Jak napisać e-mail z fakturą

po dostarczeniu produktu lub usługi klientowi nadszedł czas, aby otrzymać zapłatę. Zanim jednak to zrobisz, musisz sporządzić fakturę i wysłać ją pocztą e-mail. Wiele małych firm i freelancerów ma problemy z opóźnionymi płatnościami i chociaż nie jest to skuteczne w każdym przypadku, przejrzysta i łatwa do zrozumienia wiadomość e-mail z fakturą może pomóc w szybszym płaceniu. Chcesz wiedzieć, jak napisać e-mail z dołączoną fakturą? Zapoznaj się z naszymi najważniejszymi wskazówkami, a także przykładową wiadomością e-mail z fakturą, której możesz użyć dla swoich klientów.,

wskazówki, jak napisać fakturę przez e-mail

Nauka pisania wiadomości e-mail z dołączoną fakturą jest prostym procesem. Przygotowaliśmy kilka kluczowych wskazówek, aby ułatwić klientom przetwarzanie faktury:

Dołącz fakturę jako załącznik

nie wklejaj faktury do treści wiadomości e-mail. Zamiast tego załącz go jako plik PDF do pobrania. Dzięki temu Twoi klienci mogą zapisać, wydrukować lub przesłać fakturę do swojego oprogramowania księgowego.,

Umieść wszystkie ważne informacje w temacie

wiele firm jest zalanych e-mailami, więc im łatwiej możesz pomóc im znaleźć fakturę, tym szybciej otrzymasz zapłatę. Umieszczając w temacie wszystkie ważne informacje, w tym numer faktury i termin płatności, twoi klienci będą mogli łatwiej zidentyfikować fakturę.

rozważ użycie szablonu faktury

Jeśli potrzebujesz dużo fakturować, korzystanie z szablonów faktur e-mail może zaoszczędzić znaczną ilość czasu., Wystarczy zmienić kluczowe informacje, co nie powinno zająć więcej niż kilka minut, a fakturę można szybko i łatwo wysłać.

upewnij się, że Twoja faktura zawiera wszystko, co klient musi wiedzieć

Jeśli nie podasz wszystkich niezbędnych informacji, twój Klient może wymagać drugiej faktury lub może po prostu zaniedbać zapłatę.

szablon faktury e-mail

pisanie wiadomości e-mail od zera może być czasochłonne, szczególnie jeśli potrzebujesz fakturować dużą liczbę klientów., Po tym, jak nauczysz się pisać fakturę e-mail, korzystanie z szablonów może być świetnym sposobem na zmniejszenie ilości administratorów, z którymi musisz się uporać. Oto prosta i skuteczna próbka, której możesz użyć, aby wysłać przyjazne przypomnienie o fakturze, która ma zostać wkrótce zapłacona:

Jeśli Już wysłałeś fakturę, ale jest ona spóźniona, być może będziesz musiał gonić za opóźnieniami w płatnościach. Oto przykładowy e-mail do zbierania faktur, którego możesz użyć, aby to zrobić:

temat: zaległa faktura za należne

cześć,

mam nadzieję, że masz się dobrze!, Jeszcze nie otrzymaliśmy zapłaty za numer faktury za, który był należny . Daj nam znać, kiedy możemy spodziewać się płatności, i nie wahaj się skontaktować, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości.

Z poważaniem,

jak widać, najlepsze e-maile z fakturami są proste, przyjazne i zapewniają wszystkie informacje potrzebne klientowi do przetworzenia faktury.

śledzenie wiadomości e-mail z fakturą

oczywiście wysłanie wiadomości e-mail z fakturą nie zawsze jest końcem historii. Czasami twoi klienci mogą opóźnić płatność., W takich przypadkach zawsze dobrym pomysłem jest skontaktowanie się z kontaktem przez telefon, ponieważ możliwe jest, że twoje e-maile trafią po prostu do niewłaściwej osoby. Jeśli to nie zadziała, może być konieczne eskalacja procesu poprzez wysłanie formalnego listu. Kolejne kroki, takie jak wysyłanie windykatorów, naliczanie odsetek za zwłokę lub wszczęcie postępowania sądowego, należy traktować jedynie jako ostateczność.

możemy Ci pomóc

GoCardless pomaga zautomatyzować pobieranie płatności, ograniczając ilość administratorów, z którymi twój zespół musi się zmagać podczas śledzenia faktur., Dowiedz się, jak GoCardless może pomóc ci w płatnościach ad hoc lub cyklicznych.