az anatómia egy információkérés (RFI)

Ha egy fővállalkozó összeadná az összes percet töltött várja a választ, hogy egy RFI (információkérés) egész karrierjük során, lehet, hogy azt találták, hogy mentek nyaralni, vagy akár épített néhány bevásárló plázák, és lehet, hogy költséges is. A kutatások kimutatták,hogy egy átlagos projekt egy tipikus napon 15-20 RFI / $1 millió rfi lehet A projekt értéke. Ez azt jelenti, hogy egy 5 millió dolláros projekt körülbelül 100 000 dolláros költségeket generálhat.,

az RFI-k egyszerűen információkérések, de semmi egyszerű nincs róluk, ha nem kezelik megfelelően. Vannak egyszerű módja annak, hogy sikeresen kezelni az RFI folyamat, majd megmondja, hogyan kell csinálni, hogy csak.

mi az RFI az építőiparban?

az építőiparban az RFI célja az információs hiányosságok megoldása, a kétértelműségek kiküszöbölése, valamint a projekt során meghatározott döntések rögzítése és megosztása. A fővállalkozó vagy alvállalkozó általában írásos formában nyújt be RFI-t, hogy információt szerezzen egy tervezési, mérnöki vagy építőipari szakembertől., Az RFI-ben szereplő információk olyan információk, amelyek nem szerepeltek az építési szerződés hatályában.

az építési RFI-folyamat

az RFI-folyamat elsődleges célja, hogy megszüntesse az időigényes és költséges korrekciós intézkedések(ek) szükségességét a projekt életciklusa alatt. Ausztráliában ezeket a dokumentumokat néha technikai lekérdezéseknek (TQ) nevezik.

az RFI-kérdéseket általában a projekt ajánlattételi folyamata és/vagy a projekt építési folyamata során teszik fel és oldják meg.,

mit kellene és mit nem kellene tartalmaznia rfi-kben

rfi-k nagyjából több különböző kategóriába sorolhatók. Ezek az osztályozások értékesek lehetnek a projektcsoport számára, ha széles kategóriákat használnak a dokumentumokban. Ily módon fokozzák a kommunikációt, a folyamatot a kívánt és kívánt eredményre összpontosítják, és irányítják a projektcsapatot.

Ezek a kategóriák:

• tervezési pontosítások (konfliktusok, hiányos tervek, SPECIFIKÁCIÓK).,
• tervezési változás iránti kérelmek (gyakran építési hibák, szekvenálási problémák miatt).
• helyettesítési kérelmek (értékmérés, anyag elérhetősége, könnyű használat).
• Konstruktivitási problémák

Ez a lista nem teljes, és sokkal fontosabb megérteni, hogy mi az RFI nem. Sok tétel megfelelő és szükséges, de jobban továbbítják vagy más módszerekkel közlik.,

az RFI nem használható rutin kommunikációra, benyújtásra, biztonsági tervre vagy ütemtervre, továbbításra vagy dokumentációs módszerre. Az RFI-k soha nem helyettesíthetik a verbális kommunikációt, vagy nem használhatók kommentárokhoz vagy pozicionáláshoz.

a tervezési oldalon az RFI-k nem használhatók olyan tervezési dokumentumok fokozatos kibocsátására, amelyeknek a díj részét kellett volna képezniük (design/build vagy fast-track design kivételével). A szerződéstől függően az RFI-K helyettesíthetők vagy nem használhatók.

Ha a szerződésnek külön folyamata van, győződjön meg arról, hogy a papírmunkát és a folyamatot használják., Ha nem, használja az RFI-eljárást, és azonosítsa az RFI-t “helyettesítési kérelemként”. Ne használja az RFI-t eszközök, módszerek vagy szerződéses problémák jóváhagyására; nem is lehet a gyártó által általában meghatározott termék telepítésével kapcsolatos nem megfelelő kérdéseket feltenni. Ne tekintsen az RFI-t építési változásról szóló irányelvnek vagy változási megbízási kérelemnek.

a szerződéses követelmények tekintetében győződjön meg arról, hogy a projekt általános feltételeire vonatkozó követelményeket az építési csapat jól ismeri, és követi azokat., A szövetségi és kormányzati szerződések különösen ismertek a Szerződésben rögzített folyamatokról, amelyek tulajdonosonként nagyban különböznek.

az RFI

összetevői az RFI-knek két fő összetevője van: adminisztratív és szakmai.

A szerződések gyakran igényelnek értesítést, ha hibákat, konfliktusokat vagy mulasztásokat fedeznek fel, az RFI pedig az építőiparban széles körben használt eszköz. Az RFI nemcsak folyamatot dokumentál, hanem szerződéses kötelezettséget és alapvető folyamatot is a projektek sikeres megvalósításához.,

azonban sok építőmunkás hozzáállása az eszközhöz negatívvá vált, mivel az RFI-ket gyakran használják módszerként a nyereség növelésére követelések révén. Ezeket fel lehet használni, hogy hozzon létre egy papír nyomvonalat érvényesíteni kumulatív hatás késések, gondatlan tervezés, vagy más hasonló intézkedéseket. A szükséges és szerződéses folyamattal való visszaélés nagyobb problémákat okoz az iparágban.

az RFI nem tekinthető magas kockázatú dokumentumnak., Kötelező egy olyan építőipari cég számára, amely ismételt munkára, jó kapcsolatokra és szakmai hírnévre vágyik, hogy a legjobb gyakorlatok mély megértésén keresztül kezelje a folyamatot. Hosszú távon az RFI-k folyamatos visszaélésének következményei több problémát okoznak, mint amennyit megoldanak.

mi a különbség egy RFI, RFP és RFQ között?

az ” RFX “olyan kifejezés, amelyet” valami”, javaslat, információ, idézet vagy valami más kérésére használnak. Gyakran könnyebb hivatkozni egy RFX-re, mint ” RFP, RFI vagy RFQ.,”

A három közös dokumentum az RFI( információkérés), az RFP (Javaslatkérés) és az RFQ (Árajánlatkérés). Az RFI-t gyakran a folyamat elején adják ki. Az RFI bizonyos szempontból hasonló az RFP-hez, de általában kevésbé szigorú, kevesebb kérdést tartalmaz.

RFP (Javaslatkérés) a beszerzési folyamat első lépése. Egy olyan szervezet, amely ki akarja adni az RFP-t, felméri igényeit, és kidolgozza a kritériumok listáját, amelyek ezután kérdésekké válnak., A kérdéseket ezután egy kérdőívbe állítják össze, amelyet olyan gyártók csoportjának küldenek, amelyek a vevő igényeihez igazodó termékeket/szolgáltatásokat nyújtják. A szállítók, amelyeket néha beszállítóknak neveznek, válaszolnak a kérdőívre, majd visszaküldik azt a Vevőnek, ahol a szállítók válaszait pontozzák. A legjobb pontozású gyártókat ezután általában meghívják a tárgyalásokra, vagy konkrét ajánlatokat nyújtanak be egy RFQ-ban.,

RFQ (Árajánlatkérés) egy nagyon specifikus természetű ajánlattevő, amely tartalmazza a beszerzett termékekre/szolgáltatásokra vonatkozó összes lényeges részletet. Az RFQ-t gyakran egy RFP után adják ki, de önmagában is kiadható a különösen szabványosított árukra és szolgáltatásokra.

az RFI-folyamat legnagyobb kihívásai

az RFI-k egyik fő problémája az építési munkákra háruló többletköltség-teher., Lehet, hogy kezdetben nem tűnik soknak, de az RFI eredményeként felmerülő késések és leállások idővel összeadódhatnak. Ahogy az amerikai mérnöki társaságok Tanácsa körvonalazza az RFI-k vázlatát, ezek a kérelmek több mint öt lépést tartalmaznak, mindegyik saját alkategóriákkal, akciókkal és válaszokkal. Továbbá az RFI-k együttesen számos csapattagot vonhatnak maguk után, akik mind képesek tartani a folyamatot, és még több késedelmet okozhatnak.,

az egyes RFI-k áttekintéséhez és megválaszolásához átlagosan 1,080 dollárba kerül egy építőipari vállalkozás, míg a projekt kollektív költsége 859,680 dollárt állíthat vissza.

annak érdekében, hogy pénzt keresni a költségeket rfi létre az építőipari cégek, Navigent Construction Forum Navigant Consulting, Inc. felülvizsgált rfi adatok 1,362 projektek világszerte összesen 1,083,807 rfi. A projektek értéke 5 millió és 5 milliárd dollár között mozgott, és mindegyiknek átlagosan 796 rfi-je volt.,

A kutatás feltárta, hogy RFIs hozható létre jelentős backlogs, mivel a tulajdonosok, mind a projekt menedzserek van szükség, hogy a felülvizsgálat, illetve reagálni minden egyes RFI a vállalkozó, illetve alvállalkozó, megjegyezve, hogy a költségek minden egyes használata, a folyamat, hogy szembeni követelések tulajdonosai. A mintavétel után 1,382 projektek, Navigent felfedezte, hogy a felülvizsgálat és a válasz minden egyes rfi, kerül egy építőipari cég átlagosan $1,080, míg a kollektív költség a projekt lehet állítani egy cég vissza $859,680.,

ezen túlmenően, e miatt kéri, nem minősül a tervező csapat, kérdést, már válaszoltam az eredeti szerződést, vagy azért, mert koncentrál, eszközök, módszerek, több mint tíz RFIs volt szerepel az “indokolatlan.”Együttesen ezek az indokolatlan RFIs átlagosan körülbelül $ 113,400 projektenként.

talán a navigációs kutatásban feltárt leginkább zavaró adat az, hogy a négy rfi-ből csaknem egy nem kap választ., Anélkül, hogy valaki megválaszolná és megoldaná az RFI-vel kapcsolatos problémákat, ez rossz kivitelezéshez, nem megfelelő építéshez, sőt potenciálisan nem biztonságos szerkezethez vezethet. Mivel az ügyfelek egyre peres minden évben, ez rendkívül fontos, hogy az építőipari cégek építeni ezeket a struktúrákat a teljes körű és követelmények által meghatározott mérnökök és építészek, különben van egy nagyon is valós esély az építőipari cég végül szembe pert egy rosszul felépített épület.,

hogyan javítható az RFI folyamat

az RFI-k egyik fő oka az építészek, mérnökök, vállalkozók és más kulcsfontosságú érdekeltek közötti kommunikáció hiánya. Mivel ezek a csoportok egyre inkább technikai és elszigetelt, a kevesebb átfedés és kölcsönhatás fordul elő közöttük. Ez a siloed természet azt jelenti, hogy az építőnek a folyamat végén információt kell kérnie valakitől, aki tovább folytatja a tervezési láncot, ami végül időveszteséghez és munkaidőhöz vezet.,

az építési projekt menedzsment szoftvert végrehajtó vállalkozók hatékonyan kiküszöbölhetik ezeket a késéseket azáltal, hogy az RFI-ket azonnal elérhetővé teszik az összes érintett fél számára. Az intuitív felhasználói felület, valaki a csapatban, a végrehajtó az építész, az alvállalkozók a mezőn-könnyen egy fotót a problémás területre, majd töltsd fel a platform adattár mindenki más számára, hogy megtekinthesse. Még azok is, akik nem rendelkeznek a platformmal, üzenetet kapnak, amely figyelmezteti őket a kérdésre.,

a projektmenedzserek ezután valós időben áttekinthetik az RFI-t, és néhány kattintással értesíthetik a szükséges személyeket mobileszközeikről. Annak biztosításával, hogy mindenki valós időben hozzáférhessen az RFI-khez, valamint a kérelemről vagy a problémás területekről készült képekkel, az építőipari cégek csökkentik az építési folyamat ezen szükséges eleméhez kapcsolódó időt és munkaerőt, végül időt és pénzt takarítanak meg.,

Hadd Innovációs Munkát

A korábbi vizsgálat adatainak elemzése azt mutatta, hogy egy átlagos projekt egy év vagy annál rövidebb, lehet területén átlagosan 270 RFIs ha egy projekt időtartama alatt öt vagy több év, ezt a számot növeli, hogy felfelé 1400. A kulcsfontosságú szoftvermegoldások használata nagyban növeli a napi munkát a folyamatok felgyorsításával.

amikor kérdések merülnek fel a területen, tudnia kell, hogyan kell előrelépni, különösen akkor, ha ez a változás hatással lehet más szakmák jön, és egy munkát., A mobiltelefonok használata, rajz-centrikus, kollaboratív szoftver projekt menedzsment, mint Procore nem csak segítséget nyújt be RFIs, hanem követni őket, valós idő, sebesség válasz árak, zászlót vagy lista RFIs fontossági sorrendben.

a kulcsfontosságú szoftvermegoldások használata nagyban növeli a napi munkát a folyamatok felgyorsításával.,

a megfelelő szoftvermegoldással az RFI-K elküldhetők mindenkinek, akinek válaszolnia kell (függetlenül attól, hogy hol vannak), miközben a mezőben fényképeket, rajzokat vagy vázlatokat csatolhat, amelyek részletesebbek, specifikusak az Ön kérésére. Mindez segít a címzettnek abban, hogy jobban megértse az RFI-t, és felgyorsíthatja a döntési vagy válaszadási folyamatot., Miután megkapta a választ, a megfelelő szoftvermegoldás archiválja a körülötte lévő összes tevékenységet, és ha szükséges, segít megváltoztatni a sorrendet, és kezelni az onnan kialakuló bonyolult folyamatokat. Használja a technológiát, hogy vegye ki a meniális ki a folyamat, és hagyja magát több időt, hogy tervezzen előre a jövőbeli kérdések.

várják válaszok reális Időkeretek

először olvassa el a szerződést alaposan. Tudja meg, mi minősül RFI-nek, és mi nem felel meg az Ön által aláírt szerződésnek. Lehet, hogy sok rfi-t válaszoltak az eredeti szerződéses dokumentumokon belül., Ha nem olvassa át a papírmunkát egy finom fogfésűvel, akkor szükségtelenül húzza ki a hajat. És az RFI-jére nem fognak válaszolni. Igen, időbe telik az elején, hogy olvassa el a látszólag végtelen papírmunka írt legalese, de ez teszi a munkát könnyebb a végén.

egy vagy kevesebb éves tipikus projekt esetén átlagosan 270 rfi-t lehet kiszolgálni, és ha egy projekt öt vagy több évig tart, akkor ez a szám 1400-ra emelkedhet.,

ezenkívül ne ragadjon meg, ha olyan kérésből kap választ, amely azt jelzi, hogy a címzettnek “kiosztott” ideje van a kérés megválaszolására. Számos jelenlegi szerződés meghatározza a válaszadási arányok időkereteit a címzett alapján. Például: “a mérnök legfeljebb hét napot kap, hogy válaszoljon az RFI-re.”A Navigant Construction Forum™ szerint különböző szintű komplexitás határozza meg az RFI felülvizsgálatát és a válaszidőt.,

a megkérdezett építőipari cég munkatársainak visszajelzései alapján a tervező szakemberek becslése szerint az átlagos RFI-nek körülbelül nyolc órát kellene kapnia, naplóznia, felülvizsgálnia és válaszolnia. Bár sok kérést egy órán belül el lehet küldeni és megválaszolni, másoknak napokba telhet a kutatás és a megfelelő válaszadás. A Navigant tanulmány adatai szerint az átlagos válaszidők 6,4 naptól 10 napig terjedhetnek a régió, a projekt mérete és időtartama alapján.

Az átlagos válaszidők 6-tól terjedhetnek.,4 naptól 10 napig a régió, a projekt mérete és időtartama alapján.

a kérésben részt vevő fegyelemtől függően a festékszínű kérdés könnyebben megválaszolható, mint egy mérnöki kérdés. Megérteni ezeket a különbségeket, fontos előre gondolkodni. Benyújtása RFI, amikor a feltétel kritikus lesz több mint valószínű eredmény késések. Az előre látható problémák áttekintése és az RFI-K idő előtti elküldése azonban elegendő légzést biztosít ahhoz, hogy időben válaszoljon a kérdéses kérdéssel kapcsolatos munkára., Ha rájössz, hogy bizonyos kategóriák több pontosítást igényelnek, akkor a kérdések csoportosítása segíthet felgyorsítani az RFI válaszidőket a projekt nehéz aspektusaira.

végül, annak megértése, hogy mi a “kritikus küldetés”, és mit lehet elhelyezni a hátsó égőn, hosszú utat tesz lehetővé a válaszok gyors nyomon követésében. Legyen konkrét a kéréseiben, és szintezze őket a projekt sürgősségének megfelelően. Az RFI-k “kiemelt prioritásként” történő megjelölése segíthet növelni a válaszidőket, de ügyeljen arra, hogy ne sírjon túl sokszor. Ha minden sürgős, akkor semmi sem., Nyomja át azokat a válaszokat, amire szüksége van, amelyek késleltethetik a projekt ütemtervét, veszélyeztethetik a projekt vagy az alkalmazottak biztonságát, vagy nagy változtatásokat igényelhetnek a projekt költségvetésében. Függetlenül attól, hogy a fehér színű festék legyen világos fehér vagy tojáshéj fehér várhat, amíg a fontosabb kérdésekre válaszolnak.

rfi legjobb gyakorlatok

Általánosságban elmondható, hogy a legtöbb vállalkozás vagy tulajdonos megpróbálja beállítani az RFI legjobb gyakorlatait és elvárásait a projekt megkezdése előtt., Ezek rfi legjobb gyakorlatok gyakran határozzák meg, hogy:

• fejlesztése rfi eljárás.
• annak meghatározása, hogy mit tekintünk RFI-nek, és mit nem tekintünk annak.
• milyen dokumentációra lesz szükség az RFI mellett a válaszadáshoz, a várt válaszidőkhöz és a fentiek mindegyikének kommunikálásához az építési projekt megkezdése előtt.

míg ezek segítenek az elvárások megfogalmazásában, néhány feltételt kell beállítania, mielőtt üzleti tevékenységet is folytatna., Az Ön szempontjából érdemes lenne közölni a várt RFI protokollokat (ha különböznek az övéktől), és megállapodni a benyújtás módjáról vagy rendszeréről.

Ez az, ahol a technológia lehet a barátod. Egy mobil-kompatibilis, együttműködő szoftveres megoldás segítségével racionalizálható a kommunikáció, és folyamatosan mindenki tájékoztatást valós időben (miközben dokumentálja minden tevékenység kapcsolódik a RFI-alapvetően, amely a mögött). Ha az építési projekt tulajdonosa, cég vagy menedzser ilyen szoftveres megoldást használ – feltétlenül kérjen gyors leckét a rendszer megfelelő használatáról., Ha Ön vezeti be a rendszert, győződjön meg róla, hogy a tulajdonos, a vállalat vagy a projektmenedzser megérti a valós idejű együttműködés szükségességét, hogy a projektet időben és költségvetésen belül tartsa. Gyakran a projekt menedzsment rendszer vagy megoldás akkor várható, hogy kihasználja körvonalazódik a szerződések-így újra-olvassa el ezeket a szerződéseket figyelmesen.

Így a “Kérés” Egyszerű

Ez meglepő, hogy gyakran ez a legalapvetőbb összetevője eltűnik a RFI; rejtélyes, a címzett, zavarva, valamint létrehozása felesleges húzza a folyamat., Tegye a” kérést ” a lehető legnyilvánvalóbbnak és a lehető legegyértelműbbnek. Minden kérdésnek egyedinek és egyértelműnek kell lennie—és elszámoltathatónak kell lennie.

kövesse az egyes kérdéseket kérdőjellel, a kérdések szétválasztásának módjaként, valamint a kérés pontos jellegére összpontosítva. Egyre képzelet a kérdéseket, vagy próbál keveredik több kérdés egyszerre az RFI nem mozgatja a labdát downfield. Legyen egyszerű. Az RFI kérdés. Kérdezd meg a lehető legegyértelműbben.

Context Matters

mondjuk újra: Context., Nagyon könnyű véletlenül összeállítani egy olyan kérést, amely annyira felhívja a saját tapasztalatait a kérdésben, hogy megakadályozza a címzett könnyű behatolását. Ez időevő. Építsd fel a kérdést oly módon, hogy a projekten vagy azon kívül bárki megértse. Nézze meg alaposan a kérését. Vajon még enyhén feltételezi néhány előzetes ismeretek a címzett részéről?

egy probléma nem jelenik meg elszigetelten egy projekten, és a megfelelő RFI sem.,

egy megfelelően kontextuális RFI-nek tartalmaznia kell a félreértés pontos jellegét, aki a projektre hatással van, a projekt folyamatának melyik részét érinti, ahol az építésnél hiányzik az információ, és egy határidőt, amellyel válaszra van szükség. Egy kérdés nem jelenik meg elszigetelten egy projekten, és a megfelelő RFI sem. Tekerje könnyedén a kérdést olyan bővítő részletekbe, amelyek teljes világosságot adnak az RFI-nek.

A látványosság fontossága egy RFI

egy kép értéke 1000 szó., Ez a truizmus tökéletesen illeszkedik az RFI-hez. A fényképek, rajzok, videók vagy akár egy sietve vázolt diagram csatolása hosszú utat tesz meg a kért információk pontos jellegével kapcsolatos zavart kiküszöbölésére. Látvány van egy módja a vágás egyenesen a hajsza, és ha együtt a koncentrált kérdések biztosítja a RFI foglalkozik gyorsan és pontosan.,

javasoljon egy megoldást

javasoljon egy megoldást, amely nemcsak kereteket javasol, hanem kiemeli az RFI központi kérdését, ez a formátum arra is szolgál, hogy a címzettet azonnali “megoldási módba” ösztönözze; “egy” később Megnézem ” elemet egy cselekvési elemré.

Ha Ön abban a helyzetben van, hogy RFI-t kérjen, akkor valószínűleg megvan a szakmai szakértelem és a szituációs tudatosság, hogy a nagyon konkrét kérdéshez néhány lehetséges választ is belefoglaljon. Mi értelme a javasolt választ a saját kérdése mellett benyújtani?, Ez a gyakorlat arra szolgál, hogy a kérdést még élesebb megkönnyebbülésbe hozza azáltal, hogy az RFI-t egy retorikailag javasolt megoldással ellentétes. Olyan, mint egy fénykép hátterének sötétítése, hogy segítsen eltúlozni a téma körvonalait. Egyértelmű, hogy nincs válaszod, vagy nem készítenél RFI-t.

az RFI folyamat megvalósításának fontossága

Igen, mondtuk. Az RFI-k használatának folyamata, amely jelzi a vállalat vagy a tulajdonos gondatlanságát vagy felelősségét további időért és költségekért, nem vezethet messzire a bíróságon., Az építőipari vállalatok megpróbálták felhasználni az RFI-k puszta mennyiségét a hibás tervek bemutatásának módjaként. Azonban a Caddell Construction Co., Inc. v. Az Egyesült Államok, a bíróság ellen talált Caddell Construction Co., Inc, amely szerint “…a rfi-k nagy száma nem jelzi, hogy a tervek hibásak voltak… ” és ” … annak érdekében, hogy az RFI-k bizonyítsák, hogy a tervek hibásak, kumulatív módon bizonyítaniuk kell a tervek súlyos hiányát.”

egy másik bírósági ügy, Dugan & Meyers Construction Co., Inc. v., Ohio Department of Administrative Services, eredményezett Dugan & Meyers vesztes fellebbezések, mert Ohio bíróságok elutasították kumulatív hatás érvek(a hatása egy sor változás a termelékenység, a menetrend és a költség). Bár ez a bírósági ügy államspecifikus, még mindig fontos megérteni a jelenlegi gondolkodást a kumulatív hatás és az RFI-k mögött.

a jövőben a benyújtott rfi-k mennyiségén túlmutató késedelem és hatás kimutatásának terhe a vállalkozó vállára hárul.,

a jövőben a benyújtott rfi-k mennyiségén túlmutató késedelem és hatás kimutatásának terhe a vállalkozó vállára hárul. Az alperesek javára indított bírósági perekkel együtt az RFI-folyamatoknak alaposabbnak kell lenniük a részletes dokumentációval és a valódi hatás igazolásával együtt, ha a vállalkozó kártérítési pert akar indítani.

ne feledje, hogy az RFI-k nem benyújtások, megbízások vagy szerződések módosítása., Míg ők a fontos, neked kell a gyors választ, akkor védelme magát a józan ész által előre tervezni, illetve arról, hogy ésszerű válasz árak, részvétel a legjobb gyakorlatok, valamint a végrehajtási innovatív szoftver megoldások. Mindez azt jelenti, hogy kevesebb időt kell várni, és több időt kell dolgozni.

ne csak vegye be a szót, nézze meg magának a Procore rfi eszközét.