egy üzenetátviteli ügynök e-mailt kap egy másik MTA-tól, egy levél benyújtási ügynöktől (MSA) vagy egy e-mail felhasználói ügynöktől (MUA). Az átviteli adatokat a Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) határozza meg. Ha egy üzenet címzett postafiókja nem helyben van tárolva, az üzenet továbbításra kerül, vagyis továbbításra kerül egy másik MTA-nak. Minden alkalommal, amikor egy MTA e-mail üzenetet kap, hozzáad egy fogadott nyomkövetési fejléc mezőt Az üzenet fejlécének tetejére, ezáltal egymás utáni rekordot készít az üzenetet kezelő MTA-król., A folyamat kiválasztása a cél MTA a következő hop is le SMTP, de általában felülírható konfigurálásával az MTA szoftver konkrét útvonalakat.
az MTA a háttérben működik, míg a felhasználó általában közvetlenül kölcsönhatásba lép egy e-mail felhasználói ügynökkel. Meg lehet különböztetni a kezdeti benyújtás, mint az első áthaladó MSA-port 587 használják közötti kommunikáció MUA és MSA, míg port 25 használják közötti kommunikáció MTA, vagy egy MSA egy MTA; ezt a különbséget először az RFC 2476.,
a helyben tárolt címzettek esetében az e-maileknek a címzett postafiókba történő végső kézbesítése egy üzenetküldő ügynök (MDA) feladata. Ennek érdekében az MTA továbbítja az üzenetet az üzenetküldő ügynök (MDA) üzenetkezelő szolgáltatásának összetevőjére. A végső kézbesítés után a visszatérési útvonal mező hozzáadódik a borítékhoz a visszatérési útvonal rögzítéséhez.