Agent przesyłania wiadomości odbiera pocztę z innego MTA, agenta przesyłania poczty (MSA) lub agenta użytkownika poczty (mua). Szczegóły transmisji są określone przez Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Gdy Skrzynka pocztowa odbiorcy wiadomości nie jest hostowana lokalnie, wiadomość jest przekazywana, czyli przekazywana do innego MTA. Za każdym razem, gdy MTA otrzymuje wiadomość e-mail, dodaje pole odebranego nagłówka śledzenia do góry nagłówka wiadomości, tworząc w ten sposób sekwencyjny rekord MTA obsługujących wiadomość., Proces wyboru docelowego MTA dla następnego hop jest również opisany w SMTP, ale zwykle może być przesłonięty przez konfigurację oprogramowania MTA z określonymi trasami.
MTA działa w tle, podczas gdy użytkownik zwykle wchodzi w interakcję bezpośrednio z agentem użytkownika poczty. Port 587 jest używany do komunikacji między MUA i MSA, podczas gdy port 25 jest używany do komunikacji między MTA, lub z MSA do MTA; to rozróżnienie jest po raz pierwszy w RFC 2476.,
dla odbiorców hostowanych lokalnie, ostateczne dostarczenie wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej jest zadaniem agenta dostarczania wiadomości (MDA). W tym celu MTA przekazuje wiadomość do komponentu message handling service agenta dostarczania wiadomości (MDA). Po ostatecznym dostarczeniu pole ścieżki powrotnej jest dodawane do koperty w celu zarejestrowania ścieżki powrotnej.