So erfassen Sie wichtige Daten mit Scan-und OCR-Apps

Für die Organisation ist eine Scan-App mit optischer Zeichenerkennung (OCR) unerlässlich. Mit den besten Scan-Apps können Sie alle Arten von Informationen wie Präsentationsfolien aus einem Meeting, Whiteboard-Notizen, Visitenkarten und wichtige Dokumente erfassen. Sie sind auch für andere Zwecke nützlich, von der Digitalisierung von Papierrezepten bis hin zum Sparen von Garantien.

Vor einigen Jahren musste ich mir einen neuen Pass besorgen und ihn noch am selben Tag für ein Visum abgeben., Gleich nachdem ich den Pass abgeholt hatte, dachte ich: „Ich sollte wahrscheinlich eine Kopie davon haben, bevor ich es übergebe.“Ich nahm mein Telefon heraus und scannte es. Sicher genug, das Visum dauerte mehr als zwei Wochen, und in der Zwischenzeit, Ich brauchte die Details meines Passes für eine Reihe von Papierkram. Gut, dass ich eine lesbare Kopie hatte!

Wie funktionieren Scan-Apps?

Wenn Sie eine mobile Scan-App verwenden, ist es nicht viel anders als ein Bild zu machen. In einer idealen Einstellung spielen Sie Ihr Dokument flach auf einem kontrastierenden Hintergrund ab und richten die Kamera Ihres Telefons darauf.,

Dann führt Sie die Scan-App durch den Prozess. Normalerweise werden Sie aufgefordert, die Kanten des Dokuments mit Zuschneidemarkierungen auf dem Telefonbildschirm auszurichten. Halten Sie ruhig, wie Sie können, aber keine Sorge. Die App passt sich für leichte Bewegungen an. Der Scan dauert ein oder zwei Sekunden. Wenn es fertig ist, sehen Sie in der Regel eine Vorschau Ihres Dokuments. Die App fragt dann normalerweise, ob Sie weitere Seiten hinzufügen oder einen neuen Scan starten möchten.

Vielleicht denken Sie, dass Sie eine Scan-App ganz überspringen und stattdessen ein Foto von Papieren machen könnten, die Sie digital speichern möchten., Sie könnten, aber es gibt zwei Nachteile. Erstens ist es unwahrscheinlich, dass ein Bild so klar ist wie ein Scan, sodass Sie Gefahr laufen, keinen lesbaren Text zu haben. Zweitens können Sie den Text nicht durchsuchen, was es extrem schwierig machen könnte, das zu finden, was Sie später benötigen.

Was sollten Sie mit einer Scan-App scannen?

Schauen wir uns Beispiele an, wie Sie eine Scan-App verwenden können, um organisiert zu bleiben. Danach erkläre ich, nach welchen Funktionen Sie in den besten Scan-Apps suchen sollten, und nenne einige Apps, die sie enthalten.,

Visitenkarten

Wenn Ihnen das nächste Mal jemand eine Visitenkarte überreicht, verwenden Sie eine Scan-App, um die Kontaktinformationen dieser Person zu erfassen, und geben Sie die Karte zurück. Sie werden zeigen, wie einfach es ist, papierlos zu sein, während Sie auch ihre Details in einem digitalen Format sammeln, damit Sie später nichts eingeben müssen. Einige Scan-Apps können Visitenkarten erkennen und einen neuen Eintrag in Ihrer Kontakt-App erstellen. Andere suchen LinkedIn, um eine Verbindung dorthin vorzuschlagen.

Whiteboards und Präsentationsmaterialien

In Meetings möchten die meisten von uns jedem Redner unsere volle Aufmerksamkeit schenken., Das ist schwer zu tun, wenn wir auf eine Präsentation oder ein Whiteboard schielen und hoffen, kein wichtiges Detail zu verpassen. Eine großartige Lösung besteht darin, die Folien oder andere Materialien schnell zu scannen, da sie angezeigt werden, da Sie wissen, dass Sie sie später genauer betrachten können.

Dokumente per E-Mail oder Backup

Während viele Personen und Organisationen Ihnen gerne digitale Dokumente senden, gibt es immer noch viele Fälle, in denen wir auf Papier stoßen. Nehmen wir an, Ihre Bank gibt Ihnen ein wichtiges Papierdokument zum Unterschreiben, aber Sie möchten, dass Ihr Anwalt es zuerst überprüft., Das ist eine großartige Zeit, um Ihre scan-app. Scannen Sie ein paar Seiten, so dass Sie sie stat per E-Mail. Einige Scan-Apps enthalten ein Tool, mit dem Sie sie auch digital signieren können.

Weitere wichtige Papiere, die Sie möglicherweise scannen und sichern möchten, sind Immunisierungsaufzeichnungen, Steuerdokumente und Rechtsbescheinigungen (Geburt, Heirat, Einwanderung usw.).

Worauf Sie in einer Scan-App achten sollten

Die besten Scan-Apps erfassen Ihre Dokumente klar, machen den Text durchsuchbar und helfen Ihnen, die fertigen Dateien an den richtigen Stellen zu speichern., Hier ist was zu suchen:

Automatische Kantenerkennung

Eine großartige Scan-und OCR-App findet automatisch die Kanten Ihrer Dokumente automatisch. Wenn Sie die Kamera auf das Papier richten, sollten die Zuschneidemarkierungen, die Sie auf dem Bildschirm sehen, selbst nach dem Rand des Dokuments suchen und sich an unterschiedliche Abmessungen anpassen. Egal, ob Sie ein A4-Blatt Papier oder eine Visitenkarte scannen, die App ermittelt es automatisch.,

Speichern und Exportieren von Optionen

Die besten Scan-Apps bieten Ihnen Optionen, in denen Sie Ihre neu gescannten Texte wie Google Drive, Dropbox oder einen anderen Speicherdienst speichern oder exportieren können. Sie möchten keine App, die Sie zwingt, Dokumente an einem neuen Ort aufzubewahren.

OCR

Ich erwähnte OCR am Anfang dieses Artikels. Wenn Sie OCR haben, werden alle Wörter, die Sie scannen, zu Text. Sie können den Text auch kopieren und einfügen oder bearbeiten. Angenommen, Sie scannen ein Rezept und sehen, dass es einen Tippfehler hat., Mit einer wirklich guten Scan-und OCR-App sollten Sie den Tippfehler beheben können. Einige Apps können Ihren endgültigen Text in ein bekanntes Textverarbeitungsformat konvertieren .docx. Bei anderen können Sie den Text direkt in der App ändern, ohne das Dokument zuerst in einem Textverarbeitungsprogramm öffnen zu müssen.

Mit OCR können Sie auch den Text von Dokumenten durchsuchen. Dies bedeutet, wenn Sie Ihre Immunisierungsaufzeichnungen finden möchten, können Sie versuchen, nach dem Namen Ihres Arztes zu suchen, um die Datei zu finden. Sie müssen sich nicht daran erinnern, wie Sie die Datei benannt haben. Wenn Sie die Suche häufig zum Auffinden von Dateien verwenden, benötigen Sie auf jeden Fall OCR.,

Suchfunktion

Möglicherweise sind Sie beim Exportieren und Speichern Ihrer Dateien an einem anderen Speicherort nicht übersichtlich organisiert. In diesem Fall möchten Sie den Inhalt der Scan-App nach allem durchsuchen können, was Sie einmal gescannt haben und jetzt benötigen. Eine großartige Scan-App verfügt über eine eigene Suchfunktion.

Mehrseitige Unterstützung

Wirklich gute Scan-Apps können mehrere Seiten nacheinander scannen. Sie sollten dann alle Seiten mit Leichtigkeit zu einem einzigen PDF zusammenfassen., Die meisten High-End-Scan-Apps korrigieren auch die Seitenverzerrung, z. B. wenn Sie Seiten aus einem Buch scannen und nicht ganz flach liegen können.

Preis

Viele der besten Scan-und OCR-Apps verfügen über ein kostenloses Serviceniveau und ein Premium-kostenpflichtiges Niveau. OCR wird manchmal als Premium-Funktion angesehen. Die Preise für Scan-und OCR-Apps sind ein wenig verrückt. Für eine Weile könnten Sie erwarten, zwischen $4 und $7 für eine anständige App zu zahlen. Jetzt sind die einmaligen Gebühren zehnmal höher. Während die Abonnementraten vernünftiger sind, benötigen manche Leute nur einige Male im Jahr eine Scan-App.,

Die besten Scan-Apps

Nachdem Sie nun verstanden haben, was Scan-Apps tun können und warum Sie eine möchten, finden Sie hier einige der besten, die Sie finden können. Ich habe mich auf Apps konzentriert, die Scannen und OCR anbieten und Ihren Text bearbeitbar machen. Es gibt viele Apps, die nur scannen. Evernote Scannbarer und die mobile Dropbox-app sind zwei Beispiele. Aber sie geben Ihnen keinen endgültigen Text, den Sie kopieren und einfügen oder bearbeiten können. Diese apps tun.

Egal für welche App Sie sich entscheiden, mit einer Scan-App, der Sie vertrauen, können Sie Ihre Dokumente digitalisieren und organisiert bleiben.,

ABBYY FineScanner

Kostenlos; Pro für $4,99 pro Monat, $19,99 pro Jahr oder $59,99 einmalige Gebühr

ABBYY FineScanner ist möglicherweise der beste und leistungsfähigste Scanner und OCR-App für mobile Geräte. Es exportiert Dateien in eine Vielzahl von Formaten, können Sie Dateien auf die meisten wichtigen Speicherdienste speichern, und läuft sogar OCR auf mehr als 40 Sprachen. Sie benötigen ein Premium-Konto, um OCR zu erhalten, das 4.99 USD pro Monat, 19.99 USD pro Jahr oder 59.99 USD für eine einmalige Gebühr kostet.,

Erhältlich auf Android, iOS

Microsoft Office Lens (Kostenlos im Apple App Store)

Free

Microsoft Office Lens ist eine der wenigen scan-apps, die völlig kostenlos ist. Es ist etwas langsamer und klobiger als andere Apps mit Kantenerkennung und Zuschneiden, aber es erledigt die Arbeit. Die App verfügt über spezielle Modi zum Scannen von Visitenkarten und Whiteboards. Um den gescannten Text zu bearbeiten, müssen Sie den Text über Microsoft OneDrive exportieren und dann öffnen Word.,

Verfügbar auf Android, iOS, Windows

Scanbot 9 ($7.99 bei Scanbot)

Kostenlos; Pro für $4.49 erstes Jahr dann $22.49 pro Jahr; oder $ 69.99 einmalig auf iOS

Scanbot ist eine ausgezeichnete Scan-und OCR-App. Das heißt, das Unternehmen hat kürzlich sein Preismodell von einer kostengünstigen einmaligen Gebühr zu einem Jahresabonnement oder einer teureren einmaligen Gebühr ($69.99) geändert. Darüber hinaus sind die Preise sehr schwer aufzuspüren. In jedem Fall ist die Pro-Version von Scanbot eine Überlegung wert, wenn Sie eine schnelle und genaue Scan-App für fast jede Art von Dokument benötigen., Es verfügt über gute Farbkorrektur-und Optimierungswerkzeuge sowie andere Scanfunktionen wie einen QR-Code-Leser und einen Barcode-Scanner. Sie können damit auch Dokumente mit nur Ihrem Finger und Telefon oder Tablet signieren.

Verfügbar auf Android und iOS

• Die besten LiDAR-Apps für Ihr iPhone 12 Pro oder iPad Pro
• Wie wechsle ich von einem Android-Handy zum iPhone
• Bereit zum Chatten?, So verwenden Sie die neuen Nachrichten-Funktionen in iOS 14
• So verwenden Sie Apples neue integrierte Übersetzer-App
• Mehr in Get Organized
• Mehr in iPhone Apps

• Clubhouse
• VSCO
• Six Ages: Ride Like the Wind
• Credit Karma (für iPhone)
• Adobe Scan (für iPhone)

• Die besten iPhone-Spiele für 2021
• 26 iOS-Apps, die es wert sind, bezahlt zu werden
• Die besten iPhone-Tastaturen
• Die besten iPhone XR-Hüllen