Polityka kart kredytowych firmy

przegląd polityki kart kredytowych firmy i przykładowy szablon.

25 stycznia 2021 r.

Zasoby ludzkie

narzędzia i próbki

Zasady

szablon Polityki karty kredytowej firmy:

wprowadzenie.,

firmy wykorzystują firmowe karty kredytowe do zarządzania małymi i średnimi wydatkami związanymi z utrzymaniem i rozwojem firmy. Ze względu na konsekwencje finansowe i ryzyko związane z kartami kredytowymi firmy, stworzył tę politykę, aby jasno określić protokoły, ograniczenia i warunki użytkowania.

cel.,

celem niniejszej Polityki dotyczącej kart kredytowych firmy jest (a) zarys procedur kwalifikowalności i autoryzacji, (b) określenie warunków korzystania z karty kredytowej firmy, (c) zdefiniowanie ograniczeń i wyjątków oraz (d) Wyjaśnienie naruszeń karty i postępowania dyscyplinarnego.

zakres.

niniejsza polityka dotyczy wszystkich pracowników upoważnionych do korzystania z firmowej karty kredytowej.

karta kredytowa jest dostępna tylko dla upoważnionych pracowników, czyli Dyrektora Wykonawczego, kierownika finansowego i kierownika biura., Zarówno Dyrektor Wykonawczy, jak i Dyrektor Finansowy zastrzegają sobie prawo do wydania firmowej karty kredytowej każdemu pracownikowi(pracownikom), w zależności od okoliczności, niezbędnej dokumentacji i wydatków związanych z firmą.

podanie o kartę kredytową pracownika.

każdy pracownik musi wypełnić wniosek o kartę kredytową pracownika przed zażądaniem dostępu do środków z karty kredytowej. We wniosku pracownik musi podać uzasadnienie żądania karty i podpisać, że rozumie ryzyko związane z wzięciem odpowiedzialności za kartę., Departament Finansów jest odpowiedzialny za wydanie formularza wniosku o kartę kredytową pracownika, ale tylko Kierownik ds. finansów i/lub dyrektor wykonawczy mają uprawnienia do zatwierdzenia wniosku.

Umowa o kartę kredytową pracownika.

Po zatwierdzeniu wniosku o kartę kredytową pracownika przez Dyrektora Finansowego i/lub Dyrektora Wykonawczego, musi on podpisać i przestrzegać umowy o kartę kredytową pracownika. W tej umowie pracownik podpisze, że uznaje, że firma należy do karty kredytowej, a kierownictwo ma prawo do dochodzenia opłat, z przyczyną lub bez., Umowa o kartę kredytową jest wystawiana i składana przez Departament Finansów i Departament Zasobów Ludzkich (HR).

Warunki użytkowania.

• zastrzega sobie prawo do wydania i wypłaty firmowej karty kredytowej w dowolnym momencie, z przyczyną lub bez.
• karta kredytowa powinna być używana wyłącznie na wydatki związane z firmą oraz na cele związane ze zobowiązaniami pracowniczymi.
• firmowa karta kredytowa nie może być używana do otrzymywania zaliczek gotówkowych, czeków bankowych, czeków podróżnych i/lub elektronicznych przelewów pieniężnych.,
• pracownik posiadający firmową kartę kredytową musi wziąć pełną odpowiedzialność za wszystkie zakupy dokonane na karcie.
• pracownikowi posiadającemu firmową kartę kredytową zabrania się przekazywania karty nieuprawnionym osobom i / lub pracownikom, w tym współpracownikom.
• pracownicy, którzy są zobowiązani do udziału w podróżach służbowych, mogą korzystać z firmowej karty kredytowej w celu zakwaterowania, transportu i/lub wyżywienia, o ile każdy zakup jest zgodny z Polityką podróży firmy.
• karta kredytowa nie może być używana na wydatki osobiste.,
• dyrektor finansowy i / lub dyrektor wykonawczy zastrzega sobie prawo do przeglądania Miesięcznych Wyciągów z karty kredytowej, z przyczyną lub bez.
• każda transakcja dokonana za pomocą firmowej karty kredytowej musi być zgłoszona do działu finansów w ciągu po dokonaniu zakupu.
• naruszenie tej polityki może prowadzić do postępowania dyscyplinarnego, do rozwiązania umowy włącznie.

Ograniczenia karty kredytowej zależą od poziomu stażu pracy każdego pracownika w firmie.,

• Dyrektor Wykonawczy:
• kierownik finansowy:
• Kierownik Biura:
• pracownik średniego/niskiego szczebla:

wyjątki.

uznaje, że każda sprawa jest inna, a pracownik może wymagać dodatkowych opłat, w zależności od jego działu, częstotliwości korzystania i konkretnych okoliczności. W związku z tym pracownicy mają prawo ubiegać się o wyjątek, ale będą musieli wyjaśnić uzasadnienie dodatkowego zakupu. Każdy zakup, który przekroczy limit, musi być najpierw zatwierdzony przez kierownika finansowego i/lub Dyrektora Wykonawczego.

,

w przypadku, gdy pracownik kwestionuje obciążenie karty kredytowej firmy, gdy jest w jego posiadaniu, problem musi zostać natychmiast zwrócony do kierownictwa. Wszystkie sporne transakcje muszą zostać rozwiązane przez dostawcę, dział finansowy i bank. Posiadacz karty jest odpowiedzialny za uzyskanie i złożenie wszystkich dokumentów potwierdzających płatność w dziale finansowym.

jeśli pracownik naruszy warunki niniejszej Polityki, będzie podlegał postępowaniu dyscyplinarnemu, aż do rozwiązania umowy włącznie., Naruszenia tej polityki obejmują:

• używanie firmowej karty kredytowej do osobistych, nielegalnych i / lub nieautoryzowanych wydatków.
• brak wypełnienia wniosku o kartę kredytową pracownika i / lub umowy o kartę kredytową pracownika przed użyciem karty.
• przekazanie karty kredytowej firmie nieautoryzowanemu personelowi bez powiadomienia kierownictwa.
• brak terminowego zgłaszania wydatków.

w zależności od powagi i częstotliwości naruszenia zasad przez każdego pracownika, może on/ona zostać ostrzeżony na piśmie, możliwe zawieszenie i/lub rozwiązanie., Każde naruszenie musi być dokładnie zbadane przez Departament Finansów i dział zasobów ludzkich (HR).

Często zadawane pytania:

co obejmuje Polityka karty kredytowej firmy?

• wstęp.
• Oświadczenie o celu.
• zakres.
• procesy autoryzacyjne.
• warunki użytkowania.
• ograniczenia.
• wyjątki.
• postępowanie dyscyplinarne.

Co to jest karta kredytowa?

oficjalny dokument określający warunki korzystania z firmowej karty kredytowej.,

Jak firmy zarządzają kartami kredytowymi?

• Tworzenie i wdrażanie firmowej polityki kart kredytowych.
• wprowadzenie ograniczeń i protokołów regulujących autoryzowane i nieautoryzowane korzystanie z firmowej karty kredytowej.
• ustanawianie procedur dyscyplinarnych za naruszenia Polityki.