Ein Nachrichtenübertragungsagent empfängt E-Mails von einem anderen MTA, einem E-Mail-Übermittlungsagenten (MSA) oder einem E-Mail-Benutzeragenten (MUA). Die Übertragungsdetails werden durch das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) angegeben. Wenn ein Empfängerpostfach einer Nachricht nicht lokal gehostet wird, wird die Nachricht weitergeleitet, dh an einen anderen MTA weitergeleitet. Jedes Mal, wenn ein MTA eine E-Mail-Nachricht empfängt, fügt er oben in der Kopfzeile der Nachricht ein Feld für den empfangenen Trace-Header hinzu, wodurch ein sequentieller Datensatz von MTAs erstellt wird, die die Nachricht verarbeiten., Der Prozess der Auswahl eines Ziel-MTA für den nächsten Hop wird ebenfalls in SMTP beschrieben, kann jedoch normalerweise überschrieben werden, indem die MTA-Software mit bestimmten Routen konfiguriert wird.
Ein MTA arbeitet im Hintergrund, während der Benutzer normalerweise direkt mit einem Mail-Benutzeragenten interagiert. Man kann die anfängliche Einreichung unterscheiden, da zuerst ein MSA durchlaufen wird-Port 587 wird für die Kommunikation zwischen einer MUA und einer MSA verwendet, während Port 25 für die Kommunikation zwischen MTAs oder von einer MSA zu einer MTA verwendet wird; Diese Unterscheidung wird zuerst in RFC 2476 gemacht.,
Für lokal gehostete Empfänger ist die endgültige Zustellung von E-Mails an ein Empfängerpostfach Aufgabe eines Message Delivery Agent (MDA). Zu diesem Zweck überträgt der MTA, die Nachricht an das message-handling-service-Komponente des message delivery agent (MDA). Bei der endgültigen Lieferung wird das Feld Rückweg zum Umschlag hinzugefügt, um den Rückweg aufzuzeichnen.