Hvis det er en ting som gjelder for nesten alle bedrifter, det er det faktum at de trenger en måte å spore hvor mye tid de ansatte bruker på arbeid. Tradisjonelt, Excel regneark har vært gå-til-alternativet at mange bedrifter foretrekker for tid sporing, enten fordi de tror det er en billig og enkel løsning, eller rett og slett fordi det er det de er vant til å bruke. Du kan også bruke dem i din egen dag-til-dag omgang., Som mange andre bedrifter som har gjort endringen vil fortelle deg, men Excel er ikke akkurat alle det sprakk opp til å være når du prøver å få til et effektivt system for å holde tiden.
Først, bør du vurdere dette: Excel er svært begrenset hva den kan gjøre. Du må skrive inn all informasjonen manuelt—ved å øke sannsynligheten for feil, og at du behøver å minne ansatte til å fylle ut sine ark hver dag. Du kan ikke gjøre noen automatisk godkjenninger, har du noen analytiske funksjoner, og dine data er aldri kommer til å bli i real-time., Dette gjør det vanskelig å holde en Excel-timesheet up-to-date, og disse woes er forsterket av det faktum at, hvis laget ditt er å bruke samme ark til å logge alle sine data, bare én person kan jobbe med det på en gang. Prosessen er langsom og plodding, suge bort tid du kunne ha brukt til å være produktiv prøver å fylle ut timeregistreringer en smertefull celle om gangen.
Ting blir mer forvirrende når du bringe nye team-medlemmer om bord., Formler og unike koder som de opprinnelige skaperne av din timesheet var vant til å bruke kan være uforståelige for den nye manageren du har lagt ansvaret for å holde tiden. De kan få starte fra scratch, eller tilbringe timer med å prøve å forstå hva som skjer. Det er få privacy controls i Excel (dette betyr sensitive data er spesielt sårbare for vanstyre), og på toppen av det, Excel ikke er lett skalerbar. Etter hvert som organisasjonen vokser, vil det bli mer og mer vanskelig å håndtere størrelsen på databasen.,
Likevel, Excel har sin appell for noen virksomheter, spesielt hvis du bare bruker det for små prosjekter og trenger en løsning som ikke krever mye i form av ekstra programvare. For mange bedrifter, Excel, er «fri», som det kommer standard med Microsoft Office-pakker. Det krever ikke at du å foreta ytterligere opplæring for de ansatte, og avanserte brukere kan presse programmet for hver unse av sin verdi—forutsatt at de vet hvordan. Excel kan ikke være en perfekt løsning, men hvis du kommer til å bruke det, hvorfor ikke sørge for at du har den beste maler til din disposisjon?,