Uwaga wprowadzająca
Jeśli wysyłasz wiadomość jako część postu w teamgantt lub w aplikacji, będziesz chciał przedstawić krótkie wprowadzenie do gorących tematów w tygodniowym raporcie o stanie. To poprowadzi czytelników do najważniejszych części raportu o stanie projektu i przygotuje ich do dalszej dyskusji na ich temat., Poniższy komunikat jest również świetnym przykładowym e-mailem do aktualizacji statusu projektu:
podsumowanie
w tej sekcji szablonu raportu tygodniowego powinieneś opisać wszystkie rzeczy, które wydarzyły się (lub nie wydarzyły się) w Twoim projekcie w ciągu ostatniego tygodnia, a także to, czego oczekujesz w nadchodzącym tygodniu. Kule zazwyczaj działają w tej sekcji. Powinny to być krótkie oświadczenia na temat statusu zadań, rezultatów, spotkań, komunikatów, decyzji itp.,
.png)
ogólne zakończenie projektu
Jeśli tworzysz plany przy użyciu naszych najlepszych praktyk, tworzysz swój projekt w grupach, dzięki czemu możesz raportować stan fazy, realizacji lub zadania. W tej sekcji cotygodniowego szablonu aktualizacji projektu powinieneś podać ogólny procent ukończenia projektu, a także grupy projektów.
Status budżetu
nie ukrywaj swojego zespołu ani klientów, jeśli chodzi o pozostały budżet projektu., W zależności od projektu możesz preferować dzielenie się ogólnym budżetem lub budżetami zadań, nad którymi pracujesz. W ramach naszego szablonu raportu o stanie projektu dajemy ci miejsce do zrobienia obu rzeczy!
Możesz również rozważyć podzielenie się całkowitym odsetkiem spędzonym w stosunku do liczby godzin spędzonych. Wykonaj swoje badania due diligence tutaj i omówić z zespołem lub przywództwem, aby określić, jak przejrzysty powinien być w tygodniowym raporcie stanu. Nie wstydź się dodawać notatek, jeśli uważasz, że twoi klienci lub zespół będą się denerwować statusem., Oto przykład raportu stanu:
nadchodzące zadania i kamienie milowe
może to wydawać się zbędne w oparciu o to, co wymieniono w sekcji „Podsumowanie”, ale pomyśl o tym, jak o kolejnym sposobie wyświetlania ważnych kamieni milowych—a nawet nadchodzących świąt lub wydarzeń—w aktualizacji statusu projektu, o której wszyscy muszą pamiętać.
poświęć trochę czasu na podzielenie się szczegółami na temat zadań i kamieni milowych. Im więcej szczegółów możesz podać, tym lepiej będziesz., Upewnij się również, że używasz tabeli w szablonie raportu statusu projektu za każdym razem, gdy wysyłasz ją do swojego zespołu, aby wyrazić określone elementy. Pomoże to ludziom łatwo czytać i przeglądać szczegóły.
elementy akcji
projekty to coś więcej niż zadania i kamienie milowe. W rzeczywistości zazwyczaj musisz śledzić szereg zadań lub działań, aby spełnić te kamienie milowe., Użyj prostej tabeli w naszym szablonie cotygodniowego raportu o stanie, aby śledzić wszystko, co będzie miało wpływ na Twoją oś czasu i budżet, i pamiętaj, aby przypisać własność każdemu członkowi zespołu, aby wszyscy zrozumieli, czego od nich oczekujemy.
ryzyko projektu, problemy i plany łagodzenia skutków
nie ma wątpliwości, że w projektach coś nie tak, ale nie muszą. To będzie twoim zadaniem, aby mieć oko na problemy i ryzyko, aby upewnić się, że wszystko nie pójdzie źle., Będziesz chciał podzielić się jak najwięcej szczegółów tutaj, Jak to możliwe, i być przygotowanym do dyskusji. Stworzyliśmy sekcję w szablonie aktualizacji projektu, aby dać ci taką możliwość.
każdy członek zespołu lub interesariusz, który nie jest trochę przerażony ryzykiem projektu, jest prawdopodobnie zbyt sprawdzony. To dla Ciebie ryzyko!
również: nie zawsze możesz śledzić ryzyko w swoich projektach, ale nadal powinieneś opuścić tę sekcję w swoim tygodniowym raporcie statusu. Ważne jest, aby twój zespół i klienci zawsze wiedzieli, że szukasz potencjalnych problemów., Dodatkowo, jeśli nie ma tam nic do zgłoszenia, możesz zakończyć sprawdzanie statusu na wysokim poziomie.
Pobierz ten darmowy szablon raportu stanu projektu już dziś!