Jaka jest metoda wniosku?
propozycje są pisane z różnych powodów i mogą być zgodne z szeroką gamą formatów. Ostatecznie celem propozycji jest przedstawienie pomysłu osobie lub organizacji i przekonanie jej, że twój pomysł jest wart realizacji. W zależności od stopnia złożoności i formalności wniosku, może być potrzebna większa lub mniejsza głębia., Wszystkie propozycje mają jednak dość prostą, podstawową strukturę, która obejmuje sześć ogólnych części:
- temat: podaj swój temat i cel napisania propozycji.
- paradygmat: opisz obecny stan lub zrozumienie, jakie zna twoja publiczność.
- Luka: Zidentyfikuj lukę w wiedzy o praktyce zgodnie z obecnym paradygmatem. Pokaż, czego brakuje (jest to zasadniczo stwierdzenie problemu).
- prognoza: Zaplanuj organizację wniosku, aby czytelnik wiedział dokładnie, czego się spodziewać. Następnie postępuj zgodnie z tą kolejnością w całym wniosku.,
- badania: podaj szczegółowe wyjaśnienie badań, które przeprowadzisz, aby dowiedzieć się więcej na temat problemu / luki i rozwiązania.
- propozycja: Zaproponuj coś nowego, na podstawie Twoich badań, co wypełni lukę lub rozwiąże problem.
mając na uwadze te sześć podstawowych elementów, większość propozycji, zwłaszcza tych, które wymagają dużej formalności, badań, planowania i prezentacji, wymaga znacznie większej głębi, a struktura organizacyjna może obejmować do 14 lub więcej różnych sekcji / komponentów., Jeśli szukasz sposobu napisania pełnej, dogłębnej propozycji, Dołącz następujące czternaście sekcji i postępuj zgodnie z kolejnością podaną poniżej:
- list przekazujący
- okładka/Strona tytułowa
- Streszczenie
- spis treści
- lista rysunków
- wstęp
- Opis projektu/realizacji
- metodologie
- oś czasu
- budżet
- analiza kosztów/korzyści
- Kwalifikacje
- wnioski
- załączniki
co powinienem wiedzieć o propozycjach?,
każda z powyższych sekcji propozycji jest opisana poniżej. Ale najpierw powinieneś wiedzieć kilka rzeczy o tym, jak napisać propozycję:
propozycje są do rozwiązywania problemów
najbardziej podstawową rzeczą, którą musisz wiedzieć o tym, jak napisać propozycję, jest to, że proponujesz rozwiązanie problemu. Oznacza to, że powinieneś być świadomy, na czym polega problem, jak poważny jest, na kogo wpływa, jak (jeśli w ogóle) problem został rozwiązany w przeszłości i jak oczekujesz, że będziesz w stanie go rozwiązać w sposób, który nie został wcześniej zrobiony.,
Audience Matters
pomimo tego, czego mogłeś nauczyć się na zajęciach z pisania technicznego lub biznesowego, nie ma precyzyjnej formuły pisania propozycji. W końcu prawdziwa osoba będzie czytać (lub nie czytać, jeśli nie jesteś ostrożny) swoją propozycję i ważne jest, aby zaspokoić ich oczekiwania. Pisząc wniosek o dotację, konieczne jest, aby postępować zgodnie z wytycznymi podanymi przez organizację. Jeśli tego nie zrobisz, Twoja z pewnością zostanie wyrzucona. Jeśli piszesz propozycję dla swojej firmy, zajrzyj i zobacz jakie propozycje zostały napisane w przeszłości., Postępuj zgodnie z oczekiwaniami.
propozycje to dokumenty perswazyjne
być może wydaje się to oczywiste, ale pisząc propozycję starasz się przekonać ludzi, aby pozwolili Ci ruszyć do przodu ze swoim świetnym pomysłem. Aby przyciągnąć innych na pokład, musisz być imponujący i bezsprzecznie przekonujący. Upewnij się więc, że kadrujesz każdą sekcję wniosku w taki sposób, aby twój projekt brzmiał tak, aby brzmiał ważny, wartościowy, jasny, skuteczny, bezpieczny, wykonalny lub cokolwiek innego, co może być przekonujące dla recenzentów., Upewnij się również, że unikasz stwierdzeń, które sprawiają, że brzmisz niepewnie siebie lub zbyt pewnie w sobie. Jest to cienka linia między brzmieniem niekompetentnym (kiedy mówisz frazy takie jak „myślę”, „wierzę” lub „zgaduję, że…”) a brzmieniem aroganckim (kiedy mówisz frazy takie jak „jestem pewien, że się zgodzisz” lub ” jestem najlepszą opcją, jaką masz).
propozycje zazwyczaj nie czyta tylko jedna osoba
pisząc propozycję, powinieneś mieć świadomość, że kilka osób często będzie oceniało wykonalność tego, co proponujesz. A każda osoba ma inny udział w jego zatwierdzeniu., Księgowy może być odpowiedzialny za czytanie sekcji budżetu, ale może nie patrzeć na nic innego. Komisja czytelnicza może tylko spojrzeć na streszczenie w celu szybkiej walidacji. Lub wyspecjalizowana grupa może być zainteresowana tylko twoimi metodologiami. Ważne jest, abyś z góry rozpoznał, komu najbardziej zależy na każdej części wniosku.
konkrety są najważniejsze
jedną z największych pułapek w pisaniu propozycji jest niewystarczająca precyzja. Nie myl długości propozycji ze szczegółami. Niektóre bardzo długie propozycje są po prostu długie., Upewnij się, że każdy szczegół, który uwzględniasz, sprawia, że projekt, który proponujesz, jest bardziej przejrzysty. Jeśli szczegół nie jest cenny dla interesariuszy, pomiń go. I unikaj opowiadania historii (lub tego, co jest często określane jako „metadiscourse”) w swoim pisaniu. Innymi słowy, unikaj wtrącania siebie i swoich pragnień, myśli i procesów wyboru projektu i decydowania się na napisanie o nim. Trzymaj się tego, dlaczego projekt jest ważny i jak zamierzasz go ukończyć.
litera nadawcza
litera nadawcza to uprzejmość i formalność., Są one napisane w profesjonalnym formacie listu biznesowego i są adresowane do osoby lub Komisji Rewizyjnej, do której wysyłasz propozycję. Twój list powinien zawierać krótkie wprowadzenie, które przedstawia Ciebie i cel wniosku. List zazwyczaj zawiera bardzo krótki (jeden lub dwa akapity) opis projektu, który proponujesz. List przekazywany powinien również zawierać pewnego rodzaju oświadczenie końcowe, zazwyczaj zawierające dane kontaktowe i Oświadczenie o możliwości udzielenia odpowiedzi na wszelkie dalsze pytania dotyczące propozycji lub projektu.,
okładka lub Strona tytułowa
wszystkie profesjonalne propozycje powinny zawierać stronę tytułową. Są one ważniejsze niż tylko dla dekoracji. Strony tytułowe zawierają tytuł wniosku, autora(autorów), datę złożenia wniosku, osobę lub Komisję, do której został złożony wniosek, oraz wszelkie inne istotne lub wymagane informacje. Jeśli zgłaszasz się do swojej firmy lub organizacji udzielającej dotacji lub finansowania, upewnij się, że postępujesz zgodnie z ich wytycznymi dotyczącymi tego, co powinno być zawarte na stronie tytułowej. Większość organizacji preferuje okładkę, ponieważ używa systemu archiwizacji, aby pozostać zorganizowanym.,
streszczenia wykonawcze
streszczenia wykonawcze zwykle następują bezpośrednio po stronie tytułowej (przed spisem treści). Są to podsumowania całego wniosku. Często zapomina się o podsumowaniach wykonawczych, ale służą one ważnemu celowi. Należy pamiętać, że w propozycje lektur bierze udział zazwyczaj duża liczba zainteresowanych stron. Niektórzy ludzie potrzebują tylko szybkiego spojrzenia na całą propozycję, ale nie mają czasu ani zainteresowania przeczytaniem całości. Streszczenia wykonawcze dają wgląd w cały wniosek., Ważne jest jednak, aby każda część wniosku została omówiona w podsumowaniu. Zwykle streszczenia wykonawcze mają długość 1-2 stron.
spis treści
Nawet w przypadku prostych projektów, propozycje kończą się minimum 15-20 stron. Ważne jest, aby Twoja propozycja była zorganizowana i aby czytelnicy mogli szybko znaleźć informacje, których szukają. Jeśli na przykład księgowi muszą tylko zobaczyć proponowany budżet, powinni być w stanie szybko znaleźć stronę, na której się znajduje.,
lista rycin (i Spis tabel)
większość propozycji, szczególnie długich, zawiera ryciny i tabele. Jeśli ktoś musi odwołać się do twojej propozycji i jest zainteresowany tylko wykresem Gantta (który przedstawia Twoją oś czasu), musi wiedzieć, gdzie zlokalizować Wykres. Pomyśl o stronie Lista rysunków jako o rozszerzeniu spisu treści, które konkretnie lokalizuje wizualizacje, w tym obrazy, wykresy, wykresy, diagramy i tabele. Często, jeśli masz kilka rysunków i kilka tabel, będziesz potrzebować oddzielnej strony lista tabel ze strony Lista rysunków.,
wprowadzenie
wprowadzenie jest najlepsze, jeśli jest krótkie i do rzeczy. Jeśli chcesz się przedstawić, możesz, ale zwiększ to. Głównym celem wprowadzenia jest jednak określenie projektu i jego celu. To twoja pierwsza szansa, aby naprawdę być przekonującym, więc ważne jest, aby naprawdę brzmiało to tak, jakby projekt, który proponujesz, był ważny., Oznacza to, że musisz
1) przedstawić swój temat
2) przedstawić oświadczenie o problemie
3) zaoferować szybkie rozwiązanie problemu
jedną z największych pułapek w pisaniu propozycji jest brak wyraźnego wskazania, że istnieje rzeczywisty problem, który warto rozwiązać. Pamiętaj z góry, że propozycje są pisane w celu rozwiązania problemów., Na przykład, jeśli jesteś kierownikiem oddziału ogólnopolskiej firmy i chcesz zaproponować swoim przełożonym, że musisz przenieść swój sklep do innego budynku, musisz im powiedzieć 1), że proponujesz przeniesienie budynku, 2) że budynek musi zostać przeniesiony, ponieważ jego lokalizacja utrudnia wzrost (Oświadczenie o problemie), i 3) że masz na uwadze lokalizację, która poprawi możliwości rozwoju.
niezależnie od tego, o czym jest twoja propozycja, musisz jednak mieć we wstępie oświadczenie i rozwiązanie problemu., Jeśli to nie jest jasne i do rzeczy, twoje szanse, że ktoś czyta resztę wniosku stają się nikłe.
projekt lub opis
Ta sekcja może przyjmować wiele różnych nazw i często jest podzielona na wiele mniejszych sekcji. Ale niezależnie od tego, jak nazwiesz tę sekcję i jak ją zorganizujesz, wiedz, że twoim głównym celem jest opisanie, czym jest projekt w całości. Musisz wyjaśnić wszystko, co będziesz produkować lub robić. Wszystko. Unikaj jednak opisywania czegokolwiek, co wyjaśnia, jak będziesz to robić., To jest dla następnej sekcji, metodologie. W sekcji Opis projektu możesz najpierw pomyśleć o liście. Czym dokładnie jest wszystko, co będziesz produkować lub pomagać w produkcji? Jak dokładnie będzie wyglądał projekt (lub rezultaty) po zakończeniu?
bardzo ważne jest, abyś był jasny, zwięzły i uporządkowany w tej sekcji. Jeśli zostawisz pytania dotyczące rezultatu końcowego, twoi recenzenci z dużym prawdopodobieństwem zrezygnują i odmówią zatwierdzenia propozycji.,
po opisaniu szczegółów Twojego projektu, masz teraz szansę napisać jak będziesz realizował swój projekt. Weź swoje sekcje i opisy z sekcji project/deliverables i opisz szczegółowo, w jaki sposób uzyskasz informacje, uprawnienia i inne narzędzia do ukończenia projektu. Może nawet trzeba opisać fundraising plany, jeśli więcej pieniędzy jest potrzebne, aby zakończyć projekt.,
jedną z największych pułapek w sekcji metody jest podawanie nowych komponentów do projektu, które nie zostały wcześniej opisane, opis projektu/rezultatów. Unikaj podawania nowych informacji o projekcie tutaj. Raczej skup się całkowicie na tym, jak będziesz badać, planować, pracować i realizować projekt, który został opisany wcześniej. Jeśli zdasz sobie sprawę, że czegoś nie wyjaśniłeś w poprzedniej części wniosku, wróć i tam to zamieść. Recenzenci oświadczeń nie znoszą niczego bardziej niż otrzymywania nowych niespodzianek po drodze., Jeśli nowe elementy projektu pojawią się we wniosku, zaczną się zastanawiać, czy przemyślałeś to przez całą drogę i czy wiesz, ile tak naprawdę wiąże się z projektem.
mając to na uwadze, ważne jest, abyś był bardzo dokładny w swoich metodach. Opisz szczegółowo swoje badania, czy będziesz przeprowadzał wywiady z ludźmi, z kim będziesz przeprowadzał wywiady, jak stworzysz lub zaprojektujesz coś, z kim będziesz konsultował i tak dalej.
oś czasu
oś czasu, tak naprawdę, jest rozszerzeniem Twoich metod., Ale dla jasności i organizacji, oś czasu zwykle dostaje własny odcinek. Recenzenci będą musieli wiedzieć, kiedy ukończysz różne benchmarki w projekcie i będą musieli wiedzieć, czy zaplanowałeś wystarczająco dużo czasu między segmentami. W większości potrzebują czegoś, co może Cię zainteresować. Oś czasu jest również dobra dla Ciebie, ponieważ pomoże Ci utrzymać tempo i porządek. Pomyśl kreatywnie o tym, jak najlepiej wizualnie wyświetlić oś czasu. Czy Wykres Gantta jest najbardziej odpowiedni? A może stolik? Albo linearną oś czasu?, Cokolwiek wybierzesz, upewnij się, że jest jasne, co się stanie, kiedy i kto będzie zaangażowany w różnych punktach.
budżet
w pewnym stopniu możliwe jest, że część Twojego budżetu pojawi się w sekcji metody, ale tylko do tego stopnia, że opiszesz, w jaki sposób pozyskasz środki. W tej sekcji musisz przedstawić wszystkie możliwe koszty, które możesz wymyślić. Nie musisz opisywać, w jaki sposób otrzymasz pieniądze (zazwyczaj organizacje, które proponujesz, aby zaoferować pieniądze na podstawie zatwierdzenia wniosku i proponowanego budżetu), chyba że Twoja propozycja dotyczy w szczególności zbierania pieniędzy., Ale musisz być troskliwy o każdą możliwą cenę. Nie ma nic gorszego niż uzyskanie wniosku zatwierdzonego, a następnie uświadomienie sobie, że będzie to kosztować więcej niż to, co zatwierdzono wydać.
analiza kosztów i korzyści
analiza kosztów i korzyści nie jest wymogiem w przypadku wielu propozycji, szczególnie w przypadku projektów, które nie wymagają dużych nakładów finansowych. Jednak możesz znaleźć się proponując coś, co jest kontrowersyjne lub w inny sposób kosztuje dużo pieniędzy., Poza stwierdzeniem bardzo przekonujące stwierdzenie problemu we wstępie, może być konieczne opracowanie, dlaczego ten konkretny projekt jest wart pieniędzy. Aby być przekonującym, skup się na wszystkich interesariuszach; wskaż, ile osób, organizacji lub innych podmiotów skorzysta z tego. Jeśli istnieje ryzyko, należy je określić, ale oprawić je w sposób, który sugeruje, że koszt prawdopodobnie przewyższy ryzyko. Pamiętaj, że propozycje, bardziej niż większość dokumentów, są przekonującymi dokumentami i ważne jest, aby oprawić wszystko w taki sposób, aby twój projekt brzmiał bardzo, bardzo ważne., Ale, oczywiście, nie przesadzaj.
wielokrotnie będziesz pisał propozycje do osób, których nie znasz. Ale nawet jeśli znasz osobę lub osoby odpowiedzialne za przeglądanie twojej propozycji, ważne jest, abyś brzmiał jak wykwalifikowany. W dziedzinie retoryki nazywa się to etosem, co odnosi się do Twojej wiarygodności. Uznaj, że recenzenci będą pytać w głowie, gdy przeczytają Twoją propozycję: „ale dlaczego ta osoba? Są zdolni?”
podaj jak najwięcej informacji, które Twoim zdaniem są ważne dla budowania Twojej wiarygodności., Unikaj wszystkiego, co sprawia, że wydajesz się mniej wykwalifikowany. Niektórzy recenzenci propozycji będą wymagać podania swoich poświadczeń, w tym stopni naukowych, doświadczenia zawodowego, wiedzy, a nawet życiorysów i przykładowych prac. Upewnij się, że wiesz, ile informacji będą chcieli i potrzebowali.
podsumowanie
każdy dokument potrzebuje początku, środka i konkluzji. Niestety, wnioski są często zapominane. Podsumowując, musisz powtórzyć Oświadczenie o problemie, przypominając recenzentom, Jak ważny jest ten projekt., Ale musisz również dostarczyć wniosek o zatwierdzenie(aby było jasne, że masz nadzieję uzyskać takie). Musisz również poinformować recenzentów, jak się z Tobą skontaktować, jeśli potrzebują od Ciebie dalszych informacji. Wnioski to nie tylko praca nad wypolerowaniem dokumentu; są one uprzejmością, która sprawia, że Twoja propozycja jest bardziej przekonująca. Andy dostarczają cennych informacji o uzyskaniu odpowiedzi i skontaktowaniu się z Tobą. Bez konkluzji można pozostawić pewne niechciane niejasności w zakresie wniosków.,
pamiętaj, aby przytoczyć wszystkie wtórne badania wykorzystywane do rozwoju twojego projektu i propozycji. Chociaż format APA jest najczęstszym formatem cytowania wniosków, może być konieczne stosowanie innego stylu w zależności od organizacji, instrukcji kursu lub innych oczekiwań. Niezależnie od tego, ważne jest, aby cytować źródła zgodnie z uznanym formatem i etycznie przypisywać wszystkie wykorzystane pomysły i bezpośrednie cytaty.
załączniki
chociaż nie wszystkie propozycje będą potrzebować załączników, możliwe, że Twoje., Zastanów się, jakie informacje mogą chcieć recenzenci, które nie pasują łatwo do innych sekcji twojej propozycji. Może być konieczne uwzględnienie na przykład bilansów, które zajmowałyby zbyt dużo miejsca w sekcji budżetu. Może być też konieczne dołączenie rysunków, które tak naprawdę nie pasują naturalnie do opisu projektu/rezultatów. Jeśli jednak zdecydujesz się na dołączenie załączników, upewnij się, że wspomniałeś o nich wcześniej we wniosku. W sekcji „budżet” można podać na przykład coś takiego: „więcej informacji finansowych można znaleźć w bilansach w Załączniku A.,”