nota introdutória
Se estiver a enviar a sua mensagem como parte de um post no TeamGantt ou numa aplicação, irá querer apresentar uma breve introdução aos tópicos quentes no seu relatório de Estado semanal. Isto guiará os seus leitores às partes mais importantes do relatório de Estado do projecto e prepará-los-á para a discussão subsequente sobre eles., A mensagem abaixo é também um grande exemplo de e-mail para atualizações de status do projeto:
Resumo
Dentro dessa seção do status semanal modelo de relatório, você deve descrever todas as coisas que já aconteceu (ou não aconteceu) no seu projeto na semana passada, bem como o que você espera realizar na semana que vem. As balas geralmente funcionam nesta secção. Estas devem ser breves declarações sobre o estado das tarefas, resultados, reuniões, comunicações, decisões, etc.,
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conclusão geral da linha do tempo do projecto
Se estiver a criar planos usando as nossas melhores práticas, está a criar o seu projecto em grupos para que possa relatar o estado de uma fase, entregável ou tarefa. Nesta seção do modelo de atualização semanal do projeto, você deve incluir a porcentagem total de conclusão do seu projeto, bem como seus grupos de projeto.
Status orçamental
não mantenha a sua equipa ou clientes no escuro quando se trata do orçamento restante do projecto., Dependendo do seu projeto, você pode preferir compartilhar o orçamento geral, ou orçamentos de tarefas que você está trabalhando. Dentro do nosso modelo de relatório de Estado do projecto, damos-lhe espaço para fazer as duas coisas!pode também considerar a partilha de uma percentagem global gasta em relação ao número de horas gastas. Faça sua devida diligência aqui e discuta com sua equipe ou liderança para determinar o quão transparente você deve ser no relatório de status semanal. E não seja tímido para adicionar notas Se você acha que seus clientes ou equipe vai ficar nervoso sobre o status., Aqui está um relatório de status de exemplo:
Próximo de tarefas e metas
Este pode se sentir redundante com base no que você listados na seção “Resumo”, mas pense nisso como apenas uma outra forma de lista de marcos importantes—ou mesmo próximas férias ou eventos no seu projeto de atualização de status que você precisa todo mundo a nota.
tome o tempo aqui para compartilhar mais detalhes sobre as tarefas e Marcos. Quanto mais detalhes você puder fornecer, melhor você será., Além disso, certifique-se de usar a tabela no modelo de relatório de Estado do projeto cada vez que você envia para a sua equipe para articular itens específicos. Isso ajudará as pessoas a ler e ver detalhes facilmente.
itens de Acção
projectos são mais do que tarefas e Marcos. Na verdade, você tipicamente tem que rastrear um número de itens por-fazer ou de ação para atender a esses marcos., Use a tabela simples dentro do nosso modelo de relatório de Estado semanal para rastrear qualquer coisa e tudo o que irá impactar sua linha do tempo e orçamento, e certifique-se de atribuir a propriedade a cada membro da equipe para que todos entendam o que é esperado deles.
riscos, problemas e planos de mitigação
não há dúvida de que as coisas correm mal nos projectos, mas não têm de o fazer. Vai ser o teu trabalho estar atento a problemas e riscos para garantir que as coisas não correm mal., Você vai querer compartilhar o máximo de detalhes possível aqui, e estar preparado para discutir isso. Criamos uma seção dentro do modelo de atualização do projeto para lhe dar a capacidade de fazê-lo.
qualquer membro da equipa ou stakeholder que não fique um pouco assustado com um risco de projecto é provavelmente muito verificado. É um risco para ti!
também: você pode nem sempre estar rastreando riscos em seus projetos, mas você ainda deve deixar esta seção em seu relatório de Estado semanal. É importante para a sua equipa e clientes saber que está sempre à procura de potenciais problemas., Além disso, se não houver nada para relatar, pode terminar o seu check-in numa nota alta.Baixe este modelo de relatório de Estado do projeto livre hoje!