mi a javaslat módszer?
A javaslatok többféle okból íródnak, és sokféle formátumot követhetnek. Végső soron a javaslat célja egy ötlet megfogalmazása személy vagy szervezet számára, valamint meggyőzni őket arról, hogy az ötleted érdemes folytatni. A javaslat hatókörének összetettségétől és formalitásától függően többé-kevésbé mélyre lehet szüksége., Minden javaslatnak meglehetősen egyszerű, alapvető szerkezete van, amely hat általános részből áll:
- téma: adja meg a témát, valamint a javaslat írásának célját.
- paradigma: írja le a jelenlegi állapotot vagy megértést, mivel a közönség tudja.
- Gap: határozza meg a gyakorlati ismeretek szakadékát, ahogy azt a jelenlegi paradigma látja. Mutassa meg, mi hiányzik (ez lényegében egy problémamegállapítás).
- előrejelzés: előre jelezze a javaslat szervezését, hogy az olvasó pontosan tudja, mire számíthat. Ezután kövesse ezt a sorrendet a javaslat egészében.,
- kutatás: részletes magyarázatot a kutatás, amit végez, hogy többet tudjon meg a probléma / szakadék és a megoldás.
- Proposition: javasolj valami újat, a kutatásod alapján, amely kitölti a rést, vagy megoldja a problémát.
azokkal A hat alapvető összetevőket bánja, a legtöbb javaslatot, különösen azokat, amelyek egy nagy formalitás, kutatás, tervezés, prezentáció igényel sokkal több a mélység, illetve a szervezeti struktúra között akár 14 vagy több különböző szakaszok/alkatrészek., Ha keres, hogy kell írni egy teljes, részletes javaslatot, többek között a következő tizennégy részre, majd kövesse a rendelés alább:
- Továbbító Levelet
- Borító/Oldal Címe
- Összefoglalás
- Tartalomjegyzék
- az ábrák Listája
- Bevezető
- Projekt/Beadható Leírás
- Módszerek
- Idővonal
- a Költségvetés
- Költség/Haszon Elemzés
- Képesítések
- Következtetés
- Függelékek
Mit Kell Tudni a Javaslatok?,
a fenti javaslat egyes szakaszait az alábbiakban ismertetjük. De először tudnia kell néhány dolgot arról, hogyan kell javaslatot írni:
A javaslatok a problémák megoldására szolgálnak
A legalapvetőbb dolog, amit tudnia kell a javaslat írásáról, az, hogy megoldást javasol egy problémára. Ez azt jelenti, hogy tisztában kell lennie azzal, hogy mi a probléma, mennyire súlyos, kinek érinti, hogyan (ha egyáltalán) a problémát a múltban kezelték, és hogyan számíthat arra, hogy képes megoldani oly módon, hogy még nem történt meg.,
a közönség számít
annak ellenére, hogy mit tanítottak a műszaki vagy üzleti írási osztályban, nincs pontos képlet a javaslat írására. Végül egy valódi személy el fogja olvasni (vagy nem olvassa el, ha nem vagy óvatos) javaslatát, fontos, hogy megfeleljen az elvárásoknak. Amikor támogatási javaslatot ír, elengedhetetlen, hogy kövesse a szervezet által adott iránymutatásokat. Ha nem, a tiédet majdnem biztosan eldobják. Ha ajánlatot ír a vállalatának, nézze meg, milyen javaslatokat írtak a múltban., Kövesse a várakozásokat.
A javaslatok meggyőző dokumentumok
talán nyilvánvalónak tűnik, de amikor javaslatot ír, megpróbálja meggyőzni az embereket, hogy engedjék meg, hogy továbblépjenek a nagyszerű ötletével. Annak érdekében, hogy mások a fedélzeten, van, hogy lenyűgözően, vitathatatlanul meggyőző. Tehát győződjön meg róla, hogy a javaslat minden részét úgy keretezi be, hogy a projekt fontosnak, érdemesnek, értékesnek, egyértelműnek, hatékonynak, biztonságosnak, megvalósíthatónak vagy bármi másnak hangzik, ami meggyőző lehet a felülvizsgálók számára., Is, győződjön meg róla, hogy ne nyilatkozatokat, hogy úgy hangzik, bizonytalan magad, vagy túl magabiztos magadban. Ez egy finom vonal az inkompetens hangzás között (amikor olyan kifejezéseket mondasz, mint “azt hiszem” vagy “azt hiszem” vagy “azt hiszem, hogy…”) és arrogánsnak hangzik (amikor olyan kifejezéseket mondasz, mint “biztos vagyok benne, hogy egyetértesz” vagy “én vagyok a legjobb lehetőséged).
A javaslatokat általában nem csak egy személy olvassa el
amikor javaslatot ír, tudnia kell, hogy több ember gyakran értékeli annak megvalósíthatóságát, amit javasol. És mindenkinek más a tétje a jóváhagyásában., Lehet, hogy egy könyvelő felel a költségvetési szakasz olvasásáért, de lehet, hogy nem néz másra. Az olvasóbizottság csak a végrehajtó összefoglalót tekintheti meg a gyors érvényesítéshez. Vagy egy speciális csoportot csak a módszertanok érdekelhetnek. Fontos, hogy előzetesen felismerje, ki valószínűleg a leginkább érdekli a javaslat minden részét.
a sajátosságok a legfontosabbak
A javaslat írásának egyik legnagyobb buktatója nem elég konkrét. Ne keverje össze a javaslat hosszát a sajátosságokkal. Néhány nagyon hosszú javaslat egyszerűen hosszú., Győződjön meg arról, hogy minden részlet, amit tartalmaz, egyértelművé teszi a projektet. Ha egy részlet nem értékes az érdekelt felek számára, hagyja ki. Kerülje el a történetmesélést (vagy amit gyakran “metadiscourse” – nek neveznek) az írásában. Más szóval, a elkerülni kövessük magad, a vágyak, gondolatok, folyamatok, valamint a választott, a projekt úgy döntött, hogy írjak róla. Ragaszkodjon ahhoz, hogy miért fontos a projekt, és hogyan fogja befejezni.
Transmittal Letter
Transmittal letters are a courtesy and a formality., Ezek szakmai üzleti levél formátumban vannak megírva, és annak a személynek vagy felülvizsgálati Bizottságnak szólnak, akinek a javaslatot elküldi. A levélnek tartalmaznia kell egy rövid bevezetést, amely bemutatja magát és a javaslat célját. A levél általában egy nagyon rövid (egy vagy két bekezdés) leírást tartalmaz a javasolt projektről. A transzmittal levélnek tartalmaznia kell valamilyen záró nyilatkozatot is, amely általában elérhetőségi információkat nyújt Önnek, valamint nyilatkozatot arról, hogy képes-e válaszolni a javaslattal vagy projekttel kapcsolatos további kérdésekre.,
borító vagy Címlap
minden szakmai javaslatnak tartalmaznia kell egy fedőlapot. Ezek fontosabbak, mint a dekoráció. A fedőlapok tartalmazzák a javaslat címét, a szerzőt(szerzőket), a benyújtás időpontját, a benyújtandó személyt vagy Bizottságot, valamint bármely más releváns vagy kért információt. Ha a vállalatnak vagy egy támogatási vagy finanszírozási szervezetnek nyújt be kérelmet, győződjön meg róla, hogy betartja az iránymutatásokat arra vonatkozóan, hogy mit kell tartalmaznia a fedőlapon. A legtöbb szervezet előnyben részesíti a fedelet, mivel nyilvántartási rendszert használnak a szervezett maradáshoz.,
Vezetői összefoglaló
a vezetői összefoglalók általában azonnal követik a borítót (a tartalomjegyzék előtt). Ezek a teljes javaslat összefoglalói. A végrehajtó összefoglalókat gyakran elfelejtik, de fontos célt szolgálnak. Ne feledje, hogy általában számos érdekelt fél vesz részt a javaslatok olvasásában. Néhány embernek csak egy gyors pillantásra van szüksége az egész javaslatról, de nincs ideje vagy érdeke az egész dolog elolvasására. A végrehajtó összefoglalók bepillantást nyújtanak az egész javaslatba., Fontos azonban, hogy a javaslat minden szakaszával foglalkozzon az összefoglaló. Általában a végrehajtó összefoglalók 1-2 oldal hosszúak.
Tartalomjegyzék
a megfelelően megtervezett javaslatok tartalmaztak egy tartalomjegyzéket. Még az egyszerű projektek esetében is a javaslatok legalább 15-20 oldalasak. Fontos, hogy az Ön javaslata szervezett legyen, és hogy az olvasók gyorsan megtalálják a keresett információkat. Ha például a könyvelőknek csak a javasolt költségvetést kell látniuk, akkor képesnek kell lenniük arra, hogy gyorsan megtalálják azt az oldalt, amelyen van.,
számadatok listája (és táblázatok listája)
a legtöbb javaslat, különösen a hosszúak, számadatokat és táblázatokat tartalmaz. Ha valakinek vissza kell utalnia a javaslatára, és csak a Gantt-diagram érdekli (amely felvázolja az idővonalat), akkor tudnia kell, hol keresse meg a diagramot. Gondolj a számok listáját oldal kiterjesztése a tartalomjegyzék, amely kifejezetten megkeresi látvány, beleértve a képeket, grafikonok, grafikonok, diagramok, táblázatok. Gyakran előfordul, hogy ha több számadattal és több táblázattal rendelkezik, akkor a táblázatok külön listáját szeretné látni a számok listája oldalon.,
Bevezetés
a bevezetések a legjobbak, ha rövidek és pontosak. Ha be kell mutatnod magad, lehet, de röviden. A bevezetés elsődleges célja azonban az Ön projektjének és céljának bemutatása. Ez az első esélye, hogy valóban meggyőző legyen, ezért fontos, hogy valóban úgy hangzik, mintha az Ön által javasolt projekt fontos lenne., Ez azt jelenti, hogy
1) Be kell vezetnie a témát
2) problémamegállapítást kell adnia
3) Gyors megoldást kínál a problémára
a javaslatírás egyik legnagyobb buktatója nem egyértelműen jelzi, hogy van egy tényleges probléma, amelyet érdemes megoldani. Ne feledje felülről, hogy a javaslatokat a problémák megoldására írják., Tehát például, ha egy országos vállalat fióktelepének vezetője vagy, és azt szeretné javasolni a feletteseinek, hogy át kell helyeznie a boltját egy másik épületbe, akkor el kell mondania nekik 1) hogy javasolja az épület áthelyezését, 2) hogy az épületet át kell helyezni, mert elhelyezkedése akadályozza a növekedést (problémamegállapítás), és 3) hogy van egy olyan hely, amely javítja a növekedési lehetőségeket.
függetlenül attól, hogy miről szól a javaslatod, a bevezetőben azonban problémamegoldást és megoldást kell találnod., Ha ez nem egyértelmű, és a lényeg, az esélye, hogy valaki olvassa a többi javaslat lesz homályos.
projekt vagy szállítható leírás
Ez a szakasz számos különböző nevet vehet fel, és gyakran több kisebb részre oszlik. De függetlenül attól, hogy mit nevezel ennek a szakasznak, és hogyan szervezed meg, tudd, hogy az elsődleges cél az, hogy teljes egészében leírd, mi a projekt. Meg kell magyarázni mindent,amit a végén termelő vagy csinál. Mindent. Azonban ne írja le semmit, ami megmagyarázza, hogyan fogja csinálni., Ez a következő szakasz, módszertanok. A projekt leírása részben először gondolkodhat egy lista szempontjából. Mi pontosan mindent fog előállítani, vagy segít előállítani? Pontosan mi fog kinézni a projekt (vagy a teljesítmények), amikor befejeződik?
nagyon fontos, hogy világos, tömör és szervezett ebben a szakaszban. Ha kérdése merül fel azzal kapcsolatban, hogy mi lesz a végeredmény, a bírálók nagy valószínűséggel feladják és megtagadják a javaslat jóváhagyását.,
Metodológiák
miután leírta a projekt részleteit, most hogyan írhatja meg, hogyan fogja befejezni a projektet. Vegye ki a szakaszokat és leírásokat a projekt / teljesítmények szakaszból, és részletesen írja le, hogyan fogja megszerezni az információkat, engedélyeket és egyéb eszközöket a projekt befejezéséhez. Lehet, hogy le kell írnia az adománygyűjtési terveket, ha több pénzre van szükség a projekt befejezéséhez.,
a methods szakasz egyik legnagyobb buktatója a projekt olyan új összetevőinek megadása, amelyeket korábban nem írtak le, a project / deliverables leírás. Kerülje az új információk megadását a projektről itt. Inkább teljes mértékben összpontosítson arra, hogyan fogja kutatni, megtervezni, feldolgozni és végrehajtani a korábban leírt projektet. Ha rájössz, hogy nem magyaráztál el valamit a javaslat előző részében, menj vissza, és tedd bele oda. Javaslat bírálók utálom semmi több, mint egyre új meglepetés az út mentén., Ha a projekt új darabjai folyamatosan felbukkannak a javaslatban, akkor elkezdenek azon tűnődni, vajon végig gondoltad-e ezt, és tudod-e, hogy valójában mennyi van a projektben.
ezt szem előtt tartva fontos, hogy nagyon specifikus legyen a módszereivel kapcsolatban. Írja le részletesen a kutatásait, ha interjút készít az emberekkel, kivel fog interjút készíteni, hogyan fog létrehozni vagy megtervezni valamit,kivel konzultál, stb.
Timeline
az idővonal valójában a módszerek kiterjesztése., De a tisztánlátás és a szervezés érdekében az idővonal általában egy saját szakaszt kap. A bírálóknak tudniuk kell, hogy mikor teljesítenek különböző referenciaértékeket a projektben, és tudniuk kell, hogy elegendő időt terveztek-e a szegmensek között. Leginkább, szükségük van valamire, hogy nyomon kövessék veled. Az idővonal neked is jó, mivel segít a tempóban tartani a szervezettséget. Gondolj kreatívan arról, hogyan lehet a legjobban vizuálisan megjeleníteni az idővonalat. A Gantt-diagram a legmegfelelőbb? Vagy talán egy asztal? Vagy egy lineáris idővonal?, Bármit is választ, győződjön meg róla, hogy világos, mi fog történni, amikor és ki fog részt venni a különböző pontokon.
költségvetés
bizonyos mértékig lehetséges, hogy a költségvetés egy része megjelenik a módszerek szakaszban, de csak addig a pontig, ahol leírja, hogyan fog adománygyűjteni. Ebben a részben meg kell vázolnia minden lehetséges költséget, amire gondolhat. Nem kell leírnia, hogyan kapja meg a pénzt (általában azok a szervezetek, amelyeket a javaslat jóváhagyása és a javasolt költségvetés alapján javasol a pénz felajánlására), kivéve, ha javaslata kifejezetten a pénzgyűjtésről szól., De minden lehetséges költségre átgondoltnak kell lennie. Semmi sem rosszabb, mint kapok egy javaslatot jóváhagyott, majd felismerve, hogy ez fog kerülni több, mint amit jóváhagyták költeni.
költség-haszon elemzés
A költség-haszon elemzés nem követelmény sok javaslat esetében, különösen olyan projektek esetében, amelyek nem igényelnek sok pénzt. Előfordulhat azonban, hogy valami ellentmondásos javaslatot tesz, vagy más módon sok pénzt fizet., Amellett, hogy nagyon meggyőző problémamegállapítást állít be bevezetésében, előfordulhat, hogy ki kell dolgoznia, hogy miért éri meg ez a projekt a pénzt költeni. Annak érdekében, hogy meggyőző legyen, összpontosítson az összes érdekeltre; mutassa be, hogy hány ember, szervezet vagy más szervezet részesül ebből. Ha vannak kockázatok, jelölje meg őket, de keret őket oly módon, hogy azt sugallja, a költségek valószínűleg meghaladják a kockázatokat. Ne feledje, hogy a javaslatok, mint a legtöbb dokumentum, meggyőző dokumentumok, és fontos, hogy mindent úgy keretezzen be, hogy a projekt nagyon, nagyon fontos legyen., De természetesen ne vigyük túlzásba.
képesítések
sokszor javaslatokat fog írni olyan embereknek, akiket nem ismer. De még akkor is, ha ismeri a javaslat felülvizsgálatáért felelős személyt vagy személyeket, fontos, hogy képesnek tűnjön. A retorika területén ezt ethosznak nevezik, amely a hitelességére utal. Elismerik, hogy a bírálók lesz kérve a fejükben, ahogy olvassa el a javaslatot, ” de miért ez a személy? Képesek?”
adjon meg annyi információt, amennyit fontosnak tart a hitelesség megteremtéséhez., Kerülje el mindazt,ami kevésbé képzett. Néhány javaslattevő megköveteli, hogy adja meg a hitelesítő adatait, beleértve a főiskolai diplomát, a munkatapasztalatot, a tudást, sőt az önéletrajzokat és a mintamunkát is. Győződjön meg róla, hogy tudja, mennyi információt akarnak és kell.
következtetés
minden dokumentumnak szüksége van egy kezdetre, egy középre és egy konklúzióra. Sajnos a következtetéseket gyakran elfelejtik. Következtetéseiben újra kell állítania a problémamegállapítást, emlékeztetve a bírálókat arra, hogy mennyire fontos ez a projekt., De akkor is meg kell adnia a jóváhagyási kérelmet (úgy, hogy egyértelmű, hogy abban a reményben, hogy ilyen). Is, akkor kell, hogy hagyja, hogy a bírálók tudják, hogyan kell Önnel a kapcsolatot, ha további információra van szüksége tőled. A következtetések nem csak elfoglaltak, hogy csiszolják le a dokumentumot; udvariasság, ami meggyőzőbbé teszi javaslatát. Andy értékes információkat szolgáltatnak a válaszadásról és a kapcsolatfelvételről. Következtetés nélkül néhány nem kívánt kétértelműséget hagyhat a javaslatok hatókörében.,
ügyeljen arra, hogy idézzen minden másodlagos kutatást, amelyet a projekt és a javaslat fejlesztésére használnak. Míg az APA formátum a javaslatok leggyakoribb idézési formátuma, előfordulhat, hogy a szervezettől, a tanfolyam utasításaitól vagy más elvárásoktól függően más stílust kell követnie. Függetlenül attól, hogy fontos, hogy idézni források szerint elismert formátumban, hogy etikailag hitelt minden ötletet, közvetlen idézetek használt.
függelékek
bár nem minden javaslatnak lesz szüksége függelékekre, lehetséges, hogy a tiéd lehet., Fontolja meg, hogy milyen információkat kérhetnek a bírálók, amelyek nem illeszkednek könnyen a javaslat többi részébe. Előfordulhat, hogy például mérlegeket kell tartalmaznia, amelyek túl sok helyet foglalnak el a költségvetési szakaszban. Vagy lehet, hogy olyan rajzokat kell tartalmaznia,amelyek nem igazán illeszkednek a projekt/szállítható leírásba. Ha azonban úgy dönt, hogy függelékeket tartalmaz, győződjön meg róla, hogy korábban megemlítette őket a javaslatban. A költségvetési szakaszban például ezt mondhatja: “további pénzügyi információkért kérjük, olvassa el az A. függelék mérlegeit.,”