com A perspectiva de iniciar, de organização, de limpeza e de escritório sistema de arquivamento tem o poder de fazer até mesmo o mais corajoso entre nós se esconder atrás de uma lista de outros, mais importante, “to-dos.”Não tens de te esconder mais! Estas dicas testadas no terreno vão ajudá—lo a obter e manter o seu sistema de arquivo do escritório em ordem de trabalho precisa.muitas destas dicas vieram diretamente do nosso grupo de gerentes de escritório no Facebook!, Veja que nuggets de sabedoria a nossa comunidade tem para oferecer e salte para a conversa. Junta-te ao grupo aqui.
código de cor
as pessoas têm sido codificadores de cores desde documentos do Escritório – e os sistemas de arquivos do Escritório para organizá—lo-tornou-se um fato da vida décadas atrás. A técnica experimentada e verdadeira de codificação de cores nunca falha, e é relativamente rápido e fácil de puxar, mesmo se você tem um sistema de arquivo particularmente complexo. Codificação de cores irá inspirá-lo a classificar os arquivos em categorias sensíveis, encontrar arquivos rapidamente, e adicionar algum divertimento ao processo de arquivo.,
Esta técnica organizacional é a maneira perfeita de transformar pilhas de papel em pacotes ordenados que são previsíveis da melhor maneira possível. O melhor de tudo, codificação de cores funciona tanto em arquivos físicos e digitais, e se você precisa organizar ambos os tipos de arquivos, você pode facilmente usar o mesmo sistema de codificação de cores para cada um.
Como:
- dê uma olhada em todos os arquivos que você precisa para organizar e estabelecer algumas categorias organizacionais. (Pode levar alguns passes para realmente reconhecer padrões e delinear suas categorias.)
- atribuir cada cor de categoria A., (Algumas categorias incluem Financeira, Recursos humanos, contratos e instalações.)
- reveja as categorias com suas equipes e executivos. A coordenação de cores não vai funcionar se ninguém entender as categorias que você escolheu.recolhe materiais para a codificação de cores. (Estas podem ser pastas coloridas para colocar em uma estante de livros ou simplesmente pedaços de fita colorida washi para colar em gavetas de arquivo.)
- Faça o código de cores! Separe os seus ficheiros em categorias codificadas por cores e sinta o Zen organizacional com cada ficheiro que largar (ou arrastar e largar) num recipiente limpo e codificado por cores.,
- crie uma folha de regras de referência rápida para tornar o processo de codificação de cores mais fácil para si mesmo (como você adicionar novos arquivos) e qualquer outra pessoa que irá ajudá-lo a organizar o sistema de arquivo de escritório no futuro.
Por que funciona:
a codificação de Cor é semelhante ao processo de aprendizagem conhecido como “chunking”, definido pela eLearning Treinador como “…a estratégia de quebrar a informação em pedaços menores que o cérebro pode mais facilmente digerir novas informações.,”
Quando você codifica uma montanha de papel, você transforma uma massa de informação em pedaços que você e seu cérebro podem facilmente Ordenar quando você precisa encontrar algo específico. Se você precisa encontrar uma fatura em uma pilha de papel, então você pode ficar sobrecarregado e desistir, mas se você precisa encontrar uma fatura em seu novo sistema de cores codificadas, então você saberá procurar a bandeira verde que denota “papelada Financeira.”
digitalizar
quando digitaliza ficheiros, cria essencialmente um sistema de ficheiros sem papel., Muitas pessoas acham muito mais fácil organizar um sistema de arquivo digital sobre um sistema de arquivo de papel depois que cada arquivo de papel foi convertido para um formato digital. Se você optar por digitalizar seus arquivos, você vai precisar começar por digitalizar e converter seus arquivos antigos, um processo que pode ser de tempo e mão – de-obra intensiva.
Como:
agradecimentos especiais para Francisco do nosso grupo do Facebook para delinear estes indicadores!
- decida como organizar os ficheiros digitalmente., Você vai usar uma solução de software fora de caixa, uma unidade de rede mantida pelo seu próprio grupo de TI (Tecnologia da informação), ou uma plataforma de nuvem livre como o Google Drive?Use uma máquina de digitalização confiável e eficiente. (Francisco usou uma máquina de rico com a capacidade de digitalizar documentos e enviá-los para pastas pré-atribuídas na rede.)
- Determine se você tem espaço de backup de armazenamento em nuvem para seus documentos. Isto é especialmente importante se você lidar com documentos que, se perdidos, poderia representar um enorme prejuízo para os clientes, clientes ou outras operações de negócios.,
- Determine quem terá acesso tanto a arquivos de adição e organização em seu sistema.
- Desenvolver uma convenção de nomenclatura padronizada para arquivos digitalizados. Isso tornará os arquivos fáceis de encontrar e procurar em seu sistema sem papel. Francisco recomenda adicionar datas (ou pelo menos anos) aos nomes dos arquivos, para que seja mais fácil saber quando apagá-los ou arquivá-los. Bibliotecas Penn tem uma lista maravilhosa de nomes de arquivos de melhores práticas para começar.
- crie um mapa do seu futuro sistema de Arquivo digital., Faça esta maquete o mais precisa possível para que você seja capaz de antecipar quaisquer problemas com o seu esquema de organização. Actualize o mapa quando terminar o projecto para incorporar quaisquer alterações que tenha feito ao longo do caminho. Quando você terminar, este mapa irá ajudá-lo a encontrar facilmente as coisas como você começa a conhecer o seu novo sistema.
- Digitalize os seus documentos:
- utilize um selo ou autocolantes para marcar ficheiros físicos que já tenham sido digitalizados para o sistema.
- Se o seu sistema de ficheiros digitais o permitir, adicione palavras-chave a cada documento para tornar os ficheiros mais fáceis de encontrar.leve o seu tempo para evitar erros., Mesmo um simples erro poderia um dia tornar impossível encontrar um arquivo que você precisa. Digitalizar documentos em seu novo sistema é um processo demorado, mas lembre-se: você será feito eventualmente!
Why it works:
sistemas digitais de arquivo automatizam o aspecto “encontrar ficheiros” do seu sistema de arquivo. Em vez de folhear pastas e pilhas enquanto arrisca papercuts e dores de cabeça, um sistema digital irá permitir que você pesquisar algumas palavras-chave ou classificar arquivos em uma lista alfabética e facilmente encontrar o que você quer.,os sistemas digitais também tornam mais fácil adicionar novos arquivos e até mesmo compartilhar responsabilidades de arquivo entre as equipes. A configuração requer um monte de trabalho, mas o tempo e stress que você salvar depois é bem vale a pena.
defina uma data de validade
isto pode parecer uma fraude, mas uma das melhores maneiras de organizar um sistema de arquivo de escritório é reduzir os arquivos que você precisa organizar., Eliminar arquivos por conteúdo pode ficar complicado, pois é difícil determinar quais arquivos precisam ser salvos e quais arquivos podem ser lançados, mas descartar arquivos por idade apresenta uma maneira segura e padronizada de decidir o que você pode lançar.
Como:
- estabelecer uma idade de “deitar fora” para os seus ficheiros—1 ano, 5 anos, 10 anos…o que for apropriado para os ficheiros que mantém e o tipo de negócio que conduz.
- Se recear que possa necessitar dos ficheiros de novo, basta movê-los para uma caixa ou pasta de “arquivo” organizada por ano., (Isto, pelo menos, impede o seu sistema de ficheiros principal de ficar confuso com documentos desactualizados.)
- crie uma reunião recorrente no seu calendário—possivelmente na primeira semana no ano novo—para fazer uma purga massiva de ficheiros.
Por que ele funciona:
descartar arquivos antigos mantém o seu sistema limpo, organizado e relevante. Ele também poupa tempo mantendo o sistema em ordem de funcionamento, e ajuda você a evitar perder tempo organizando arquivos que ninguém vai precisar novamente.,
Dividir e conquistar
Se os arquivos que você precisa para organizar são relevantes apenas para departamentos específicos, pergunte a uma pessoa em cada um dos grupos para organizar seus arquivos enquanto você criar um grande arquivo de estrutura de gestão.
Como:
- Criar uma estrutura de organização baseada no departamento em vez de usar categorias que agrupam arquivos baseados em tópicos gerais, tais como finanças ou Recursos Humanos.
- divida os ficheiros em conformidade.,leve os arquivos para um especialista em assuntos de cada departamento, de preferência alguém que você conhece tem habilidades organizacionais incríveis. Peça a este voluntário para organizar logicamente os arquivos e criar uma chave para a sua referência.Recolha os ficheiros departamentais organizados e adicione-os ao seu sistema global.
Por que ele funciona:
perguntando às pessoas que irão entender—e precisam acessar—os arquivos para assumir parte do processo de organização, você garante que o seu sistema irá funcionar.,
organizar os ficheiros nas paredes
montar os titulares de ficheiros nas suas paredes, em vez de usar um armário ou prateleira de ficheiros.
Como:
- estabelecer as suas categorias organizacionais e definir que tipos de documentos seriam abrangidos por cada categoria.montar Suportes de parede espaçosos numa das áreas comuns do seu escritório. (Obtenha titulares atraentes que se encaixem na marca da sua empresa para fazer este esforço duplo como uma iniciativa de design de escritório.) Etiquetar cada titular por categoria principal e, em seguida, especificar que tipos de arquivos devem ir em cada., Considere como você pode tornar o rótulo fácil para os funcionários ocupados de entender em alguns segundos ou menos. Aqui está um exemplo:
que arquivos vão para aqui?facturas recibos pedidos de reembolso enviem e-mail a todos os membros da empresa para explicar o seu processo. Em vez de trazer arquivos para você, as pessoas podem adicioná-los direito aos detentores.
Por que funciona:
Arquivos de escritório são recursos coletivos, por isso faz sentido que organizá-los deve ser uma responsabilidade coletiva. Embora você possa ter planos ambiciosos para manter o sistema de arquivo do escritório em uma condição perfeitamente organizada, tudo pode desmoronar se, e quando, você ficar ocupado. Este sistema garante a manutenção de arquivos organizados por categoria, em vez de empilhar-se em um heap casual.,
organizar por importância
qualquer pessoa que já procurou através de arquivos entende o desejo ardente de encontrar exatamente o que você precisa, em vez de encontrar 100 coisas que você não precisa. Tente organizar seus arquivos de escritório, a fim de tornar a recuperação de documentos mais agradável para todos.
Como:
- funcionários do inquérito e perguntar que Arquivos de escritório eles precisavam para encontrar ou acessar ao longo do ano. (Tornar esta pesquisa obrigatória e solicitar a ajuda da administração para a execução, se necessário.,)
- Scour through responses and group file types into tiers according to access demands. (The top tier would be the five most commonly accessed file types according to your survey.)
- Organize o seu sistema, digital ou físico, de acordo com estas categorias. Certifique-se de categorizar e rotular os sub-ficheiros também. Por exemplo, você pode rotular seus arquivos de nível superior, “arquivos cruciais”, e incluir etiquetas separadas para “recibos”, “contratos”, e “resultados de pesquisa.”
Por que ele funciona:
Todos querem um sistema de arquivos que parece antecipar exatamente o que eles estão procurando., Ao organizar o seu sistema baseado na” regra da maioria”, você tem a melhor chance de criar um sistema de arquivos que realmente entrega exatamente o que as pessoas precisam.
planeja organizar em uma base regular
mesmo o melhor sistema de arquivo de escritório não vai ficar organizado por si só. É melhor manter isso em mente e planejar fazer um pouco de trabalho mantendo o sistema organizado em uma base semanal. Contribuir com um pouco de esforço em uma base recorrente vai se sentir muito menos esmagadora do que tentar limpar um ano de arquivos mal geridos tudo de uma vez.,
Como: Configure uma chamada de atenção recorrente do calendário e lembre-se de manter esta tarefa Sagrada. Peça a ajuda de alguns colegas de trabalho para se manter responsável e para tornar o evento semanal divertido. (Você também pode estabelecer uma recompensa para aumentar a sua motivação organizacional.)
Why it works:
Keeping a system organized is way more realistic and manageable than organizing a system from scratch once a year.esta dica genial de ferramentas mentais simplifica todo o sistema de arquivo., Você ainda pode organizar arquivos para projetos concluídos, mas separá-los de arquivos relacionados ao trabalho em curso vai fazer Encontrar arquivos muito mais rápido e mais eficiente.
Como:
- mantenha qualquer técnica de categorização existente que funcionou para você, mas adicione duas categorias globais:” Completed “e” In Progress.”
- adicione datas ou etiquetas aos ficheiros de grupo por data de conclusão, esperada ou actual.
- adicione as datas de completação previstas ao seu calendário para que saiba quando está na hora de entrar e organizar alguma coisa.,
Por que ele funciona:
arquivos relacionados com o trabalho em progresso são logicamente as pessoas terão que acessar mais, e organizar um sistema de arquivo pela urgência e frequência de acesso é uma das melhores maneiras de se certificar de que seu sistema de arquivo é perfeitamente prático, além de ser eficientemente organizado.dica de bónus: encontre uma forma de tornar a organização do seu sistema de ficheiros divertida ou, pelo menos, exequível., Talvez isso envolva obter material de organização bonito que irá tornar o trabalho agradável ou recrutar um colega de trabalho para ajudá-lo para que você possa compartilhar conversas de qualidade durante as sessões de organização.
simplesmente descubra uma maneira de fazer a tarefa de organizar arquivos funcionar para você-Essa é a melhor maneira de se certificar de que a tarefa importante de organizar arquivos não se torna uma tarefa de pavor.pode Alguma vez ter demasiadas dicas de organização? Pensamos que não! Compartilhe suas dicas abaixo para que todos possamos desfrutar de escritórios super organizados!
P. S., Muitas dessas dicas vieram diretamente do nosso grupo de gerentes de escritório do Facebook! Veja que nuggets de sabedoria a nossa comunidade tem para oferecer e salte para a conversa. Junta-te ao grupo aqui.
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