connaître votre nouveau système.
- Numérisez vos documents:
- utilisez un tampon ou des autocollants pour marquer les fichiers physiques qui ont déjà été numérisés dans le système.
- si votre système de fichiers numérique le permet, ajoutez des mots-clés à chaque document pour faciliter la recherche des fichiers.
- Prenez votre temps pour éviter les erreurs., Même une simple erreur pourrait un jour rendre impossible de trouver un fichier dont vous avez besoin. La numérisation de documents dans votre nouveau système prend beaucoup de temps, mais n’oubliez pas: vous aurez fini par le faire!
Pourquoi ça marche:
archivage Numérique des systèmes d’automatiser la « recherche de fichiers” aspect de votre bureau, système de classement. Au lieu de parcourir les dossiers et les piles tout en risquant des coupures de papier et des maux de tête, un système numérique vous permettra de rechercher quelques mots clés ou de trier les fichiers dans une liste alphabétique et de trouver facilement ce que vous voulez.,
Les Systèmes Numériques facilitent également l’ajout de nouveaux fichiers et même le partage des responsabilités de classement entre les équipes. La configuration nécessite beaucoup de travail, mais le temps et le stress que vous économisez par la suite en valent la peine.
Définir une date d’expiration
Cela peut sembler comme un tricheur, mais l’une des meilleures façons d’organiser un bureau de dépôt de système est de réduire les fichiers que vous devez organiser., Le désherbage des fichiers par contenu peut devenir délicat car il est difficile de déterminer quels fichiers doivent être enregistrés et quels fichiers peuvent être jetés, mais le rejet des fichiers par âge présente un moyen sûr et standardisé de décider ce que vous pouvez lancer.
comment:
- établissez un âge « à jeter” pour vos fichiers-1 an, 5 ans, 10 ans whatever tout ce qui semble approprié pour les fichiers que vous conservez et le type d’entreprise que vous menez.
- Si vous craignez d’avoir à nouveau besoin des fichiers, déplacez-les simplement dans une boîte ou un dossier « archive” organisé par année., (Cela empêche au moins votre système de fichiers principal de s’encombrer de documents obsolètes.)
- créez une réunion récurrente dans votre calendrier—peut—être la première semaine de la nouvelle année-pour effectuer une purge massive de fichiers.
pourquoi cela fonctionne:
La suppression des anciens fichiers maintient votre système propre, organisé et pertinent. Il vous permet également de gagner du temps en gardant le système en état de fonctionnement, et vous aide à éviter de perdre du temps à organiser des fichiers dont personne n’aura plus jamais besoin.,
div and conquer
Si les fichiers que vous devez organiser ne concernent que des départements spécifiques, demandez à une personne de chacun de ces groupes d’organiser leurs fichiers pendant que vous créez une structure de gestion de fichiers globale.
comment:
- créez une structure organisationnelle basée sur le département au lieu d’utiliser des catégories qui regroupent les fichiers en fonction de sujets généraux, tels que les finances ou les ressources humaines.
- divisez les fichiers en conséquence.,
- apportez les dossiers à un expert en la matière de chaque département, de préférence quelqu’un que vous connaissez a des compétences organisationnelles étonnantes. Demandez à ce volontaire d’organiser logiquement les fichiers et de créer une clé pour votre référence.
- rassemblez les fichiers ministériels organisés et ajoutez-les à votre système global.
pourquoi cela fonctionne:
en demandant aux personnes qui comprendront—et auront besoin d’accéder—aux fichiers de prendre en charge une partie du processus d’organisation, vous vous assurez que votre système fonctionnera.,
organiser les fichiers sur les murs
installez les porte-fichiers directement sur vos murs au lieu d’utiliser un classeur ou une étagère.
comment:
- Établissez vos catégories organisationnelles et définissez les types de documents qui relèvent de chaque catégorie.
- installez des supports muraux spacieux dans l’un des espaces communs de votre bureau. (Obtenez des supports attrayants qui correspondent à la marque de votre entreprise pour faire de cet effort une initiative de conception de bureau.) Étiqueter chaque titulaire par catégorie principale, puis spécifier quels types de fichiers doivent aller dans chacun., Considérez comment vous pouvez rendre l’étiquette Facile à comprendre pour les employés occupés en quelques secondes ou moins. Voici un exemple:
quels fichiers vont ici?
- factures
- reçus
- demandes de remboursement
- envoyez un courriel à tout le monde dans l’entreprise pour expliquer votre processus. Au lieu de vous apporter des fichiers, les gens peuvent les ajouter directement aux détenteurs.
- Nettoyer les fichiers une fois par semaine si nécessaire.,
Pourquoi ça marche:
les fichiers Office sont des ressources collectives, il est donc logique que l’organisation devrait être une responsabilité collective. Alors que vous pouvez avoir des plans ambitieux pour garder le système de classement de bureau dans un état parfaitement organisé, tout pourrait tomber en morceaux si, et quand, vous êtes occupé. Ce système garantit que les fichiers restent organisés par catégorie au lieu de s’accumuler dans un tas aléatoire.,
organiser par Importance
quiconque a déjà cherché dans des fichiers comprend le désir ardent de trouver exactement ce dont vous avez besoin au lieu de trouver 100 choses dont vous n’avez pas besoin. Essayez d’organiser vos fichiers office par ordre d’importance pour rendre la récupération de documents plus agréable pour tout le monde.
comment:
- sonder les employés et leur demander quels fichiers de bureau ils devaient trouver ou accéder tout au long de l’année. (Rendre cette enquête obligatoire et demander l’aide de la direction pour l’application si nécessaire.,)
- parcourez les réponses et regroupez les types de fichiers en niveaux en fonction des demandes d’accès. (Le niveau supérieur serait les cinq types de fichiers les plus couramment consultés selon votre enquête.)
- Organisez votre système, numérique ou physique, selon ces catégories. Assurez-vous de catégoriser et d’étiqueter également les sous-Fichiers. Par exemple, vous pouvez étiqueter vos fichiers de premier niveau, « fichiers cruciaux”, et inclure des étiquettes distinctes pour « reçus”, « contrats” et « résultats de l’enquête.”
Pourquoi ça marche:
tout le monde veut un système de fichiers qui semble anticiper exactement ce qu’ils recherchent., En organisant votre système en fonction de la” règle de la majorité », vous avez les meilleures chances de créer un système de fichiers qui offre réellement ce dont les gens ont besoin.
prévoyez de vous organiser régulièrement
même le meilleur système de classement de bureau ne restera pas organisé par lui-même. Il est préférable de garder cela à l’esprit et de prévoir de faire un peu de travail en gardant le système organisé sur une base hebdomadaire. Contribuer un peu d’effort sur une base récurrente se sentira beaucoup moins écrasante que d’essayer de nettoyer la valeur d’une année de fichiers mal gérés tout à la fois.,
comment: configurer un rappel de calendrier récurrent et n’oubliez pas de garder cette tâche sacrée. Demandez l’aide de certains collègues pour vous tenir responsable et rendre l’événement hebdomadaire amusant. (Vous pouvez également établir une récompense pour augmenter votre motivation organisationnelle.)
pourquoi cela fonctionne:
garder un système organisé est beaucoup plus réaliste et gérable que d’organiser un système à partir de zéro une fois par an.
séparer le travail en cours du travail terminé
Cette astuce géniale de Mind Tools simplifie l’ensemble du système de classement., Vous pouvez toujours organiser les fichiers pour les projets terminés, mais les séparer des fichiers liés au travail en cours rendra la recherche de fichiers beaucoup plus rapide et plus efficace.
comment:
- conservez toute technique de catégorisation existante qui a fonctionné pour vous, mais ajoutez deux catégories globales: « terminé” et « en cours. »
- ajoutez des horodatages ou des étiquettes aux fichiers de groupe par date d’achèvement, attendue ou réelle.
- ajoutez toutes les dates d’achèvement prévues à votre calendrier afin que vous sachiez quand il est temps d’entrer et de faire de l’organisation.,
pourquoi cela fonctionne:
les fichiers liés aux travaux en cours sont logiquement ceux auxquels les gens auront le plus besoin d’accéder, et organiser un système de classement par l’urgence et la fréquence d’accès est l’un des meilleurs moyens de s’assurer que votre système de classement est parfaitement pratique en plus
astuce Bonus: trouvez un moyen de rendre l’organisation de votre système de classement amusante, ou du moins faisable., Peut-être que cela implique d’obtenir de belles Fournitures d’organisation qui rendront le travail agréable ou de recruter un collègue pour vous aider afin que vous puissiez partager des conversations de qualité pendant les sessions d’organisation.
trouvez simplement un moyen de faire en sorte que la tâche d’organisation des fichiers fonctionne pour vous—c’est la meilleure façon de vous assurer que la tâche importante d’organisation des fichiers ne devienne pas une tâche d’effroi.
vous Pouvez jamais avoir trop de conseils d’organisation? Nous ne le pensons pas! Partagez vos conseils ci-dessous afin que nous puissions tous profiter de bureaux super organisés!
P. S., Beaucoup de ces conseils sont venus directement de notre groupe Facebook de gestionnaires de bureau! Découvrez les pépites de sagesse que notre communauté a à offrir et participez à la conversation. Rejoignez le groupe ici.
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