perspektywa uruchomienia, zorganizowania lub Sprzątania systemu ma moc, aby nawet najodważniejsi z nas ukryli się za listą innych, ważniejszych „zadań.”Nie musisz się już ukrywać! Te sprawdzone w praktyce wskazówki pomogą ci uzyskać i utrzymać System Archiwizacji w precyzyjnym stanie.
wiele z tych porad pochodziło prosto z naszej grupy menedżerów biur na Facebook ' u!, Zobacz, jakie bryłki mądrości ma do zaoferowania nasza społeczność i wskocz do rozmowy. Dołącz do grupy tutaj.
kodowanie kolorów
ludzie kodują kolorami od czasu, gdy dokumenty biurowe—a systemy porządkowania ich—stały się faktem dekady temu. Sprawdzona i prawdziwa technika kodowania kolorami nigdy nie zawodzi i jest stosunkowo szybka i łatwa do ściągnięcia, nawet jeśli masz szczególnie złożony system archiwizacji. Kodowanie kolorami zainspiruje cię do sortowania plików w rozsądne kategorie, szybkiego znajdowania plików i dodawania zabawy do procesu składania.,
Ta technika organizacyjna jest idealnym sposobem na przekształcenie stosów papieru w uporządkowane pakiety, które są przewidywalne w najlepszy możliwy sposób. Co najlepsze, kodowanie kolorami działa zarówno na plikach fizycznych, jak i cyfrowych, a jeśli chcesz zorganizować oba typy plików, możesz łatwo użyć tego samego systemu kodowania kolorów dla każdego z nich.
Jak:
- przejrzyj wszystkie pliki potrzebne do uporządkowania i ustanowienia kilku kategorii organizacyjnych. (Może potrwać kilka przejść, aby naprawdę rozpoznać wzorce i zarysować kategorie.)
- Przypisz każdej kategorii kolor., (Niektóre kategorie obejmują Finanse, Zasoby ludzkie, umowy i udogodnienia.)
- Przejrzyj kategorie ze swoimi zespołami i kierownikami. Koordynacja kolorów nie będzie działać, jeśli nikt nie zrozumie wybranych kategorii.
- Zbierz Materiały do kodowania kolorami. (Mogą to być kolorowe teczki do umieszczenia na półce z książkami lub po prostu kawałki kolorowej taśmy washi do przyklejenia na szufladach szafek na dokumenty.)
- wykonaj kodowanie kolorami! Posortuj pliki na kategorie oznaczone kolorami i poczuj organizacyjny zen z każdym upuszczonym (lub przeciągniętym i upuszczonym) plikiem w zgrabnym, oznaczonym kolorami naczyniu.,
- Utwórz arkusz reguł quick-reference, aby ułatwić sobie proces kodowania kolorami (dodawanie nowych plików) i każdemu, kto pomoże Ci zorganizować System Archiwizacji office w przyszłości.
Dlaczego to działa:
kodowanie kolorami jest podobne do procesu uczenia się znanego jako „chunking”, zdefiniowanego przez trenera e-learningu jako „…strategia dzielenia informacji na kawałki o rozmiarze kęsa, aby mózg mógł łatwiej trawić nowe informacje.,”
Kiedy kodujesz górę papieru, zamieniasz przypadkową masę informacji w kawałki, które ty i twój mózg możecie łatwo sortować, gdy chcecie znaleźć coś konkretnego. Jeśli musisz znaleźć fakturę w stosie papieru, możesz stać się przytłoczony i zrezygnować, ale jeśli musisz znaleźć fakturę w nowym systemie kodowania kolorami, będziesz wiedział, aby szukać zielonej flagi oznaczającej ” dokumenty finansowe.”
Digitalizacja
Kiedy digitalizujesz pliki, zasadniczo tworzysz System Archiwizacji bez papieru., Wielu osobom znacznie łatwiej jest zorganizować Cyfrowy System Archiwizacji nad papierowym systemem archiwizacji po przekonwertowaniu KAŻDEGO pliku papierowego na format cyfrowy. Jeśli zdecydujesz się na digitalizację plików, musisz zacząć od skanowania i konwersji starych plików, proces, który może być czasochłonny i pracochłonny.
Jak:
Specjalne podziękowania dla Francisco z naszej grupy na Facebook ' u za opisanie tych wskazówek!
- zdecyduj, jak zorganizować pliki cyfrowo., Czy użyjesz gotowego oprogramowania, dysku sieciowego utrzymywanego przez własną grupę IT (informatyczną) lub darmowej platformy w chmurze, takiej jak Dysk Google?
- użyj niezawodnej i wydajnej maszyny skanującej. (Francisco używał Maszyny Richo z możliwością skanowania dokumentów i wysyłania ich do wcześniej przypisanych folderów w sieci.)
- Określ, czy masz miejsce na kopie zapasowe dokumentów w chmurze. Jest to szczególnie ważne, jeśli obsługujesz dokumenty, które w przypadku ich zgubienia mogą stanowić ogromną szkodę dla klientów, klientów lub innych operacji biznesowych.,
- określ, kto będzie miał dostęp zarówno do dodawania, jak i organizowania plików w systemie.
- opracowanie znormalizowanej konwencji nazewnictwa dla zeskanowanych plików. Ułatwi to wyszukiwanie i wyszukiwanie plików w systemie bez papieru. Francisco zaleca dodawanie dat (lub co najmniej lat) do nazw plików, dzięki czemu łatwiej będzie wiedzieć, kiedy je usunąć lub zarchiwizować. Penn Libraries ma wspaniałą listę najlepszych praktyk nazewnictwa plików, które pomogą Ci zacząć.
- Stwórz mapę swojego przyszłego cyfrowego systemu archiwizacji., Zrób tę makietę tak precyzyjnie, jak to możliwe, abyś był w stanie przewidzieć wszelkie problemy ze swoim schematem organizacyjnym. Zaktualizuj mapę po zakończeniu projektu, aby uwzględnić wszelkie zmiany wprowadzone po drodze. Kiedy skończysz, ta mapa pomoże Ci łatwo znaleźć rzeczy, gdy poznasz nowy system.
- Skanuj dokumenty:
- użyj pieczęci lub naklejek, aby zaznaczyć fizyczne pliki, które zostały już zeskanowane do systemu.
- Jeśli pozwala na to Twój cyfrowy system plików, Dodaj słowa kluczowe do każdego dokumentu, aby ułatwić wyszukiwanie plików.
- nie spiesz się, aby uniknąć błędów., Nawet prosty błąd może pewnego dnia uniemożliwić znalezienie pliku, którego potrzebujesz. Skanowanie dokumentów do nowego systemu to czasochłonny proces, ale pamiętaj: w końcu to zrobisz!
Dlaczego to działa:
Cyfrowe systemy archiwizacji automatyzują aspekt „znajdowania plików” w systemie archiwizacji biurowej. Zamiast przerzucać foldery i stosy, ryzykując papierowe cięcia i bóle głowy, system cyfrowy pozwoli Ci wyszukać kilka słów kluczowych lub sortować pliki na liście alfabetycznej i łatwo znaleźć to, czego chcesz.,
systemy cyfrowe ułatwiają również dodawanie nowych plików, a nawet udostępnianie obowiązków związanych ze zgłoszeniami w różnych zespołach. Konfiguracja wymaga dużo pracy, ale czas i stres, który zaoszczędzisz później, jest tego wart.
Ustaw datę ważności
może to wydawać się oszustwem, ale jednym z najlepszych sposobów na zorganizowanie systemu archiwizacji office jest zmniejszenie plików, które musisz zorganizować., Odchwaszczanie plików według zawartości może być trudne, ponieważ trudno jest określić, które Pliki należy zapisać, a które można wyrzucić, ale odrzucanie plików według wieku stanowi bezpieczny, ustandaryzowany sposób decydowania, co można wyrzucić.
Jak:
- ustalić wiek „wyrzucenia” dla swoich plików-1 rok, 5 lat, 10 lat…cokolwiek wydaje się odpowiednie dla przechowywanych plików i rodzaju prowadzonej działalności.
- Jeśli obawiasz się, że możesz ponownie potrzebować plików, po prostu przenieś je do pola lub folderu” archiwum ” uporządkowanego według roku., (Dzięki temu przynajmniej główny system plików nie jest zaśmiecony nieaktualnymi dokumentami.)
- Utwórz cykliczne spotkanie w swoim kalendarzu—prawdopodobnie w pierwszym tygodniu w Nowym Roku—aby przeprowadzić masowe oczyszczanie plików.
Dlaczego to działa:
usuwanie starych plików utrzymuje system w czystości, porządku i aktualności. Oszczędza to również czas na utrzymanie systemu w porządku i pomaga uniknąć marnowania czasu na organizowanie plików, których nikt już nie będzie potrzebował.,
dziel i podbijaj
jeśli pliki, które chcesz uporządkować, mają znaczenie tylko dla określonych działów, poproś osobę z każdej z tych grup o uporządkowanie plików podczas tworzenia nadrzędnej struktury zarządzania plikami.
Jak:
- utworzyć strukturę organizacyjną opartą na dziale, zamiast używać kategorii grupujących pliki w oparciu o nadrzędne tematy, takie jak finanse lub Zasoby ludzkie.
- podziel pliki odpowiednio.,
- zabierz pliki do eksperta tematycznego z każdego działu, najlepiej kogoś, kogo znasz, ma niesamowite umiejętności organizacyjne. Poproś tego ochotnika, aby logicznie uporządkował pliki i stworzył klucz dla Twojego odniesienia.
- Zbieraj zorganizowane pliki wydziałowe i dodawaj je do nadrzędnego systemu.
Dlaczego to działa:
prosząc ludzi, którzy zrozumieją—i potrzebują dostępu—pliki, aby wzięli udział w procesie organizowania, masz pewność, że Twój system będzie działał.,
porządkuj pliki na ścianach
montuj uchwyty plików bezpośrednio na ścianach zamiast używać szafki na dokumenty lub półki.
Jak:
- ustalić kategorie organizacyjne i określić, jakie typy dokumentów będą należeć do każdej kategorii.
- Zamontuj przestronne uchwyty ścienne w jednym ze wspólnych obszarów biura. (Zdobądź atrakcyjne uchwyty, które pasują do marki Twojej firmy, aby ten wysiłek podwoić jako inicjatywa biurowa.) Oznacz każdy posiadacz według głównej kategorii, a następnie określ, jakie typy plików powinny się znaleźć w każdym., Zastanów się, jak w kilka sekund ułatwić zrozumienie etykiety zajętym pracownikom. Oto przykład:
Jakie pliki tu trafiają?
- faktury
- paragony
- wnioski o zwrot kosztów
- wyślij e-mail wszystkim w firmie, aby wyjaśnili twój proces. Zamiast przynosić pliki do ciebie, ludzie mogą dodać je prawo do posiadaczy.
- w razie potrzeby czyść pliki raz w tygodniu.,
Dlaczego to działa:
pliki Office są zbiorowymi zasobami, więc ma sens, że ich organizowanie powinno być zbiorową odpowiedzialnością. Chociaż możesz mieć ambitne plany utrzymania systemu archiwizacji w doskonale zorganizowanym stanie, wszystko może się rozpadnąć, jeśli i kiedy będziesz zajęty. System ten zapewnia, że pliki pozostają uporządkowane według kategorii, a nie gromadzą się w przypadkowej Kupie.,
Uporządkuj według ważności
każdy, kto kiedykolwiek przeszukiwał pliki, rozumie palące pragnienie znalezienia dokładnie tego, czego potrzebujesz, zamiast znaleźć 100 rzeczy, których nie potrzebujesz. Spróbuj uporządkować pliki pakietu office w kolejności ważności, aby pobieranie dokumentów było przyjemniejsze dla wszystkich.
Jak:
- ankieta pracowników i pytanie, jakie pliki biurowe potrzebują znaleźć lub uzyskać dostęp przez cały rok. (Uczyń tę ankietę obowiązkową i w razie potrzeby skorzystaj z pomocy kierownictwa w celu egzekwowania przepisów.,)
- przeszukuj odpowiedzi i grupuj typy plików na warstwy zgodnie z wymaganiami dostępu. (Najwyższy poziom to pięć najczęściej dostępnych typów plików zgodnie z Twoją ankietą.)
- uporządkuj swój system, cyfrowy lub fizyczny, zgodnie z tymi kategoriami. Pamiętaj również o kategoryzowaniu i etykietowaniu plików podrzędnych. Na przykład możesz oznaczyć pliki najwyższego poziomu, „pliki kluczowe „i dołączyć oddzielne etykiety dla” paragonów”,” umów „i” wyników ankiety.”
Dlaczego to działa:
każdy chce mieć system plików, który zdaje się przewidywać dokładnie to, czego szuka., Organizując swój system w oparciu o” zasadę większości”, masz największą szansę na stworzenie systemu plików, który faktycznie dostarcza dokładnie to, czego ludzie potrzebują.
planuj regularne organizowanie
nawet najlepszy system archiwizacji biura nie pozostanie zorganizowany sam. Najlepiej mieć to na uwadze i zaplanować trochę pracy, utrzymując system zorganizowany co tydzień. Wkładanie trochę wysiłku w powtarzające się podstawy będzie czuć się znacznie mniej przytłaczające niż próba oczyszczenia rocznej wartości błędnych plików na raz.,
Jak: skonfigurować powtarzające się przypomnienie o kalendarzu i pamiętaj, aby to zadanie było święte. Skorzystaj z pomocy niektórych współpracowników, aby utrzymać się odpowiedzialnym i sprawić, że cotygodniowe wydarzenie będzie zabawne. (Możesz również ustanowić nagrodę, aby zwiększyć motywację organizacyjną.)
Dlaczego to działa:
utrzymywanie porządku w systemie jest o wiele bardziej realistyczne i zarządzalne niż organizowanie systemu od zera raz w roku.
oddziel trwającą pracę od ukończonej
ta genialna wskazówka z Mind Tools upraszcza cały system archiwizacji., Nadal możesz organizować pliki dla ukończonych projektów, ale oddzielenie ich od plików związanych z bieżącą pracą sprawi, że wyszukiwanie plików będzie znacznie szybsze i bardziej wydajne.
Jak:
- zachować dowolną istniejącą technikę kategoryzacji, która działała dla ciebie, ale dodać dwie nadrzędne kategorie: „ukończone” i „w toku.”
- Dodaj znaczniki czasu lub etykiety do plików grupowych według daty zakończenia, oczekiwanej lub rzeczywistej.
- Dodaj oczekiwane daty ukończenia do kalendarza, aby wiedzieć, kiedy nadszedł czas, aby wejść i zrobić trochę porządkowania.,
Dlaczego to działa:
pliki związane z pracą w toku są logicznie tymi, do których ludzie będą musieli uzyskać dostęp najbardziej, a organizacja systemu archiwizacji według pilności i częstotliwości dostępu jest jednym z najlepszych sposobów, aby upewnić się, że Twój system archiwizacji jest doskonale praktyczny, a nie efektywnie zorganizowany.
Bonus Tip: Znajdź sposób, aby organizowanie systemu plików było zabawne, a przynajmniej wykonalne., Być może wiąże się to z uzyskiwaniem pięknych materiałów organizacyjnych, które sprawią, że praca będzie przyjemna, lub rekrutacją współpracowników, którzy pomogą Ci, abyś mógł dzielić się wysokiej jakości rozmowami podczas sesji organizacji.
Po prostu wymyśl sposób, aby zadanie porządkowania plików działało za Ciebie—to najlepszy sposób, aby upewnić się, że ważne zadanie porządkowania plików nie stanie się jednym z przerażających.
Czy można mieć kiedyś za dużo wskazówek dotyczących organizacji? Myślimy, że nie! Podziel się swoimi wskazówkami poniżej, abyśmy mogli cieszyć się super zorganizowanymi biurami!
P. S., Wiele z tych wskazówek pochodzi prosto z naszej grupy menedżerów biur na Facebook ' u! Zobacz, jakie bryłki mądrości ma do zaoferowania nasza społeczność i wskocz do rozmowy. Dołącz do grupy tutaj.
- Bio
- najnowsze posty
Ostatnie posty Emila Shour (Zobacz wszystkie)
- ostateczny plan działania dotyczący zaangażowania pracowników w 6 prostych krokach – 19 lipca 2019 r.
- office pets free rein w miejscu pracy – oto jak to uczyniło nasze biuro lepszym – 13 lipca 2019
- lekkie przekąski, które zapewnią ci energię na letni dzień plaży lub jeziora – 15 czerwca 2019