edukowanie się na temat wspólnych kategorii wydatków małych firm znacznie ułatwi określenie, co jest i nie podlega odliczeniu w czasie podatku.
niektóre z najczęstszych kategorii wydatków obejmują Media, Podróże, wynagrodzenia i inne wynagrodzenia oraz koszty wynajmu, ale jest wiele innych, o których powinieneś wiedzieć.,
w tym artykule wyjaśnimy, jakie rodzaje wydatków można odliczyć, a także przedstawimy listę najczęściej używanych kategorii wydatków biznesowych.
przegląd: co liczy się jako koszt uzyskania przychodów?
IRS zdefiniował wydatki biznesowe jako „koszt prowadzenia handlu lub działalności gospodarczej”, mówiąc dalej, że wydatki te są zwykle odliczane, jeśli firma działa w celu osiągnięcia zysku.
ale co liczy się jako wydatek biznesowy? O wiele więcej, niż możesz sobie wyobrazić., W rzeczywistości każdy wydatek, który jest uważany za zwykły i niezbędny dla Twojej firmy, jest prawdopodobnie kosztem podlegającym odliczeniu.
Tak więc za każdego dolara, który wydasz na zwykłe i niezbędne wydatki biznesowe, co wyjaśnimy dalej, będziesz mógł odliczyć podatek w tej samej wysokości, znacznie zmniejszając swoje obciążenie podatkowe.
słowo ostrzeżenia: będziesz musiał uwzględnić metodę księgową, jeśli przyjdzie czas na odliczenie wydatków.
na przykład w grudniu 2019 r.otrzymujesz od Atlas Roofing rachunek za remonty zakończone na początku miesiąca., Rachunek wynosi $1,750 i zostanie zapłacony w styczniu 2020.
Jeśli korzystasz z metody kasowej, nie możesz odliczyć tego wydatku za 2019 r., ale można go odliczyć w 2020 r., kiedy płacisz rachunek.
Jeśli korzystasz z metody memoriałowej, jesteś w stanie rozpoznać wydatek w miesiącu, w którym został wykonany, w grudniu, więc możesz odliczyć koszt 1750 USD za 2019, nawet jeśli zostanie on zapłacony w 2020.
jakie są kategorie kosztów działalności gospodarczej?,
Poniżej znajdziesz listę najpopularniejszych kategorii kosztów małych firm, które można odliczyć od dochodu podlegającego opodatkowaniu.
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat odliczeń biznesowych i dokładnie tego, co jest dozwolone, odwiedź przegląd odliczeń kosztów biznesowych na stronie IRS.
chcesz również sprawdzić publikację IRS 535; wydatki biznesowe, aby uzyskać pełniejsze Wyjaśnienie wydatków biznesowych i dokładnie to, co możesz odliczyć.
- Reklama: obejmuje to koszt umieszczenia reklamy lub prowadzenia reklam dla Twojej firmy.,
- Kształcenie ustawiczne: myślisz o powrocie do szkoły, aby nauczyć się najnowszych w swojej dziedzinie? Można to odliczyć.
- opłaty za kredyt i windykację: jeśli potrzebujesz skorzystać z zewnętrznych agencji do zbierania przeterminowanych sald, możesz to odliczyć.
- składki i subskrypcje: koszty subskrypcji publikacji związanych z Twoją firmą można odliczyć, podobnie jak składki członkowskie dla organizacji zawodowych.
- programy świadczeń pracowniczych: koszt pracowniczego ubezpieczenia zdrowotnego lub świadczeń emerytalnych, takich jak mecz 401(k), jest w pełni odliczany.,
- ubezpieczenia: odpowiedzialność Ogólna, odszkodowanie pracownika, odpowiedzialność za produkt i składki ubezpieczeniowe od inwalidztwa podlegają odliczeniu.
- Konserwacja i naprawy: niezależnie od tego, czy chodzi o rutynową konserwację, taką jak serwis HVAC, czy wymianę pękniętych płytek w recepcji, Konserwacja i naprawy są odliczane.
- wydatki i materiały biurowe: obejmuje to takie rzeczy, jak długopisy i ołówki, teczki na pliki, toner do kopiarki i tusze do drukarki.
- Wysyłka i wysyłka: koszt wysyłki zamówienia lub po prostu wysłania listu jest kosztem podlegającym odliczeniu.,
- Drukowanie: niezależnie od tego, czy jest to dokument jednostronicowy, czy Broszura dla klientów, koszt drukowania można odliczyć.
- czynsz: jeśli wynajmujesz powierzchnię biurową lub handlową, czynsz podlega odliczeniu.
- wynagrodzenia i inne wynagrodzenia: wynagrodzenia pracowników, jak również wszelkie wynagrodzenia wypłacane pracownikom kontraktowym, podlegają całkowitemu odliczeniu.
- telefon: niezależnie od tego, czy jest to najnowocześniejszy system telefoniczny, czy telefony komórkowe dla przedstawicieli terenowych, koszt twoich telefonów jest całkowicie odliczany.,
- Podróże: każda podróż biznesowa podlega odliczeniu, niezależnie od tego, czy jest lokalna, krajowa czy międzynarodowa, o ile jest uważana za niezbędną dla Twojej firmy.
- Media: koszt gazu, energii elektrycznej i wody jest całkowicie odliczany.
jak kategoryzować wydatki dla małej firmy
kategoryzowanie wydatków biznesowych jest naprawdę dość proste, ale wielu właścicieli małych firm odkłada ten proces, dopóki nie jest to absolutnie konieczne, tworząc więcej pracy w procesie.,
pamiętaj, że jeśli szukasz inwestorów, finansowania zewnętrznego lub potrzebujesz stworzyć prognozy finansowe, musisz mieć dokładne oszacowanie regularnych wydatków biznesowych, odpowiednio skategoryzowane. Oto kilka sposobów, aby ułatwić ten proces.
Tip #1: Skonfiguruj konta wydatków, aby odzwierciedlały Twoją firmę
Jeśli zapewniasz telefony komórkowe przedstawicielom terenowym i zewnętrznym sprzedawcom, upewnij się, że uwzględniasz oddzielny koszt dla telefonów.,
w przypadku mniejszych firm lub tych, które korzystają tylko z telefonu stacjonarnego biurowego, miesięczny rachunek można wydać na konto mediów. Niektóre mniejsze firmy łączą koszty drukowania i wysyłki, ale jeśli Twoja firma rutynowo wysyła towary do klientów, powinieneś mieć osobne konto dla kosztów wysyłki i dostawy.
Tip #2: faktury dostawcy kodu z prawidłowym kontem wydatków
podczas konfigurowania dostawców wprowadź domyślny kod lub kategorię wydatków, jeśli to możliwe., To automatycznie łączy sprzedawcę z prawidłowym wydatkiem, eliminując konieczność ręcznego kodowania faktur sprzedawcy.
QuickBooks Online pozwala wprowadzić kategorię wydatków podczas konfigurowania danych Sprzedawcy. Źródło: oprogramowanie QuickBooks Online.
Jeśli nie jest to możliwe, należy sprawdzić i zakodować rachunek prawidłowo dla procesu płatności, upewniając się, że każdy wpisany rachunek jest zakodowany na prawidłowym koncie. Spójność jest również ważna, dlatego warto mieć pewność, że kodowanie i ewidencjonowanie faktur jest spójne z miesiąca na miesiąc.,
Tip #3: Stop using spreadsheets and start using accounting software
podczas gdy oprogramowanie księgowe nie będzie dużo pomóc, jeśli rachunki nie są publikowane do prawidłowego rachunku kosztów, może przejść długą drogę w pomagając kategoryzować i śledzić swoje wydatki przez cały rok.
kolejna premia: zamiast poświęcać czas na sumowanie wydatków, będziesz mógł w ciągu kilku minut utworzyć raport, który wyświetli wszystkie twoje wydatki biznesowe w danym roku, upraszczając również proces odliczeń.,
najlepszy program księgowy do kategoryzowania wydatków biznesowych
Jeśli masz wiele wydatków do śledzenia, najlepiej jest użyć oprogramowania księgowego, aby prawidłowo je śledzić.
chociaż z pewnością można śledzić wydatki za pomocą listy wydatków biznesowych lub wpisując wydatki w arkuszu kalkulacyjnym, przyjdź czas podatku, docenisz możliwość łatwego wyodrębnienia tych wydatków. Dodatkowo masz pewność posiadania odpowiedniej kopii zapasowej i solidnej ścieżki audytu, jeśli kiedykolwiek zostaniesz poddany audytowi.,
oto jedne z najlepszych aplikacji księgowych do śledzenia wydatków biznesowych.
Zoho Books
Zoho Books oferuje doskonałe możliwości księgowe i księgowe dla małych firm, w tym solidną funkcję zarządzania wydatkami.
Zoho Books oferuje wiele sposobów zapisywania wydatków biznesowych. Źródło: Zoho Books software.
jedną z przydatnych funkcji w Zoho Books jest możliwość rejestrowania wydatków, rekordów przebiegu lub rejestrowania wydatków masowych. Zoho Books oferuje również doskonały podkład na temat śledzenia wydatków biznesowych.,
AccountEdge Pro
AccountEdge Pro został zaprojektowany, aby ułatwić życie właścicielom małych firm. Jedną z jego najlepszych funkcji jest możliwość przypisania odpowiedniego konta wydatków każdemu dostawcy, więc po wprowadzeniu rachunku dla tego dostawcy prawidłowe konta zostaną automatycznie obciążone i naliczone.
AccountEdge Pro umożliwia przeglądanie kont, których dotyczy transakcja zakupu.
źródło: AccountEdge Pro software.,
chociaż istnieją przypadki, w których sprzedawca może mieć wiele kont wydatków biznesowych, takich jak firma, która może oferować zarówno usługi drukowania, jak i wysyłki, w wielu przypadkach dostawcy będą reprezentować tylko jeden rodzaj wydatków biznesowych. Konfigurując to podczas procesu konfiguracji dostawcy, możesz wyeliminować potrzebę alokacji wydatków po jego wprowadzeniu.,
FreshBooks
FreshBooks oferuje wiele sposobów śledzenia i zarządzania wydatkami, w tym standardowy wpis wydatków, możliwość przesyłania paragonów z telefonu komórkowego lub opcję skanowania paragonu bezpośrednio do FreshBooks.
funkcja wydatki w FreshBooks automatycznie kategoryzuje Twoje paragony. Źródło: Freshbooks software.
dzięki automatycznej kategoryzacji paragonów, FreshBooks ułatwia śledzenie i późniejsze odliczanie wszystkich dopuszczalnych wydatków, a także jest dobrym rozwiązaniem dla osób przygotowujących raporty kosztów.,
nie wszystko można odliczyć
wraz z tą długą listą dopuszczalnych odliczeń, istnieje kilka wydatków, które nigdy nie podlegają odliczeniu dla właścicieli firm, w tym lobbing, składki polityczne, członkostwo w organizacjach społecznych i oczywiście wszelkie nielegalne działania, takie jak łapówki lub łapówki.
dobrą wiadomością jest to, że zdecydowana większość wydatków biznesowych można odliczyć., Po prostu upewnij się, że śledzisz je prawidłowo, aby je wykorzystać, a jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tego, co jest, a czego nie można odliczyć, zawsze najlepiej skierować je do swojego księgowego lub CPA.