Jeśli Generalny wykonawca mógł zsumować wszystkie minuty, które spędził na oczekiwaniu na odpowiedź na RFI (Prośba o informacje) przez całą swoją karierę, mógł odkryć, że mógł wyjechać na wakacje lub nawet wybudować kilka placów zakupowych, a także mogą być kosztowne. Badania wykazały, że przeciętny projekt w typowym dniu może mieć od 15 do 20 RFI na 1 milion dolarów wartości projektu. Oznacza to, że projekt wart 5 milionów dolarów może generować około 100 000 dolarów kosztów.,
RFI to po prostu Prośba o informacje, ale nie ma w nich nic prostego, jeśli nie są prawidłowo obsługiwane. Istnieją proste sposoby skutecznego zarządzania procesem RFI, a my powiemy Ci, jak to zrobić.
czym jest RFI w budownictwie?
w budownictwie celem RFI jest rozwiązywanie luk informacyjnych, eliminowanie niejasności oraz przechwytywanie i dzielenie się konkretnymi decyzjami w trakcie realizacji projektu. Generalny wykonawca lub podwykonawca zazwyczaj składa RFI w formie pisemnej, aby uzyskać informacje od projektanta, inżyniera lub specjalisty budowlanego., Informacje zawarte w RFI to informacje, które nie były objęte zakresem umowy budowlanej.
proces RFI budowy
głównym celem procesu RFI jest wyeliminowanie potrzeby czasochłonnych i kosztownych działań naprawczych podczas cyklu życia projektu. W Australii dokumenty te są czasami określane jako Zapytania Techniczne (TQ).
zazwyczaj pytania RFI są zadawane i rozwiązywane podczas procesu przetargowego projektu i/lub w trakcie budowy projektu.,
co należy, a czego nie należy umieszczać w RFI
RFI można z grubsza podzielić na kilka różnych kategorii. Klasyfikacje te mogą być cenne dla zespołu projektowego, jeśli w dokumentach wykorzystywane są szerokie kategorie. W ten sposób usprawnią komunikację, skoncentrują proces na zamierzonych i pożądanych rezultatach oraz sterują zespołem projektowym.
kategorie te to:
- wyjaśnienia projektowe (konflikty, niekompletne plany, specyfikacje).,
- wnioski o zmianę projektu (często z powodu błędów w konstrukcji, problemów z sekwencjonowaniem).
- wnioski o zastąpienie (Inżynieria wartości, dostępność materiałów, łatwość użycia).
- problemy związane z konstrukcją
- różne warunki witryny
Ta lista nie jest wyczerpująca i ważniejsze jest zrozumienie, czym nie jest RFI. Wiele elementów jest odpowiednich i niezbędnych, ale są lepiej przekazywane lub przekazywane za pomocą innych metod.,
RFI nie jest przeznaczony do rutynowej komunikacji, składania, planu lub harmonogramu bezpieczeństwa, przekazywania lub metody dokumentacji. RFI nigdy nie powinny zastępować komunikacji werbalnej ani być wykorzystywane do komentowania lub pozycjonowania.
Po stronie projektu, RFI nie powinny być wykorzystywane do przyrostowego wydawania dokumentów projektowych, które powinny być częścią nagrody (z wyjątkiem projektowania/budowy lub projektowania przyspieszonego). W zależności od umowy, RFI mogą, ale nie muszą, być wykorzystywane do zastępstw.
jeśli umowa ma osobny proces, upewnij się, że dokumenty i proces są używane., Jeżeli nie, należy użyć procesu RFI i określić RFI jako „wniosek o zastąpienie”. Nie należy używać RFI do zatwierdzania środków i metod lub problemów kontraktowych; nie jest to również punkt wyjścia do zadawania niewłaściwych pytań związanych z instalacją produktu typowo określoną przez producenta. Nie traktuj RFI jako dyrektywy o zmianie konstrukcji lub żądania zlecenia zmiany.
w odniesieniu do wymagań kontraktowych, upewnij się, że wymagania dotyczące ogólnego stanu projektu są dobrze znane przez zespół budowlany i postępuj zgodnie z nimi., Kontrakty federalne i rządowe są szczególnie znane z umów stałych procesów, które różnią się znacznie w zależności od właściciela.
Komponenty RFI
istnieją dwa główne komponenty RFI: administracyjny i profesjonalny.
umowy często wymagają powiadomienia w przypadku wykrycia błędów, konfliktów lub pominięć, a RFI jest narzędziem szeroko stosowanym w budownictwie. RFI nie tylko dokumentuje proces, ale jest również zobowiązaniem umownym i podstawowym procesem pomyślnej realizacji projektów.,
jednak postawy wielu pracowników budowlanych wobec narzędzia stały się negatywne, ponieważ RFI są często stosowane jako metoda zwiększania zysków poprzez roszczenia. Mogą być również wykorzystywane do tworzenia dokumentacji papierowej w celu stwierdzenia skumulowanych opóźnień w skutkach, zaniedbania projektu lub innych podobnych działań. To nadużycie niezbędnego i umownego procesu stwarza większe problemy w branży.
RFI nie powinien być postrzegany jako dokument wysokiego ryzyka., Firma budowlana, która pragnie powtórzyć pracę, dobre relacje i profesjonalną reputację, jest zobowiązana do zarządzania procesem poprzez głębokie zrozumienie najlepszych praktyk. W dłuższej perspektywie konsekwencje dalszego nadużywania informacji o RFI spowodują więcej problemów niż ich rozwiązanie.
Jaka jest różnica między RFI, RFP i RFQ?
„RFX” to termin używany w odniesieniu do żądania „czegoś”, z propozycji, informacji, cytatu lub czegoś innego. Często łatwiej jest odwołać się do RFX niż ” RFP, RFI lub RFQ.,”
trzy wspólne dokumenty to RFI (Prośba o informacje), RFP (Prośba o propozycję) i RFQ (Prośba o wycenę). RFI jest często wydawane na początku procesu. RFI jest pod pewnymi względami podobny do RFP, ale zwykle jest mniej rygorystyczny i zawiera mniej pytań.
RFP (Request For Proposal) jest pierwszym krokiem w procesie zamówień. Organizacja, która chce wystawić zapytanie ofertowe, ocenia swoje potrzeby i opracowuje listę kryteriów, które następnie przekształcają się w pytania., Pytania są następnie zestawiane w kwestionariusz, który jest wysyłany do grupy dostawców, którzy dostarczają produkty/usługi, które są zgodne z potrzebami kupującego. Dostawcy, którzy są czasami nazywani dostawcami, odpowiadają na kwestionariusz i zwracają go Kupującemu, po czym odpowiedzi dostawców są punktowane. Najlepiej punktujący dostawcy są zazwyczaj zapraszani do negocjacji lub składania konkretnych ofert w zapytaniu ofertowym.,
zapytanie ofertowe (zapytanie ofertowe) jest bardzo specyficznym wezwaniem do sprzedawców i zawiera wszystkie istotne szczegóły dotyczące produktów / usług, które są zamawiane. Zapytanie ofertowe jest często wydawane po zapytaniu ofertowym, ale może być również wydawane samodzielnie dla towarów i usług, które są szczególnie znormalizowane.
największe wyzwania w procesie RFI
jednym z głównych problemów związanych z RFI jest dodatkowe obciążenie kosztowe, jakie mogą one nałożyć na roboty budowlane., Początkowo może się to wydawać niewiele, ale opóźnienia i przestoje wynikające z RFI mogą się sumować z czasem. Jak określa American Council of Engineering Companies w swoim zarysie RFI, wnioski te obejmują więcej niż pięć kroków, z których każdy zawiera własne podkategorie, działania i odpowiedzi. Co więcej, RFI mogą łącznie angażować wielu członków zespołu, którzy mogą wstrzymać proces i spowodować jeszcze więcej opóźnień.,
aby przejrzeć i odpowiedzieć na każde indywidualne zapytanie RFI, Firma budowlana kosztuje średnio 1080 USD, podczas gdy łączny koszt projektu może wynieść 859 680 USD.
w celu zarabiania na kosztach firm budowlanych, Navigent Construction Forum firmy Navigant Consulting, Inc. przeanalizowano dane RFI z 1 362 projektów na całym świecie dla łącznie 1 083 807 RFI. Wartość projektów wahała się od 5 milionów do 5 miliardów dolarów, a każdy z nich miał średnio 796 RFI.,
badania wykazały, że RFI mogą tworzyć znaczne zaległości, ponieważ właściciele i kierownicy projektów są zobowiązani do przeglądu i reagowania na poszczególne RFI od wykonawców i podwykonawców, zwracając uwagę na koszty każdego z nich i wykorzystanie procesu do dochodzenia roszczeń przeciwko właścicielom. Po pobraniu próbek 1382 projektów, Navigent odkrył, że przegląd i reagowanie na poszczególne RFI kosztowało firmę budowlaną średnio $1,080, podczas gdy łączny koszt projektu może ustawić firmę z powrotem $859,680.,
ponadto, niezależnie od tego, czy z powodu wniosków nieuwzględnionych przez zespół projektowy, pytań już udzielonych w pierwotnym zamówieniu, czy ze względu na ich koncentrację na środkach i metodach, więcej niż jeden na dziesięć RFI został wymieniony jako ” nieuzasadniony.”Łącznie te nieuzasadnione RFI wynosiły średnio około $113,400 na projekt.
być może najbardziej niepokojące dane Odkryte w badaniach Navigent jest to, że prawie jedna na cztery RFI nie otrzymuje odpowiedzi., Bez odpowiedzi i rozwiązania problemów związanych z RFI może to prowadzić do tandetnego rzemiosła, niewłaściwej konstrukcji, a nawet potencjalnie niebezpiecznej konstrukcji. Z klientami stają się coraz bardziej sporne każdego roku, niezwykle ważne jest, aby Firmy budowlane budowały te konstrukcje, wykorzystując pełny zakres i wymagania określone przez inżynierów i architektów, w przeciwnym razie istnieje bardzo realna szansa, że firma budowlana może ostatecznie stanąć przed sądem za źle zbudowany budynek.,
jak usprawnić proces RFI
jedną z głównych przyczyn RFI jest brak komunikacji między architektami, inżynierami i wykonawcami oraz innymi kluczowymi interesariuszami. W miarę jak każda z tych grup staje się bardziej techniczna i izolowana, tym mniej nakładają się na siebie i zachodzi między nimi interakcja. Ten dyskretny charakter oznacza, że konstruktor na końcowym końcu procesu będzie musiał poprosić o informacje od kogoś z dalszej części łańcucha projektowania, co ostatecznie doprowadzi do utraty czasu i godzin pracy.,
Wykonawcy, którzy wdrażają oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi, mogą skutecznie wyeliminować te opóźnienia, udostępniając RFI natychmiast wszystkim zainteresowanym stronom. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownika każdy członek zespołu-od kierownika przez architekta po podwykonawców w terenie-może łatwo zrobić zdjęcie problematycznego obszaru i przesłać je do repozytorium platformy, aby wszyscy inni mogli je obejrzeć. Nawet osoby, które nie mają platformy, otrzymają wiadomość z ostrzeżeniem o problemie.,
kierownicy projektów mogą następnie przeglądać RFI w czasie rzeczywistym i powiadamiać niezbędne osoby za pomocą kilku kliknięć i przesunięć z urządzeń mobilnych. Zapewniając wszystkim dostęp w czasie rzeczywistym do informacji RFI wraz ze zdjęciami żądanych lub problematycznych obszarów, firmy budowlane skracają czas i siłę roboczą związaną z tym niezbędnym elementem procesu budowlanego, co ostatecznie pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.,
pozwól, aby Innowacje działały dla Ciebie
w poprzednim badaniu analiza danych wykazała, że przy przeciętnym projekcie trwającym rok lub krócej możesz obsługiwać średnio 270 zapytań ofertowych, a jeśli projekt trwa pięć lub więcej lat, liczba ta może wzrosnąć do 1400. Wykorzystanie kluczowych rozwiązań programistycznych znacznie usprawni codzienną pracę, przyspieszając procesy.
gdy pojawiają się pytania w terenie, musisz wiedzieć, jak iść do przodu, zwłaszcza gdy zmiana ta może wpłynąć na inne transakcje wchodzące i kończące pracę., Korzystanie z mobilnego, zorientowanego na rysowanie, współpracującego oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Procore, może nie tylko pomóc w przesyłaniu RFI, ale także śledzić je w czasie rzeczywistym, przyspieszyć reagowanie i oznaczać lub wyświetlać RFI w kolejności ich ważności.
wykorzystanie kluczowych rozwiązań programistycznych znacznie usprawni codzienną pracę, przyspieszając procesy.,
dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu Programowemu zapytania RFI mogą być wysyłane do wszystkich, którzy potrzebują odpowiedzi (bez względu na to, gdzie się znajdują) w terenie. Wszystko to pomaga odbiorcy lepiej zrozumieć RFI i może przyspieszyć proces podejmowania decyzji lub reagowania., Po otrzymaniu odpowiedzi odpowiednie rozwiązanie programowe archiwizuje wszystkie działania związane z nim, a w razie potrzeby pomaga zainicjować kolejność zmian i zarządzać skomplikowanymi procesami, które ewoluują od tego momentu. Wykorzystaj technologię, aby odciążyć proces i pozwolić sobie na więcej czasu na planowanie przyszłych problemów.
oczekuj odpowiedzi w realistycznych terminach
najpierw przeczytaj dokładnie umowę. Dowiedz się, co kwalifikuje się jako RFI, a co nie zgodnie z podpisaną umową. W oryginalnych dokumentach zamówienia można było udzielić odpowiedzi na wiele zapytań ofertowych., Jeśli nie przeczytasz papierkowej roboty grzebieniem zęba, będziesz niepotrzebnie wyrywał włosy. A na twoje RFI nie będzie odpowiedzi. Tak, na początku potrzeba czasu, aby przeczytać pozornie niekończące się dokumenty napisane w legalese, ale to ułatwi pracę w końcu.
w typowym projekcie trwającym rok lub krócej możesz obsługiwać średnio 270 RFI, a jeśli projekt trwa pięć lub więcej lat, liczba ta może wzrosnąć do 1400.,
ponadto nie daj się zaskoczyć, jeśli otrzymasz odpowiedź z żądania, które wskazuje, że odbiorca ma „przyznany” czas na odpowiedź na twoje żądanie. Wiele aktualnych umów określa obecnie ramy czasowe dla wskaźników odpowiedzi w zależności od odbiorcy. Na przykład „inżynier ma maksymalnie siedem dni na udzielenie odpowiedzi na RFI.”Według Navigant Construction Forum™ istnieją różne poziomy złożoności, które determinują przegląd RFI i czas reakcji.,
na podstawie informacji zwrotnych od pracowników firmy budowlanej, specjaliści od projektowania szacują, że przeciętne RFI wymagałoby około ośmiu godzin na otrzymywanie, rejestrowanie, przeglądanie i reagowanie. Podczas gdy wiele wniosków można przesłać i odpowiedzieć w ciągu godziny, inne mogą zająć kilka dni, aby zbadać i dostarczyć odpowiednią odpowiedź. Według danych z badania Navigant średni czas odpowiedzi może wynosić od 6,4 dni do 10 dni w zależności od regionu, wielkości projektu i czasu trwania.
średni czas odpowiedzi może wynosić od 6.,Od 4 dni do 10 dni w zależności od regionu, wielkości projektu i czasu trwania.
w zależności od dyscypliny związanej z zapytaniem, pytanie o kolor farby byłoby łatwiejsze do odpowiedzi niż pytanie inżynierskie. Rozumiejąc te różnice, ważne jest, aby myśleć z wyprzedzeniem. Złożenie RFI, gdy warunek jest krytyczny, najprawdopodobniej spowoduje opóźnienia. Jednak przeglądanie przewidywalnych problemów i wysyłanie RFI z wyprzedzeniem pozostawia wystarczającą przestrzeń do uzyskania odpowiedzi na czas, aby wykonać zadanie związane z danym pytaniem., Jeśli zdajesz sobie sprawę, że niektóre kategorie wymagają więcej wyjaśnienia, a następnie grupowanie razem problemy mogą pomóc przyspieszyć czas reakcji RFI dla trudnych aspektów projektu.
wreszcie zrozumienie, co jest „krytyczne dla misji” i co można umieścić na tylnym palniku, pomoże szybko uzyskać odpowiedzi. Bądź konkretny w swoich wnioskach i wyrównaj je zgodnie z pilnością projektu. Oznaczanie RFI jako „wysoki priorytet” może zwiększyć czas reakcji, ale pamiętaj, aby nie krzyczeć wilka zbyt wiele razy. Jeśli wszystko jest pilne, to nic nie jest., Przepchnij te odpowiedzi, których potrzebujesz, które mogą opóźnić harmonogramy projektu, mogą zagrozić bezpieczeństwu projektu lub Twoich pracowników lub mogą wymagać dużych zmian w budżecie projektu. To, czy farba w kolorze białym powinna być jasna, czy biała, może poczekać, aż odpowiedzą na ważniejsze pytania.
najlepsze praktyki RFI
Ogólnie rzecz biorąc, większość firm lub właścicieli będzie starała się ustalić swoje najlepsze praktyki i oczekiwania RFI przed rozpoczęciem projektu., Te najlepsze praktyki RFI są często określane jako:
- opracowywanie procedury RFI.
- Definiowanie, co będzie uważane za RFI, a co nie.
- jaka dokumentacja będzie wymagana wraz z RFI dla odpowiedzi, oczekiwany czas reakcji i przekazanie wszystkich powyższych informacji przed rozpoczęciem projektu budowlanego.
chociaż pomogą one ukształtować oczekiwania, będziesz chciał ustawić kilka warunków przed zaangażowaniem się w firmę., Z twojego punktu widzenia sensowne byłoby przekazanie oczekiwanych protokołów RFI (jeśli różnią się od nich) i uzgodnienie metody lub systemu składania.
tutaj technologia może być twoim przyjacielem. Korzystanie z mobilnego oprogramowania do współpracy może usprawnić komunikację i informować wszystkich w czasie rzeczywistym (jednocześnie dokumentując każdą aktywność związaną z RFI – zasadniczo, obejmując swoje zaplecze). Jeśli właściciel projektu budowlanego, firma lub kierownik używają takiego oprogramowania-poproś o szybką lekcję, jak prawidłowo korzystać z systemu., Jeśli to Ty wprowadzasz system, upewnij się, że właściciel, firma lub kierownik projektu rozumie potrzebę współpracy w czasie rzeczywistym, aby utrzymać projekt na czas i w ramach budżetu. Często system zarządzania projektami lub rozwiązanie, z którego będziesz korzystać, jest opisane w umowach – więc ponownie – przeczytaj uważnie te umowy.
upraszczając „żądanie”
zaskakujące jest to, jak często ten najbardziej podstawowy komponent ginie w RFI; zastanawiając odbiorcę, zamulając wody i tworząc niepotrzebny opór w procesie., Uczyń „prośbę” tak oczywistą, nieskazitelną i konkretną, jak to tylko możliwe. Każde pytanie powinno być pojedyncze i jasne—i odpowiadać.
Po każdym pytaniu znak zapytania, jako sposób na oddzielenie kwestii i skupienie się na dokładnym charakterze żądania. Wymyślanie pytań lub próba mieszania kilku problemów na raz w RFI nie przenosi piłki w dół pola. To proste. RFI to pytanie. Zapytaj jak najprościej.
Znaczenie kontekstu
powtórzmy to jeszcze raz: kontekst., Bardzo łatwo jest przypadkowo skomponować prośbę, która czerpie tak wiele z własnego doświadczenia problemu, że przeciwstawia się łatwej penetracji przez odbiorcę. To zjadacz czasu. Skonstruuj pytanie w taki sposób, aby absolutnie każdy, kto jest w projekcie lub poza nim, mógł je zrozumieć. Przyjrzyj się uważnie swojej prośbie. Czy to nawet delikatnie przypuszcza jakąś wcześniejszą wiedzę ze strony odbiorcy?
problem nie występuje osobno w projekcie, podobnie jak jego odpowiednie RFI.,
właściwie kontekstowe RFI powinny zawierać dokładny charakter nieporozumienia, na kogo ma wpływ projekt, na którą część procesu projektowego ma wpływ, gdzie na kompilacji brakuje informacji oraz termin, do którego potrzebna jest odpowiedź. Problem nie występuje w oderwaniu od projektu, podobnie jak odpowiednie RFI. Owiń pytanie lekko w rodzaj zwiększających szczegółów, które przynosi całkowitą jasność do RFI.
Znaczenie wizualizacji w RFI
obraz jest wart 1000 słów., Truizm ten doskonale pasuje do RFI. Dołączanie zdjęć, rysunków, wideo, a nawet pospiesznie naszkicowanego diagramu pozwoli wyeliminować nieporozumienia dotyczące dokładnego charakteru żądanych informacji. Wizualizacje mają sposób na przejście od razu do sedna sprawy, a w połączeniu z Twoimi skoncentrowanymi pytaniami zapewnią, że RFI zostanie szybko i dokładnie rozpatrzone.,
Zaproponuj rozwiązanie
Zaproponuj rozwiązanie nie tylko ramki i podkreśla centralną kwestię RFI, format ten będzie również służył do pobudzenia odbiorcy do natychmiastowego „trybu rozwiązania”; przekształcenie elementu „spojrzę na to później” w element akcji.
Jeśli jesteś w stanie poprosić o RFI, prawdopodobnie masz profesjonalną wiedzę i świadomość sytuacyjną, aby dołączyć do swojego bardzo konkretnego pytania kilka możliwych odpowiedzi. Jaki jest sens przedkładania proponowanej odpowiedzi obok własnego pytania?, Praktyka ta służy jeszcze ostrzejszemu złagodzeniu pytania poprzez kontrastowanie RFI z retorycznie proponowanym rozwiązaniem. To jak zaciemnienie tła zdjęcia, aby pomóc wyolbrzymić kontury tematu. Nie znasz odpowiedzi, najwyraźniej, inaczej nie stworzyłbyś RFI.
Znaczenie implementacji procesu RFI
tak, powiedzieliśmy to. Proces korzystania z RFI w celu wskazania braku staranności lub odpowiedzialności firmy lub właściciela za dodatkowy czas i koszty może nie doprowadzić cię do daleko w sądzie., Firmy budowlane próbowały wykorzystać samą ilość RFI jako sposób pokazania wadliwych planów. Jednak w Caddell Construction Co., Inc. v. Stany Zjednoczone, Sąd orzekł przeciwko Caddell Construction Co., Inc stwierdzając, że ” … duża liczba RFI nie wskazuje na to, że plany były wadliwe…” oraz „…aby RFI były dowodem na to, że plany były wadliwe, muszą one łącznie wykazać poważne braki w planach.”
kolejna sprawa sądowa, Dugan&, Inc. v., Ohio Department of Administrative Services, spowodowało Dugan & Meyers przegranych w odwołaniach, ponieważ sądy Ohio odrzuciły skumulowane argumenty wpływu (wpływ serii zmian na wydajność, harmonogram i koszty). Chociaż ta sprawa sądowa jest specyficzna dla Państwa, nadal ważne jest, aby zrozumieć obecne myślenie o łącznym wpływie i informacjach RFI.
w przyszłości ciężar wykazania opóźnienia i wpływu wykraczającego poza ilość przedłożonych RFI spoczywa na Wykonawcy.,
w przyszłości ciężar wykazania opóźnienia i wpływu wykraczającego poza ilość przedłożonych RFI spoczywa na Wykonawcy. A wraz z rosnącymi apelacjami sądowymi na rzecz oskarżonych, procesy RFI muszą być bardziej dokładne wraz ze szczegółową dokumentacją i dowodem prawdziwego wpływu, jeśli wykonawca chce prowadzić spór o odszkodowanie.
pamiętaj, że RFI nie są złożeniem, zmianą zleceń lub umów., Chociaż są one ważne i potrzebujesz szybkich odpowiedzi, możesz zabezpieczyć siebie i swój rozsądek, planując z wyprzedzeniem i wprowadzając rozsądne wskaźniki odpowiedzi, angażując się w najlepsze praktyki i wdrażając innowacyjne rozwiązania programowe. To wszystko oznacza mniej czasu oczekiwania i więcej czasu pracy.
nie wierz nam na słowo, sprawdź narzędzie RFI Procore dla siebie.