tanken på å starte, organisering, eller rydde opp en office-fil-system har makt til å gjøre selv den modigste blant oss gjemme seg bak en liste over andre, mer viktige, «å-dos.»Du trenger ikke å skjule lenger! Disse felt-testet tips vil hjelpe deg å få—og holde—kontoret filing system i presis orden.
Mange av disse tipsene kom rett fra vår Facebook gruppe av Office-Ledere!, Se hva nuggets av visdom samfunnet vårt har å tilby, og hoppe inn i samtalen. Bli med i gruppen her.
Farge kode
Folk har blitt fargekoding siden office papirarbeid—og office-filing systemer for å organisere det ble et faktum av livet for flere tiår siden. De prøvde og sanne teknikk av fargekoding aldri svikter, og det er relativt rask og enkel å ta av, selv om du har en spesielt kompleks filing system. Fargekoding vil inspirere deg til å sortere filer til fornuftige kategorier, finne filer raskt, og legge til litt moro til innlevering prosessen.,
Denne organisatoriske teknikken er den perfekte måten å gjøre hauger av papir inn i ordnede pakker som er forutsigbare på best mulig måte. Best av alt, fargekoding fungerer på både fysiske og digitale filer, og hvis du trenger å organisere begge typer av filer, kan du enkelt bruke samme farge kodesystem for hver.
Hvordan du:
- Ta en titt på alle filene du trenger for å organisere og etablere noen organisatoriske kategorier. (Det kan ta noen går til virkelig å gjenkjenne mønstre og skissere kategorier.)
- Tildel hver kategori en farge., (Noen kategorier inkluderer finansielle, menneskelige ressurser, kontrakter og fasiliteter.)
- gå gjennom kategoriene med ditt team og ledere. Farge koordinering vil ikke fungere hvis ingen forstår hvilke kategorier du har valgt.
- Samle materiale for fargekoding. (Disse kan være farget mapper til plass i en bokhylle eller bare deler av fargerike washi tape til å feste på arkivskap skuffer.)
- Gjør fargekoding! Sortere filer til fargekodede kategorier og føle organisatoriske zen zen med hver fil du slippe (eller dra-og-slipp) til en ryddig, farge-kodet fartøy.,
- Opprette en rask referanse regler ark å gjøre farge-koding prosessen enklere for deg selv (som du legger til nye filer) og alle andre som vil hjelpe deg å organisere kontoret filing system i fremtiden.
Hvorfor det fungerer:
Farge koding er lik læringsprosessen kjent som «chunking,» definert av eLearning Trener som «…strategien for å bryte ned informasjon i biter store biter slik at hjernen kan lettere å fordøye ny informasjon.,»
Når du fargekode et fjell av papir, må du slå en tilfeldig masse av informasjon i biter som du og din hjerne kan enkelt sortere når du trenger å finne noe konkret. Hvis du trenger å finne en faktura i en haug med papir, så du kan bli overveldet og gi opp, men hvis du trenger å finne en faktura i din nye fargekodet system, så du vet hva du skal se etter den grønne flagg som angir «Finansielle Papirer.»
Digitalisere
Når du digitalisere filer, du egentlig å lage en arkivering papirløse system., Mange mennesker finner det mye lettere å organisere en digital innlevering system over et papir innlevering system etter hvert papir filen har blitt konvertert til et digitalt format. Hvis du velger å digitalisere dine filer, vil du trenger for å begynne ved å skanne og konvertere dine gamle filer, en prosess som kan være tid – og arbeidskrevende.
Hvordan du:
takk for at du Francisco fra vår Facebook-Gruppe for å synliggjøre disse pekere!
- Bestemme hvordan de vil organisere filer digitalt., Vil du bruke en ut-av-det-box software-løsning, en nettverksstasjon vedlikeholdt av din egen IT (informasjonsteknologi), gruppe, eller en gratis cloud-plattform som Google Disk?
- Bruk en pålitelig og effektiv skanning maskinen. (Francisco brukt en Richo maskin med muligheten til å skanne dokumenter og sende dem til pre-tildelt mapper på nettverket.)
- Finne ut om du har sky lagring lagringsplass for dokumenter. Dette er spesielt viktig hvis du håndtere dokumenter som, hvis de går tapt, kan utgjøre en stor ulempe for kunder, klienter, eller annen virksomhet.,
- Bestemme hvem som skal ha tilgang til å både legge til og organisere filer i systemet ditt.
- Utvikle en standardisert naming convention for skannede filer. Dette vil gjøre filer enkelt å finne og søke etter i din papirløse system. Francisco anbefaler å legge til datoer (eller i det minste år) til fil navn, så vil det være lettere å vite når du sletter eller arkiverer dem. Penn Bibliotekene har en fantastisk liste over filnavn beste praksis for å få deg i gang.
- Lage et kart over fremtiden for digital innlevering system., Gjør denne mockup så presis som mulig, slik at du vil være i stand til å forutse problemer med å organisere ordningen. Oppdatere kart når du er ferdig med prosjektet til å inkludere eventuelle endringer du har gjort underveis. Når du er ferdig, dette kartet vil hjelpe deg å enkelt finne ting som du blir kjent med dine nye systemet.
- Skanne dokumenter:
- Bruk et stempel eller klistremerker for å markere fysiske filer som allerede er skannet inn i systemet.
- Hvis din digital-system gjør det mulig, legg til søkeord for hvert dokument for å gjøre filene lettere å finne.
- Ta deg tid til å unngå feil., Selv en enkel feil en dag kunne gjøre det umulig å finne en fil du trenger. Skanne dokumenter inn i din nye systemet er en tidkrevende prosess, men husk: Du vil bli ferdig til slutt!
Hvorfor det fungerer:
Digital filing systemer automatisere «finne filer» aspekt av office-filsystemet. I stedet for å bla gjennom mapper og stabler mens risikere papercuts og hodepine, er et digitalt system vil tillate deg å søke etter et par søkeord eller sortere filer inn i en alfabetisk liste og enkelt å finne det du ønsker.,
Digitale systemer også gjøre det enkelt å legge til nye filer og til og med dele innlevering ansvar på tvers av team. Oppsettet krever mye arbeid, men tid og stress du lagre etterpå er vel verdt det.
Angi en utløpsdato
Dette kan virke som en jukse, men en av de beste måtene å organisere et office-filing system er å redusere de filene du trenger for å organisere., Å luke ut filer av innholdet kan bli vanskelig som det er vanskelig å bestemme hvilke filer som trenger å bli frelst, og hvilke filer som kan bli kastet, men forkaster filer av alder presenterer en trygg, standardisert måte å bestemme hva du kan kaste.
Hvordan du:
- Etablere en «kaste vekk» alder for filer—1 år, 5 år, 10 år…hva synes hensiktsmessig for filene du holde og hva slags virksomhet du atferd.
- Hvis du frykter det kan hende du trenger filene igjen, er det bare å flytte dem til et «arkiv» – boksen eller mappe organisert av året., (Dette minst holder din viktigste file system fylles med ut-av-dato-dokumenter.)
- Opprett et regelmessig møte i kalenderen, muligens den første uken tilbake i det nye året—for å gjøre en massiv fil purge.
Hvorfor det fungerer:
Kassering av gamle filer holder systemet rene, organisert, og relevante. Det sparer deg også tid å holde systemet i orden, og hjelper deg med å unngå å kaste bort tid på å organisere filer ingen vil noen gang trenger igjen.,
splitt og hersk
Hvis filene du trenger for å organisere er bare relevant for spesifikke avdelinger, spør en person i hver av disse gruppene til å organisere sine filer mens du oppretter et overordnet administrasjon struktur.
Hvordan du:
- Opprette en organisasjon struktur basert på avdelingen i stedet for å bruke kategorier som gruppe filer basert på overordnede temaer, som for eksempel økonomi eller menneskelige ressurser.
- Dele filer i henhold til dette.,
- Ta filene til en emnet ekspert fra hver avdeling, gjerne noen du kjenner har fantastiske organisatoriske ferdigheter. Be denne frivillige til logisk organisere filer og opprette en nøkkel for din referanse.
- Samle den organiserte avdelinger filer og legg dem til i din overordnet system.
Hvorfor det fungerer:
Ved å spørre folk som vil forstå—og behovet for å få tilgang—filene til å ta på seg en del av organisering av prosessen, kan du sikre at systemet vil fungere.,
Organisere Filer på Veggene
Montere-fil holdere rett på din vegger i stedet for å bruke et arkivskap eller hylle.
Hvordan du:
- Etablere organisatoriske kategorier og definere hvilke typer dokumenter ville falle inn under hver kategori.
- Montering romslige veggen holdere i ett av office er fellesområdene. (Få attraktive holdere som passer din bedrifts merkevare for å gjøre denne innsatsen fungere som et office-design initiativ.) Etiketten hver innehaver av viktigste kategorien, og deretter angi hvilke typer filer som skal gå i hver., Tenk på hvordan du kan lage etiketten lett for opptatt med ansatte å forstå i noen få sekunder eller mindre. Her er et eksempel:
Hvilke filer som skal gå her?
- Fakturaer
- Kvitteringer
- Refusjon forespørsler
- E-post med alle i selskapet for å forklare prosessen. I stedet for å bringe filer til deg, folk kan legge dem rett til eierne.
- Rydde opp i filer en gang i uken hvis det er nødvendig.,
Hvorfor det fungerer:
Office-filer er kollektive ressurser, så det er fornuftig at å organisere dem bør være et kollektivt ansvar. Selv om du kanskje har ambisiøse planer for å holde office-filing system i en perfekt organisert tilstand, alt kan falle fra hverandre hvis, og når, får du opptatt. Dette systemet sikrer filer opphold organisert av kategori i stedet for å hoper seg opp i en tilfeldig haug.,
Ordne etter Viktighet
Alle som har noensinne søkte gjennom filer forstår brennende ønske om å finne akkurat det du trenger i stedet for å finne 100 ting du ikke trenger. Prøver å organisere dine office-filer i rekkefølge av betydning for å gjøre dokumentet henting morsommere for alle.
Hvordan du:
- Undersøkelse ansatte, og spør hva office-filer som de trengte for å finne eller få tilgang til gjennom hele året. (Gjøre denne undersøkelsen obligatorisk og få hjelp av management for håndheving hvis det er nødvendig.,)
- Skuring gjennom svarene og gruppe filtyper inn i klasser i henhold til tilgang krav. (Øverste nivå ville være de fem som oftest tilgang til fil-typer i henhold til undersøkelsen.)
- Organisere systemet, digital eller fysisk, i henhold til disse kategoriene. Sørg for å kategorisere og etiketten subfiles som godt. For eksempel, du kanskje merke din topp-tier-filer, «Avgjørende Filer» og inneholder egne etiketter for «kvitteringer»,» «kontrakter» og «resultatene av undersøkelsen.»
Hvorfor det fungerer:
ønsker Alle en fil system som ser ut til å forutse nøyaktig hva de er på jakt etter., Ved å organisere systemet er basert på «flertallsstyre,» du har best sjanse for å opprette et filsystem som faktisk gjør levere akkurat hva folk trenger.
Planlegger å organisere på en jevnlig basis
Selv de beste office filing system vil ikke bo organisert av seg selv. Det er best å holde dette i tankene, og har tenkt å gjøre litt arbeid å holde systemet er organisert på en ukentlig basis. Bidra med en liten innsats på en regelmessig basis vil føle deg mye mindre overveldende enn å prøve å rydde opp i ett år igjen av mismanaged filer på en gang.,
Hvordan å: Sette opp et regelmessig kalender påminnelse, og husk å holde denne oppgaven hellig. Få hjelp av noen co-arbeidere til å holde deg ansvarlig og til å gjøre den ukentlige arrangement moro. (Du kan også opprette en belønning for å øke organisasjonens motivasjon.)
Hvorfor det fungerer:
å ha et organisert system er langt mer realistisk og overkommelig enn å organisere et system fra bunnen en gang i året.
Separate Pågående Arbeid fra Ferdig Arbeid
Denne geniale tips fra Tankene Verktøy forenkler hele filsystemet., Du kan fortsatt organisere filer for avsluttede prosjekter, men som skiller dem fra filene som er relatert til pågående arbeid vil gjøre å finne filer mye raskere og mer effektiv.
Hvordan du:
- Holde alle eksisterende kategorisering teknikk som fungerte for deg, men vil legge til to overordnede kategorier: «Avsluttet» og «er I gang.»
- Legg til tidsstempel eller etiketter for å gruppere filer ved ferdigstillelse dato, forventede eller faktiske.
- Legg til alle forventet ferdigstillelse datoer i kalenderen, slik at du vet når det er på tide å gå inn og gjøre noen organisering.,
Hvorfor det fungerer:
– Filer knyttet til arbeid under utførelse er logisk at de fleste vil trenger for å få tilgang til det mest, og å organisere et arkivsystem av at det haster og frekvens av tilgang er en av de beste måter å sørge for din filing system er perfekt praktiske i tillegg til å være effektivt organisert.
Bonus Tips: Finn en måte å gjøre å organisere e-filing system moro, eller minst gjennomførbart., Kanskje det innebærer å få vakre organisering forsyninger som vil gjøre arbeidet hyggelig eller rekruttere en co-worker å hjelpe deg slik at du kan dele kvalitet samtaler i løpet av organisasjonen økter.
Bare å finne ut en måte å gjøre oppgaven med å organisere filene jobben for deg—det er den beste måten å sørge for at den viktige oppgaven å file organisering ikke bli en av skrekk.
Kan du noensinne har for mange organisering tips? Vi tror ikke! Del dine tips under, slik at vi alle kan nyte super-organisert kontorer!
P. S., Mange av disse tipsene kom rett fra vår Facebook gruppe av Office-Ledere! Se hva nuggets av visdom samfunnet vårt har å tilby, og hoppe inn i samtalen. Bli med i gruppen her.
- Bio
- Siste Innlegg
Siste innlegg av Emil Shour (se alle)
- Den Ultimate Ansattes Engasjement handlingsplan i 6 Enkle Trinn – 19 juli 2019
- Vi Ga Office Kjæledyr Frie Tøyler på Arbeidsplassen, som Her er Hvordan det Laget Vårt Kontor Bedre – juli 13, 2019
- Snacks for å Holde Deg Energi for en Sommer Strand eller Innsjø Dag – 15. juni 2019