cum se organizează o lucrare: formatul propunerii

care este metoda propunerii?

propunerile sunt scrise dintr-o varietate de motive și pot urma o gamă largă de formate. În cele din urmă, scopul unei propuneri este de a prezenta o idee persoanei sau organizației și de a le convinge că ideea dvs. merită urmărită. În funcție de complexitatea și formalitatea domeniului de aplicare al propunerii dvs., este posibil să aveți nevoie de mai mult sau mai puțin profunzime., Cu toate acestea, toate propunerile au o structură de bază destul de simplă, care urmează șase părți generice:

1. Topic: precizați subiectul și scopul dvs. pentru scrierea propunerii.
2. paradigmă: descrie starea actuală sau înțelegere ca publicul știe.
3. Gap: identificați decalajul în cunoașterea practicii așa cum o vede paradigma actuală. Arătați ce lipsește (aceasta este în esență o declarație de problemă).
4. Prognoza: Prognoza organizarea propunerii, astfel încât cititorul știe exact ce să se aștepte. Apoi urmați acest ordin pe tot parcursul propunerii.,
5. cercetare: oferiți explicații detaliate despre cercetarea pe care o veți efectua pentru a afla mai multe despre problemă/decalaj și soluție.
6. propunere: propuneți ceva nou, bazat pe cercetarea dvs., care umple golul sau rezolvă problema.având în vedere cele șase componente de bază, majoritatea propunerilor, în special cele care necesită o mare formalitate, cercetare, planificare și prezentare, necesită mult mai multă profunzime, iar structura organizațională poate include până la 14 sau mai multe secțiuni/componente diferite., Dacă sunteți în căutarea pentru modul de a scrie un plin, în profunzime propunere, includ următoarele paisprezece secțiuni și urmați ordinea prevăzută mai jos:
   1. Transmiterea Scrisoare
   2. Coperta/Pagina de Titlu
   3. Sumar
   4. Cuprins
   5. Listă de Cifre
   6. Introducere
   7. Proiect/Livrabil Descriere
   8. Metodologiile
   9. Calendar
   10. Buget
   11. Analiză Cost/Beneficiu
   12. Calificările
   13. Concluzie
   14. Apendicele

   Ce ar Trebui să Știu despre Propuneri?,

   fiecare dintre secțiunile de propunere de mai sus sunt descrise mai jos. Dar mai întâi, ar trebui să știți câteva lucruri despre cum să scrieți o propunere:

   propunerile sunt pentru rezolvarea problemelor
   Cel mai fundamental lucru pe care trebuie să-l știți despre cum să scrieți o propunere este că propuneți o soluție la o problemă. Aceasta înseamnă că ar trebui să știți care este problema, cât de gravă este, pe cine afectează, cum (dacă este deloc) problema a fost abordată în trecut și cum vă așteptați să o puteți rezolva într-un mod care nu a fost făcut înainte.,în ciuda a ceea ce este posibil să fi fost învățat în clasa dvs. de scriere tehnică sau de afaceri, nu există o formulă precisă pentru scrierea unei propuneri. În cele din urmă, o persoană reală va citi (sau nu citiți dacă nu sunteți atent) propunerea dvs. și este important să vă satisfaceți așteptările. Când scrieți o propunere de grant, este imperativ să urmați liniile directoare date de organizație. Dacă nu, al tău va fi aproape sigur aruncat. Dacă scrieți o propunere pentru compania dvs., uitați-vă și vedeți ce propuneri au fost scrise în trecut., Urmați ceea ce se așteaptă.propunerile sunt documente convingătoare poate că pare evident, dar când scrieți o propunere, încercați să convingeți oamenii să vă lase să mergeți mai departe cu ideea dvs. minunată. Pentru a-i aduce pe alții la bord, trebuie să fii impresionant și fără îndoială convingător. Așadar, asigurați-vă că încadrați fiecare secțiune a propunerii în așa fel încât proiectul dvs. să pară important, util, valoros, clar, eficient, sigur, fezabil sau orice altceva care ar putea fi convingător pentru cei care îl revizuiesc., De asemenea, asigurați-vă că evitați declarațiile care vă fac să nu fiți siguri de dvs. sau prea încrezători în voi înșivă. Este o linie fină între a suna incompetent (când spui fraze precum” cred „sau” cred „sau” ghicesc asta…”) și a suna arogant (când spui fraze precum” sunt sigur că vei fi de acord „sau” sunt cea mai bună opțiune pe care o ai).

   propunerile nu sunt de obicei citite de o singură persoană
   când scrieți o propunere, trebuie să știți că mai multe persoane vor evalua adesea fezabilitatea a ceea ce propuneți. Și fiecare persoană are o miză diferită în aprobarea sa., Un contabil poate fi responsabil de citirea secțiunii dvs. de buget, dar s-ar putea să nu se uite la nimic altceva. Un comitet de lectură poate examina doar rezumatul executiv pentru o validare rapidă. Sau un grup specializat poate fi interesat doar de metodologiile dvs. Este important să recunoașteți în prealabil cine va avea cel mai mult grijă de fiecare parte a propunerii.una dintre cele mai mari capcane în scrierea unei propuneri nu este suficient de specifică. Nu confunda lungimea propunerii cu specificul. Unele propuneri foarte lungi sunt, pur și simplu, lungi., Asigurați-vă că fiecare detaliu pe care îl includeți face ca proiectul dvs. să fie mai clar. Dacă un detaliu nu este valoros pentru părțile interesate, lăsați-l afară. Și evitați povestirea (sau ceea ce este adesea denumit „metadiscourse”) în scrisul dvs. Cu alte cuvinte, evitați interjectarea dvs. și a dorințelor, gândurilor și proceselor dvs. pentru alegerea proiectului și decizia de a scrie despre el. Stick la ce proiectul este important și cum ai de gând să-l completeze.

   scrisoarea de transmisie

   literele de transmisie sunt o curtoazie și o formalitate., Acestea sunt scrise în format profesional scrisoare de afaceri și acestea sunt adresate persoanei sau comitetul de revizuire care trimiteți propunerea. Scrisoarea dvs. de transmitere ar trebui să includă o scurtă introducere care vă introduce și scopul propunerii. Scrisoarea va include, de obicei, o descriere foarte scurtă (unul sau două paragrafe) a proiectului pe care îl propuneți. Scrisoarea de transmitere ar trebui să includă, de asemenea, un fel de declarație de încheiere, de obicei, oferindu-vă informații de contact și o declarație despre posibilitatea de a răspunde la orice întrebări suplimentare despre propunere sau proiect.,

   coperta sau pagina de titlu

   toate propunerile profesionale ar trebui să includă o pagină de copertă. Acestea sunt mai importante decât doar pentru decorare. Paginile de copertă conțin titlul propunerii, autorul(autorii), data depunerii, persoana sau Comitetul căruia i se transmite, precum și orice alte informații relevante sau solicitate. Dacă trimiteți companiei dvs. sau unei organizații de finanțare sau de finanțare, asigurați-vă că urmați instrucțiunile acestora pentru ceea ce ar trebui inclus în pagina de copertă. Cele mai multe organizații au o preferință pentru coperta, deoarece acestea folosesc un sistem de evidență pentru a rămâne organizat.,

   rezumat executiv

   rezumatele Executive urmează de obicei imediat pagina de copertă (înainte de cuprins). Acestea sunt rezumate ale întregii propuneri. Rezumatele Executive sunt adesea uitate, dar ele servesc un scop important. Amintiți-vă că, de obicei, există un număr mare de părți interesate implicate în citirea propunerilor. Unii oameni au nevoie doar de o privire rapidă a întregii propuneri, dar nu au timp sau interes în citirea întregului lucru. Rezumatele Executive oferă o privire asupra întregii propuneri., Cu toate acestea, este important ca fiecare secțiune a propunerii să fie abordată în rezumat. De obicei, rezumatele executive au o lungime de 1-2 pagini.

   cuprins

   propunerile proiectate corespunzător au inclus un cuprins. Chiar și pentru proiecte simple, propunerile ajung să fie de minimum 15 – 20 de pagini. Este important ca propunerea dvs. să fie organizată și ca cititorii să poată găsi rapid informațiile pe care le caută. Dacă contabilii trebuie doar să vadă bugetul propus, de exemplu, ar trebui să poată găsi rapid pagina pe care se află.,cele mai multe propuneri, în special cele lungi, includ figuri și tabele. Dacă cineva trebuie să se refere la propunerea dvs. și este interesat doar de graficul Gantt (care vă conturează cronologia), trebuie să știe unde să localizeze graficul. Gândiți-vă la lista de cifre pagina ca o extensie a tabelului de conținut care localizează în mod specific vizuale, inclusiv imagini, diagrame, grafice, diagrame, și tabele. De multe ori, dacă aveți mai multe cifre și mai multe tabele, veți dori o listă separată de tabele pagina din lista de cifre pagina.,

   Introducere

   introducerile sunt cele mai bune dacă sunt ținute scurte și la obiect. Dacă trebuie să te prezinți, poți, dar fă-o scurtă. Scopul principal al introducerii, deși, este de a stat proiectul dumneavoastră și scopul său. Aceasta este prima ta șansă de a fi cu adevărat convingător, deci este important să faci să pară că proiectul pe care îl propui este important., Aceasta înseamnă că trebuie să

   1) Introduceți subiectul
   2) furnizați o declarație de problemă
   3) oferiți o soluție rapidă la problemă

   una dintre cele mai mari capcane în scrierea propunerilor nu reușește să indice în mod clar că există o problemă reală pentru a începe cu care merită rezolvată. Amintiți-vă de sus că propunerile sunt scrise pentru a rezolva problemele., Deci, de exemplu, dacă sunteți manager al unei sucursale a unei companii la nivel național și doriți să le propuneți superiorilor dvs. că trebuie să vă mutați magazinul într-o altă clădire, va trebui să le spuneți 1) că propuneți mutarea clădirii, 2) că clădirea trebuie mutată deoarece locația sa împiedică creșterea (Declarația problemei) și 3) că aveți în minte o locație care va îmbunătăți oportunitățile de creștere.cu toate acestea, indiferent de propunerea dvs., trebuie să aveți o declarație de problemă și o soluție în introducere., Dacă acest lucru nu este clar și la obiect, șansele ca cineva să citească restul propunerii devin slabe.

   proiect sau descriere Livrabilă

   această secțiune poate lua multe nume diferite și este adesea împărțită în mai multe secțiuni mai mici. Dar indiferent de ceea ce numiți această secțiune și cum o organizați, știți că obiectivul dvs. principal este să descrieți ce este proiectul, în întregime. Trebuie să explicați tot ceea ce veți ajunge să produceți sau să faceți. Totul. Cu toate acestea, evitați să descrieți ceva care explică modul în care o veți face., Aceasta este pentru următoarea secțiune, metodologii. În secțiunea Descrierea proiectului, s-ar putea gândi mai întâi în termeni de o listă. Ce este exact tot ceea ce va produce sau de a ajuta pentru a produce? Cum va arăta, mai exact, proiectul (sau rezultatele) când va fi finalizat?este foarte important să fiți clar, succint și organizat în această secțiune. Dacă lăsați întrebări despre rezultatul final, recenzorii dvs. sunt foarte probabil să renunțe și să refuze aprobarea propunerii.,

   metodologii

   după descrierea detaliilor proiectului dvs., acum cum șansa de a scrie modul în care va fi finalizarea proiectului. Luați secțiunile și descrierile din secțiunea proiect/livrabile și descrieți, în detaliu, cum veți obține informațiile, permisiunile și alte instrumente pentru a finaliza proiectul. Este posibil să fie nevoie chiar să descrieți planurile de strângere de fonduri dacă este nevoie de mai mulți bani pentru finalizarea proiectului.,una dintre cele mai mari capcane din secțiunea metode este declararea de noi componente ale proiectului dvs. care nu au fost descrise mai devreme, descrierea proiectului/livrabilelor. Evitați să precizați informații noi despre proiect aici. Mai degrabă, concentrați-vă în întregime pe modul în care veți cerceta, planifica, lucra și executa proiectul descris anterior. Dacă vă aflați realizând că nu ați explicat ceva în secțiunea anterioară a propunerii, reveniți și includeți-l acolo. Recenzenții de propuneri nu urăsc nimic mai mult decât să obțină noi surprize pe parcurs., Dacă piesele noi ale proiectului continuă să apară în propunere, vor începe să se întrebe dacă ați gândit acest lucru până la capăt și dacă știți cât de mult este implicat cu adevărat în proiect.având în vedere acest lucru, este important să fiți foarte specific cu privire la metodele dvs. Descrieți, în detaliu, cercetarea dvs., dacă veți intervieva oameni, pe cine veți intervieva, cum veți crea sau proiecta ceva, pe cine veți consulta și așa mai departe.

   Timeline

   cronologia, într-adevăr, este o extensie a metodelor tale., Dar, din motive de claritate și organizare, cronologia primește de obicei o secțiune proprie. Recenzenții vor trebui să știe când veți finaliza diferite repere în proiect și vor trebui să știe dacă ați planificat suficient timp între segmente. În mare parte, au nevoie de ceva pentru a urmări cu tine pe. O cronologie este bună și pentru dvs., deoarece vă va ajuta să păstrați ritmul și să vă mențineți organizat. Gândiți-vă creativ la modul cel mai bun de a afișa vizual cronologia. Este o diagramă Gantt cea mai potrivită? Sau poate o masă? Sau o cronologie liniară?, Indiferent ce alegeți, asigurați-vă că este clar ce se va întâmpla când și cine va fi implicat în diferite puncte.într-o anumită măsură, este posibil ca o parte din bugetul dvs. să apară în secțiunea metode, dar numai până la punctul în care descrieți modul în care veți strânge fonduri. În această secțiune, trebuie să conturați toate costurile posibile la care vă puteți gândi. Nu trebuie să descrieți cum veți obține banii (de obicei organizațiile pe care le propuneți să le ofere pe baza aprobării propunerii și a bugetului propus), cu excepția cazului în care propunerea dvs. se referă, în mod specific, la strângerea de bani., Dar trebuie să fii atent la toate costurile posibile. Nimic nu este mai rău decât obținerea unei propuneri aprobate, apoi realizând că vă va costa mai mult decât ceea ce ați fost aprobat să cheltuiți.analiza Cost/beneficiu

   analiza cost și beneficiu nu este o cerință pentru multe propuneri, în special pentru proiecte care nu necesită mulți bani pentru a fi finalizate. Cu toate acestea, vă puteți găsi propunând ceva care este controversat sau care altfel costă o mulțime de bani., Pe lângă faptul că afirmați o declarație de problemă foarte convingătoare în introducerea dvs., poate fi necesar să elaborați de ce acest proiect special merită banii cheltuiți. Pentru a fi convingător, concentrați-vă asupra tuturor părților interesate; indicați câte persoane, organizații sau alte entități vor beneficia de acest lucru. Dacă există riscuri, declarați-le, dar încadrați-le într-un mod care sugerează că costul va depăși probabil riscurile. Amintiți-vă că propunerile, mai mult decât majoritatea documentelor, sunt documente convingătoare și este important să încadrați totul într-un mod care face ca proiectul dvs. să sune foarte, foarte important., Dar, desigur, nu exagerați.

   calificări

   de multe ori veți scrie propuneri persoanelor pe care nu le cunoașteți. Dar chiar dacă cunoașteți persoana sau persoanele responsabile de revizuirea propunerii dvs., este important să fiți calificat. În domeniul retoricii, acest lucru se numește etos, care se referă la credibilitatea dvs. Recunoașteți că recenzenții vor întreba în capul lor în timp ce vă citesc propunerea: „dar de ce această persoană? Sunt capabili?”

   furnizați cât de multe informații credeți că sunt importante pentru a vă construi credibilitatea., Evita ceva care te face să sune mai puțin calificat. Unii revizori propunere va solicita să vă precizați acreditările, inclusiv grade colegiu, experiență de muncă, cunoștințe, și chiar CV-uri și munca de probă. Asigurați-vă că știți cât de multe informații vor dori și au nevoie.

   concluzie

   fiecare document are nevoie de un început, un mijloc și o concluzie. Din păcate, concluziile sunt adesea uitate. În concluzia dvs., trebuie să reafirmați Declarația problemei, reamintind recenzenților cât de important este acest proiect., Dar, de asemenea, va trebui să furnizeze o cerere de aprobare (astfel încât este clar că sunt în speranța de a obține astfel). De asemenea, va trebui să lăsați recenzorii să știe cum să vă contacteze dacă au nevoie de informații suplimentare de la dvs. Concluziile nu sunt doar ocupate pentru a vă lustrui documentul; ele sunt o favoare, ceea ce face ca propunerea dvs. să fie mai convingătoare. Andy ele oferă informații valoroase despre obținerea unui răspuns și intrarea în contact cu tine. Fără o concluzie, puteți lăsa o anumită ambiguitate nedorită în domeniul de aplicare al propunerilor.,asigurați-vă că citați toate cercetările secundare utilizate pentru dezvoltarea proiectului și propunerii dvs. În timp ce formatul APA este cel mai frecvent format de citare pentru propuneri, poate fi necesar să urmați un stil diferit în funcție de organizația dvs., instrucțiunile cursului sau alte așteptări. Indiferent, este important să citați surse în conformitate cu un format recunoscut și să acordați credit etic tuturor ideilor și cotațiilor directe utilizate.deși nu toate propunerile vor avea nevoie de anexe, este posibil ca a ta s-ar putea., Luați în considerare informațiile pe care le-ar putea dori recenzorii dvs. care nu se încadrează cu ușurință în alte secțiuni ale propunerii dvs. Poate fi necesar să includeți bilanțuri, de exemplu, care ar ocupa prea mult spațiu în secțiunea bugetară. Sau, poate fi necesar să includeți desene care nu se încadrează în mod natural în descrierea proiectului/livrabilelor. Cu toate acestea, dacă alegeți să includeți anexe, asigurați-vă că le menționați mai devreme în propunere. S-ar putea să precizați în secțiunea buget, de exemplu, ceva de genul: „pentru informații financiare suplimentare, consultați bilanțurile din anexa A.,”