Ghidul definitiv despre cum să organizați un sistem de Evidență a birourilor

perspectiva de a începe, organiza sau curăța un sistem de evidență a birourilor are puterea de a face chiar și cei mai curajoși dintre noi să se ascundă în spatele unei”Nu mai trebuie să te ascunzi! Aceste sfaturi testate pe teren vă vor ajuta să obțineți—și să păstrați-sistemul de evidență a biroului în stare de funcționare precisă.multe dintre aceste sfaturi au venit direct de la grupul nostru de manageri de birou de pe Facebook!, Vezi ce nuggets de înțelepciune comunitatea noastră are de oferit și să sară în conversație. Alăturați-vă grupului aici.

cod de culoare

oamenii au fost de codificare a culorilor, deoarece documentele de birou-și sistemele de evidență de birou să—l organizeze-a devenit un fapt de viață zeci de ani în urmă. Tehnica încercată și adevărată de codificare a culorilor nu eșuează niciodată și este relativ rapidă și ușor de scos, chiar dacă aveți un sistem de evidență deosebit de complex. Codificarea culorilor vă va inspira să sortați fișierele în categorii sensibile, să găsiți rapid fișierele și să adăugați distracție procesului de depunere.,această tehnică organizațională este modalitatea perfectă de a transforma grămezi de hârtie în pachete ordonate care sunt previzibile în cel mai bun mod posibil. Cel mai bine, codarea culorilor funcționează atât pe fișiere fizice, cât și pe fișiere digitale, iar dacă trebuie să organizați ambele tipuri de fișiere, puteți utiliza cu ușurință același sistem de codare a culorilor pentru fiecare.

cum să:

• aruncați o privire la toate fișierele pe care trebuie să le organizați și să stabiliți câteva categorii organizaționale. (Poate dura câteva treceri pentru a recunoaște cu adevărat tiparele și pentru a vă schița categoriile.)
• atribuiți fiecărei categorii o culoare., (Unele categorii includ financiare, resurse umane, contracte și facilități.)
• examinați categoriile cu echipele și directorii. Coordonarea culorilor nu va funcționa dacă nimeni nu înțelege categoriile pe care le-ați ales.
• aduna materiale pentru codificarea culorilor. (Acestea ar putea fi dosare colorate pentru a plasa pe un raft de cărți sau pur și simplu bucăți de bandă colorată washi pentru a lipi pe sertarele dulapului de depozitare.)
• Faceți codarea culorilor! Sortați fișierele în categorii cu coduri de culori și simțiți Zen Zen organizațional cu fiecare fișier pe care îl aruncați (sau trageți și plasați) într-un vas elegant, cu coduri de culori.,
• creați o foaie de reguli de referință rapidă pentru a facilita procesul de codificare a culorilor pentru dvs. (pe măsură ce adăugați fișiere noi) și pentru oricine altcineva care vă va ajuta să organizați sistemul de evidență a biroului în viitor.

de Ce functioneaza:

Culoare de codificare este similar cu procesul de învățare, cunoscut sub numele de „chunking” definite de eLearning Antrenor ca „…strategia de rupere jos informații în bucăți de dimensiuni mici astfel încât creierul poate digera mai ușor informații noi.,”

când colorezi un munte de hârtie, transformi o masă întâmplătoare de informații în bucăți pe care tu și creierul tău le puteți sorta cu ușurință atunci când trebuie să găsiți ceva specific. Dacă aveți nevoie pentru a găsi o factură într-o grămadă de hârtie, atunci s-ar putea deveni copleșit și să renunțe, dar dacă aveți nevoie pentru a găsi o factură în noul sistem de coduri de culori, atunci veți ști să caute steagul verde care denotă „documente financiare.”

Digitize

când digitizați fișierele, creați în esență un sistem de arhivare fără hârtie., Mulți oameni consideră că este mult mai ușor de a organiza un sistem de arhivare digital peste un sistem de arhivare hârtie după fiecare fișier de hârtie a fost convertit într-un format digital. Dacă alegeți să digitalizați fișierele, va trebui să începeți prin scanarea și conversia fișierelor vechi, un proces care poate necesita timp și forță de muncă.

cum să:

mulțumiri speciale pentru Francisco de la grupul nostru de Facebook pentru conturarea acestor indicii!

• decideți cum să organizați fișierele digital., Veți utiliza o soluție software out-of-the-box, o unitate de rețea întreținută de propriul grup IT (Tehnologia Informației) sau o platformă cloud gratuită precum Google Drive?
• utilizați o mașină de scanare fiabilă și eficientă. (Francisco a folosit o mașină Richo cu capacitatea de a scana documente și de a le trimite în folderele pre-atribuite din rețea.)
• determinați dacă aveți spațiu de rezervă pentru stocarea în cloud a documentelor. Acest lucru este deosebit de important dacă gestionați documente care, dacă sunt pierdute, ar putea reprezenta un prejudiciu imens pentru clienți, clienți sau alte operațiuni de afaceri.,
• determinați cine va avea acces atât la adăugarea, cât și la organizarea fișierelor din sistemul dvs.
• dezvoltați o convenție standardizată de denumire pentru fișierele scanate. Acest lucru va face ca fișierele să fie ușor de găsit și de căutat în sistemul dvs. fără hârtie. Francisco recomandă adăugarea de date (sau cel puțin ani) la numele fișierelor, astfel încât va fi mai ușor să știți când să le ștergeți sau să le arhivați. Penn Libraries are o listă minunată de nume de fișiere cele mai bune practici pentru a obține ai început.
• creați o hartă a viitorului dvs. sistem de evidență digitală., Faceți această machetă cât mai precisă, astfel încât să puteți anticipa orice probleme cu schema de organizare. Actualizați harta când ați terminat proiectul pentru a încorpora orice modificări pe care le-ați făcut pe parcurs. Când ați terminat, această hartă vă va ajuta să găsiți cu ușurință lucruri pe măsură ce vă cunoașteți noul sistem.
• scanați documentele:
  • utilizați o ștampilă sau autocolante pentru a marca fișierele fizice care au fost deja scanate în sistem.
  • dacă sistemul dvs. de fișiere digitale permite, Adăugați cuvinte cheie la fiecare document pentru a face fișierele mai ușor de găsit.
  • Ia-ti timp pentru a evita greșelile., Chiar și o simplă eroare ar putea face într-o zi imposibilă găsirea unui fișier de care aveți nevoie. Scanarea documentelor în noul sistem este un proces consumator de timp, dar amintiți-vă: veți fi terminat în cele din urmă!

De ce funcționează:

sistemele digitale de evidență automatizează aspectul „găsirea fișierelor” al sistemului dvs. de evidență a Biroului. În loc de flipping prin foldere și stive în timp ce risca papercuts și dureri de cap, un sistem digital vă va permite să căutați câteva cuvinte cheie sau sorta fișiere într-o listă alfabetică și găsi cu ușurință ceea ce vrei.,

sistemele digitale facilitează, de asemenea, adăugarea de fișiere noi și chiar partajarea responsabilităților de depunere în cadrul echipelor. Configurarea necesită multă muncă, dar timpul și stresul pe care îl economisiți după aceea merită.acest lucru poate părea un ieftin, dar unul dintre cele mai bune moduri de a organiza un sistem de evidență de birou este de a reduce fișierele pe care trebuie să le organizați., Eliminarea fișierelor în funcție de conținut poate deveni dificilă, deoarece este greu să determinați ce fișiere trebuie salvate și ce fișiere pot fi aruncate, dar aruncarea fișierelor în funcție de vârstă prezintă o modalitate sigură și standardizată de a decide ce puteți arunca.

Cum să:

• de a Stabili o „arunca” vârsta de fișiere—1 an, 5 ani, 10 ani…orice pare potrivit pentru fișierele și fel de afaceri de a efectua.
  • dacă vă temeți că este posibil să aveți nevoie din nou de fișiere, pur și simplu mutați-le într-o casetă sau folder „arhivă” organizat pe an., (Acest lucru păstrează cel puțin Sistemul de fișiere principal de la obtinerea aglomerat cu documente out-of-data.)
• creați o întâlnire recurentă în calendarul dvs.—posibil în prima săptămână din noul an—pentru a face o epurare masivă a fișierelor.de ce funcționează: debarasarea fișierelor vechi menține sistemul curat, organizat și relevant. De asemenea, vă economisește timp pentru a menține sistemul în stare de funcționare și vă ajută să evitați pierderea timpului în organizarea fișierelor de care nimeni nu va mai avea nevoie.,dacă fișierele pe care trebuie să le organizați sunt relevante numai pentru anumite departamente, cereți unei persoane din fiecare dintre aceste grupuri să își organizeze fișierele în timp ce creați o structură generală de gestionare a fișierelor.

  cum să:

  • creați o structură de organizație bazată pe departament în loc să utilizați categorii care grupează fișiere bazate pe subiecte generale, cum ar fi finanțele sau resursele umane.
  • împărțiți fișierele în consecință.,
  • Luați fișierele la un expert în materie din fiecare departament, de preferință cineva pe care îl cunoașteți are abilități organizaționale uimitoare. Cereți acestui voluntar să organizeze logic fișierele și să creeze o cheie pentru referința dvs.
  • colectați fișierele departamentale organizate și adăugați-le în sistemul dvs. general.de ce funcționează: întrebând persoanele care vor înțelege—și trebuie să acceseze—fișierele pentru a prelua o parte din procesul de organizare, vă asigurați că sistemul dvs. va funcționa.,
    

    organizați fișierele pe pereți

    montați suporturile de fișiere chiar pe pereții dvs. în loc să utilizați un dulap sau un raft.

    cum să:

    • Stabiliți-vă categoriile organizaționale și definiți ce tipuri de documente s-ar încadra în fiecare categorie.
    • montați suporturi de perete spațioase într-una din zonele comune ale biroului dvs. (Obțineți deținători atractivi care se potrivesc mărcii companiei dvs. pentru a face acest efort dublu ca inițiativă de design de birou.) Etichetați fiecare titular după categoria principală și apoi specificați ce tipuri de fișiere ar trebui să meargă în fiecare., Luați în considerare modul în care puteți face eticheta ușor de înțeles pentru angajații ocupați în câteva secunde sau mai puțin. Iată un exemplu:

    ce fișiere merg aici?

    • facturi
    • chitanțe
    • cereri de rambursare
      • trimiteți prin e-mail tuturor celor din companie pentru a vă explica procesul. În loc să vă aducă fișiere, oamenii le pot adăuga direct titularilor.
    • Curățați fișierele o dată pe săptămână, dacă este necesar.,

    

    De ce funcționează:

    fișierele Office sunt resurse colective, deci are sens că organizarea lor ar trebui să fie o responsabilitate colectivă. În timp ce este posibil să aveți planuri ambițioase pentru păstrarea sistemului de evidență a biroului într-o stare perfect organizată, totul s-ar putea destrăma dacă și când veți fi ocupat. Acest sistem asigură fișiere stați organizate pe categorii în loc de piling sus într-o grămadă la întâmplare.,oricine a căutat vreodată prin fișiere înțelege dorința arzătoare de a găsi exact ceea ce aveți nevoie în loc să găsiți 100 de lucruri de care nu aveți nevoie. Încercați să organizați fișierele office în ordinea importanței pentru a face recuperarea documentelor mai plăcută pentru toată lumea.

    cum să:

    • sondaj angajați și întrebați ce fișiere office au nevoie pentru a găsi sau de acces pe tot parcursul anului. (Faceți acest sondaj obligatoriu și solicitați ajutorul conducerii pentru executare, dacă este necesar.,)
    • cutreiera prin răspunsuri și tipuri de fișiere de grup în niveluri în funcție de cerințele de acces. (Nivelul superior ar fi cele cinci tipuri de fișiere accesate cel mai frecvent conform sondajului dvs.)
    • Organizați-vă sistemul, digital sau fizic, în funcție de aceste categorii. Asigurați-vă că clasificați și etichetați și subfiles. De exemplu, este posibil să etichetați fișierele de nivel superior, „fișiere cruciale” și să includeți etichete separate pentru „chitanțe”, „contracte” și „rezultatele sondajului.”

    De ce funcționează:

    toată lumea vrea un sistem de fișiere care pare să anticipeze exact ceea ce caută., Prin organizarea sistemului dvs. bazat pe” regula majorității”, aveți cea mai bună șansă de a crea un sistem de fișiere care de fapt oferă exact ceea ce au nevoie oamenii.

    planul de a organiza în mod regulat

    chiar și cel mai bun sistem de evidență de birou nu va rămâne organizat de la sine. Cel mai bine este să țineți cont de acest lucru și să planificați să faceți un pic de lucru, păstrând sistemul organizat săptămânal. Contribuind un pic de efort pe o bază recurentă se va simți mult mai puțin copleșitoare decât încercarea de a curăța în valoare de un an de fișiere gestionate greșit dintr-o dată.,

    cum să: configurați un memento calendar recurent și nu uitați să păstrați această sarcină sacră. Înrola ajutorul unor co-lucrătorilor pentru a vă menține responsabil și pentru a face distractiv eveniment săptămânal. (S-ar putea stabili, de asemenea, o recompensă pentru a crește motivația organizațională.)

    

    de Ce functioneaza:

    Menținerea unui sistem organizat este mult mai realist și mai ușor de gestionat decât organizarea unui sistem de la zero o dată pe an.acest sfat de geniu de la Mind Tools simplifică întregul sistem de evidență., Puteți organiza în continuare fișierele pentru proiectele finalizate, dar separarea lor de fișierele legate de activitatea în curs va face găsirea fișierelor mult mai rapidă și mai eficientă.

    cum să:

    • păstrați orice tehnică de clasificare existentă care a funcționat pentru dvs., dar adăugați două categorii generale:” finalizat „și” în curs.”
    • adăugați marcaje de timp sau etichete la fișierele de grup după data finalizării, așteptată sau reală.
    • adaugă în calendar toate datele de finalizare preconizate, astfel încât să știi când este timpul să participi și să organizezi.,

    De ce funcționează:

    fișierele legate de lucrările în curs sunt în mod logic cele pe care oamenii vor trebui să le acceseze cel mai mult, iar organizarea unui sistem de evidență după urgența și frecvența accesului este una dintre cele mai bune modalități de a vă asigura că sistemul dvs. de evidență este perfect practic, pe lângăsfat bonus: găsiți o modalitate de a face organizarea sistemului de evidență distractiv, sau cel puțin greu de realizat., Poate că implică obținerea unor consumabile frumoase de organizare care vor face munca plăcută sau recrutarea unui coleg care să vă ajute, astfel încât să puteți împărtăși conversații de calitate în timpul sesiunilor de organizare.pur și simplu găsiți o modalitate de a face ca sarcina de organizare a fișierelor să funcționeze pentru dvs.—acesta este cel mai bun mod de a vă asigura că sarcina importantă de organizare a fișierelor nu devine una de groază.puteți avea vreodată prea multe sfaturi de organizare? Noi nu credem! Împărtășiți sfaturile dvs. de mai jos, astfel încât să ne putem bucura cu toții de birouri super-organizate!

    P. S., Multe dintre aceste sfaturi au venit direct de la grupul nostru de manageri de birou Facebook! Vezi ce nuggets de înțelepciune comunitatea noastră are de oferit și să sară în conversație. Alăturați-vă grupului aici.următoarele două file modifică conținutul de mai jos.

    • Bio
    • cele mai Recente Mesaje
    

    Emil Shour este Directorul de Conținut la SnackNation. Scopul lui? Să ajutăm companiile să creeze locuri de muncă mai bune prin îmbunătățirea sănătății, inspirând echipele să se îmbunătățească împreună și transformând biroul într-un mediu distractiv și productiv.,

    

    Ultimele posturi de Emil Shour (vezi toate)

    • Final Implicarea Angajaților Plan de Acțiune în 6 Pași Simpli – 19 iulie 2019
    • Ne-am Dat Biroul Animale de companie Frâu Liber la locul de Muncă – Iată Cum s-a Făcut Biroul Nostru Mai – 13 iulie 2019
    • Gustări Ușoare pentru a Menține sub Tensiune pentru o Vara pe Plaja sau Lac Zi – 15 iunie 2019