Se há uma coisa que se aplica a quase todas as empresas, é o fato de que eles precisam de uma maneira de rastrear quanto tempo seus funcionários estão gastando no trabalho. Tradicionalmente, planilhas do Excel têm sido a opção go-to que muitas empresas preferem para rastreamento de tempo, ou porque eles acham que é uma solução barata e fácil, ou simplesmente porque é o que eles estão acostumados a usar. Pode até empregá-los nos seus negócios diários., Como muitos outros negócios que fizeram a mudança irá dizer-lhe, no entanto, Excel não é exatamente tudo que é rachado para ser quando você está tentando criar um sistema eficiente para manter o tempo.
em primeiro lugar, considere isto: o Excel é extremamente limitado no que pode fazer. Você terá que digitar todas as suas informações manualmente—aumentando a probabilidade de erros, e exigindo que você lembre os funcionários a preencher suas folhas todos os dias. Você não pode fazer aprovações automáticas, você tem poucas características analíticas, e seus dados nunca serão em tempo real., Isso torna difícil manter uma cronometragem do Excel Atualizada, E esses problemas são agravados pelo fato de que, se sua equipe está usando a mesma folha para registrar todos os seus dados, apenas uma pessoa pode trabalhar nela de cada vez. O processo é lento e arrastando, sugando o tempo que você poderia ter usado para ser produtivo tentando preencher as folhas de tempo uma célula dolorosa de cada vez.
As coisas tornam-se mais confusas quando você traz novos membros da equipe a bordo., As fórmulas e códigos únicos que os criadores originais do seu timesheet estavam acostumados a usar podem ser indecifráveis para o novo gerente que você colocou no comando de manter o tempo. Podem ter de começar do zero, ou passar horas a tentar perceber o que se passa. Existem poucos controles de privacidade no Excel (o que significa que os dados sensíveis são particularmente vulneráveis à má gestão), e, além disso, o Excel não é facilmente escalável. À medida que a sua organização cresce, tornar-se-á cada vez mais difícil gerir o tamanho do banco de dados.,
ainda assim, o Excel tem o seu apelo para algumas empresas, particularmente se você está apenas a usá-lo para pequenos projetos e precisa de uma solução que não requer muito na forma de software adicional. Para muitas empresas, o Excel é “livre”, já que vem por defeito com pacotes do Microsoft Office. Ele não requer que você realize treinamento adicional para seus funcionários, e usuários avançados podem espremer o programa por cada onça de seu valor—desde que eles saibam como. Excel pode não ser uma solução perfeita, mas, se você vai usá-lo, por que não se certificar de que você tem os melhores modelos à sua disposição?,