Wenn es eine Sache gibt, die gilt für fast alle Unternehmen, es ist die Tatsache, dass Sie brauchen einen Weg, um zu verfolgen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter sind Ausgaben für die Arbeit. Traditionell waren Excel-Tabellen die erste Wahl, die viele Unternehmen für die Zeiterfassung bevorzugen, entweder weil sie denken, dass es eine billige und einfache Lösung ist, oder einfach weil es das ist, was sie gewohnt sind. Sie könnten sie sogar in Ihren eigenen täglichen Geschäften beschäftigen., Wie viele andere Unternehmen, die die Änderung vorgenommen haben, werden Ihnen jedoch sagen, Excel ist nicht genau alles, was geknackt wird, wenn Sie versuchen, ein effizientes System zu entwickeln, um Zeit zu halten.
Bedenken Sie zunächst Folgendes: Excel ist äußerst begrenzt in dem, was es tun kann. Sie müssen alle Ihre Informationen manuell eingeben-dies erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und erfordert, dass Sie die Mitarbeiter daran erinnern, ihre Blätter jeden Tag auszufüllen. Sie können keine automatischen Genehmigungen durchführen, Sie haben nur wenige Analysefunktionen und Ihre Daten werden niemals in Echtzeit sein., Dies macht es schwierig, ein Excel-Arbeitszeitblatt auf dem neuesten Stand zu halten, und diese Probleme werden durch die Tatsache verstärkt, dass, wenn Ihr Team dasselbe Blatt verwendet, um alle seine Daten zu protokollieren, nur eine Person gleichzeitig daran arbeiten kann. Der Prozess ist langsam und plump und saugt Zeit weg, mit der Sie produktiv gewesen wären, wenn Sie versucht hätten, Zeiterfassungen jeweils eine schmerzhafte Zelle auszufüllen.
Die Dinge werden verwirrender, wenn Sie neue Teammitglieder an Bord bringen., Die Formeln und eindeutigen Codes, an die die ursprünglichen Ersteller Ihres Arbeitszeitblatts gewöhnt waren, sind möglicherweise für den neuen Manager, den Sie für die Beibehaltung der Zeit verantwortlich gemacht haben, nicht zu entziffern. Sie müssen vielleicht von vorne anfangen oder stundenlang versuchen zu erkennen, was los ist. Es gibt nur wenige Datenschutzkontrollen in Excel (was bedeutet, dass sensible Daten besonders anfällig für Missmanagement sind), und darüber hinaus ist Excel nicht leicht skalierbar. Wenn Ihre Organisation wächst, wird es immer schwieriger, die Größe der Datenbank zu verwalten.,
Dennoch hat Excel seinen Reiz für einige Unternehmen, insbesondere wenn Sie es nur für kleine Projekte verwenden und eine Lösung benötigen, die nicht viel zusätzliche Software erfordert. Für viele Unternehmen ist Excel „kostenlos“, da es standardmäßig mit Microsoft Office-Paketen geliefert wird. Sie müssen keine zusätzlichen Schulungen für Ihre Mitarbeiter durchführen, und fortgeschrittene Benutzer können das Programm für jede Unze seines Wertes zusammendrücken—vorausgesetzt, sie wissen wie. Excel ist vielleicht keine perfekte Lösung, aber wenn Sie es verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die besten Vorlagen zur Verfügung haben.,