A Anatomia de um Pedido de Informações (RFI)

Se um empreiteiro geral, poderia somar todos os minutos, ele ou ela passou a aguardar uma resposta a uma RFI (Pedido de Informações) ao longo de sua carreira, eles podem ter encontrado o que eles poderiam ter ido de férias ou até mesmo algumas praças de compras, e eles podem ser caros demais. A pesquisa mostrou que um projeto Médio em um dia típico poderia ter entre 15 a 20 RFIs por US $1 milhão em valor do projeto. Isso significa que um projeto de US $5 Milhões pode gerar cerca de US $ 100.000 em custos.,

RFIs são simplesmente pedidos de informação, no entanto, não há nada de simples neles se eles não forem tratados corretamente. Existem maneiras fáceis de gerenciar com sucesso o processo RFI e nós lhe diremos como fazer isso.o que é um RFI na construção?

na construção, o objetivo de um RFI é resolver lacunas de informação, eliminar ambiguidades, e capturar e compartilhar decisões específicas durante o curso do projeto. Um contratante geral ou subcontratante geralmente apresenta um RFI por escrito para obter informações de um profissional de design, engenharia ou construção., A informação em um RFI é informação que não foi incluída no âmbito do contrato de construção.

o processo RFI de construção

o principal objectivo do processo RFI é eliminar a necessidade de medidas correctivas demoradas e dispendiosas durante o ciclo de vida de um projecto. Na Austrália, estes documentos são por vezes referidos como consultas técnicas (TQ).normalmente, perguntas RFI são feitas e resolvidas durante o processo de licitação de um projeto e / ou durante o curso de construção do projeto.,

o que você deve e não deve incluir em RFIs

RFIs pode ser classificado em várias categorias diferentes. Estas classificações podem ser valiosas para a equipa do projecto se forem utilizadas grandes categorias em documentos. Desta forma, eles irão melhorar a comunicação, focar o processo no resultado pretendido e desejado, e orientar a equipe do projeto.

estas categorias são:

• clarificações do desenho (conflitos, planos incompletos, ESPECIFICAÇÕES).,
• pedidos para uma mudança de projeto (muitas vezes devido a erros na construção, problemas de sequenciação).
• pedidos de substituição (engenharia de valores, disponibilidade de materiais, facilidade de Utilização).
• Construtibilidade problemas
• Diferentes condições de sítio

Esta lista não é exaustiva, e é mais importante entender o que é um RFI é não. Muitos itens são apropriados e necessários, mas são melhor transmitidos ou comunicados através de outros métodos.,

um RFI não se destina a ser utilizado para a comunicação de rotina, um submetedor, um plano ou programa de segurança, um transmittal ou um método de documentação. O RFIs nunca deve substituir a comunicação verbal ou ser utilizado para comentário ou posicionamento.

no lado do projecto, o RFIs não deve ser utilizado para a emissão incremental de documentos de projecto que deveriam ter feito parte da atribuição (excepto o projecto/construção ou o projecto de Via Rápida). Dependendo do contrato, RFIs pode ou não ser usado para substituições.se o seu contrato tem um processo separado, certifique-se de que a papelada e o processo são usados., Em caso negativo, utilizar o processo RFI e identificar o RFI como um “pedido de substituição”. Não utilize o RFI para a aprovação de meios e métodos ou problemas contratuais; também não é um ponto de venda para fazer perguntas inadequadas relacionadas com a instalação do produto, normalmente especificadas por um fabricante. Não considere um RFI como uma diretiva de mudança de construção ou um pedido de mudança de ordem.no que diz respeito aos requisitos contratuais, certifique-se de que os requisitos gerais do projecto sejam bem conhecidos pela equipa de construção e os siga., Os contratos federais e governamentais são particularmente conhecidos por processos contratualmente fixos que variam muito de proprietário para proprietário.

os componentes de um RFI

Existem dois componentes principais do RFIs: administrativo e profissional.os contratos de

muitas vezes requerem uma notificação quando erros, conflitos ou omissões são descobertos, e um RFI é a ferramenta usada extensivamente na indústria da construção. O RFI não só documenta um processo, como é também uma obrigação contratual e um processo fundamental para o êxito da execução dos projectos.,

No entanto, muitas atitudes dos trabalhadores da construção em relação à ferramenta tornaram-se negativas, uma vez que RFIs são frequentemente utilizados como um método para aumentar os lucros através de reivindicações. Eles também podem ser usados para criar uma trilha de papel para afirmar atrasos de impacto cumulativos, design negligente, ou outras ações similares. Este abuso de um processo necessário e Contratual está a criar problemas maiores na indústria.

An RFI should not be perceived as a high-risk document., É obrigatório para uma empresa de construção que deseja trabalho repetido, boas relações e uma reputação profissional gerenciar o processo através de uma profunda compreensão das melhores práticas. A longo prazo, as ramificações para o uso continuado do RFIs criarão mais problemas do que resolverão.

Qual é a diferença entre um RFI, RFP e RFQ?

“RFX” é um termo usado para se referir a um pedido de “algo”, a partir de uma proposta, informação, uma citação, ou algo mais. Muitas vezes é mais fácil referenciar um RFX do que “um RFP, RFI, ou RFQ.,”

os três documentos comuns são RFI (pedido de informação), RFP (pedido de Proposta) e RFQ (pedido de citação). RFI é frequentemente emitido no início do processo. Um RFI é similar em alguns aspectos a um RFP, mas geralmente é menos rigoroso e contém menos perguntas.

RFP (pedido de proposta) é o primeiro passo de um processo de aquisição. Uma organização que quer emitir um PFR avalia suas necessidades e desenvolve uma lista de critérios, que são então transformados em perguntas., As perguntas são então compiladas em um questionário que é enviado a um grupo de fornecedores que fornecem os produtos/serviços que se alinham com as necessidades do comprador. Os vendedores, que às vezes são chamados de fornecedores, respondem ao questionário e o devolvem ao comprador, após o que as respostas dos vendedores são anotadas. Os vendedores de topo são normalmente convidados a negociar ou a apresentar ofertas específicas num RFQ.,

RFQ (pedido de cotação) é uma solicitação aos vendedores de natureza muito específica e inclui todos os detalhes relevantes relacionados com os produtos/serviços que estão sendo adquiridos. Um RFQ é muitas vezes emitido após um RFP, mas também pode ser emitido por conta própria para bens e serviços que são particularmente padronizados.um dos principais problemas com RFIs é o custo adicional que eles podem colocar em um trabalho de construção., Pode não parecer muito inicialmente, mas os atrasos e o tempo de inatividade que surgem como resultado de um RFI podem somar-se ao longo do tempo. Como o Conselho Americano de Empresas de Engenharia delineia em seu esboço de RFIs, esses pedidos incluem mais de cinco etapas, cada uma com suas próprias subcategorias, ações e Respostas. Além disso, a RFIs pode coletivamente envolver uma ampla gama de membros da equipe, que podem todos atrasar o processo e criar ainda mais atrasos.,

para rever e responder a cada RFI individual, custa a uma empresa de construção uma média de US $1,080, enquanto o custo coletivo para o projeto poderia colocar uma empresa de volta $859,680.

In an effort to monetize the costs RFIs create for construction firms, Navigent Construction Forum of Navigant Consulting, Inc. reviu os dados RFI de 1.362 projectos em todo o mundo para um total de 1.083,807 RFIs. Os projetos variaram em valor entre US $5 milhões e US $5 bilhões, e cada um tinha uma média de 796 RFIs.,a pesquisa revelou que o RFIs pode criar atrasos significativos, uma vez que os proprietários e gestores de projetos são obrigados a rever e responder a cada um dos RFI de contratantes e subcontratantes, observando o custo de cada um e o uso do processo para fazer reivindicações contra os proprietários. Após a amostragem de 1.382 projetos, a Navigent descobriu que para rever e responder a cada RFI individual, custou uma média de US $1.080 a uma empresa de construção, enquanto o custo coletivo para o projeto poderia reduzir uma empresa de US $859,680.,

além disso, se devido a pedidos não considerados pela equipe de design, as perguntas já respondidas no contrato original, ou porque eles estão focados em meios e métodos, mais de um em cada dez dos pedidos de informação foram listados como “injustificável. Coletivamente, essas RFIs injustificadas tiveram uma média de cerca de US $ 113,400 por projeto.

talvez os dados mais perturbadores descobertos na pesquisa Navigent é que quase um em cada quatro RFIs não recebe respostas., Sem que alguém responda e resolva os problemas associados a um RFI, ele pode levar a um artesanato malandreco, construção inadequada, e até mesmo uma estrutura potencialmente insegura. Com os clientes, tornando-se mais litigiosa a cada ano, é de vital importância que as empresas de construção construir essas estruturas, utilizando o escopo e requisitos exigidos para trás pelos engenheiros e arquitetos, caso contrário, há uma possibilidade real de a empresa de construção em última análise, pode enfrentar uma ação sobre um edifício mal construído.,uma das principais causas da RFIs é a falta de comunicação entre arquitetos, engenheiros, empreiteiros e outras partes interessadas. À medida que cada um destes grupos se torna mais técnico e isolado, menos sobreposição e interação ocorre entre eles. Esta natureza silenciada significa que o construtor no final do processo terá de Solicitar informações de alguém mais acima da cadeia de design, levando, em última análise, a uma perda de tempo e horas de trabalho.,os CONTRATANTES que implementem software de gestão de projectos de construção podem eliminar eficazmente estes atrasos, disponibilizando RFIs a todas as partes relevantes instantaneamente. Com sua interface intuitiva de usuário, qualquer um na equipe–do executivo ao arquiteto aos subcontratados no campo–pode facilmente tirar uma foto da área problemática e carregá-la para o repositório da plataforma para que todos possam ver. Mesmo aqueles indivíduos que não têm a plataforma receberão uma mensagem alertando-os para o problema.,

gerentes de projeto podem então rever o RFI em tempo real e notificar os indivíduos necessários todos com alguns cliques e swipes de seus dispositivos móveis. Ao garantir que todos tenham acesso em tempo real a RFIs, juntamente com imagens do pedido ou áreas problemáticas, as empresas de construção reduzem o tempo e a mão-de-obra associados a este componente necessário do processo de construção, poupando, em última análise, tempo e dinheiro.,

Deixe Inovação Trabalhar Para Você

Em um passado estudo, a análise dos dados mostrou que, em média, de projeto de um ano ou menos, você poderia estar servindo a uma média de 270 pedidos de informação e, se um projeto tem a duração de um período de cinco ou mais anos, esse número pode aumentar para mais de 1400. A utilização de soluções de software chave irá melhorar muito o seu trabalho diário, acelerando os processos.quando surgem questões no terreno, é necessário saber como avançar, especialmente quando essa mudança pode afectar outras profissões que entram e completam um trabalho., A utilização de um software móvel, centrado no desenho e colaborativo para a gestão de projectos como o Procore pode não só ajudá-lo a enviar RFIs, mas também segui-los em tempo real, acelerar as taxas de resposta e flag ou listar RFIs por ordem de importância.

a utilização de soluções de software chave irá melhorar muito o seu trabalho diário, acelerando os processos.,

Com a solução de software direito, pedidos de informação pode ser enviada para todos os que precisam de responder (não importa onde eles estão), enquanto no campo e você pode anexar fotos, desenhos ou esquemas que são mais detalhados, específicos para o pedido. Tudo isso ajuda o receptor a obter uma melhor compreensão do RFI e pode acelerar o processo de decisão ou resposta., Uma vez que você receba uma resposta, a solução de software correta irá arquivar toda a atividade envolvida em torno dela, e se necessário, ajudá-lo a iniciar uma ordem de mudança e gerenciar os processos intrincados que evoluem a partir daí. Use a tecnologia para tirar a menial do processo e permitir-se mais tempo para planejar com antecedência para questões futuras.

espere respostas em prazos realistas

em primeiro lugar, leia o contrato cuidadosamente. Saber o que se qualifica como um RFI e o que não está de acordo com o contrato que assinou. Muitas RFIs podem ter sido respondidas dentro dos documentos originais do contrato., Se não leres a papelada a pente fino, vais arrancar cabelos desnecessariamente. E o seu RFI não será atendido. Sim, leva tempo no início para ler papelada aparentemente interminável escrita em legalês, mas vai tornar o seu trabalho mais fácil no final.

num projecto típico de um ano ou menos, pode estar a servir até uma média de 270 RFIs e se um projecto durar cinco ou mais anos, esse número pode aumentar para mais de 1400.,

além disso, não seja apanhado desprevenido se você receber uma resposta de um pedido que indica que o destinatário tem um montante “atribuído” de tempo para responder ao seu pedido. Muitos contratos em vigor estão agora a definir prazos para as taxas de resposta com base no destinatário. Por exemplo, ” o engenheiro recebe um máximo de sete dias para responder ao RFI.”De acordo com o Navigant Construction Forum™, há vários níveis de complexidade que determinam o tempo de revisão e resposta RFI., com base no feedback do pessoal da empresa de construção entrevistada, os profissionais de design estimam que a RFI média exigiria cerca de oito horas para receber, registar, rever e responder. Embora muitos pedidos possam ser atendidos e respondidos dentro de uma hora, outros podem levar dias para pesquisar e fornecer uma resposta adequada. De acordo com dados do estudo Navigant, o tempo médio de resposta pode variar de 6,4 dias a 10 dias com base na região, Tamanho do projeto e duração.

os tempos médios de resposta podem variar de 6.,4 dias a 10 dias com base na região, Tamanho do projeto e duração.

dependente da disciplina envolvida no pedido, uma pergunta de cor de tinta seria mais fácil de responder do que uma pergunta de engenharia. Entendendo essas diferenças, é importante pensar em frente. Enviar um RFI quando a condição é crítica resultará provavelmente em atrasos. No entanto, rever questões previsíveis e enviar RFIs antes do tempo deixa-lhe amplo espaço de respiração para obter uma resposta a tempo para o trabalho relacionado com a pergunta em questão a ser concluída., Se você perceber que certas categorias estão exigindo mais clarificação, então agrupar questões pode ajudar a acelerar os tempos de resposta RFI para aspectos difíceis de um projeto.

Por último, compreender o que é “crítico de missão” e o que pode ser colocado no descartável será um longo caminho para ajudar as respostas a serem rápidas. Seja específico em seus pedidos, e nivelá-los de acordo com a urgência do projeto. Marcar seu RFIs como “alta prioridade” pode ajudar a aumentar os tempos de resposta, mas não se esqueça de gritar lobo muitas vezes. Se tudo é urgente, então nada é., Empurre através das respostas que você precisa que podem atrasar os horários do projeto, pode ameaçar a segurança do projeto ou seus funcionários, ou pode exigir grandes mudanças no orçamento do projeto. Se a tinta de cor branca deve ou não ser branco brilhante ou branco casca de ovo pode esperar até que as perguntas mais importantes são respondidas.de um modo geral, a maioria das empresas ou proprietários tentará definir as suas melhores práticas e expectativas de RFI antes de iniciar um projecto., Estas melhores práticas RFI são frequentemente determinadas como:

• desenvolvendo um procedimento RFI.
• definindo o que será considerado um RFI e o que não será considerado um.
• que documentação será necessária ao lado de um RFI para uma resposta, tempos de resposta esperados e comunicar tudo o acima antes de iniciar o projeto de construção.

embora isso ajude a enquadrar as expectativas, você vai querer definir algumas condições antes de se envolver com um negócio também., Do seu ponto de vista, faria sentido comunicar os protocolos RFI esperados (se eles diferem dos deles) e concordar com o método ou sistema de Submissão.é aqui que a tecnologia pode ser sua amiga. A utilização de uma solução de software colaborativa e móvel pode ajudar a simplificar as comunicações e manter toda a gente informada em tempo real (documentando todas as actividades relacionadas com o seu RFI – basicamente, cobrindo o seu traseiro). Se o proprietário do projeto de construção, empresa ou gerente estiver usando uma solução de software como esta – certifique-se de pedir uma lição rápida em como usar o sistema corretamente., Se você é o único a introduzir o sistema, certifique-se de que o proprietário, empresa ou gerente de projeto entende a necessidade de Colaboração em tempo real para manter o projeto em tempo e dentro do orçamento. Muitas vezes, o sistema de gerenciamento de projeto ou solução que você deve utilizar é delineado em seus contratos – então novamente – leia esses contratos com cuidado.

tornando o” pedido ” simples

é surpreendente como muitas vezes este componente mais básico desaparece do RFI; intrigando o receptor, turvando as águas, e criando arrasto desnecessário no processo., Faça o “pedido” o mais óbvio, sem adornos e específico possível. Cada pergunta deve ser singular e clara—e responder.

Siga cada questão com um ponto de interrogação, como uma forma de separar as questões e se concentrar na natureza exata do pedido. Ficar chique com as perguntas ou tentar misturar vários assuntos ao mesmo tempo no RFI não move a bola para o fundo do campo. Mantém as coisas simples. Um RFI é uma pergunta. Pergunte o mais claramente possível.

questões de contexto

vamos repetir: contexto., É muito fácil de compor acidentalmente um pedido que tira tanto de sua própria experiência do problema, desafia a penetração fácil pelo destinatário. É um DEVORADOR de tempo. Construir a questão de tal forma que qualquer pessoa dentro ou fora do projeto pode entendê-la. Olhe atentamente para o seu pedido. Será que isso, ao menos, presume algum conhecimento prévio da parte do destinatário?

uma questão não se apresenta isoladamente num projecto, nem o seu RFI correspondente.,

um RFI adequadamente contextual deve incluir a natureza exata do mal-entendido, quem no projeto é impactado, que parte do processo do projeto é impactado, onde na construção a informação está faltando, e um prazo para que uma resposta é necessária. Um problema não se apresenta isoladamente em um projeto, e também não deve ser o RFI correspondente. Embrulhe a questão levemente no tipo de detalhe crescente que traz completa clareza ao RFI.

A Importância dos visuais numa imagem vale 1000 palavras., Este truísmo é perfeitamente adequado para o RFI. Anexar fotos, desenhos, vídeo, ou mesmo um diagrama apressadamente esboçado irá um longo caminho para eliminar a confusão sobre a natureza exata da informação que está sendo solicitada. Os visuais têm uma maneira de cortar direto para a perseguição, e quando combinado com suas perguntas focadas irá assegurar que a RFI é tratada de forma rápida e precisa.,

sugerir uma solução

sugerindo uma solução não só molduras e destaca a questão central do RFI, que o formato também servirá para estimular o destinatário para um “modo de solução” imediato; “transformando um” eu vou ter uma olhada neste item mais tarde ” em um item de ação.se você está na posição de solicitar um RFI, você provavelmente tem a experiência profissional e consciência situacional para incluir com sua pergunta muito específica um par de respostas possíveis de seu próprio. Qual é o sentido de apresentar uma resposta proposta juntamente com a sua própria pergunta?, Esta prática serve para aliviar ainda mais a questão, contrastando o RFI com uma solução retoricamente proposta. É como escurecer o fundo de uma foto, a fim de ajudar a exagerar os contornos do assunto. Não tens as respostas, claramente, ou não estarias a produzir um RFI.

importância da implementação do processo RFI

Sim, dissemos isso. O processo de Utilização do RFIs para indicar a falta de diligência ou responsabilidade de uma empresa ou proprietário por tempo e custos adicionais não pode levá-lo longe em tribunal., As empresas de construção tentaram utilizar o volume de RFIs como uma forma de mostrar planos defeituosos. No entanto, em Caddell Construction Co., Inc. v. Estados Unidos, o tribunal decidiu contra a Caddell Construction Co., Inc afirmando que “…um grande número de pedidos de informação não é uma indicação de que os planos eram defeituosas…” e “…para que a RFIs ser a evidência de que os planos estavam com defeito, eles devem, cumulativamente, demonstram uma séria deficiência nos planos.”

outro processo judicial, Dugan & Meyers Construction Co., Inc. v., O Departamento de serviços administrativos de Ohio, resultou em Dugan & Meyers perder em recursos porque os tribunais de Ohio rejeitaram argumentos de impacto cumulativo (o impacto de uma série de mudanças na produtividade, cronograma e custo). Embora este caso do Tribunal seja específico do Estado, ainda é importante entender o pensamento atual por trás do impacto cumulativo e RFIs.

no futuro, o ónus da demonstração de atraso e impacto para além da quantidade de RFIs apresentados recairá sobre os ombros do CONTRATANTE.,

no futuro, o ónus da demonstração de atraso e impacto para além da quantidade de RFIs apresentados recairá sobre os ombros do CONTRATANTE. E com os crescentes recursos judiciais em favor dos réus, os processos RFI devem ser mais minuciosos, juntamente com documentação detalhada e prova de verdadeiro impacto, se o CONTRATANTE quiser litigar por danos.

lembre-se que RFIs não são submissões, alterações de ordens ou contratos., Enquanto eles são importantes, e você precisa de respostas rápidas, você pode se proteger e sua sanidade planejando com antecedência e instituindo taxas de resposta razoáveis, engajando-se nas melhores práticas e implementando soluções de software inovadoras. Tudo isto equivale a menos tempo de espera e mais tempo de trabalho.

não acredite apenas na nossa palavra, verifique a ferramenta RFI do Procore por si mesmo.