Hvis en entreprenør kan legge opp alle de minuttene han eller hun tilbrakte venter på svar på en RFI (Request for Information), som gjennom hele sin karriere, kanskje de har funnet ut at de kunne ha reist på ferie eller til og med bygget et par shopping torg, og de kan være kostbart også. Forskning har vist at et gjennomsnittlig prosjekt på en typisk dag kan ha mellom 15 til 20 RFIs per $1 million i prosjektet verdi. Dette betyr en $5 millioner prosjektet kan generere ca $100 000 i kostnader.,
RFIs er rett og slett forespørsler om informasjon, men likevel, det er ikke noe enkelt om dem hvis de ikke håndteres riktig. Det finnes enkle måter å lykkes RFI prosessen, og vi vil fortelle deg hvordan du gjør nettopp det.
Hva er en RFI i Bygging?
I bygg og anlegg, formålet med en RFI er å løse informasjon hullene, fjerne tvetydigheter, og capture og dele bestemte beslutninger i løpet av prosjektet. En entreprenør eller underleverandør vanligvis sender en RFI i skriftlig form for å hente informasjon fra en design, prosjektering eller bygging profesjonell., Informasjonen i en RFI er informasjon som ikke var inkludert i omfanget av anleggskontrakt.
Bygging RFI Prosessen
Det primære målet for RFI prosessen er å eliminere behovet for tidkrevende og kostbart korrigerende tiltak(s) i løpet av prosjektets levetid. I Australia, disse dokumentene er noen ganger referert til som tekniske spørsmål (KINA).
Vanligvis, RFI spørsmål er stilt og løst i løpet av et prosjekt er anbudsprosessen og/eller i løpet av prosjektet løpet av konstruksjonen.,
Hva Du Bør og ikke Bør Inkludere i RFIs
RFIs kan grovt deles inn i flere forskjellige kategorier. Disse klassifikasjoner som det kan være verdifullt å prosjektgruppen hvis kategorier er brukt i dokumenter. På denne måten vil de forbedre kommunikasjon, fokus prosessen på beregnet og ønsket resultat, og styre prosjekt team.
Disse kategoriene er:
- Design avklaringer (konflikter, ufullførte planer, spesifikasjoner).,
- ber om en endring i designen (ofte på grunn av feil i konstruksjon, sekvensering problemer).
- Forespørsler om erstatninger (value engineering, materiale tilgjengelighet, brukervennlighet).
- Constructability problemer
- Ulike forholdene på stedet
Denne listen er ikke uttømmende, og det er mer viktig å forstå hva en RFI er det ikke. Mange elementer som er hensiktsmessige og nødvendige, men er bedre overføres eller formidles via andre metoder.,
En RFI er ikke ment å brukes til rutine kommunikasjon, en overleveres, en hms-plan eller plan, overføring, eller en dokumentasjon av metode. RFIs bør aldri erstatte verbal kommunikasjon eller brukes for kommentarer eller lokalisering.
På den trykte siden, RFIs bør ikke brukes for trinnvis utstedelse av design dokumenter som burde ha vært en del av prisen (design/bygge eller fast-track design unntatt). Avhengig av kontrakten, RFIs kan eller kan ikke brukes til innbytter.
Hvis kontrakten har en egen prosess, gjøre visse at papirarbeidet og prosess er brukt., Hvis ikke, kan du bruke RFI prosessen og identifisere RFI som en «Request for Substitusjon’. Ikke bruk RFI for godkjenning av midler og metoder eller kontrakt problemer, det er også ikke en stikkontakt for å be upassende spørsmål relatert til produktet, installasjon vanligvis spesifisert av produsenten. Ikke vurdere en RFI som en konstruksjon endre direktiv eller et krav om endringsordre.
I forhold til kontrakt, krav, gjøre visse at prosjektet generelle tilstanden krav er godt kjent av bygg team og følge dem., Føderale og Statlige kontrakter er særlig kjent for kontraktsmessig fast prosesser som varierer sterkt fra eier til eier.
Komponentene i en RFI
Det er to viktigste komponentene i RFIs: administrativ og faglig.
Kontrakter krever ofte et varsel når feil, konflikter, eller utelatelser er funnet, og en RFI er verktøyet som brukes mye i byggebransjen. Ikke bare RFI dokumentere en prosess, men det er også en kontraktsmessig forpliktelse og grunnleggende prosess for vellykket levering av prosjekter.,
Imidlertid mange bygging av arbeidstakernes holdninger til verktøyet har blitt negative siden RFIs er ofte brukt som en metode for å øke fortjenesten gjennom krav. De kan også brukes til å lage et paper trail til å hevde kumulative virkningen forsinkelser, uaktsom design, eller andre lignende handlinger. Dette misbruk av en nødvendig og kontraktsmessige prosessen er å skape større problemer i bransjen.
En RFI bør ikke bli oppfattet som en høy-risiko-dokument., Det er obligatorisk for et byggefirma som ønsker gjenta arbeid, gode relasjoner, og en profesjonell omdømme for å administrere prosessen gjennom en dyp forståelse av beste praksis. I den langsiktige konsekvenser for fortsatt misbruk av RFIs vil skape flere problemer enn det løser.
Hva er forskjellen mellom en RFI, RFP, og RFQ?
«RFX» er et begrep som brukes for å referere til en Forespørsel Om «Noe» fra et forslag, informasjon, et sitat, eller noe annet. Det er ofte lettere å referere til et RFX enn «en RFP, RFI, eller RFQ.,»
De tre vanligste dokumentene er RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal), og RFQ (Be om Tilbud). RFI er ofte utstedt i begynnelsen av prosessen. En RFI ligner på noen måter til en RFP, men er vanligvis mindre strenge, og inneholder færre spørsmål.
RFP (Request For Proposal) er det første trinnet i en anskaffelsesprosess. En organisasjon som ønsker å utstede en RFP vurderer sitt behov og utvikler en liste av kriterier, som deretter slått inn spørsmål., Spørsmålene blir deretter samlet i et spørreskjema som er sendt til en gruppe av leverandører som tilbyr produkter/tjenester som er i samsvar med kjøpers behov. Leverandører, som er noen ganger kalt leverandører, svare på spørreskjemaet og returnere det til kjøperen hvorpå leverandørers svarene er scoret. Topp-scoring leverandører er da som regel invitert til forhandlinger eller å sende inn konkrete bud i en RFQ.,
RFQ (tilbudsforespørsel) er en oppfordring til leverandører som er svært spesifikke i naturen, og omfatter alle relevante opplysninger om produkter/tjenester som blir anskaffet. En RFQ er ofte utstedt etter en RFP, men kan også utgis på sine egne for varer og tjenester som er spesielt standardisert.
Største Utfordringene i RFI Prosessen
En av de største problemene med RFIs er ekstra kostnad byrden de kan plassere på en konstruksjon jobb., Det kan ikke virke som mye i utgangspunktet, men forsinkelser og nedetid som oppstår som et resultat av en RFI kan legge opp over tid. Som American Council of Engineering Selskaper streker i sin skisse av RFIs, disse forespørslene inkluderer mer enn fem trinn, hver med sine egne underkategorier, handlinger og reaksjoner. Videre, RFIs kan samlet innebære et bredt spekter av gruppens medlemmer, som alle kan holde opp prosessen og skape enda flere forsinkelser.,
til Å skrive og svare på hvert enkelt RFI, det koster en konstruksjon fast et gjennomsnitt på $1,080, mens den kollektive kostnadene til prosjektet kan fastsette en fast tilbake $859,680.
I et forsøk på å tjene penger på det koster RFIs lage for bygging bedrifter, Navigent Bygging Forum for Navigant Consulting, Inc. anmeldt RFI data fra 1,362 prosjekter over hele verden, for en sum av 1,083,807 RFIs. Prosjektene har variert i verdi mellom $5 millioner og $5 milliarder kroner, og hver og en hadde et gjennomsnitt på 796 RFIs.,
forskning viser at RFIs kan skape betydelige backlogs, siden eierne og prosjektledere som er nødvendig for å vurdere og svare på hvert enkelt RFI fra entreprenører og underleverandører, og legg merke til kostnaden for hver og en og bruken av prosessen for å gjøre krav mot eierne. Etter prøvetaking 1,382 prosjekter, Navigent oppdaget at å gå gjennom og svare på hvert enkelt RFI, det koster en konstruksjon fast et gjennomsnitt på $1,080, mens den kollektive kostnadene til prosjektet kan fastsette en fast tilbake $859,680.,
I tillegg, enten på grunn av forespørsler som ikke vurdert av design team, spørsmål allerede er besvart i den opprinnelige kontrakten, eller fordi de er fokusert på midler og metoder, mer enn én av ti av RFIs var oppført som «uforsvarlig.»Kollektivt, disse uberettiget RFIs i gjennomsnitt ca $113,400 per prosjekt.
Kanskje den mest problematisk data avdekket i Navigent forskning er at nesten én av fire RFIs får ingen svar., Uten at noen svarer og løse problemer forbundet med en RFI, kan det føre til shoddy håndverk, feilaktig konstruksjon, og til og med en potensielt usikker struktur. Med klientene blir mer litigious hvert år, er det svært viktig at bygging bedrifter bygge disse strukturene ved hjelp av det fullstendige omfanget av og kravene som er lagt frem av ingeniører og arkitekter, ellers er det en veldig reell sjanse bygging firmaet kan til slutt møte en prosess over en dårlig bygget bygning.,
Hvordan å Forbedre RFI Prosessen
En av de viktigste årsakene til RFIs er mangel på kommunikasjon mellom arkitekter, ingeniører og entreprenører og andre viktige interessenter. Som hver av disse gruppene blir mer teknisk og isolert, jo mindre overlapp og samhandling skjer mellom dem. Dette siloed naturen betyr bygger på tampen av prosessen trenger å be om informasjon fra noen lenger opp i design-kjeden, som i siste instans fører til et tap av tid og arbeidstid.,
Entreprenører som implementerer konstruksjon prosjektledelse programvare som effektivt kan eliminere disse forsinkelsene ved å gjøre RFIs tilgjengelig for alle relevante parter umiddelbart. Med sin intuitive brukergrensesnitt, alle på teamet-fra den utøvende å arkitekt til underleverandører i feltet–kan enkelt knipse et bilde av det problematiske området og laste det opp til plattformen i depotet for alle andre å se. Selv de individene som ikke har plattformen vil motta en melding som varsler dem til problemet.,
prosjektledere kan da gjennom RFI i sanntid og varsler nødvendig personer, alle med et par klikk, og drar fra sine mobile enheter. Ved å sikre at alle har real-time tilgang til RFIs sammen med bilder av avtale eller problematiske områder, bygg firmaer redusere tid og arbeidskraft som er forbundet med dette nødvendig del av byggeprosessen, til syvende og sist du sparer tid og penger.,
La Innovasjon Fungere For Deg
I en tidligere studie -, data-analyse viste at på et gjennomsnittlig prosjekt av et år eller mindre, kan du tjene opp til et gjennomsnitt på 270 RFIs og hvis et prosjekt som varer en varighet på fem år eller mer, at tallet kan øke til i overkant av 1400. Utnytte tasten programvare løsninger vil i stor grad forbedre din dag-til-dag arbeid ved å påskynde prosesser.
Når det oppstår spørsmål i feltet, må du vite hvordan du skal gå frem, spesielt når at endring kan påvirke andre handler komme i og å fullføre en jobb., Ved hjelp av en mobil, tegning-sentriske, samarbeidende programvare for prosjektstyring som Procore kan ikke bare hjelpe deg med å sende inn RFIs, men også spore dem i sanntid, raskere respons priser og flagg eller en liste RFIs i rekkefølge av betydning.
Utnytte tasten programvare løsninger vil i stor grad forbedre din dag-til-dag arbeid ved å påskynde prosesser.,
Med riktig programvare løsning, RFIs kan bli sendt til alle som trenger å svare (uansett hvor de er), mens i feltet, og du kan legge ved bilder, tegninger eller skjemaer som er mer detaljert, spesifikk for din forespørsel. Alle som hjelper mottakeren til å få en bedre forståelse av RFI og kan fremskynde beslutning eller et svar prosessen., Når du mottar et svar, riktig programvare løsning for å arkivere all aktivitet som er involvert rundt det, og om nødvendig, kan hjelpe deg til å initiere en endring for og administrere kompliserte prosesser som utvikler seg fra det. Bruke teknologi til å ta simpel ut av prosessen og gi deg selv mer tid til å planlegge fremover for fremtidige problemer.
Forvente å få Svar på Realistiske Tidsrammer
Først, les kontrakten nøye. Vet hva som kvalifiserer som en RFI og hva som ikke virker i henhold til kontrakten du har registrert. Mange RFIs kan ha blitt besvart innen den opprinnelige kontrakten dokumenter., Hvis du ikke lest gjennom papirene med en fin tann kam vil du være med å trekke ut hår unødvendig. Og RFI vil ikke bli besvart. Ja, det tar tid i begynnelsen til å lese gjennom tilsynelatende endeløse papirarbeid skrevet i legalese, men det vil gjøre din jobb enklere i slutten.
På et typisk prosjekt av et år eller mindre, kan du tjene opp til et gjennomsnitt på 270 RFIs og hvis et prosjekt som varer en varighet på fem år eller mer, at tallet kan øke til i overkant av 1400.,
I tillegg, ikke bli overrumplet hvis du får et svar fra en avtale som indikerer at mottakeren har en «avsatte» mengde tid til å svare på din forespørsel. Mange av dagens kontrakter er nå definerte tidsrammer for svarprosent basert på mottakeren. For eksempel, «ingeniør er gitt maksimalt syv dager til å svare til RFI.»I henhold til Navigant Bygging Forum™ det finnes ulike nivåer av kompleksitet som bestemmer RFI gjennomgang og responstid.,
Basert på tilbakemeldinger fra intervjuet bygging fast ansatte, fagfolk anslår at den gjennomsnittlige RFI vil kreve om lag åtte timer til å motta, logg, vurdere og reagere. Mens mange forespørsler kan brukes og besvart innen en time, andre kan ta dager til forskning og gi en passende reaksjon. I henhold til data fra det Navigant studie, gjennomsnittlig svar tider kan variere fra 6,4 dager til 10 dager basert på regionen, prosjektets størrelse og varighet.
Gjennomsnittlig svar tider kan variere fra 6.,4 dager til 10 dager basert på regionen, prosjektets størrelse og varighet.
Avhengig av disiplin involvert i anmodningen, en maling farge spørsmålet ville være enklere å svare på enn en teknisk spørsmål. Å forstå disse forskjellene, er det viktig å tenke fremover. Å sende en RFI når tilstanden er kritisk, vil mer enn sannsynlig resultere i forsinkelser. Imidlertid, gjennom overskuelig problemer og sende RFIs i forkant av tid og gir deg rikelig pusterom for å få et svar i tid for jobb relatert til det aktuelle spørsmålet for å være ferdig., Hvis du innser at visse kategorier som krever mer avklaring, så gruppering sammen problemer kan bidra til å få fart opp RFI responstid for vanskelig aspekter av et prosjekt.
til Slutt, for å forstå hva som er «mission critical», og hva som kan være plassert på baksiden brenner vil gå en lang vei i å hjelpe svarene få rask-sporet. Vær spesifikk i dine forespørsler, og nivået dem i henhold til prosjektet haster. Merking av RFIs som «høy prioritet» kan bidra til å øke responstid, men pass på å ikke rope ulv for mange ganger. Hvis alt er haster, så ingenting er., Presse gjennom de svarene du trenger, som kan forsinke prosjektet tidsplaner, kan true sikkerheten til prosjektet eller dine ansatte, eller kan kreve store endringer i prosjektets budsjett. Om ikke den hvite fargen maling bør være lyse, hvite eller eggeskall hvitt kan vente til de mer viktige spørsmål er besvart.
RFI Beste Praksis
Generelt sett, de fleste foretak eller eiere vil prøve å sette sine RFI beste praksis og forventninger før du begynner på et prosjekt., Disse RFI beste praksis er ofte bestemt til å være:
- å Utvikle en RFI prosedyre.
- Definere hva som anses som en RFI og hva som ikke vil bli betraktet som en.
- Hvilken dokumentasjon som vil være nødvendig sammen med en RFI for et svar, er forventet responstid og kommunisere alt det over før du starter prosjektet.
Mens de som vil hjelpe ramme forventninger, vil du ønsker å stille noen betingelser før engasjerende med en bedrift, så vel., Fra ditt ståsted, ville det være fornuftig å kommunisere forventet RFI-protokoller (hvis de er forskjellige fra dem) og er enige om metoden eller system for innsending.
Dette er hvor teknologi kan være din venn. Ved hjelp av en mobil-aktivert, samarbeidende programvare løsning kan bidra til å effektivisere kommunikasjon og holde alle informert i sanntid (selv dokumentere hver aktivitet knyttet til RFI – i utgangspunktet dekker ditt bak). Hvis prosjektet eieren, selskapet eller manager bruker en programvare-løsning som dette – husk å be om en rask leksjon i hvordan du bruker systemet på riktig måte., Hvis du er en innføring i systemet, sørge for at eieren, selskapet eller prosjektleder forstår behovet for samarbeid i sanntid for å holde prosjektet på tid og innenfor budsjettet. Ofte project management system eller en løsning du vil bli forventet å utnytte er skissert i kontrakter – så igjen – les disse kontraktene nøye.
Å «Be om» Grei
Det er overraskende hvor ofte dette mest grunnleggende komponent går mangler fra RFI; underlige mottakeren, muddying vannet, og skape unødvendig å dra i prosessen., Lage «forespørsel», som opplagt og nøytrale og konkrete som mulig. Hvert spørsmål skal være enhetlig og klart—og ansvar.
Følg med på hvert spørsmål med et spørsmålstegn, som en måte å skille problemer og fokusere på det nøyaktige innholdet av forespørselen. Får lyst til med spørsmål eller prøver å blander flere problemer på en gang i RFI ikke flytte ballen downfield. Hold det enkelt. En RFI er et spørsmål. Spør den så tydelig som mulig.
Konteksten er viktig
La oss si det igjen: Sammenheng., Det er veldig lett å skulle skrive en avtale som trekker så mye fra din egen opplevelse av problemet, det trosser enkelt penetrasjon av mottakeren. Det er en tid-eater. Konstruere spørsmålet på en slik måte at absolutt alle på eller av prosjektet kan forstå det. Se nærmere på din forespørsel. Gjør det selv mildt anta noen tidligere kunnskap om mottakeren er en del?
Et problem som ikke finnes i isolasjon på et prosjekt, og bør heller ikke tilhørende RFI.,
En riktig kontekstuelle RFI skal inneholde nøyaktige naturen av misforståelser, som på prosjektet er påvirket, hva som del av prosjektet prosessen er påvirket, hvor på bygge informasjon mangler, og en frist som en respons er nødvendig. Et problem som ikke finnes i isolasjon på et prosjekt, og bør heller ikke tilhørende RFI. Pakk spørsmålet lett i form av forbedring av detaljer som gir fullstendig klarhet til RFI.
Betydningen av det Visuelle i en RFI
Et bilde er verdt 1000 ord., Dette selvinnlysende er perfekt egnet til RFI. Legger ved bilder, tegninger, video, eller til og med en hastig tegnet diagrammet vil gå en lang vei mot å eliminere forvirring om den eksakte natur av den informasjonen som blir forespurt. Grafikken har en måte å kutte rett til sak, og når det kombineres med fokus spørsmål vil sikre RFI løses raskt og nøyaktig.,
Foreslå en Løsning
å Foreslå en løsning som ikke bare rammer og belyser sentrale spørsmålet av RFI, at formatet vil også tjene til å anspore mottakeren til en umiddelbar løsning modus;» å snu en «jeg skal ta en titt på dette senere» element i en handling element.
Hvis du er i posisjon til å be om en RFI, har du sannsynligvis har den faglige kompetanse og situasjonsforståelse å ha med svært spesifikke spørsmål et par mulige svar av din egen. Hva er poenget med å sende inn et forslag til svar sammen ditt eget spørsmål?, Denne praksisen bidrar til å bringe spørsmålet inn enda skarpere lindring av motstridende den RFI mot en retorisk forslag til løsning. Det er som mørkere bakgrunnen på et bilde for å hjelpsomt overdrive konturene av emnet. Du har ikke svarene, klart, eller du ikke ville være å produsere en RFI.
Viktigheten av RFI Prosessen Implementering
Ja, vi sa det. Prosessen for å bruke RFIs for å indikere et selskap eller eierens manglende interesse eller ansvar for ekstra tid og kostnader kan ikke komme langt i retten., Byggebransjen har forsøkt å bruke det store volumet av RFIs som en måte å vise feil planer. Imidlertid, i Caddell Construction Co., Inc. v. United States, fant efta-domstolen mot Caddell Construction Co., Inc sier at «…et stort antall av RFIs er ikke en indikasjon på at planene som var defekt…» og «…for at RFIs å være bevis på at planene var defekt, må de kumulativt viser en alvorlig mangel på planer.»
en Annen rettssak, Dugan & Meyers Construction Co., Inc. v., Ohio Avdeling for Administrative Tjenester, resulterte i Dugan & Meyers å miste i appellerer fordi Ohio domstolene har avvist kumulative virkningen argumenter (virkningen av en rekke endringer på produktivitet, tidsplan og kostnader). Mens denne rettssaken er staten bestemt, er det fortsatt viktig å forstå dagens tenkning bak kumulative virkningen og RFIs.
I fremtiden, byrden av å demonstrere forsinkelse og konsekvenser utover mengden av RFIs innsendt vil hvile på leverandørens skuldre.,
I fremtiden, byrden av å demonstrere forsinkelse og konsekvenser utover mengden av RFIs innsendt vil hvile på leverandørens skuldre. Og med montering rettssak appellerer i favør av de tiltalte, RFI prosessene må være mer nøye sammen med detaljert dokumentasjon og bevis på sann effekt dersom leverandøren ønsker å føre over erstatningskrav.
Husk at RFIs er ikke submittals, endringsordrer eller kontrakter., Mens de er viktig, og du trenger svar raskt, kan du beskytte deg selv og din mentale helse ved å planlegge fremover og instituting rimelig svarprosent, engasjere seg i beste praksis og implementere innovative software løsninger. Alle disse representere mindre tid på å vente og mer tid på å jobbe.
ikke bare ta vårt ord for det, sjekk ut Procore er RFI-verktøyet for deg selv.