az irodai nyilvántartási rendszer indításának, szervezésének vagy tisztításának lehetősége megvan arra, hogy még a legbátrabb is elrejtse a többi, fontosabb “teendők” listáját.”Nem kell többé elrejtened! Ezek a terepi tesztelt tippek segítenek abban, hogy az irodai nyilvántartási rendszert pontos munkarendben tartsa.
Ezek közül a tippek közül sok egyenesen az irodavezetők Facebook csoportjából származott!, Nézze meg, milyen bölcsességet kínál a közösségünk, és ugorjon be a beszélgetésbe. Csatlakozzon a csoporthoz itt.
színkód
az emberek már színkódolás óta irodai papírmunka—és a hivatal iratrendezési rendszerek szervezni—vált az élet ténye évtizedekkel ezelőtt. A színkódolás kipróbált és igaz technikája soha nem bukik el, és viszonylag gyors és könnyen lehúzható, még akkor is, ha van egy különösen összetett nyilvántartási rendszere. A színkódolás arra ösztönzi Önt, hogy a fájlokat ésszerű kategóriákba rendezze, gyorsan megtalálja a fájlokat, majd szórakoztató módon hozzáadja a bejelentési folyamatot.,
Ez a szervezeti technika tökéletes módja annak, hogy a papírhalmokat rendezett csomagokká alakítsuk, amelyek a lehető legjobban kiszámíthatóak. A legjobb az egészben, hogy a színkódolás mind a fizikai, mind a digitális fájlokon működik, és ha mindkét típusú fájlt meg kell szerveznie, könnyen használhatja ugyanazt a színkódolási rendszert mindegyikhez.
- Vessen egy pillantást a fájlokat kell szervezni, kialakítani egy pár szervezeti kategóriák. (A minták felismeréséhez és a kategóriák körvonalazásához néhány lépés is kell.)
- Minden kategória a szín hozzárendelése., (Egyes kategóriák közé tartozik a pénzügyi, humán erőforrás, szerződések és létesítmények.)
- tekintse át a kategóriákat csapataival és vezetőivel. A színkoordináció nem fog működni, ha senki sem érti a választott kategóriákat.
- gyűjtsön anyagokat a színkódoláshoz. (Ezek lehetnek színes mappák, amelyeket egy könyvespolcra lehet helyezni, vagy egyszerűen csak színes washi szalagdarabok, hogy ragaszkodjanak az iratszekrény fiókjaihoz.)
- végezze el a színkódolást! Rendezze a fájlokat színkódolt kategóriákba, és úgy érzi, a szervezeti zen zen minden fájlt csepp (vagy drag and drop) egy ügyes, színkódolt hajó.,
- hozzon létre egy gyors hivatkozási szabályok lap, hogy a színkódolási folyamat könnyebb magad (ahogy új fájlokat), és bárki más, aki segít megszervezni az irodai bejelentési rendszer a jövőben.
Miért működik:
színkód hasonló a tanulási folyamat ismert, mint a “feldarabolását,” által meghatározott eLearning Edző, mint “…a stratégia betörni információk a harapás méretű darabokra, így az agy könnyebben emészthető új információ.,”
amikor egy papírhegyet színez, egy véletlen információtömeget olyan darabokra fordít, amelyeket Ön és az agyad könnyen rendezhet, ha valami különlegeset kell találnia. Ha meg kell találni egy számlát egy halom papír, akkor lehet, hogy túlterheltek, és adja fel, de ha meg kell találni egy számlát az új színkódolt rendszer, akkor tudni fogja, hogy keresse meg a zöld zászló, amely jelzi “pénzügyi papírmunka.”
Digitize
fájlok digitalizálásakor lényegében papírmentes nyilvántartási rendszert hoz létre., Sokan úgy találják, hogy sokkal könnyebb megszervezni a digitális bejelentési rendszer több mint egy papír bejelentés rendszer után minden papírfájlt átalakították a digitális formátumban. Ha úgy dönt, hogy digitalizálja a fájlokat, meg kell kezdeni a szkennelés és konvertáló a régi fájlokat, egy folyamat, amely lehet idő-és munkaigényes.
hogyan:
külön köszönet Francisco a Facebook csoport felvázolja ezeket a mutatókat!
- döntse el, hogyan szervezheti meg a fájlokat digitálisan., Használ egy Out-of-the-box szoftver megoldás, a hálózati meghajtó által fenntartott saját IT (információs technológia) csoport, vagy egy ingyenes felhő platform, mint a Google Drive?
- használjon megbízható és hatékony szkennelő gépet. (Francisco egy Richo gépet használt, amely képes dokumentumokat beolvasni, majd elküldeni őket a hálózat előre hozzárendelt mappáiba.)
- határozza meg, hogy van-e felhőalapú biztonsági mentési hely a dokumentumokhoz. Ez különösen akkor fontos, ha olyan dokumentumokat kezel, amelyek elvesztése esetén óriási hátrányt jelenthetnek az ügyfelek, az ügyfelek vagy más üzleti műveletek számára.,
- határozza meg, hogy ki fér hozzá mind a fájlok hozzáadásához, mind a rendszer rendezéséhez.
- dolgozzon ki egy szabványosított elnevezési konvenciót a beolvasott fájlokra. Ez megkönnyíti a fájlok megtalálását és keresését a papírmentes rendszerben. Francisco azt javasolja, hogy dátumokat (vagy legalább éveket) adjon hozzá a fájlnevekhez, így könnyebb lesz tudni, mikor kell törölni vagy archiválni őket. Penn könyvtárak van egy csodálatos listát a fájl elnevezési legjobb gyakorlatok az induláshoz.
- hozzon létre egy térképet a jövőbeli digitális nyilvántartási rendszeréről., Legyen ez a makett a lehető legpontosabb, így képes lesz arra, hogy előre bármilyen probléma a szervező rendszer. Frissítse a térképet, amikor befejezte a projektet, hogy beépítse az út mentén végrehajtott változtatásokat. Ha kész, ez a térkép segít könnyen megtalálni a dolgokat, ahogy megismerjük az új rendszer.
- szkennelje be a dokumentumokat:
- bélyegzővel vagy matricával jelölje meg a rendszerbe már beolvasott fizikai fájlokat.
- ha a digitális fájlrendszer lehetővé teszi, adjon hozzá kulcsszavakat az egyes dokumentumokhoz a fájlok könnyebb megtalálásához.
- szánjon időt a hibák elkerülésére., Még egy egyszerű hiba is egy nap lehetetlenné teheti a szükséges fájl megtalálását. A dokumentumok beolvasása az új rendszerbe időigényes folyamat, de ne feledje: végül megtörténik!
miért működik:
digitális bejelentési rendszerek automatizálják az irodai nyilvántartási rendszer” fájlok keresése ” aspektusát. Ahelyett, essek át mappák és Stack, miközben kockáztatja papercuts és fejfájás, a digitális rendszer lehetővé teszi, hogy keressen néhány kulcsszót, vagy rendezni a fájlokat egy betűrendes listát, és könnyen megtalálja, amit akar.,
A digitális rendszerek megkönnyítik az új fájlok hozzáadását, sőt megosztják a bejelentési feladatokat a csapatok között. A beállítás sok munkát igényel, de az utána megtakarított idő és stressz megéri.
állítsa be a lejárati dátumot
Ez csalásnak tűnhet, de az irodai nyilvántartási rendszer megszervezésének egyik legjobb módja a rendezendő fájlok csökkentése., A fájlok tartalom szerinti eltávolítása trükkös lehet, mivel nehéz meghatározni, hogy mely fájlokat kell menteni, és mely fájlokat lehet eldobni, de a fájlok kor szerinti eldobása biztonságos, szabványosított módszert kínál annak eldöntésére, hogy mit dobhat.
hogyan:
- hozzon létre egy “eldobás” kor a fájlokat—1 év, 5 év,10 év … bármi úgy tűnik, megfelelő a fájlokat tartani, és az a fajta üzleti magatartás.
- ha attól tart, hogy újra szüksége lehet a fájlokra, egyszerűen helyezze át őket egy” archívum ” dobozba vagy mappába, amelyet évről évre szerveznek., (Ez legalább megakadályozza, hogy a fő fájlrendszer zsúfolt legyen a elavult dokumentumokkal.)
- hozzon létre egy ismétlődő találkozót a naptárban-valószínűleg az új év első hetében -, hogy hatalmas fájltisztítást végezzen.
miért működik:
a régi fájlok eldobása tiszta, szervezett és releváns. Emellett időt takarít meg a rendszer működőképességének megőrzésében,valamint segít elkerülni, hogy időt pazaroljon a fájlok rendezésére, amire senki sem lesz szüksége.,
Divide and conquer
Ha a rendezendő fájlok csak bizonyos osztályokra vonatkoznak, kérje meg az egyes csoportok egy személyét, hogy szervezze meg fájljait, miközben átfogó fájlkezelési struktúrát hoz létre.
hogyan:
- hozzon létre szervezeti struktúrát osztály alapján, ahelyett, hogy olyan kategóriákat használna, amelyek átfogó témákon, például pénzügyeken vagy emberi erőforrásokon alapuló fájlokat csoportosítanak.
- ossza meg a fájlokat ennek megfelelően.,
- vigye a fájlokat az egyes osztályok tárgyszakértőjéhez, lehetőleg valaki, akit ismer, csodálatos szervezeti képességekkel rendelkezik. Kérje meg ezt az önkéntest, hogy logikusan szervezze meg a fájlokat, és hozzon létre egy kulcsot a referenciához.
- Gyűjtse össze a szervezett megyei fájlokat, majd adja hozzá őket az átfogó rendszerhez.
miért működik:
azáltal, hogy megkérdezi az embereket—akik megértik – és hozzá kell férniük—a fájlokat, hogy részt vegyenek a szervezési folyamatban, biztosítja, hogy a rendszer működni fog.,
fájlok rendezése a falakon
szerelje fel a fájltartókat közvetlenül a falra, ahelyett, hogy iratszekrényt vagy polcot használna.
hogyan lehet:
- létrehozni a szervezeti kategóriákat, és meghatározni, hogy milyen típusú dokumentumok tartoznak az egyes kategóriákba.
- szerelje fel a tágas faltartókat az iroda egyik közös területére. (Szerezzen vonzó tulajdonosokat, amelyek megfelelnek a vállalat márkájának, hogy ezt az erőfeszítést megduplázza irodatervezési kezdeményezésként.) Címkézze meg az egyes birtokosokat fő kategória szerint, majd adja meg, hogy milyen típusú fájloknak kell menniük mindegyikben., Fontolja meg, hogyan lehet a címkét megkönnyíteni az elfoglalt alkalmazottak számára, hogy néhány másodperc vagy kevesebb alatt megértsék. Íme egy példa:
milyen fájlok mennek ide?
- számlák
- bevételek
- visszatérítési kérelmek
- e-mail mindenki a cég, hogy ismertesse a folyamatot. Ahelyett, hogy fájlokat hozna neked, az emberek hozzáadhatják őket a tulajdonosokhoz.
- ha szükséges, hetente egyszer tisztítsa meg a fájlokat.,
miért működik:
az irodai fájlok kollektív erőforrások, ezért van értelme, hogy szervezésük kollektív felelősség legyen. Bár lehet, hogy ambiciózus tervei vannak az irodai nyilvántartási rendszer tökéletesen szervezett állapotban tartására, minden széteshet, ha, És mikor, elfoglalt vagy. Ez a rendszer biztosítja, hogy a fájlok kategóriánként maradjanak, ahelyett, hogy véletlenszerű halomban halmozódnának fel.,
szervezés fontosság szerint
bárki, aki valaha is keresett a fájlokon, megérti az égő vágyat, hogy pontosan megtalálja azt, amire szüksége van, ahelyett, hogy 100 dolgot találna, amire nincs szüksége. Próbálja meg megszervezni az irodai fájlokat annak érdekében, hogy a dokumentum visszakeresése mindenki számára élvezetesebbé váljon.
hogyan kell:
- felmérni az alkalmazottakat, és megkérdezni, hogy milyen irodai fájlokat kell megtalálniuk vagy elérniük egész évben. (Kötelezővé kell tenni ezt a felmérést, és szükség esetén igénybe kell venni a vezetés segítségét a végrehajtáshoz.,)
- válaszokon keresztül kutat, és a hozzáférési igényeknek megfelelően csoportosítja a fájltípusokat szintekre. (A felső szint a felmérés szerint az öt leggyakrabban elérhető fájltípus lenne.)
- rendszerezze a rendszert, digitális vagy fizikai, e kategóriák szerint. Ügyeljen arra, hogy kategorizálja és címkézze az alfájlokat is. Például címkézheti a legfelső szintű fájlokat, a “Crucial Files” – t, és külön címkéket is tartalmazhat a “receeves”, a “contracts” és a “survey results.”
miért működik:
mindenki olyan fájlrendszert akar, amely úgy tűnik, hogy pontosan előre látja, amit keres., Szervezésével a rendszer alapján “többségi szabály,” van a legjobb esélye, hogy hozzon létre egy fájlrendszer, amely valójában nem szállít, amit az embereknek szükségük van.
rendszeres szervezést tervez
még a legjobb irodai nyilvántartási rendszer sem marad önmagában. A legjobb, ha ezt észben tartjuk, és azt tervezzük, hogy egy kis munkát végzünk, heti rendszerességgel szervezve a rendszert. Hozzájárulás egy kis erőfeszítést visszatérő alapon fogja érezni sokkal kevésbé nyomasztó, mint próbál megtisztítani egy év értékű rosszul kezelt fájlokat egyszerre.,
hogyan kell: állítson be egy ismétlődő naptár emlékeztetőt, és ne felejtse el Szentnek tartani ezt a feladatot. Néhány munkatárs segítségét kéri, hogy felelősségre vonja magát, és szórakoztassa a heti rendezvényt. (Lehet, hogy jutalmat is létrehoz a szervezeti motiváció növelése érdekében.)
miért működik:
a rendszer szervezése sokkal reálisabb és kezelhetőbb, mint egy rendszer nulláról történő megszervezése évente egyszer.
külön folyamatban lévő munka befejezett munka
Ez zseniális tipp a Mind Tools egyszerűsíti a teljes nyilvántartási rendszer., Még mindig rendezheti a fájlokat a befejezett projektekhez, de elválasztva őket a folyamatban lévő munkákhoz kapcsolódó fájloktól, a fájlok megtalálása sokkal gyorsabb és hatékonyabb lesz.
hogyan:
- tartsa meg a meglévő kategorizációs technikát, amely működött az Ön számára, de adjon hozzá két átfogó kategóriát: “befejezve” és “folyamatban.”
- időbélyegek vagy címkék hozzáadása a fájlok csoportosításához a Befejezés Dátuma, várható vagy tényleges.
- adjon hozzá minden várható befejezési dátumot a naptárához, így tudni fogja, mikor kell bemenni és megszervezni.,
Miért működik:
Fájlok kapcsolódó folyamatban lévő vagy logikailag azokat az embereket kell elérni a legtöbb, szervezése nyilvántartó rendszer által a sürgősségi, valamint gyakorisága a hozzáférést az egyik legjobb módja, hogy ellenőrizze, hogy a nyilvántartási rendszer tökéletesen gyakorlati amellett, hogy hatékonyan szervezett.
bónusz tipp: keresse meg a módját, hogy a bejelentési rendszer megszervezése szórakoztató legyen, vagy legalábbis megvalósítható legyen., Talán ez magában foglalja a szerzés szép szervező kellékek, hogy teszi a munkát élvezetes vagy toborzás egy munkatárs, hogy segítsen ki, így megoszthatja a minőségi beszélgetések során szervezet ülés.
egyszerűen kitalálja, hogyan lehet a fájlok szervezésének feladata az Ön számára működni—ez a legjobb módja annak, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a fájlszervezés fontos feladata nem válik a rettegés egyikévé.
lehet valaha is túl sok szervező tipp? Szerintünk nem! Ossza meg az alábbi tippeket, hogy mindannyian élvezhessük a szuper szervezett irodákat!
P. S., Sok ilyen tipp egyenesen a Facebook csoport irodavezetők! Nézze meg, milyen bölcsességet kínál a közösségünk, és ugorjon be a beszélgetésbe. Csatlakozzon a csoporthoz itt.
- Bio
- Legújabb bejegyzések
Legújabb hozzászólások Emil Shour (minden)
- A Végső Munkavállalói Elkötelezettség Cselekvési Terv 6 Egyszerű Lépésben – július 19, 2019
- adtunk Hivatal Háziállatok Szabad Kezet a Munkahelyen – Itt van, Hogyan Tette Az Office-Jobb – július 13, 2019
- Könnyű Snackek, hogy mindig Feszültség alatt egy Nyári Tengerpart vagy a Tó Nap – június 15, 2019