Anatomia unei cereri de informații (RFI)

dacă un antreprenor general ar putea aduna toate minutele pe care le-a petrecut așteptând un răspuns la o RFI (cerere de informații) de-a lungul carierei, s-ar putea să fi descoperit că ar fi putut pleca în vacanță sau chiar a construit câteva piețe de cumpărături și pot fi și costisitoare. Cercetările au arătat că un proiect mediu într-o zi obișnuită ar putea avea între 15 și 20 RFIs la 1 milion de dolari în valoare de proiect. Aceasta înseamnă că un proiect de 5 milioane de dolari poate genera costuri de aproximativ 100,000 USD.,

RFIs sunt pur și simplu cereri de informații, dar nu este nimic simplu despre ele dacă nu sunt tratate corect. Există modalități ușoare de a gestiona cu succes procesul RFI și vă vom spune cum să faceți acest lucru.

ce este un RFI în construcții?

în construcții, scopul unei RFI este de a rezolva lacunele de informații, de a elimina ambiguitățile și de a capta și împărtăși decizii specifice pe parcursul proiectului. Un antreprenor general sau subcontractant depune, de obicei, un RFI în formă scrisă pentru a prelua informații de la un profesionist în proiectare, inginerie sau construcții., Informațiile dintr-un RFI sunt informații care nu au fost incluse în domeniul de aplicare al contractului de construcție.

procesul RFI de construcție

scopul principal al procesului RFI este de a elimina nevoia de acțiuni corective consumatoare de timp și costisitoare pe parcursul ciclului de viață al unui proiect. În Australia, aceste documente sunt uneori denumite interogări tehnice (TQ).

De obicei, întrebările RFI sunt puse și rezolvate în timpul procesului de licitare a unui proiect și/sau în cursul proiectului de construcție.,

ce ar trebui și nu ar trebui să includeți în RFIs

RFIs poate fi clasificat aproximativ în mai multe categorii diferite. Aceste clasificări pot fi valoroase pentru echipa de proiect dacă sunt utilizate categorii largi în documente. În acest fel, vor îmbunătăți comunicarea, vor concentra procesul asupra rezultatului dorit și dorit și vor conduce echipa de proiect.aceste categorii sunt:

• clarificări de proiectare (conflicte, planuri incomplete, specificații).,
• cereri pentru o schimbare de proiectare (de multe ori din cauza unor erori în construcție, probleme de secvențiere).
• cereri de substituții (inginerie valoare, disponibilitatea materialelor, ușurința de utilizare).
• Constructabilitatii probleme
• Diferite condiții de șantier

Această listă nu este exhaustivă, și este mult mai important să se înțeleagă ceea ce un RFI nu este. Multe elemente sunt adecvate și necesare, dar sunt mai bine transmise sau comunicate prin alte metode.,

Un RFI nu este destinat a fi utilizat pentru comunicarea de rutină, o trimitere, un plan de siguranță sau o programare, transmitere sau o metodă de documentare. RFIs nu trebuie să înlocuiască niciodată comunicarea verbală sau să fie utilizate pentru comentarii sau poziționare.

Pe partea de design, RFIs nu ar trebui să fie utilizate pentru incrementale emiterea de documente de proiectare, care ar fi fost parte din premiu (design/construi sau fast-track design de excepție). În funcție de contract, RFIs poate sau nu poate fi utilizat pentru substituții.dacă contractul dvs. are un proces separat, asigurați-vă că sunt utilizate documentele și procesele., În caz contrar, se utilizează procesul RFI și se identifică RFI ca o „cerere de înlocuire”. Nu utilizați RFI pentru aprobarea mijloacelor și metodelor sau a problemelor contractuale; de asemenea, nu este o piață de desfacere pentru a pune întrebări necorespunzătoare legate de instalarea produsului specificat în mod obișnuit de către un producător. Nu considerați o RFI ca o directivă de modificare a construcției sau o cerere de comandă de modificare.în ceea ce privește cerințele contractului, asigurați-vă că cerințele generale ale proiectului sunt bine cunoscute de echipa de construcție și urmați-le., Contractele federale și guvernamentale sunt cunoscute în special pentru procesele fixate contractual care variază foarte mult de la proprietar la proprietar.

componentele unui RFI

există două componente principale ale RFIs: administrative și profesionale.contractele necesită adesea o notificare atunci când sunt descoperite erori, conflicte sau omisiuni, iar un RFI este instrumentul utilizat pe scară largă în industria construcțiilor. Nu numai că documentul RFI reprezintă un proces, ci este și o obligație contractuală și un proces fundamental pentru livrarea cu succes a proiectelor.,cu toate acestea, multe atitudini ale lucrătorilor în construcții față de instrument au devenit negative, deoarece RFIs sunt frecvent utilizate ca metodă de creștere a profiturilor prin creanțe. Acestea pot fi, de asemenea, utilizate pentru a crea o pistă de hârtie pentru a afirma întârzieri de impact cumulative, design neglijent sau alte acțiuni similare. Acest abuz al unui proces necesar și contractual creează probleme mai mari în industrie.

Un RFI nu trebuie perceput ca un document cu risc ridicat., Este obligatoriu ca o companie de construcții care dorește să repete munca, relații bune și o reputație profesională să gestioneze procesul printr-o înțelegere profundă a celor mai bune practici. Pe termen lung, ramificațiile pentru utilizarea abuzivă continuă a RFIs vor crea mai multe probleme decât vor rezolva.

care este diferența dintre un RFI, RFP și RFQ?

„RFX” este un termen folosit pentru a se referi la o cerere pentru „ceva”, dintr-o propunere, informații, un citat, sau altceva. Este adesea mai ușor să se refere la un RFX decât „un RFP, RFI, sau RFQ.,cele trei documente comune sunt RFI (cerere de informații), RFP (cerere de ofertă) și RFQ (cerere de ofertă). RFI este adesea emis la începutul procesului. Un RFI este similar în unele moduri cu un RFP, dar este de obicei mai puțin riguros și conține mai puține întrebări. RFP (cerere de ofertă) este primul pas într-un proces de achiziție. O organizație care dorește să emită un RFP își evaluează nevoile și dezvoltă o listă de criterii, care sunt apoi transformate în întrebări., Întrebările sunt apoi compilate într-un chestionar care este trimis unui grup de furnizori care furnizează produsele/serviciile care se aliniază nevoilor cumpărătorului. Vânzătorii, care sunt uneori numiți furnizori, răspund la chestionar și îl returnează cumpărătorului după care răspunsurile vânzătorilor sunt punctate. Furnizorii de top sunt apoi, de obicei, invitați la negocieri sau să depună oferte specifice într-un RFQ.,RFQ (cerere de ofertă) este o solicitare către furnizori care are o natură foarte specifică și include toate detaliile relevante referitoare la produsele/serviciile care sunt achiziționate. O RFQ este adesea emisă după o RFP, dar poate fi emisă și singură pentru bunuri și servicii care sunt deosebit de standardizate.una dintre problemele majore cu RFIs este povara costurilor suplimentare pe care le pot plasa pe un loc de muncă de construcție., S-ar putea să nu pară prea mult inițial, dar întârzierile și timpul de oprire care apar ca urmare a unui RFI se pot adăuga în timp. Pe măsură ce Consiliul American al companiilor de inginerie delimitează în schița RFIs, aceste solicitări includ mai mult de cinci pași, fiecare cu propriile subcategorii, acțiuni și răspunsuri. În plus, RFIs poate implica colectiv o gamă largă de membri ai echipei, care pot susține procesul și pot crea și mai multe întârzieri.,

Pentru a revizui și de a răspunde la fiecare individ RFI, costă o firma de constructii o medie de $de 1.080, în timp ce colectivă costul proiectului ar putea stabili o firmă înapoi $859,680.

Într-un efort de a valorifica costurile RFIs crea pentru firmele de construcții, Navigent Construcție Forum de Navigant Consulting, Inc. datele RFI revizuite din 1.362 de proiecte din întreaga lume pentru un total de 1.083.807 RFIs. Proiectele au variat în valoare între 5 milioane dolari și 5 miliarde dolari ,și fiecare dintre ele a avut o medie de 796 RFIs.,cercetarea a arătat că RFIs poate crea întârzieri semnificative, deoarece proprietarii și managerii de proiect sunt obligați să revizuiască și să răspundă fiecărui RFI individual de la contractori și subcontractanți, notând costul fiecăruia și utilizarea procesului pentru a face reclamații împotriva proprietarilor. După prelevarea de probe 1,382 proiecte, Navigent descoperit că pentru a revizui și de a răspunde la fiecare individ RFI, costa o firma de constructii o medie de $de 1.080, în timp ce colectivă costul proiectului ar putea stabili o firmă înapoi $859,680., în plus, fie din cauza cererilor care nu sunt luate în considerare de echipa de proiectare, a întrebărilor deja răspunsate în contractul inițial, fie pentru că se concentrează pe mijloace și metode, mai mult de unul din zece dintre RFIs au fost enumerate ca „nejustificabile.”În mod colectiv, aceste RFIs nejustificate au fost în medie de aproximativ 113,400 USD pe proiect.poate că cele mai îngrijorătoare date descoperite în cercetarea Navigentă sunt că aproape unul din patru RFIs nu primește niciun răspuns., Fără ca cineva să răspundă și să rezolve problemele asociate cu un RFI, poate duce la o măiestrie proastă, la o construcție necorespunzătoare și chiar la o structură potențial nesigură. Cu clienții din ce în ce mai litigioase în fiecare an, este extrem de important ca firmele de construcții construi aceste structuri folosind întregul domeniu de aplicare și cerințele stabilite de ingineri și arhitecți, în caz contrar, există o șansă foarte reală firma de construcții se poate confrunta în cele din urmă un proces peste o clădire slab construite.,una dintre principalele cauze ale RFIs este lipsa de comunicare între arhitecți, ingineri și contractori și alte părți interesate cheie. Pe măsură ce fiecare dintre aceste grupuri devine mai tehnic și izolat, cu atât mai puțin se suprapun și interacțiunea are loc între ele. Această natură silozată înseamnă că constructorul de la capătul coadă al procesului va trebui să solicite informații de la cineva mai departe în lanțul de proiectare, ducând în cele din urmă la o pierdere de timp și ore de lucru.,

contractorii care implementează software-ul de management al proiectelor de construcție pot elimina în mod eficient aceste întârzieri, punând RFIs la dispoziția tuturor părților relevante instantaneu. Cu interfața sa intuitivă, oricine din echipă-de la executiv la arhitect până la subcontractanții din domeniu-poate face cu ușurință o fotografie a zonei problematice și o poate încărca în depozitul platformei pentru ca toți ceilalți să o poată vedea. Chiar și acele persoane care nu au Platforma vor primi un mesaj care îi avertizează asupra problemei.,

managerii de proiect pot apoi să revizuiască RFI în timp real și să notifice persoanele necesare cu câteva clicuri și glisări de pe dispozitivele lor mobile. Asigurându-se că toată lumea are acces în timp real la RFIs împreună cu imagini ale cererii sau ale zonelor problematice, firmele de construcții reduc timpul și forța de muncă asociate cu această componentă necesară a procesului de construcție, economisind în cele din urmă timp și bani.,într-un studiu anterior, analiza datelor a arătat că într-un proiect mediu de un an sau mai puțin, ați putea servi până la o medie de 270 RFIs și dacă un proiect durează o durată de cinci sau mai mulți ani, acest număr poate crește până la peste 1400. Utilizarea soluțiilor software cheie vă va îmbunătăți considerabil munca de zi cu zi prin accelerarea proceselor.când apar întrebări în domeniu, trebuie să știți cum să mergeți mai departe, mai ales atunci când această schimbare poate afecta alte meserii care vin și termină un loc de muncă., Folosind un mobil, desen-centric, Software-ul de colaborare pentru managementul de proiect ca Procore nu numai că vă poate ajuta să prezinte RFIs, dar, de asemenea, urmăriți-le în timp real, accelera ratele de răspuns și RFIs pavilion sau lista în ordinea importanței.

utilizarea soluțiilor software cheie vă va îmbunătăți considerabil munca de zi cu zi prin accelerarea proceselor.,

cu soluția software potrivită, RFIs-urile pot fi trimise tuturor celor care trebuie să răspundă (indiferent unde se află) în timp ce se află pe teren și puteți atașa fotografii, desene sau scheme mai detaliate, specifice solicitării dvs. Toate acestea ajută destinatarul să înțeleagă mai bine RFI și pot accelera procesul de decizie sau de răspuns., Odată ce primiți un răspuns, soluția software potrivită va arhiva toată activitatea implicată în jurul acesteia și, dacă este necesar, vă va ajuta să inițiați o comandă de schimbare și să gestionați procesele complicate care evoluează de acolo. Utilizați tehnologia pentru a scoate menial din proces și permiteți-vă mai mult timp pentru a planifica pentru problemele viitoare.

așteptați răspunsuri în intervale de timp realiste

în primul rând, citiți cu atenție contractul. Știți ce se califică drept RFI și ce nu conform contractului pe care l-ați semnat. Este posibil ca multe RFIs să fi primit răspuns în documentele contractuale originale., Dacă nu citiți documentele cu un pieptene fin, veți scoate părul inutil. Și RFI-ul tău nu va fi răspuns. Da, este nevoie de timp la început pentru a citi prin documente aparent fără sfârșit scrise în legalese, dar va face munca mai ușoară în cele din urmă.pe un proiect tipic de un an sau mai puțin, ați putea servi până la o medie de 270 RFIs și dacă un proiect durează o durată de cinci sau mai mulți ani, acest număr poate crește până la peste 1400.,în plus, nu fi luat prin surprindere dacă primești un răspuns dintr-o solicitare care indică faptul că destinatarul are un timp „alocat” pentru a răspunde solicitării tale. Multe contracte curente definesc acum termene pentru ratele de răspuns în funcție de destinatar. De exemplu, „inginerului i se acordă maximum șapte zile pentru a răspunde la RFI.”Potrivit Navigant Construction Forum™ există diferite niveluri de complexitate care determină revizuirea RFI și timpul de răspuns.,

pe baza feedback-ului din partea personalului firmei de construcții intervievate, profesioniștii în proiectare estimează că RFI mediu ar necesita aproximativ opt ore pentru a primi, înregistra, revizui și răspunde. În timp ce multe cereri pot fi fielded și a răspuns la într-o oră, altele pot dura zile pentru cercetare și să ofere un răspuns adecvat. Conform datelor din studiul Navigant, timpii medii de răspuns pot varia de la 6,4 zile la 10 zile în funcție de regiune, dimensiunea proiectului și durata.

timpul mediu de răspuns poate varia de la 6.,4 zile până la 10 zile în funcție de regiune, dimensiunea proiectului și durata.

în funcție de disciplina implicată în cerere, o întrebare de culoare a vopselei ar fi mai ușor de răspuns decât o întrebare de inginerie. Înțelegând aceste diferențe, este important să gândim înainte. Trimiterea unui RFI atunci când starea este critică va duce mai mult decât probabil la întârzieri. Cu toate acestea, revizuirea problemelor previzibile și trimiterea RFIs înainte de timp vă lasă suficient spațiu de respirație pentru a obține un răspuns la timp pentru ca lucrarea legată de întrebarea la îndemână să fie finalizată., Dacă vă dați seama că anumite categorii necesită mai multe clarificări, atunci gruparea problemelor poate ajuta la accelerarea timpilor de răspuns RFI pentru aspecte dificile ale unui proiect.în cele din urmă, înțelegerea a ceea ce este „misiunea critică” și ceea ce poate fi plasat pe arzătorul din spate va merge mult în a ajuta răspunsurile să fie urmărite rapid. Fiți specific în solicitările dvs. și nivelați-le în funcție de urgența proiectului. Marcarea RFIs ca „prioritate ridicată” poate ajuta la creșterea timpilor de răspuns, dar asigurați-vă că nu plângeți lupul de prea multe ori. Dacă totul este urgent, atunci nimic nu este., Treceți prin acele răspunsuri de care aveți nevoie, care pot întârzia programele Proiectului, pot amenința siguranța proiectului sau a angajaților dvs. sau pot necesita modificări mari ale bugetului proiectului. Indiferent dacă vopseaua de culoare albă ar trebui să fie albă strălucitoare sau albă de ouă, puteți aștepta până când se vor răspunde la întrebările mai importante.în general, majoritatea întreprinderilor sau proprietarilor vor încerca să-și stabilească cele mai bune practici și așteptări RFI înainte de a începe un proiect., Aceste bune practici RFI sunt adesea determinate a fi:

• dezvoltarea unei proceduri RFI.
• definirea a ceea ce va fi considerat un RFI și ceea ce nu va fi considerat unul.
• Ce documentația va fi necesar, alături de o RFI pentru un răspuns, răspunsul așteptat de ori și de a comunica toate cele de mai sus înainte de a începe construcția proiectului. în timp ce acestea vor ajuta la încadrarea așteptărilor, veți dori să setați câteva condiții înainte de a vă angaja într-o afacere., Din punctul dvs. de vedere, ar avea sens să comunicați protocoalele RFI așteptate (dacă acestea diferă de ale lor) și să fiți de acord cu privire la metoda sau sistemul de depunere.aici tehnologia poate fi prietenul tău. Utilizarea unei soluții software colaborative bazate pe dispozitive mobile poate ajuta la eficientizarea Comunicațiilor și la informarea tuturor în timp real (documentând în același timp fiecare activitate legată de RFI-practic, acoperind spatele dvs.). Dacă proprietarul proiectului de construcție, compania sau Managerul utilizează o soluție software ca aceasta – asigurați-vă că cereți o lecție rapidă despre modul de utilizare corectă a sistemului., Dacă sunteți cel care introduce sistemul, asigurați-vă că proprietarul, compania sau managerul de proiect înțelege necesitatea unei colaborări în timp real pentru a menține proiectul la timp și în limitele bugetului. Adesea, sistemul de management de proiect sau soluția pe care vă așteptați să o utilizați este prezentată în contractele dvs. – deci din nou – citiți cu atenție aceste contracte.este surprinzător cât de des această componentă cea mai de bază lipsește din RFI; nedumerirea destinatarului, muddying apele și crearea de tragere inutilă în acest proces., Faceți „cererea” cât mai evidentă și neadornată și specifică posibil. Fiecare întrebare trebuie să fie singulară și clară-și răspunzătoare.urmați fiecare întrebare cu un semn de întrebare, ca o modalitate de a separa problemele și de a vă concentra pe natura exactă a solicitării. Obținerea fanteziei cu întrebările sau încercarea de a amesteca mai multe probleme simultan în RFI nu mișcă mingea în jos. Păstrați-l simplu. Un RFI este o întrebare. Întreabă-l cât mai clar posibil.
  

  Context contează

  să o spunem din nou: Context., Este foarte ușor să compuneți accidental o solicitare care atrage atât de mult din propria experiență a problemei, încât sfidează penetrarea ușoară de către destinatar. E un mâncător de timp. Construi întrebarea în așa fel încât absolut oricine pe sau în afara proiectului poate înțelege. Uită-te atent la cererea ta. Are chiar ușor presupune unele cunoștințe anterioare din partea destinatarului?

  o problemă nu se prezintă în mod izolat pe un proiect, și nici nu ar trebui să RFI corespunzătoare.,

  Un RFI contextual corespunzător ar trebui să includă natura exactă a neînțelegerii, cine este afectat de proiect, ce parte a procesului de proiect este afectată, unde lipsește informația și un termen limită până la care este necesar un răspuns. O problemă nu prezintă în mod izolat pe un proiect, și nici nu ar trebui să RFI corespunzătoare. Înfășurați ușor întrebarea într-un fel de detaliu sporit care aduce claritate completă RFI.

  importanța imaginilor într-un RFI

  o imagine valorează 1.000 de cuvinte., Acest truism este perfect potrivit pentru RFI. Atașarea fotografii, desene, video, sau chiar o diagramă în grabă schițat va merge un drum lung spre eliminarea confuzie cu privire la natura exactă a informațiilor solicitate. Vizuale au un mod de tăiere direct la subiect, și atunci când sunt combinate cu întrebările dumneavoastră concentrat va asigura RFI este abordată rapid și precis.,

  sugerați o soluție

  sugerând o soluție nu numai cadre și evidențiază problema centrală a RFI, acest format va servi, de asemenea, pentru a stimula destinatarul la un „mod de soluție” imediat transformând un element „voi arunca o privire la acest lucru mai târziu” într-un element de acțiune.dacă sunteți în poziția de a solicita un RFI, probabil că aveți expertiza profesională și conștientizarea situației pentru a include cu întrebarea dvs. foarte specifică câteva răspunsuri posibile ale dvs. Care este rostul de a trimite un răspuns propus alături de propria întrebare?, Această practică servește pentru a aduce întrebarea într-o ușurare și mai accentuată prin contrastarea RFI cu o soluție propusă retoric. Este ca și cum ați întuneca fundalul unei fotografii pentru a exagera în mod util contururile subiectului. Nu aveți răspunsurile, în mod clar, altfel nu ați produce un RFI.

  importanța implementării procesului RFI

  Da, am spus-o. Procesul de utilizare a RFIs pentru a indica lipsa de diligență sau răspundere a unei companii sau a proprietarului pentru timp și costuri suplimentare nu vă poate duce departe în instanță., Companiile de construcții au încercat să utilizeze volumul mare de RFIs ca o modalitate de a arăta planuri defecte. Cu toate acestea, în Caddell Construction Co., Inc. v. Statele Unite, instanța a constatat împotriva Caddell Construction Co., Inc afirmând că „…un număr mare de RFIs nu este un indiciu că planurile au fost defecte…” și „…pentru ca RFIs să fie dovada că planurile au fost defecte, acestea trebuie să demonstreze cumulativ o deficiență gravă în planuri.”

  Un alt caz instanță, Dugan & Meyers Construction Co., Inc. v., Ohio Departamentul de servicii Administrative, a dus la Dugan & Meyers pierde în apel, deoarece instanțele Ohio au respins argumentele de impact cumulative (impactul unei serii de modificări asupra productivității, program și cost). În timp ce acest caz este specific statului, este încă important să înțelegem gândirea actuală din spatele impactului cumulativ și RFIs.

  în viitor, sarcina de a demonstra întârzierea și impactul dincolo de cantitatea de RFIs depuse se va sprijini pe umerii contractantului.,

  în viitor, sarcina de a demonstra întârzierea și impactul dincolo de cantitatea de RFIs depuse se va sprijini pe umerii contractantului. Și odată cu apariția apelurilor în instanță în favoarea inculpaților, procesele RFI trebuie să fie mai amănunțite, împreună cu documentația detaliată și dovada impactului real dacă contractantul dorește să conteste daunele.

  amintiți-vă că RFIs nu sunt submittals, ordine de schimbare sau contracte., Deși acestea sunt importante și aveți nevoie de răspunsuri rapide, vă puteți proteja sănătatea, planificând din timp și instituind rate de răspuns rezonabile, angajându-vă în cele mai bune practici și implementând soluții software inovatoare. Toate acestea echivalează cu mai puțin timp de așteptare și mai mult timp de lucru.

  nu luați doar cuvântul nostru pentru asta, consultați instrumentul RFI al lui Procore pentru dvs.